La guida facile per lo sviluppo di un piano d'azione efficace

Stai pianificando di trasformare la tua visione in realtà? E qual è il tuo modo migliore per evitare sfide e problemi durante questo viaggio? Un solido piano d'azione.

Abbiamo delineato 6 passaggi che spiegano come scrivere un piano d'azione. Una volta che hai familiarizzato con loro, vai avanti e usa i modelli modificabili di seguito per iniziare subito a pianificare.

Che cos'è un piano d'azione

Un piano d'azione è un elenco di controllo per i passaggi o le attività che è necessario completare per raggiungere gli obiettivi prefissati.

È una parte essenziale del processo di pianificazione strategica e aiuta a migliorare la pianificazione del lavoro di squadra. Non solo nella gestione dei progetti, ma anche i piani d'azione possono essere utilizzati dagli individui per preparare una strategia per raggiungere i propri obiettivi personali.

I componenti di un piano d'azione includono

• Una descrizione ben definita dell'obiettivo da raggiungere
• Compiti/passi che devono essere eseguiti per raggiungere l'obiettivo
• Persone che saranno incaricate di svolgere ogni compito
• Quando saranno completate queste attività (scadenze e pietre miliari)
• Risorse necessarie per completare le attività
• Misure per valutare i progressi

La cosa fantastica di avere tutto elencato in un'unica posizione è che rende più facile tenere traccia dei progressi e pianificare le cose in modo efficace.

Un piano d'azione non è qualcosa di scolpito nella pietra. Man mano che la tua organizzazione cresce e le circostanze circostanti cambiano, dovrai rivedere e apportare modifiche per soddisfare le ultime esigenze.

Perché hai bisogno di un piano d'azione

A volte le aziende non dedicano molto tempo allo sviluppo di un piano d'azione prima di un'iniziativa, che, nella maggior parte dei casi, porta al fallimento. Se non hai sentito, "non riuscire a pianificare è pianificare di fallire", ha detto Benjamin Franklin presumibilmente una volta.

La pianificazione ti aiuta a prepararti per gli ostacoli che ti attendono e a tenerti in carreggiata. E con un piano d'azione efficace, puoi aumentare la tua produttività e rimanere concentrato.

Ecco alcuni vantaggi di un piano d'azione che dovresti conoscere;

• Ti dà una chiara direzione. Poiché un piano d'azione evidenzia esattamente quali passaggi devono essere eseguiti e quando devono essere completati, saprai esattamente cosa devi fare.
• Avere i tuoi obiettivi scritti e pianificati per gradi ti darà un motivo per rimanere motivato e impegnato durante tutto il progetto.
• Con un piano d'azione, puoi monitorare i tuoi progressi verso il tuo obiettivo.
• Poiché stai elencando tutti i passaggi che devi completare nel tuo piano d'azione, ti aiuterà a dare priorità alle tue attività in base allo sforzo e all'impatto.

Come scrivere un piano d'azione | Migliori pratiche

A quanto pare, creare un piano d'azione sembra abbastanza facile. Ma ci sono diversi passaggi importanti che devi seguire con cautela per ottenere il meglio da esso. Ecco come scrivere un piano d'azione spiegato in 6 semplici passaggi.

Passaggio 1: definisci il tuo obiettivo finale

Se non sei chiaro su cosa vuoi fare e cosa vuoi ottenere, ti stai preparando al fallimento.

Stai pianificando una nuova iniziativa? Inizia definendo dove sei e dove vuoi essere.

Risolvere un problema? Analizza la situazione ed esplora le possibili soluzioni prima di dare loro la priorità.

Quindi scrivi il tuo obiettivo. E prima di passare al passaggio successivo, esegui il tuo obiettivo attraverso i criteri SMART. O in altre parole, assicurati che lo sia

• Specifico – ben definito e chiaro
• Misurabile: include indicatori misurabili per monitorare i progressi
• Raggiungibile: realistico e realizzabile entro le risorse, tempo, denaro, esperienza, ecc. che hai
• Rilevante: allineati con gli altri tuoi obiettivi
• Tempestivo: ha una data di fine

Utilizzare questo foglio di lavoro degli obiettivi SMART per semplificare questo processo. Condividilo con gli altri per ottenere anche il loro contributo.

E fai riferimento alla nostra semplice guida al processo di definizione degli obiettivi per saperne di più su come impostare e pianificare i tuoi obiettivi.

Passaggio 2: elenca i passaggi da seguire

L'obiettivo è chiaro. Cosa dovresti fare esattamente per realizzarlo?

Crea un modello approssimativo per elencare tutte le attività da svolgere, le scadenze e le persone responsabili.

È importante assicurarsi che l'intero team sia coinvolto in questo processo e abbia accesso al documento. In questo modo tutti saranno consapevoli dei propri ruoli e responsabilità nel progetto.

Assicurati che ogni compito sia chiaramente definito e sia raggiungibile. Se ti imbatti in attività più grandi e complesse, suddividile in attività più piccole che sono più facili da eseguire e gestire.

Suggerimenti: utilizzare un modello RACI Matrix per chiarire i ruoli e le responsabilità del progetto e pianificare i progetti

Passaggio 3: dai la priorità alle attività e aggiungi le scadenze

È ora di riorganizzare l'elenco dando priorità alle attività. Potrebbe essere necessario dare la priorità ad alcuni passaggi in quanto possono bloccare altri passaggi secondari.

Aggiungi scadenze e assicurati che siano realistiche. Consultare la persona responsabile dell'esecuzione per comprendere la sua capacità prima di decidere le scadenze.

Passaggio 4: imposta le pietre miliari

I traguardi possono essere considerati mini obiettivi che portano all'obiettivo principale alla fine. Il vantaggio dell'aggiunta di pietre miliari è che danno ai membri del team l'attesa di qualcosa e li aiutano a rimanere motivati ​​anche se la data di scadenza finale è lontana.

Inizia dall'obiettivo finale e torna indietro mentre stabilisci le pietre miliari. Ricorda di non tenere troppo poco o troppo tempo tra il traguardo che hai impostato. È una buona pratica distanziare le pietre miliari a due settimane di distanza l'una dall'altra.

Passaggio 5: identificare le risorse necessarie

Prima di iniziare il tuo progetto, è fondamentale assicurarsi di avere a portata di mano tutte le risorse necessarie per completare le attività. E se non sono attualmente disponibili, devi prima fare un piano per acquisirli.

Questo dovrebbe includere anche il tuo budget. Puoi assegnare una colonna del tuo piano d'azione per contrassegnare il costo di ogni attività, se presente.

Passaggio 6: visualizza il tuo piano d'azione

Lo scopo di questo passaggio è creare qualcosa che tutti possano capire a colpo d'occhio e che possa essere condiviso con tutti.

Indipendentemente dal fatto che il tuo piano d'azione abbia la forma di un diagramma di flusso, un diagramma di Gantt o una tabella, assicurati che comunichi chiaramente gli elementi che abbiamo identificato finora: attività, titolari delle attività, scadenze, risorse, ecc.

Questo documento dovrebbe essere facilmente accessibile a tutti e dovrebbe essere modificabile.

Passaggio 7: monitorare, valutare e aggiornare

Dedica un po' di tempo per valutare i progressi che hai fatto con la tua squadra.

Puoi contrassegnare le attività che sono state completate come eseguite su questo piano d'azione finale, portando l'attenzione su come sei progredito verso l'obiettivo.

Ciò farà emergere anche le attività in sospeso o in ritardo, nel qual caso è necessario capire perché e trovare soluzioni adeguate. E quindi aggiornare il piano d'azione di conseguenza.

Modelli di piani d'azione

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La guida facile per creare un business plan per le presentazioni

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Modello di piano d'azione correttivo

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Altri suggerimenti sulla creazione di un piano d'azione?

Un piano d'azione è progettato per guidare la tua strada verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi. Trasforma la tua visione in obiettivi e passaggi attuabili. E ti aiuta a rimanere concentrato e motivato.

Da un singolo dipendente in un'organizzazione a reparti più grandi possono utilizzare i piani d'azione per orientarsi verso il raggiungimento dei propri obiettivi.

Forse stai per creare il tuo primo piano d'azione, o sei già un professionista nello scriverli. Ad ogni modo, vorremmo sentire le vostre opinioni su come scrivere un piano d'azione. Condividili con noi nella sezione commenti qui sotto.