Come scrivere un business case convincente? | # 35 Iniziare con la gestione dei progetti

La giustificazione aziendale, o business case, è uno dei documenti chiave preparati da un Project Manager. Dopotutto, convincerà le parti interessate e alla fine determinerà se il progetto riceve sostegno, finanziamenti e viene implementato. Come scrivere quindi un business case così convincente?

Come scrivere un business case convincente? - sommario:

1. introduzione
2. Perché portare avanti questo progetto? Definire chiaramente il business n-eed
3. Che cosa faremo? Descrivere l'ambito del progetto
4. Come lavoreremo? Delineare il programma
5. Quanto costerà? Preparare un'analisi costi-benefici
6. L'obiettivo vale lo sforzo? Elenca i risultati desiderati
7. Riepilogo

introduzione

La definizione di business case nell'ultimo PMBOK è molto ampia. Si legge come segue:

"Un caso aziendale è una proposta di valore per un progetto proposto che può includere vantaggi finanziari e non finanziari."

Da una spiegazione così breve è difficile dedurre come preparare un documento che sia convincente per gli stakeholder. Quindi che tipo di business case scrivere per il progetto pianificato?

Il business case richiede la massima chiarezza. Pertanto, un'ottima idea per iniziare è provare a spiegarlo come se stessi parlando a un bambino - reale o immaginario - di cosa riguarderà la nostra impresa. Perché vogliamo realizzare il progetto e cosa vogliamo fare? Come lo realizzeremo ea chi è il nostro obiettivo?

Perché vale la pena portare avanti questo progetto? Definire chiaramente l'esigenza aziendale

Il primo passo verso un buon business case è definire chiaramente l'esigenza che lo scopo del progetto affronta e il vantaggio commerciale per l'organizzazione. In altre parole, è una risposta alla domanda sul perché realizzare il progetto.

Per rispondere, dobbiamo preparare:

• requisiti aziendali preliminari,
• informazioni dettagliate su scopi e obiettivi,
• uno schema dello stato futuro dell'organizzazione che ha beneficiato del raggiungimento dell'obiettivo.

Il Project Manager inserirà i dettagli delle esigenze aziendali nella carta del progetto dopo l'approvazione iniziale delle parti interessate e la decisione di spostare il progetto nella fase di pianificazione.

Che cosa faremo? Descrivere l'ambito del progetto

Il passo successivo è quello di presentare la portata del progetto. La giustificazione deve collegare in modo comprensibile le attività pianificate per l'esecuzione con le esigenze aziendali. In questo modo, spiega perché vale la pena perseguire il progetto. È necessario convincere le parti interessate convinte che l'esigenza aziendale valga l'investimento e sia urgente, quindi affrontata in questo momento.

Vale anche la pena menzionare le soluzioni tecniche e le innovazioni che intendiamo impiegare. Se assumiamo soluzioni avanzate e apparati o software specializzati, la nostra logica acquisirà chiarezza quando spiegheremo i concetti di base ed eviteremo il gergo.

Come lavoreremo? Delineare il programma

Ora è il momento di delineare il programma di lavoro del progetto. Devi menzionare le pietre miliari qui, descrivendo in una o due frasi i risultati attesi. Ciò consentirà alle parti interessate di comprendere non solo l'ambito, ma anche come verrà implementato il progetto. Darà inoltre un'idea immediata delle dimensioni del team e del tempo necessario per raggiungere i primi risultati del nostro progetto.

Quanto costerà? Preparare un'analisi costi-benefici

Fornire un'analisi dei costi consente alle parti interessate di prendere una decisione sul finanziamento del progetto. Dovrebbe presentare nel modo più accurato possibile:

• l'importo totale - basato su una solida analisi dei costi e delle risorse necessarie associate al progetto,
• importi parziali per tappe o anni se si realizza un progetto a lungo termine.

Sebbene il business case richieda solo importi generici, avrai bisogno di analisi e dati finanziari dettagliati nelle fasi successive del ciclo di vita del progetto. Pertanto, vale la pena preparare le stime all'inizio, in modo che le parti interessate sappiano che il Project Manager ha familiarità con i costi di attuazione del progetto.

L'obiettivo vale lo sforzo fatto? Elenca i risultati desiderati

Il passo finale è quello di mettere giù i risultati desiderati del progetto. Questa è una visione concisa dello stato futuro, che descrive chiaramente i vantaggi per ogni gruppo di stakeholder. Dovresti tenerlo:

• conciso,
• senza gergo,
• con elementi visivi contenenti dati e risultati desiderati,
• realistico.

Tenete a mente le implicazioni riguardanti l'ultimo punto, in quanto le attività del team di progetto saranno sottoposte a esame durante l'implementazione e saranno confrontate con i risultati desiderati stabiliti dal progetto. Se sono ambiziosi ma abbastanza cauti, li incontrerai senza problemi e il progetto rimarrà in linea con le esigenze e produrrà i risultati previsti.

Riepilogo

Un caso aziendale convincente dovrebbe includere: un'esigenza aziendale chiaramente definita, l'ambito del progetto, la tempistica, l'analisi costi-benefici e il risultato desiderato.

Presentare un business case comunica efficacemente il valore del progetto agli stakeholder. Come afferma il PMBOK, "i risultati desiderati dovrebbero essere chiaramente descritti, valutati in modo iterativo e aggiornati durante tutto il progetto". Pertanto, i Project Manager dovrebbero valutare regolarmente il progetto dal punto di vista del business case durante tutto il progetto. In questo modo, possono garantire più facilmente che rimanga in linea con le esigenze e si stia muovendo verso l'obiettivo concordato con le parti interessate.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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