Un'azienda senza un ufficio. Come lavorare da remoto e gestire il tuo team in modo efficace

Ti sei mai chiesto come lavorare da remoto? Non tutte le aziende hanno bisogno di un ufficio, anche se hanno dipendenti. Il lavoro a distanza è una soluzione sempre più popolare. Questa forma di lavoro ha i suoi pro e contro, sia per i dipendenti che per il datore di lavoro. Lo stai considerando? Controlla cosa ricordare e cosa prestare attenzione quando decidi di gestire un'azienda di poche persone senza un ufficio.

Come lavorare da remoto – sommario:

1. Una società senza sede legale? Faccende legali
2. Assumi le persone giuste
3. Garantire una buona comunicazione
4. Determina le ore sovrapposte
5. Progetti di mappe

L'impiego di lavoratori a distanza elimina i costi di affitto dei locali , comprese le spese per le utenze o l'assunzione di un'impresa di pulizie. I soldi risparmiati possono essere spesi per lo sviluppo dell'azienda o per gli stipendi. Scegliendo questa forma di collaborazione, l'imprenditore può permettersi anche di assumere specialisti provenienti da qualsiasi parte del mondo , senza limitarsi a una determinata città e senza la necessità di portarli in azienda.

Una società senza sede legale? Faccende legali

Ogni azienda deve avere una sede legale: l'indirizzo a cui l'azienda venderà, produrrà o fornirà servizi deve essere comunicato alle autorità . Se un imprenditore non vuole affittare un ufficio, può indicare il suo indirizzo di residenza come sede principale dell'attività.

Vale anche la pena sapere che il lavoro a distanza, noto anche come e-work o telelavoro, è una forma di lavoro regolamentata dal diritto del lavoro. Secondo il Codice del Lavoro (Sezione II Rapporto di Lavoro, Capo II b – Assunzione dei dipendenti in forma di telelavoro) tale lavoro:

1. Può essere svolto regolarmente fuori dal luogo di lavoro, utilizzando mezzi di comunicazione elettronici ai sensi delle disposizioni sulla fornitura di servizi elettronici (telelavoro).
2. Un telelavoratore è un dipendente che svolge un lavoro alle condizioni specificate nel § 1 e comunica i risultati del lavoro al datore di lavoro, in particolare mediante comunicazione elettronica

Quindi, in poche parole, il telelavoro consiste nel fornire lavoro al di fuori del luogo di lavoro e nell'inviarne i risultati al datore di lavoro tramite, ad esempio, e-mail .

L'assunzione dei dipendenti in forma di telelavoro può avvenire sia sulla base di un contratto di lavoro che di un contratto di diritto civile , ovvero contratto di lavoro specifico, di commissione o di agenzia.

Assumi le persone giuste

Il lavoro a distanza non è per tutti. Oltre alle conoscenze richieste, un lavoratore a distanza dovrebbe essere in grado di gestire il proprio tempo ed essere indipendente . Cerca persone che non hanno bisogno di essere gestite. Anche le capacità di comunicazione e la formulazione chiara di pensieri e istruzioni sono importanti, poiché la comunicazione a distanza ha i suoi limiti.

Ricorda che anche se sei in contatto solo di tanto in tanto, vale la pena cercare persone con cui questo contatto sarà un piacere . Lavorare con uno specialista estremamente talentuoso, ma difficile nella cooperazione può anche rivelarsi un errore. Naturalmente, non si tratta di concentrarsi sul carattere dei dipendenti anziché sulla loro competenza. Tuttavia, cerca il compromesso . "Il 90% della cultura di un'azienda è creata dalle persone che assumi", ritiene Sean Byrnes, un business angel e CEO di Flurry.

Garantire una buona comunicazione

Un grosso ostacolo nel lavoro a distanza, soprattutto all'inizio, può essere la mancanza di controllo sui dipendenti . Discutere le attività correnti e controllare il proprio lavoro tramite Internet è più difficile, nonostante le varie soluzioni tecnologiche.

Devi assicurarti che i tuoi dipendenti sappiano esattamente cosa ti aspetti da loro , cosa dovrebbero fare e cosa sta succedendo. Tutti dovrebbero conoscere il proprio ruolo nella squadra ea chi possono rivolgersi in caso di problemi . Il feedback è altrettanto importante. Oltre a delegare compiti, i buoni leader sanno anche ascoltare , porre domande e fornire indicazioni . Una buona idea è introdurre nel programma aziendale brevi riunioni regolari con i dipendenti, ad esempio tramite Skype o Google Hangouts. Durante il quale il team potrà parlare di cosa sta lavorando, cosa deve ancora essere fatto e se ci sono problemi.

Inoltre, ogni tanto organizzate un incontro casuale . Il lavoro a distanza rende anche difficile costruire e mantenere relazioni con i colleghi e questo può avere un impatto sul morale del team. Promuovere buone relazioni con i dipendenti e fornire loro un luogo in cui possono parlare tra loro, non solo di questioni legate al lavoro. Questo renderà più facile per loro conoscersi e diventare amici. Se pensi che una videoconferenza del genere non funzionerà, prova a creare un canale tematico su Slack, una chat di gruppo su Skype o anche un gruppo su Facebook.

Determina le ore sovrapposte

Il lavoro a distanza è associato a orari di lavoro flessibili . Alcuni dipendenti preferiscono lavorare la mattina e altri la sera, grazie al quale sono più efficienti. Tuttavia, un tale accordo può ostacolare il lavoro dell'intero team : è più difficile lavorare quando le risposte alle e-mail e ad altri messaggi arrivano con diverse ore di ritardo. Inoltre, se lavori da solo quando vuoi, in realtà lavorerai sempre. E questo significa che sarai disponibile per chiamate dal lunedì alla domenica, sia alle sette del mattino che alle dieci di sera.

Quindi pensa se imporre due o tre ore al giorno o alla settimana per te e i tuoi dipendenti, durante le quali tutti dovrebbero essere online .

Progetti di mappe

È molto più facile sedersi al lavoro o monitorare i progressi del tuo team quando sai esattamente cosa deve essere fatto. Quando si lavora in remoto, è una buona idea pianificare e suddividere tutti i progetti importanti su una lavagna o una sequenza temporale .

Un metodo spesso utilizzato da startup e sviluppatori per organizzare il lavoro è Scrum. Scrum è un metodo in cui progetti e attività vengono scritti su pezzi di carta e quindi fissati su colonne appropriate su una lavagna : le colonne rappresentano elementi successivi del processo (ad es. "pianificato", "in corso", "testing", "urgente da completare”, “fatto”). Nella prima colonna si forma una coda di attività, che hanno la priorità e quante ore sono previste per esse (usando diversi colori di carte puoi dividerle in categorie). Quindi le carte vengono posizionate una per una da sinistra a destra mentre il lavoro procede alla sezione "fatto".

Grazie a questo è possibile seguire lo sviluppo del progetto su base continuativa, stimare quali sono i problemi maggiori . Il lavoro procede secondo i tempi e quante attività devono ancora essere completate? Ciò semplifica il controllo del lavoro del team: i lavoratori remoti sono generalmente contabilizzati per i risultati raggiunti e non per il tempo trascorso al computer.

Forse sei un project manager? In tal caso, assicurati di leggere il nostro articolo sulle sfide relative al lavoro a distanza e su come superarle .

Cosa ne pensi del lavoro a distanza: ne vale la pena o è meglio lavorare in ufficio? Condividi la tua opinione e taggaci su Twitter!

Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 diversi gradi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Quando cerca dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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