Come scrivere una proposta di progetto aziendale che viene approvata

Scrivere una proposta di progetto commerciale richiede sicuramente tempo e un'attenta considerazione, ma ti ripagherà quando sarai riuscito a impressionare i tuoi investitori.

L'approvazione o il finanziamento del tuo progetto può dipendere dall'efficacia della tua proposta di progetto, quindi è essenziale investire quello sforzo extra per perfezionarlo.

Ci sono passaggi che puoi seguire per assicurarti che la tua proposta commerciale abbia un grande impatto sui decisori della tua azienda e in questo post ti guideremo attraverso di loro, spiegando passo dopo passo come scrivere una proposta di progetto. Sono inoltre forniti modelli che puoi utilizzare per scrivere una proposta di progetto vincente.

Cos'è una proposta di progetto

Cominciamo con le basi.

Che cos'è una proposta di progetto? È un documento che elenca tutti gli aspetti di un progetto; il suo background, la visione, gli obiettivi, i compiti, i requisiti, i proprietari, i rischi associati, ecc. Quindi spiega sostanzialmente qual è il tuo progetto, cosa vuoi ottenere con esso e come prevedi di eseguirlo.

È una delle tante parti cruciali della fase di pianificazione del progetto. Descrive ogni fase del progetto, consentendo a tutti di capire cosa è loro richiesto, le loro priorità e l'obiettivo comune per il quale dovrebbero lavorare.

Lo scopo della proposta progettuale è comunicare il valore del vostro progetto a tutti gli stakeholder; clienti, datori di lavoro, investitori e convincerli del valore del progetto.

I vantaggi di una proposta progettuale ben strutturata

• Chiarisce le aspettative del progetto – i requisiti del progetto e il piano d'azione
• Aiuta ad aumentare la fattibilità del progetto
• Offre un'ampia panoramica del progetto consentendo di identificare facilmente i problemi
• Semplifica l'attuazione del progetto

Sono inclusi diversi tipi di proposte di progetto

• Sollecitato formalmente : una proposta presentata in risposta a una richiesta ufficiale di proposta (RFP). Il documento RFP di solito delinea i requisiti delle parti interessate e talvolta esplicita anche le istruzioni per preparare la proposta.
• Sollecitato in modo informale – questo tipo di proposta non richiede una richiesta di offerta, il che significa che non esiste un documento ufficiale che delinei le richieste del cliente o dello stakeholder, quindi non consiste nei dettagli specifici di una formale di solito.
• Non richiesto : questo tipo di proposte è pensato dalla persona che le crea e non è previsto o richiesto da nessuno, tuttavia possono essere di grande valore per lo stakeholder.
• Continuazione : ciò richiede fondamentalmente di aggiornare una proposta in corso o già approvata o di ricordarla agli stakeholder. È necessario effettuare il check-in con le parti interessate e discutere i progressi.
• Rinnovo : è scritto a sostegno del rinnovo di un progetto che è stato terminato o ha esaurito la sua utilità.
• Supplementare : quando hai bisogno di più risorse di quelle originariamente assegnate a un progetto, puoi scrivere una proposta di progetto supplementare. Il suo scopo è giustificare la necessità di risorse extra e rivalutare la portata e la tempistica del progetto.

Come scrivere una proposta di progetto

Una volta identificato il tipo di proposta progettuale più adatta alle tue esigenze, puoi iniziare a scrivere la tua proposta di progetto commerciale.

Prima di iniziare effettivamente a scrivere la proposta di progetto, ci sono alcuni passaggi preliminari che devi compiere. Questi sono:

• Identifica chi sono i tuoi stakeholder. Mentre dovresti mirare a conquistare l'attenzione e l'interesse dei tuoi stakeholder con la tua proposta, il modo migliore per farlo è pensare come loro. Comprendi chi sono, cosa sanno già e cosa preferiscono in base alla tua idea. In base a chi sono, puoi modificare le informazioni che includi e la lingua che usi.
• Raccogli informazioni sul problema che il progetto mira a risolvere, soprattutto in termini di come sta influenzando i tuoi stakeholder e i loro interessi.
• Conduci ricerche sullo stato attuale del problema e sulle potenziali soluzioni che sono già state scoperte da coloro che sono al di fuori della tua azienda o dal tuo stesso team. Questo ti aiuterà ad adattare la tua soluzione per generare un argomento più solido o per determinare se vale la pena perseguire (soprattutto se le soluzioni trovate da altri sono già state testate e hanno fallito).
• Determina l'impatto del progetto sul successo della tua azienda o in che modo andrà a beneficio dei tuoi stakeholder. Organizza le metriche di successo per la proposta e mostra i risultati, e se trovi dei rischi coinvolti, non aver paura di portarli alla luce; in ogni caso, conoscerli ti permetterà di modificare il tuo piano d'azione per resistervi.
• Specificare una sequenza temporale e le risorse necessarie per completare il progetto. Verificare se i team, le attrezzature e il materiale necessari per svolgere le attività del progetto sono disponibili e se gli obiettivi possono essere raggiunti in modo tempestivo. Prendi in considerazione gli altri progetti su cui lavorerà il tuo team, l'attrezzatura o il materiale che non è attualmente disponibile e gli eventuali costi aggiuntivi sulle risorse che dovrai sostenere per realizzare il progetto proposto.
• Crea uno schema della tua proposta di progetto in base alle informazioni che hai raccolto. Annota gli elementi fondamentali; più o meno gli elementi di base dovrebbero includere un'introduzione, un problema, una soluzione, il piano d'azione, la tempistica e le risorse e una conclusione.

Il completamento dei passaggi iniziali sopra ti offre un buon vantaggio per scrivere la tua proposta di progetto aziendale. Il tuo prossimo passo è organizzare la tua ricerca in un documento coerente: una proposta reale. Ecco come scrivere da zero una proposta per un progetto;

1. Scrivi il sommario esecutivo

L'Executive Summary offre una rapida panoramica della proposta che seguirà. Non è solo la prima cosa che il lettore vedrà, ma a volte è l'unica cosa che uno stakeholder leggerà prima di prendere una decisione sull'idea proposta. Pertanto, il sommario esecutivo dovrebbe avere senso per qualcuno che non lo ha letto; a tal fine, dovrebbe consistere in una sintesi di tutte le sezioni del documento.

• Un'analisi del problema
• Le conclusioni a cui sei arrivato
• Il piano d'azione consigliato

Mirare a mantenere il riassunto intrigante e convincente; fare uso di statistiche notevoli nelle prime due frasi per suscitare l'interesse del lettore.

2. Definisci il problema

Fornisci una breve descrizione del problema che il tuo progetto intende risolvere.

Facendo riferimento alla ricerca che hai svolto in precedenza, puoi spiegare la situazione attuale del problema in termini di ciò che viene fatto al riguardo sia all'interno che all'esterno della tua organizzazione e perché i tuoi stakeholder dovrebbero preoccuparsene.

Mentre devi essere diretto con la tua spiegazione, ricorda di usare il linguaggio e i concetti con cui i tuoi stakeholder risuonano di più.

03. Presenta la tua soluzione

Ora che le parti interessate sanno qual è il problema, è il momento di spiegare come entra in gioco il tuo progetto o la tua soluzione. Questa sezione è solitamente la parte più dettagliata della proposta di progetto e, per mantenere l'attenzione del tuo lettore, puoi giocare con l'uso di immagini.

Questa sezione dovrebbe spiegare la tua soluzione e come intendi eseguirla. Dovrebbe rafforzare il fatto che la tua decisione è supportata da una ricerca adeguata e approfondita. Chiarire,

• L'approccio progettuale ; come verrà formato il team, gli strumenti e le attrezzature che verranno utilizzati e come gestirai le modifiche durante l'esecuzione.

• Calendario del progetto ; elencare le attività del progetto insieme alle stime del tempo per ciascuna di esse. La suddivisione delle attività ti consentirà di allocare correttamente il tuo team e puoi utilizzare un diagramma di Gantt in questa sezione per delineare chiaramente le risorse, le attività e la sequenza temporale.

• risultati del progetto ; i risultati finali sono i risultati di un progetto completato (ad esempio un prodotto, un servizio o un rapporto dettagliato). Menziona i risultati del tuo progetto insieme alle date di consegna. Utilizzare qui una struttura di scomposizione del lavoro per aiutare le parti interessate a ottenere un quadro più chiaro.

Se necessario, puoi anche includere informazioni aggiuntive come i rischi previsti e le misure che avresti intrapreso per superarli, un piano di comunicazione e tappe fondamentali per monitorare i progressi.

Per rendere questa sezione più facile da leggere, puoi presentare tutte queste informazioni utilizzando un piano d'azione.

04. Delineare i costi del progetto

Questa sezione si concentra sul costo stimato del progetto proposto. Dovrebbe includere un budget dettagliato per il progetto.

Lo scopo di questa sezione è aiutare gli investitori a farsi un'idea se i costi del progetto possono rientrare nei loro budget, quindi assicurarsi che i calcoli siano il più accurati possibile.

05. Concludi la tua proposta

Fornire una breve rassegna di tutti i punti chiave discussi nel corso della proposta. Poiché questa è l'ultima sezione, è anche l'ultima possibilità che hai per convincere i tuoi stakeholder; quindi rafforza la tua soluzione e perché i tuoi stakeholder dovrebbero preoccuparsene, assicurandoti che il metodo proposto sia nel migliore interesse dell'organizzazione.

06. Aggiungi un'appendice

Questa sezione è riservata ai documenti di riferimento, grafici, grafici, ecc. cui si è fatto riferimento in sede di stesura della proposta progettuale.

07. Rivedere e perfezionare

Per consolidare la tua professionalità e conquistare i tuoi stakeholder, devi presentare una proposta progettuale priva di errori.

Correggi la tua proposta per verificare la presenza di eventuali errori di ortografia ed errori grammaticali. Spesso un paio di occhi nuovi aiuta a rilevare facilmente gli errori; chiedi a un collega di rivedere il documento o attendi 1-2 giorni e rivedilo tu stesso.

Modelli di proposta di progetto

Una proposta di progetto dettagliata e ben strutturata ti aiuterà a rimanere concentrato e a rimanere in pista offrendoti le istruzioni necessarie durante tutto il progetto, il che è sicuramente meglio che tirare fuori cose dalla tua memoria o dalle conversazioni che hai avuto con il tuo team durante quell'incontro settimane indietro.

Per renderlo più facile per tutti, puoi avere un modello di proposta di progetto standard a cui possono fare riferimento quando documentano la loro idea di progetto.

Di seguito sono riportati alcuni modelli di proposta di progetto che puoi condividere con il team.

Proposta di progetto aziendale di una pagina

Puoi modificare questo modello online e condividere il collegamento con il tuo team o le parti interessate online in modo che anche loro possano collaborare. Connettiti con loro tramite la videoconferenza in-app di Creately e guidali attraverso ogni sezione della proposta. In alternativa, utilizzando i commenti in linea, possono anche lasciare il proprio feedback sulla proposta.

Modello di proposta di progetto

Qual è il tuo processo per scrivere una proposta di progetto aziendale?

La creazione di una proposta di progetto a volte può essere di per sé un mini progetto. L'uso di una corretta lista di controllo del processo o di un modello standard può aiutarti ad accelerare le cose. Prima di scrivere la tua proposta di progetto, segui prima i passaggi preliminari sopra menzionati. Tieni a mente i tuoi stakeholder target e fai un caso convincente per la tua proposta.

Vuoi condividere i tuoi pensieri su come scrivere una proposta per un progetto? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto.