Come scrivere procedure operative standard chiare ed efficaci; La guida pratica con i modelli

Ogni organizzazione ha bisogno di una serie di regole per guidare i suoi membri. A tale scopo sono stabilite procedure operative standard (SOP). Le SOP sono una parte essenziale di qualsiasi azienda e sono necessarie per garantire la qualità e la coerenza delle operazioni organizzative nel mezzo del lavoro quotidiano.

Questo post ti aiuterà a scrivere in modo efficace le procedure operative standard della tua organizzazione e a renderle parte del tuo approccio di gestione quotidiano. Spiega e include,

• Cosa sono le SOP
• Diversi formati SOP
• Come scrivere SOP e best practices
• Modelli SOP modificabili

Quali sono le procedure operative standard

Le procedure operative standard sono un insieme di linee guida scritte su come eseguire accuratamente attività o processi importanti, di routine o ripetitivi in ​​un'organizzazione.

Spiegano il modo in cui le attività dovrebbero essere svolte per facilitare la conformità ai requisiti tecnici e del sistema di qualità e per supportare la qualità dei dati.

Le SOP sono in genere specifiche dell'organizzazione per cui sono scritte e le aiutano a mantenere i processi di garanzia della qualità e controllo della qualità. Aiutano inoltre le organizzazioni a garantire che aderiscano alle normative governative e a mantenere la coerenza nella qualità e nell'integrità dei prodotti e dei servizi offerti.

POS,

• Sono documenti interfunzionali
• Rappresenta il flusso di lavoro tra le funzioni
• Vengono avviati tramite una mappa di processo
• Rispondi alla domanda "chi fa cosa?"
• Sono scritti con voce attiva

Al posto delle procedure operative standard vengono utilizzati anche termini come protocolli, fogli di lavoro, istruzioni di lavoro e procedure operative di laboratorio.

Importanza delle procedure operative standard

Quasi tutte le attività, dalla pulizia di una macchina di produzione all'esecuzione di un processo critico, possono essere documentate attraverso procedure operative standard. Loro aiutano,

• Migliorare le prestazioni aziendali fornendo protezione, salute, ambiente e informazioni operative necessarie per portare a termine con successo i singoli processi aziendali
• Garantire la sicurezza e la qualità di prodotti e servizi
• Garantire la conformità a standard, regolamenti e linee guida pertinenti
• Rimuovere le variazioni nelle procedure e nei processi svolti da diversi dipendenti in diverse sedi o stabilimenti, contribuendo così a mantenere la coerenza
• Servire come una solida base per la formazione e l'inserimento di nuovi dipendenti
• Consentire il controllo dei processi e, a sua volta, consentire opportunità di miglioramento continuo
• Facilitare una migliore comunicazione
• Servire come liste di controllo per aiutare gli ispettori con le procedure di auditing
• Ricostruire i sistemi operativi in ​​nuove impostazioni

Tipi di SOP | Formati di procedure operative standard

Sebbene le organizzazioni possano utilizzare un formato preferito o personalizzato per scrivere le proprie procedure operative standard, esistono alcuni tipi di formati SOP ampiamente utilizzati dalle organizzazioni.

Formato lista di controllo

Questo prende la forma di un elenco di cose da fare in cui sono delineate le diverse attività da svolgere. Questo è adatto per team più piccoli o individui che non richiedono istruzioni dettagliate.

Formato passo passo

Questo formato utilizza elenchi puntati o numerati per presentare le linee guida SOP. Questo formato è più adatto per procedure o processi di routine, diretti e facili da seguire.

Formato gerarchico

Simile al formato passo-passo, il formato gerarchico spiega anche le procedure passo-passo. Tuttavia, in questo formato, i passaggi secondari vengono aggiunti in ogni passaggio principale come elenchi puntati o numerati per evidenziare le informazioni aggiuntive richieste. Questo formato è più adatto per procedure complesse con molte informazioni.

Formato diagramma di flusso

I diagrammi di flusso aiutano a semplificare complesse procedure operative standard con molti possibili risultati imprevedibili attraverso la visualizzazione. Questo formato evidenzia anche come ogni fase del processo è collegata tra loro, delineando così chiaramente il suo flusso per una più facile comprensione.

Come scrivere procedure operative standard e best practices

Passaggio 1: identificare le procedure da documentare

Il primo passaggio consiste nell'identificare le attività, i processi o i flussi di lavoro per i quali è necessario scrivere le linee guida.

Parla con un esperto dei processi o con i singoli dipendenti per scoprire le attività che svolgono quotidianamente, settimanalmente o mensilmente quasi allo stesso modo. Hai anche la possibilità di raccogliere le informazioni necessarie qui attraverso un sondaggio se parlare con loro si rivela difficile.

Con questo elenco in mano, puoi quindi procedere a individuare i processi che devono essere standardizzati.

Se il requisito è aggiornare una SOP esistente, rivederla e migliorarla con l'aiuto di qualcuno che abbia una formazione adeguata ed esperienza nell'esecuzione del processo pertinente.

Passaggio 2: definire l'obiettivo

Quindi, identificare l'obiettivo della creazione del documento SOP. È per allineare i processi con le priorità aziendali? O per garantire che i processi funzionino bene? Identificare il motivo per cui si scrivono le SOP ti consentirà di strutturarlo in modo più efficace.

Nel caso di una SOP esistente, identifica i punti deboli o gli ostacoli nei tuoi processi che causano ritardi e fallimenti e determina quali modifiche dovrebbero essere apportate per migliorarli.

Passaggio 3: scegli un formato

Esistono diversi formati SOP che soddisfano i diversi requisiti aziendali e i processi coinvolti. Come discusso in precedenza, questi formati SOP includono elenchi di controllo, formato passo-passo, formato gerarchico e formato diagramma di flusso. Uno di questi formati può essere selezionato in base al tipo di informazioni che si desidera condividere.

Passaggio 4: identificare i creatori e le parti interessate

Le SOP dovrebbero essere scritte da esperti in materia che sono effettivamente coinvolti nell'esecuzione o nell'utilizzo del processo.

Quando si scrivono procedure operative standard per processi multi-tasking, considerare un approccio di squadra in cui è possibile utilizzare le esperienze di più persone coinvolte.

Inoltre, possono essere coinvolti anche dirigenti e dirigenti di livello C per garantire che le SOP

• Allinearsi con le priorità aziendali di livello superiore
• Dispone delle risorse necessarie e delle attrezzature da implementare
• Sono plausibili in termini di consumo di risorse e logistica

Suggerimento: indipendentemente dal fatto che ti affidi al responsabile dell'attività o a uno scrittore interno per documentare le procedure operative standard, assicurati che abbiano le necessarie capacità di scrittura tecnica e una conoscenza approfondita dei processi organizzativi pertinenti.

Passaggio 5: determina il pubblico

Sapere chi farà riferimento alle SOP è essenziale per scriverle in modo efficace.

Le SOP dovrebbero essere scritte con dettagli sufficienti per consentire ai dipendenti, anche a persone con una conoscenza ed esperienza limitate del processo, di riprodurre la procedura senza supervisione.

Per determinare il livello di dettaglio che dovrebbe essere incluso in una SOP, devi prima capire per chi la stai scrivendo. Potrebbe trattarsi di un nuovo dipendente senza alcuna conoscenza preliminare o di qualcuno che ha svolto le attività più volte. Imparare le loro esigenze ti aiuterà a personalizzare la SOP per la loro comprensione

• Concentrandosi completamente sui propri doveri
• Usare il linguaggio e la terminologia corretti a loro familiari e le spiegazioni della terminologia che sono nuove per loro

Suggerimento: parla con i dipendenti che sono in ultima analisi responsabili dell'esecuzione dei processi e impara a conoscere le sfide che devono affrontare e ascolta i loro suggerimenti. Utilizzando uno spazio di lavoro visivo come Creately, puoi portare tutti sulla stessa tela per facilitare la collaborazione mentre visualizzi, modifichi e rivedi le procedure operative standard.

Passaggio 6: crea uno schema della SOP

Una volta che tutto è stato finalizzato - il processo, i creatori, il pubblico e il formato - inizia a pianificare il documento. Di seguito sono riportati i componenti tipici inclusi nel documento SOP.

Gli elementi di un documento SOP

• Frontespizio : è riservato a includere le informazioni rilevanti sul documento, inclusi il nome SOP, la data di creazione, il numero di identificazione univoco, i nomi degli autori del documento e il dipartimento o la designazione dei soggetti che implementeranno il SOP.
• Sommario : se necessario, includi un sommario per facilitare a chiunque la navigazione nel documento. Questo elemento è utile nel caso di documenti SOP che contengono più pagine.
• Informazioni preparatorie : includono informazioni preliminari come lo scopo della SOP, ruoli e responsabilità, risorse, materiali e attrezzature necessarie e precauzioni di sicurezza.
• Metodologia e procedure : questa sezione spiega le procedure utilizzando il formato SOP scelto.
• Controllo e garanzia della qualità : è qui che vengono delineate le rubriche o altri mezzi per misurare le prestazioni dei dipendenti in relazione alle SOP.
• Riferimento e glossario : questa sezione è riservata all'elenco delle risorse esterne citate all'interno del documento e alla spiegazione più dettagliata dei termini a cui si è fatto riferimento.

Suggerimento: Accompagna dettagli complessi con diagrammi semplificati come diagrammi di flusso, mappe di processo o diagrammi di flusso di lavoro e illustrazioni per aiutare il lettore a comprendere meglio.

Usa uno stile di scrittura coerente

Le SOP dovrebbero essere di facile comprensione, concise e precise per garantire che tutti le comprendano e le seguano correttamente, evitando così rischi e deviazioni per la qualità e la sicurezza. A tal fine assicurarsi che le procedure operative standard,

• Sono scritti utilizzando un formato passo-passo facile da seguire
• Sono inequivocabili e non molto complessi
• Si scrivono usando la voce attiva e il tempo presente. Evita di usare ma implica il termine "tu"
• Non sono lunghi e ridondanti
• Rispettare la guida di stile (ad es. tipo di carattere, dimensione del carattere e colori utilizzati) utilizzata dall'organizzazione
• Utilizzare i diagrammi di flusso per visualizzare i processi spiegati

Passaggio 7: rivedere e approvare le SOP

Le SOP scritte dovrebbero essere riviste da una o più persone che hanno una conoscenza adeguata, una formazione ed esperienza con il processo. I revisori dovrebbero prendere nota e condividere eventuali problemi o preoccupazioni che incontrano durante la revisione del documento. Questi possono quindi essere corretti prima dell'approvazione.

Suggerimento: chiedi alla persona responsabile dell'esecuzione del processo di testare le SOP redatte prima di finalizzarle.

Per essere efficaci, le SOP devono rimanere aggiornate. Ciò comporta la revisione, l'aggiornamento e la riapprovazione regolarmente ogni volta che le procedure subiscono modifiche.

Queste SOP dovrebbero anche essere sistematicamente riviste ogni 1-2 anni per garantire che siano pertinenti. Come best practice, menzionare sempre la data di revisione delle SOP che sono state riviste. Nel caso in cui un determinato processo non venga più seguito, rimuoverlo dal file e archiviarlo.

Suggerimento: assicurati che i documenti SOP siano prontamente disponibili in formato cartaceo o digitale, in particolare per coloro che sono direttamente coinvolti nello svolgimento delle attività. Crea una libreria SOP con Creately; centralizza tutti i documenti, le risorse, i collegamenti e gli elementi visivi necessari relativi alla documentazione SOP in un'unica area di lavoro connessa in cui puoi collaborare in tempo reale tramite videoconferenza e editing sincrono.

Pronto a scrivere le tue procedure operative standard?

Le SOP ti consentono di utilizzare i migliori metodi di lavoro in un'azienda e creare un semplice documento di migliori pratiche che consenta a tutti di dare il meglio di sé in quello che fanno. In questo post, abbiamo trattato di tutto, da come scrivere procedure operative standard efficaci a modelli che puoi utilizzare subito. Segui i passaggi per crearne uno con successo.

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