Come utilizzare il video per comunicare con i team mentre si lavora in remoto

Non c'è niente di peggio che svegliarsi, sorseggiando un caffè, solo per ricevere un "possiamo chattare?" messaggio dal tuo capo o membro del team nella tua casella di posta o Slack.

"Uh Oh…. Qualcosa non va?"

Ci siamo stati tutti. Proprio l'altro giorno, ho ricevuto un ping simile da un nuovo client. Anche se sapevo che le cose stavano andando bene, non potevo fare a meno di pensare al peggio.

Si scopre che il mio cliente voleva solo dire di aver pubblicato il mio ultimo pezzo.

*sospiro di sollievo*

Sebbene le app di chat in tempo reale e l'e-mail siano ottime per molte cose, spesso non sono in grado di catturare il contesto completo consentito dalle chat e dai video di persona. Mi sarebbe piaciuto aprire la mia e-mail e vedere un collegamento a un breve video che mi dava un aggiornamento sul mio pezzo, piuttosto che un momento di panico seguito da sollievo.

Poiché la forza lavoro continua ad adattarsi al lavoro in remoto, imparare a comunicare in modo efficace con la tua organizzazione è un must.

A differenza di un ambiente d'ufficio tradizionale, non hai la possibilità di partecipare ai classici discorsi sul "cooler", o anche di mettere da parte un membro del team e condividere ciò che hai in mente.

Fortunatamente, utilizzare il video per comunicare con il tuo team è un ottimo modo per garantire che tutti siano sulla stessa pagina e prevenire malintesi che potrebbero altrimenti verificarsi tramite e-mail o chat.

In qualità di manager o direttore marketing, è particolarmente importante sfruttare gli strumenti di comunicazione di cui disponi per assicurarti che il tuo team sia sincronizzato.

Lavorare a distanza: la nostra nuova realtà

Anche prima che il COVID-19 accelerasse il passaggio delle aziende a lavorare da remoto, il lavoro a distanza stava già diventando sempre più popolare. Secondo Owl Labs , “il 42% dei dipendenti con un'opzione di lavoro a distanza prevede di lavorare da remoto più spesso nei prossimi cinque anni . "

Fonte

E ora, con grandi aziende come Adobe, Google e Facebook in procinto di passare definitivamente al lavoro a distanza , molte altre aziende, grandi e piccole, stanno iniziando a seguirne l'esempio.

Sebbene il lavoro a distanza abbia molti vantaggi, come nessun pendolarismo e maggiore flessibilità negli orari, presenta alcune sfide di comunicazione interna uniche. (Per inciso, le circostanze di lavoro a distanza durante COVID-19 NON sono normali condizioni di lavoro a distanza.)

Nel post di oggi, daremo un'occhiata a come utilizzare video e webinar in modo efficace per comunicare con il tuo team e aiutare a mantenere la tua organizzazione produttiva e al passo con i tempi.

In che modo i video animati ti aiutano a comunicare con il tuo team remoto

Se hai mai tenuto una presentazione in ufficio, sai quanto può essere difficile mantenere l'attenzione dei tuoi dipendenti.

Non è raro vedere alcuni membri della tua squadra fuoriuscire nei primi minuti, ed è allora che condividi la stanza. Con le distrazioni a portata di clic o scheda mentre si lavora da casa, può essere ancora più difficile coinvolgere il proprio team.

L'utilizzo di video animati per mostrare gli ultimi numeri delle entrate o importanti aggiornamenti del team fornisce una versione rinfrescante di rapporti sullo stato altrimenti noiosi. I video animati possono anche essere incredibilmente utili per l'inserimento di nuovi dipendenti e aiutarli a imparare le basi.

In un ambiente di lavoro tradizionale, potresti avere nuovi dipendenti che seguono un collega più anziano per avere un'idea di come funziona l'azienda. Ma quando si lavora in remoto, non è sempre possibile. Inoltre, condividere un denso documento Google riempito con le procedure del tuo team può essere un buon inizio, ma non è il modo più coinvolgente per condividere informazioni importanti.

Creare un video animato sui valori e le aspettative della tua azienda è un ottimo modo per presentare la tua azienda a un nuovo assunto. Insegna le informazioni necessarie con un tocco in più. Invece di fare in modo che i tuoi nuovi dipendenti eseguano automaticamente l'apprendimento tramite Google, puoi produrre una procedura dettagliata che attiri l'attenzione per metterli al passo.

Il video animato è particolarmente utile quando si analizzano argomenti altrimenti tecnici come l'utilizzo di strumenti o software interni.

Fonte

Un altro vantaggio di uno strumento video di animazione è che può risparmiare tempo nel dover ricreare modelli da zero. Dopo aver sviluppato un video di onboarding per i nuovi dipendenti, ad esempio, puoi facilmente replicare o apportare piccole modifiche a seconda della situazione specifica senza dover ricominciare da capo ogni volta.

Infine, un breve video animato può anche essere un ottimo modo per condividere notizie aziendali quando, ad esempio, la tua azienda vince un premio o compare in un'importante testata giornalistica.

Mentre i video animati possono comunicare molte informazioni preziose, ci sono sicuramente momenti in cui potrebbero non essere la piattaforma più appropriata per la comunicazione interna.

Ad esempio, se hai bisogno di avere una discussione seria sulle prestazioni con uno dei membri del tuo team, non sarebbe l'idea migliore per trasmetterlo usando l'animazione. In tal caso, sarebbe meglio una videochiamata o una telefonata tradizionale.

[Hai bisogno di fantastici modelli per iniziare con i tuoi video animati? Dai un'occhiata ai nostri popolari modelli di video per il lavoro a distanza e l'onboarding.]

I webinar sono più che presentazioni

I webinar sono un altro modo efficace per comunicare con il tuo team. Sebbene sia comune saltare automaticamente a una chiamata Zoom o Google Hangouts, i webinar offrono alcuni vantaggi unici.

Molte piattaforme di videochiamate hanno limiti di partecipanti relativamente piccoli, il che può essere un problema per le aziende più grandi (a meno che tu non abbia le risorse per passare ai piani premium).

I webinar ti consentono di parlare con tutti i membri del tuo team contemporaneamente senza la distrazione aggiuntiva dei dipendenti che si riattivano accidentalmente e creano rumori di sottofondo.

I webinar sono utili anche in quanto la maggior parte degli strumenti per webinar oggi include una funzione di monitoraggio delle presenze. Con altre piattaforme come Zoom, ad esempio, potresti non sapere se un membro del team ha partecipato o meno alla riunione.

Strumenti come Demio sono ottimi perché consentono al tuo team di unirsi senza sforzo senza la necessità di installare alcun software aggiuntivo, il che può far risparmiare tempo e grattacapi tecnologici a tutti.

Un altro vantaggio dell'utilizzo dei webinar per le comunicazioni del team è che allevia parte della pressione che i tuoi membri potrebbero sentire.

Durante una videochiamata tradizionale, i membri del team spesso sentono di dover essere "presentabili" e preparati a entrare sia con il video che con l'audio. Dato che la vita domestica è tutt'altro che normale per molti dei tuoi dipendenti durante la pandemia di COVID-19, questo può creare pressione e ansia inutili. Con un webinar, i tuoi dipendenti possono rimanere concentrati sul messaggio a portata di mano senza preoccuparsi di come appaiono o se il loro ufficio a casa è un disastro.

Inoltre, mentre i membri del team possono guardare i webinar dal vivo, puoi anche condividere con coloro che potrebbero aver perso la presentazione originale. Alcune opzioni di videochiamata consentono di registrare le chiamate, ma non è sempre impostato su predefinito, quindi se ti dimentichi di registrare, può essere piuttosto frustrante.

Sebbene le piattaforme webinar siano tradizionalmente focalizzate sulla generazione di vendite, nuovi clienti e lead, sono un modo incredibilmente sottovalutato per comunicare con il tuo team interno.

Gli strumenti per webinar come Demio forniscono anche le funzionalità standard di videochiamata che sono diventate una parte essenziale delle comunicazioni quotidiane. Con Demio puoi condividere il tuo schermo, invitare gli ospiti a parlare con o senza video e altro ancora.

La comunicazione video asincrona aiuterà il tuo team remoto a comunicare

Forse uno dei cambiamenti più significativi quando si lavora in remoto è il passaggio alla comunicazione asincrona. "In parole povere, la comunicazione asincrona è quando si invia un messaggio senza aspettarsi una risposta immediata " , afferma Amir Salihefendic, fondatore della società Doist, la prima a distanza.

Quando utilizzi il video per comunicare con il tuo team, non ci si aspetta una risposta immediata. Per rendere le cose ancora più chiare, fai sapere alla persona che non hai bisogno di una risposta rapida nel tuo video.

Ad esempio, se condividi un video di aggiornamento con il tuo team, puoi iniziare il video con un semplice messaggio che definisce le aspettative: "Ehi team, volevo condividere un rapido aggiornamento sui nostri KPI per il trimestre. Per favore, rispondi con i tuoi pensieri entro giovedì”.

La comunicazione video per impostazione predefinita aiuta ad alleviare lo stress e la necessità di rispondere immediatamente, il che è particolarmente utile se il tuo team si estende su più fusi orari. Detto questo, puoi sicuramente usare il video quando è necessaria una risposta al più presto.

In definitiva, "lo scopo della comunicazione asincrona è aiutare il tuo team a comunicare in modo chiaro senza imporre oneri inutili alla comunicazione", afferma Joe Martin, VP Marketing di CloudApp .

E mentre l'asincrono è comune quando si lavora in remoto, non significa che devi ignorare completamente la comunicazione sincrona. A volte è necessaria una risposta rapida o una chiamata o chat immediata. Con video animati e webinar, aumenti le opzioni disponibili per consentire al tuo team di comunicare in modo più efficace.

Se stai cercando alcuni fantastici strumenti asincroni con cui sperimentare, assicurati di controllare CloudApp , Loom , Snagit e Recordit .

I vantaggi del video

Per riassumere, ci sono molteplici vantaggi nella comunicazione video con i tuoi team remoti. In questo pezzo, abbiamo spiegato come il video può:

• Aumentare la produttività
• Aumenta il morale della squadra
• Mantieni coinvolti i membri del team
• Rendi le informazioni facili da capire
• Allevia la pressione per essere presentabile per le riunioni
• Fornire flessibilità nella comunicazione

Poiché le aziende di tutto il mondo continuano ad adattarsi a questo nuovo modo di lavorare, sfruttare i video per comunicare con il tuo team può fare molto per garantire che tutti rimangano produttivi, aggiornati e si sentano come una parte importante della tua organizzazione.

Sei pronto a scoprire la potenza del video? Prova Wideo e crea i tuoi video oggi stesso.

Facundo Romei

Marketing e crescita di Wideo