Come passare al lavoro a distanza di fronte all'epidemia di coronavirus
Pubblicato: 2020-03-14Lavoro a distanza 101: il nostro piano d'azione per passare senza problemi al lavoro a distanza
I processi funzionano solo quando le persone si fidano l'una dell'altra, a distanza o meno
Preparati per un ambiente di lavoro remoto produttivo che ti aiuti a concentrarti
Il passaggio al lavoro a distanza può essere fonte di interruzione per le aziende che non hanno una politica di lavoro a distanza. Alla luce del COVID-19, le aziende di tutto il mondo si stanno rivolgendo al lavoro a distanza per proteggere le proprie persone. Se stai considerando il lavoro a distanza, potresti essere preoccupato per la comunicazione, la produttività e i flussi di lavoro, soprattutto perché i tuoi team non sono abituati a essere indipendenti dalla posizione.
In Fynd, abbiamo creato un piano d'azione per passare agevolmente al lavoro a distanza e garantire la sicurezza delle nostre persone.
Se il lavoro da casa è un nuovo concetto per i tuoi team, Remote Work 101 ti aiuterà a consentire ai tuoi dipendenti di ottenere il massimo dal lavoro quando la casa diventa la "sede principale".
Passo 1. Innanzitutto, mantieniti in salute e segui le misure preventive per essere sicuro
Passo 2. Adotta pratiche personali quotidiane per mantenere lo slancio
I processi funzionano solo quando le persone si fidano l'una dell'altra, a distanza o meno. Aiuta i tuoi team a entrare in una mentalità positiva con queste pratiche:
- Valuta le persone : tratta le persone con rispetto e valorizza il loro tempo. Dare potere alle persone facendole sentire responsabili e ispirate a fare del proprio meglio senza le distrazioni del monitoraggio continuo. Inizia impostando aspettative chiare, fornendo feedback trasparenti e comunicazione continua.
- Assegna priorità alle attività : ogni attività sembra la più importante quando non sai da dove iniziare. Invece di entrare nella modalità "tutto è urgente" e infine scaricare tutte le attività, prova a lavorare all'indietro. Identifica le attività che non sono una priorità ed eliminale. Avrai meno cose da considerare e più tempo per fare le cose.
- Comunicazione — Una comunicazione chiara e trasparente è la base del successo del lavoro a distanza. Evita il gergo, gli acronimi e usa un linguaggio chiaro. Incoraggiare i membri del team a comunicare in modo coerente e fornire poche informazioni in più del necessario per rendere un compito il più chiaro possibile.
- Assumi intenzioni positive — Nei team remoti è molto facile cadere preda di negativi perché non stai parlando di persona. Cerca di non leggere tra le righe e di comunicare sempre in modo positivo.
- Mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata — È facile essere spazzati via al lavoro quando non c'è una chiara divisione tra lavoro e vita. Potrebbe sembrare fantastico a breve termine, ma alla fine rischi il burnout. Fai sapere alle persone che non devono essere sempre "accese", invece concentrarsi sulla produttività. Mantieni un equilibrio, stabilisci un programma e attieniti ad esso.
Ecco l'elenco degli strumenti che utilizziamo per comunicare e collaborare in modo efficace sul lavoro, ovunque sia possibile. Non avere fretta di implementare nuovi strumenti, usa le app che usi ogni giorno.
Passaggio 3. Segui il piano di produttività personale
Preparati per un ambiente di lavoro remoto produttivo che ti aiuti a concentrarti.
Impostare l'ufficio a casa
Crea un ambiente di lavoro che sia solo il tuo posto di lavoro, lontano da continue interruzioni. Trova una stanza con una porta, un tavolo, una sedia, un laptop e sei a posto. Ma ricorda di non lavorare dal letto, è molto facile addormentarsi e, cosa più importante, tutto ciò che sdraiato fa davvero male alla schiena. Se hai bisogno di richiedere l'attrezzatura necessaria per il tuo lavoro, pianifica e richiedi in anticipo.
Internet solido come una roccia
Il fattore abilitante più importante al giorno d'oggi è la tecnologia. Assicurati di avere una connessione Internet che ti permetta di lavorare in pace, partecipare a riunioni e comunicare con successo.
Stato personalizzato su Slack o altri strumenti di messaggistica
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Condividi i tuoi orari di lavoro e aggiorna lo stato per quando sei disponibile al lavoro, alle riunioni, fuori dalla tastiera (AFK) o in vacanza. Ciò consentirà ai membri del tuo team di sapere che sei disponibile, in una riunione o che sarai lento a rispondere.
Aggiorna calendario
Tieni aggiornati i calendari per evitare di andare avanti e indietro per la pianificazione delle riunioni. Invia gli inviti del calendario con i link alle riunioni per Google Hangout, WebEx o qualsiasi altra cosa tu usi. Assicurati che tutte le informazioni siano presenti per consentire ai membri del team di partecipare facilmente alla riunione ed essere produttivi.
Documenta, quindi documenta ancora
Prendi appunti su tutto ciò che stai facendo. Quando si lavora in remoto, è facile perdere le conoscenze tribali che hai raccolto. Tienilo al sicuro, questa conoscenza può essere utile agli altri: può risolvere problemi, aiutare gli altri a evitare gli stessi errori ed essere utile in generale.
Passaggio 4. Imposta un piano strategico per la produttività del team
Prepararsi per un ambiente di lavoro di squadra collaborativo.
Stabilisci obiettivi chiari
Formulare obiettivi chiari e definire le aspettative sin dall'inizio. In Fynd seguiamo un ampio processo di creazione di obiettivi aziendali più ampi che vengono poi suddivisi in obiettivi di squadra. Questi sono chiamati OKR. Attraverso questo esercizio, capiamo che stiamo andando tutti nella stessa direzione e questo è un importante armonizzatore che ci mantiene motivati.
Gli obiettivi dovrebbero definire le aspettative e le responsabilità dei membri del team:
- Crea un obiettivo chiaro per le tue squadre.
- Annota i risultati chiave che vuoi vedere.
- Aggiungi la metrica che sarà lo standard per misurare i risultati.
- Assegna compiti ai membri del team.
- Tieni traccia dei progressi e dell'output.
Riunioni
Tieni riunioni regolari: Stand-up, Huddle, Weekly, fai la tua scelta. Le riunioni sono importanti per creare fiducia e trasparenza. Fai in modo che tutti i membri del team forniscano aggiornamenti regolari in qualche modo. È bene collegare il "lavoro" per mostrare i progressi e avere discussioni su problemi o attività per cui hanno bisogno di aiuto.
- Evita le riunioni improvvisate e imposta un invito del calendario con i collegamenti alle riunioni per consentire alle persone di partecipare durante la chiamata. Contrassegna i membri del team obbligatori e facoltativi.
- Stabilisci un'agenda chiara prima della riunione e durante la riunione crea elementi di azione, assegna proprietari e scadenze.
- Poni domande esplicite, come "C'è qualcosa di rilevante che ci sfugge?".
- Non lasciare le decisioni all'ultimo minuto. Se hai bisogno di feedback o input dai membri del team, discuti di quelli nelle tue riunioni e imposta un elemento di azione. I team di progetto possono impostare un elenco di attività per collaborazioni efficaci.
- Dedica un po' di tempo a parlare di argomenti non lavorativi. Le vostre squadre sono abituate a incontrarsi ogni giorno. Stabilisci un po' di tempo alla fine della riunione per l'interazione sociale per alleggerire l'atmosfera e far andare avanti le chiacchiere.
Aggiornamenti regolari
Il lavoro a distanza non significa perdere lo slancio che stavi costruendo quando i tuoi team lavoravano insieme in ufficio. Controlla regolarmente i tuoi OKR e tieniti sotto controllo. Comunicare eventuali bloccanti il prima possibile per evitare di sprecare tempo e fatica preziosi.
Comunica i risultati e celebra il successo
Comunica i risultati ai membri del team in modo che tutti siano consapevoli di ciò su cui stai lavorando, dell'avanzamento delle attività e delle aree di miglioramento. Condividi aggiornamenti del prodotto, guasti e altri dettagli nel tuo strumento di comunicazione. Usiamo Slack. La reazione dell'emoji del pollice in su è un'immediata spinta di morale per noi. Riconosci il lavoro eccellente e trova il modo di festeggiare insieme.
Per mantenere le conversazioni fluide e divertirci insieme, abbiamo escogitato alcune idee per ravvivare il lavoro nelle prossime settimane:
- Sfida al meme . I membri del team pubblicano un meme sul nostro canale social su Slack, #socialappa .
- Sfida sul blog . Un modo divertente per condividere e ispirare. Le persone possono trovare qualsiasi argomento relativo a Fynd. I migliori blog verranno pubblicati su Building Fynd .
- Foto dell'home office per mostrare come lavoriamo “realmente”, quando siamo a casa. Deve essere nella foto: workstation. Buono da avere: gatti, libri e bambini.
- Directory aziendale : un modo per connettere i membri del team direttamente alle persone e ad altre informazioni necessarie di cui hanno bisogno.
Passaggio #5. Valuta l'esperienza di lavoro a distanza
Lavorare da remoto potrebbe non essere naturale per tutti. Inizia una conversazione su come si sentono i membri del tuo team riguardo al lavoro in remoto. Poni domande significative che ti aiutino a capire la loro esperienza.
- Ti senti a tuo agio a lavorare da casa?
- Come posso supportarti?
- Pensi che la produttività sia cambiata?
Infine, sei tu che conosci meglio la tua squadra. Dipende dalla tua comprensione della tua cultura per entrare facilmente nel piano d'azione. Alcune azioni sono facili da implementare, altre richiedono più impegno e tempo, ma aiuteranno a creare team più forti e resilienti che lavorano insieme e vanno avanti, ovunque si trovino.
[Questo post è apparso per la prima volta su Medium ed è stato riprodotto con il permesso.]