La guida definitiva per lavorare da casa nel modo giusto

Quanto può essere difficile? Potresti pensare.

Sei a casa. Hai il tuo portatile. La connessione Wi-Fi funziona bene. Stai indossando i tuoi pigiami. Puoi mangiare alla tua tavola, quello che vuoi e quando vuoi.

È comodo, rilassante e il tuo capo non può passare sopra le tue spalle osservando ogni tua mossa. Quindi puoi anche dedicare quei pochi minuti a riempire quel quiz Buzzfeed perché a volte è appagante sapere quale personaggio Disney sei in base alle tue preferenze di fast food.

Ma devi ancora lavorare. Ottieni l'ultimo codice scritto e il post sul blog rivisto. Alla fine della giornata, non vuoi che il lavoro si accumuli.

Se stai procrastinando e ti senti improduttivo quando lavori da casa, ecco alcune pratiche efficaci che tu e la tua squadra potete seguire per far girare la palla.

Hai appena iniziato? Ecco come prepararsi

Quando fai il telelavoro, è importante assicurarti di essere ben preparato. Anche se può sembrare che non ci sia molto da fare, ci sono alcuni passaggi che devi seguire per rimanere produttivo durante il giorno.

Configura la tua postazione di lavoro

Vuoi mantenere le cose produttive? Allora hai bisogno del tuo spazio libero da distrazioni, una workstation.

L'idea di scrivere sul tuo laptop mentre sei sdraiato sul letto o seduto sul divano mentre la TV è accesa potrebbe essere allettante. Ma non funzionerà se il tuo obiettivo è essere produttivo.

Una postazione di lavoro con una scrivania adeguata e una sedia dove puoi tenere il tuo laptop e lavorare creerà l'atmosfera di cui hai bisogno per mantenere la concentrazione.

Non deve necessariamente essere un ufficio domestico dedicato in un angolo della tua casa, ma sarà sufficiente un luogo che ti aiuterà a prepararti mentalmente e concentrarti sul tuo lavoro mentre eluvi i trambusti in altre parti della casa.

Suggerimento: fai finta di lavorare davvero. Fai tutte le cose che faresti se andassi davvero in ufficio. Imposta una sveglia, svegliati presto, prepara un caffè, indossa abiti decenti (non pigiami), ecc.

Se ci sono troppi rumori che continuano a interromperti, dovresti prendere in considerazione l'utilizzo o l'acquisto di cuffie con cancellazione del rumore.

Metti in ordine la tua tecnologia

Il motivo per cui il lavoro da casa prospera è la tecnologia. Senza di essa, nulla di tutto ciò sarebbe possibile.

Quindi è importante avere tutto ciò di cui hai bisogno in ordine. Ad esempio, se il tuo lavoro richiede un monitor oltre allo schermo del tuo laptop, potresti dover prendere in considerazione l'idea di acquistarne uno.

Suggerimento: prendi l'abitudine di portare a casa il tuo laptop e caricabatterie quando esci dopo il lavoro. In questo modo, se si verifica un'emergenza che ti impedisce di andare al lavoro il giorno successivo, puoi lavorare da casa.

È anche essenziale che tu abbia installato tutte le applicazioni pertinenti che il tuo team utilizza anche sul tuo dispositivo. Se stai usando il tuo dispositivo personale invece di quello fornito dal tuo ufficio, allora dovresti assicurarti che anche tutto il software necessario per portare a termine il tuo lavoro sia installato lì.

E, soprattutto, hai bisogno di una connessione Internet funzionante, che non si interrompa di tanto in tanto e rallenti i tuoi progressi. Rimani più vicino al WiFi poiché i dispositivi che sono lontani da esso tendono ad attingere alla larghezza di banda.

Stabilisci l'orario di lavoro

Potresti sentirti come se avessi tutto il tempo del mondo per fare quel rapporto quando lavori da casa.

E potresti anche essere tentato di rimandare il lavoro perché tutto ciò che hai è tempo (ora che non devi viaggiare avanti e indietro tra il tuo ufficio e casa, puoi lavorarci stasera, o domani mattina o quando vuoi!) .

Ma è importante che tu sia chiaro sull'orario di lavoro e sull'orario non lavorativo. A volte il confine tra lavoro e tempo personale può diventare sfocato quando si lavora in remoto, quindi è necessario mantenere una routine. Per cominciare, cerca di iniziare e terminare il lavoro alla stessa ora ogni giorno.

Suggerimento: pianifica la tua giornata come faresti normalmente in ufficio. Se stai facendo un lavoro dalle 9 alle 5, inizia e termina il tuo turno WFH più o meno nello stesso momento.

Se lavori con un team, potresti già avere un periodo di tempo standard in cui tutti sono online e lavorano. Quindi è importante programmare delle pause intermedie e avvisare tutti quando non ci sei.

Se stai utilizzando una piattaforma di comunicazione come Slack, puoi contrassegnare la tua disponibilità con uno stato che può essere personalizzato per la tua organizzazione.

Proteggiti quando lavori in remoto

Anche se sei a casa e le possibilità di avere un incidente sono piuttosto basse, puoi essere pericoloso in molti altri modi.

Per cominciare, è probabile che tu cada vittima di malware e furto di identità o di una truffa su Internet.

È importante che tu abbia installato il software di sicurezza necessario sui tuoi dispositivi per proteggere i tuoi dati online.

Ecco come puoi proteggerti quando lavori da remoto.

Come collaborare con un team

Anche se sei un libero professionista, a volte potresti dover collaborare con un cliente o un gruppo di clienti. Pertanto, è importante migliorare il tuo gioco di collaborazione quando lavori in remoto.

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Documentare le Linee guida e le migliori pratiche per lavorare in remoto

Per essere produttivi come una squadra, è importante avere linee guida chiare e migliori pratiche che tutti dovrebbero attenersi e seguire.

Che si tratti di un documento Google, di una pagina wiki o di un file PDF condiviso via e-mail, assicurati che le politiche e le migliori pratiche per lavorare in remoto siano chiaramente definite e documentate. Aiuterà a mantenere l'impegno di coloro che lavorano da casa.

Comunicare troppo con la tua squadra

Se eri nella stessa stanza, discuterai di tutto e altri che non fanno nemmeno parte della conversazione possono contribuire. Ma quando lavori in remoto, non hai quel lusso.

Ma puoi ancora farlo funzionare.

• Puoi porre le tue domande, opinioni e suggerimenti nel canale pubblico invece di inviare messaggi alla persona con cui vuoi effettivamente parlare. In questo modo, non solo gli altri possono leggere la conversazione tra te e il tuo collega, ma possono anche partecipare con i loro commenti.

• E quando possibile, affidati alle videochiamate per parlare tra di loro. È la più vicina a una comunicazione di persona che puoi avere quando lavori da casa. Non solo aiuta a mantenere viva la connessione umana, ma sarai in grado di esprimerti più chiaramente all'altra persona.

Suggerimento: assicurati di aver impostato l'orario per le riunioni regolari. Crea un evento utilizzando uno strumento come Google Calendar e invia l'invito alle persone interessate con almeno 2 ore di anticipo.

• Fai in modo che il team condivida ciò su cui sta lavorando per la giornata sul canale all'inizio di esso. Se stanno passando a qualcos'altro durante il giorno, possono avvisare il team con un aggiornamento. Alla fine della giornata, tutti possono condividere ciò che sono stati in grado e non sono stati in grado di completare.

• Conduci uno scrum quotidiano con una videochiamata condivisa con il team o un thread pubblico sulla tua piattaforma di comunicazione.

Archivia file e documenti in una posizione centrale

Infastidire il tuo collega ogni cinque minuti per inviare il collegamento a un file o documento di cui hai bisogno è un killer di produttività.

Risparmierai così tanto tempo se tutti i file, i documenti, le risorse, ecc. comuni agli altri membri del tuo team vengono archiviati in una posizione centrale facilmente accessibile a tutti. Uno strumento come Google Drives ti consente di salvare tutto nel cloud, così puoi accedere a tutto ciò che vuoi ovunque tu sia.

Mantenere una struttura ben definita che renda facile individuare file e cartelle. Pianifica meglio la struttura delle cartelle utilizzando questo diagramma di seguito.

suddividere i progetti qui, ma anche il resto del team può aiutare con una videochiamata condivisa.

Suggerimento: pianifica in anticipo su cosa lavorerai per aiutarti a rimanere concentrato. Avere un'agenda o una lista di cose da fare da spuntare ti motiverà di più a portare a termine le cose durante la giornata.

Strumenti di lavoro a distanza

Ci sono un sacco di strumenti che rendono la collaborazione online un gioco da ragazzi. Tuttavia, sceglili con saggezza, perché potresti non essere in grado di permetterteli tutti e, anche se potessi, l'uso di troppi strumenti renderà difficile tenere traccia delle cose.

Ecco alcuni strumenti popolari che puoi utilizzare per collaborare con i tuoi team su una varietà di attività.

Per comunicare: Slack

Sostituisci le email lunghe con i messaggi istantanei con Slack. Ti consente di inviare messaggi diretti ai tuoi colleghi e creare canali per diversi team (es. Marketing) dove possono condividere messaggi e rispondere ai thread. Inoltre, puoi anche mantenere la cronologia dei messaggi.

Puoi anche utilizzare Slack per le videoconferenze.

Per la collaborazione visiva: Creately

Creately è uno strumento basato su cloud per organizzare e comunicare idee, piani, strategie, ecc. utilizzando diagrammi e immagini.

Utilizzando la sua funzionalità di collaborazione in tempo reale, tu e il tuo team potete elaborare idee utilizzando oltre 50 tipi di diagrammi, inclusi diagrammi UML, mappe mentali, modelli dell'interfaccia utente, diagrammi di flusso, ecc. mentre acquisisci richieste di modifica e suggerimenti con commenti in linea.

Si integra anche con altre app come Slack, Google Drive, Confluence, ecc.

Per la gestione dei file: Google Drive

Google Drive offre un luogo sicuro per archiviare, condividere e gestire tutti i tuoi file personali e aziendali. Si integra con tutte le altre app Google come Google Documenti e Fogli, consentendo di mantenere tutti i file organizzati in una posizione centrale a cui è possibile accedere da qualsiasi luogo con qualsiasi dispositivo.

Per la gestione delle attività: Asana

Asana aiuta i team a organizzare, monitorare e gestire le attività e i progetti quotidiani. Usandolo puoi impostare priorità, assegnare compiti e scadenze, tenere traccia dei progressi del progetto e mantenere tutti allineati sugli obiettivi.

Per la gestione e la programmazione del tempo: Google Calendar

Google Calendar può aiutarti a gestire facilmente la tua pianificazione per l'intera giornata, notificandoti riunioni, eventi, ecc.

Ecco un elenco di altri strumenti che possono aiutarti a lavorare in modo più intelligente durante il telelavoro.

Come lavorare da casa? Altri suggerimenti?

Con quello che sta succedendo con la diffusione globale del Coronavirus, sempre più aziende trovano che lavorare da casa sia la scelta giusta. Ci auguriamo che questa guida ti aiuti a essere più produttivo ed efficiente nel portare a termine il lavoro.

Hai altri suggerimenti e suggerimenti su come lavorare da casa? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.