Scrivere un piano di gestione della crisi di successo: 9 passaggi essenziali da seguire

Nel mondo aziendale, la parola "crisi" può evocare una serie di immagini nella tua testa; uno scoppio di massa di una pandemia, condizioni meteorologiche violente, un incendio nel magazzino o persino uno scandalo pubblico scandaloso.

Molte organizzazioni dispongono di un processo in atto per gestire tali situazioni, sia cercando di mantenere l'incidente che si verifica in primo luogo o mitigando o minimizzando l'impatto della crisi quando si verifica. Questo si chiama gestione delle crisi.

La gestione delle crisi dovrebbe essere una parte essenziale di qualsiasi organizzazione in quanto nessuna di esse è immune da tali incidenti che potrebbero mettere a repentaglio il loro funzionamento e alla fine farla cessare dall'attività.

In questo post, esploreremo come creare correttamente un piano di gestione delle crisi, passo dopo passo. Abbiamo anche fornito un modello di piano d'azione per la gestione delle crisi che puoi utilizzare subito per muoverti.

Come scrivere un piano di gestione della crisi

L'essenza della pianificazione della gestione delle crisi include la formazione del team di gestione delle crisi e la stesura del piano di gestione delle crisi.

Che cos'è un piano di gestione delle crisi?

È un documento che descrive in dettaglio le azioni che dovrebbero essere intraprese dal team di gestione della crisi quando una crisi colpisce un'organizzazione. Dovrebbe mirare a eliminare o ridurre il danno inflitto e aiutare l'organizzazione a riprendere le sue operazioni il prima possibile dopo una crisi.

Un piano di gestione della crisi dovrebbe

• Non limitarsi a uno o due tipi di crisi. Poiché un'organizzazione può essere esposta a più di un tipo di crisi, dovrebbe includere scenari di crisi ben analizzati e previsti che coprano tutti gli aspetti dell'organizzazione. Il piano dovrebbe includere molte azioni che possono essere attuate per quegli scenari di crisi identificati.
• Essere sviluppato con la partecipazione dei membri del team di gestione della crisi (CMT). Il loro coinvolgimento aiuta a garantire il loro impegno nel piano.

Importanza di un piano di gestione della crisi:

Un CMP crea la cultura e il sistema adeguato di cui un'organizzazione ha bisogno per essere meglio attrezzata per reagire efficacemente a una crisi.

• In caso di crisi, un piano adeguatamente documentato può aiutare a guidare il team coinvolto a prendere decisioni coerenti e ad intraprendere rapidamente le azioni necessarie per alleviare qualsiasi impatto negativo.
• Aiuta anche a rassicurare i dipendenti e a combattere le loro paure e dubbi, aiutando nel contempo a mantenere la loro concentrazione sulle priorità principali dell'organizzazione.
• Il processo di creazione del piano di gestione delle crisi aiuta a identificare le potenziali minacce per la tua organizzazione, a elaborare misure per ridurre al minimo la probabilità che si verifichino e a elaborare misure proattive per rispondervi.
• Un piano di gestione delle crisi aiuterà anche a evitare danni alla reputazione dell'azienda, a evitare problemi legali, a ridurre al minimo i tempi di inattività ea preservare la produttività dei dipendenti.

Di seguito sono elencati i passaggi da seguire quando si scrive un piano di gestione delle crisi.

Costruisci il tuo team di gestione delle crisi

Il team di gestione della crisi è responsabile della creazione del piano di gestione della crisi e dell'esecuzione della risposta in caso di crisi effettiva.

Sono responsabili della consultazione con gli altri stakeholder dell'azienda (ad es. dipartimenti legali e di gestione dei rischi, personale operativo e senior manager) al fine di costruire un piano solido e avere l'autorità per prendere decisioni durante una crisi.

Il team è composto da un leader e da membri secondari che sono responsabili di ciascuna area di pianificazione e gestione di una crisi (ad es. logistica, pianificazione, ecc.). I membri devono essere persone con esperienza in finanza, comunicazioni, operazioni e amministrazione e di solito includono capi dipartimento, senior manager, responsabili delle risorse umane, responsabili del sito e dirigenti di marketing o vendite.

Supera la missione e i valori dell'azienda

La prima responsabilità del team di gestione della crisi è quella di rivedere la missione ei valori dell'azienda e garantire che le risposte che includono nel piano li riflettano.

Determina quale crisi può colpire la tua organizzazione

Il passaggio successivo della creazione di un piano di gestione delle crisi consiste nell'identificare il tipo di crisi che la tua organizzazione potrebbe potenzialmente affrontare. Eseguendo un'analisi del rischio, puoi identificare in modo efficace i tipi più probabili di crisi che potrebbero minacciare la tua organizzazione.

Alcuni dei tipi più comuni di crisi affrontate dalle organizzazioni includono problemi legali, disastri naturali, danni alla reputazione, attacchi informatici, problemi di sicurezza dei prodotti, incidenti sul lavoro, violenza sul posto di lavoro, tentativi di estorsione e boicottaggio aziendale. Sebbene non sia necessario includere tutte le minacce alla tua organizzazione, copri quelle più potenziali.

Mentre i tipi di rischi che possono colpire la tua organizzazione variano in base alla natura della tua attività e del suo ambiente, ecco alcuni modi che puoi utilizzare per identificare i rischi che potrebbero interessarti.

• Analizza i tipi di crisi che altre organizzazioni del settore hanno dovuto affrontare per ottenere una comprensione.
• Fare riferimento a un elenco completo di crisi e identificare le minacce rilevanti per la propria organizzazione.
• Esamina i processi, i sistemi e le strutture della tua organizzazione uno per uno per individuare le vulnerabilità che potrebbero potenzialmente trasformarsi in una crisi.
• Consultare un esperto (ad es. consulente finanziario o contabile) o ottenere feedback dai dipendenti che potrebbero avere informazioni dettagliate sui rischi che incontrano quotidianamente.
• Esamina i reclami dei clienti per identificare ciò di cui sono più insoddisfatti o insoddisfatti.

Analizza le minacce che hai identificato

Una volta creato l'elenco delle crisi che potrebbero potenzialmente interessarti, analizzale una per una e classificale in base alla loro gravità e probabilità.

È possibile utilizzare una matrice di gestione del rischio per valutare i rischi identificati in base alla probabilità di accadimento e all'impatto al fine di dare loro la priorità per la mitigazione

Il tuo piano dovrebbe includere risposte alle crisi più probabili così identificate.

Individua i segnali di pericolo

Esamina ciascuna delle crisi identificate e cerca di determinare i segnali di pericolo ad esse associati. Conoscerli ti consentirà di rilevare tempestivamente il verificarsi di una crisi e di applicare misure per prevenirne o attenuarne l'impatto.

Alcuni segnali di allarme, come le previsioni del tempo, sono più chiari, mentre i sintomi di una crisi delle vendite o finanziaria potrebbero essere più indefiniti ed emergeranno nel tempo. Riconoscerli e interpretarli può richiedere l'esperienza e la competenza del tuo team di gestione delle crisi.

Condurre un'analisi dell'impatto aziendale

Questa valutazione aiuta ad analizzare il potenziale impatto di una crisi sulle operazioni aziendali. Ti aiuterà a entrare nel dettaglio dell'impatto della crisi sulla tua attività; come interromperà la produzione, bloccherà i processi, causerà perdite finanziarie, danneggerà la reputazione, ecc.

Di solito, un'analisi dell'impatto aziendale viene condotta tenendo presente gli scenari peggiori, quindi pone le basi affinché l'organizzazione generi piani di risposta più sistematici e logici.

Preparare una risposta e un piano di emergenza

Ora che hai identificato e classificato le potenziali crisi e l'impatto che possono avere sulla tua organizzazione, il passo successivo è decidere come rispondere ad esse nella probabile possibilità che si verifichino.

Sebbene sia improbabile che una crisi si verifichi esattamente nel modo in cui hai pianificato, è importante trovare risposte flessibili che possano essere applicate a più circostanze. Ad esempio, alcune risposte che è possibile applicare durante un'alluvione possono essere applicate anche durante un'esplosione di incendio (es. evacuazione, blocco della struttura, isolamento).

Quando identifichi le azioni da attuare durante ciascuna crisi, è anche importante assegnare individui o team incaricati di realizzarle. Insieme ad esso, dovresti compilare i dettagli relativi agli strumenti e alle risorse di cui avresti bisogno per implementare la risposta e una sequenza temporale dei passaggi da eseguire.

L'altra parte importante della pianificazione di emergenza è l'assegnazione di un portavoce o di un responsabile delle comunicazioni per ciascuna delle crisi. Di solito, la persona più specializzata nell'area interessata è l'ideale per questa posizione.

Educare e formare la squadra

Condividi il piano di gestione della crisi completato con il resto del team e le parti interessate chiave dell'organizzazione. Assicurarsi che conoscano le proprie responsabilità e sappiano come svolgere i propri ruoli durante una crisi; se necessario, puoi fornire loro la formazione necessaria per svolgere al meglio i loro compiti.

Rivedi il piano regolarmente

Esamina il contenuto del tuo piano di gestione della crisi e aggiornalo se necessario per assicurarti che sia aggiornato e valido. All'indomani di una crisi, rivedi ciò che ha funzionato e ciò che non ha funzionato e aggiorna il piano in base alle nuove lezioni apprese.

Pronto a scrivere il tuo piano di gestione della crisi?

Una crisi nella sua natura è imprevedibile e ha una bassa probabilità di verificarsi. Tuttavia, può avere un impatto elevato. Il modo migliore per essere preparati a qualsiasi crisi che potrebbe verificarsi è averla pianificata. Segui i passaggi precedenti per creare il tuo piano di gestione delle crisi e condividi la tua esperienza con noi nella sezione commenti qui sotto.