In che modo il software di gestione dei visitatori aiuta a garantire la sicurezza aziendale

Garantire la sicurezza nei luoghi di lavoro, inclusi uffici e ambienti aziendali, è incredibilmente importante. Esistono due aspetti principali della sicurezza sul posto di lavoro: la sicurezza digitale, che protegge i dati importanti dalle minacce informatiche, e la sicurezza fisica, che salvaguarda i locali, i dipendenti e i visitatori. Entrambi sono cruciali per il buon funzionamento e la crescita di un'organizzazione.

Quando si considerano le modalità per migliorare la sicurezza in un ambiente d'ufficio, l'attenzione si concentra sull'adozione di misure che gestiscano e monitorino in modo efficace tutti coloro che entrano ed escono. Il progresso tecnologico ha introdotto strumenti innovativi, uno dei quali è il Visitor Management Software.

Questo software aiuta a tenere traccia delle persone che visitano i locali, garantendo che entrino solo le persone autorizzate, per motivi di sicurezza di tutti i presenti nell'edificio. L’integrazione di servizi di sicurezza aziendale così avanzati è vitale per salvaguardare il posto di lavoro, rendendolo uno spazio più sicuro e protetto per tutti i soggetti coinvolti, comprese le società di sicurezza aziendale e le alleanze aziendali.

Cos'è il software di gestione dei visitatori?

Il software di gestione dei visitatori è uno strumento specializzato che automatizza e supervisiona il processo di registrazione, monitoraggio e tracciamento delle persone che visitano un edificio o un'organizzazione. Questo software funziona con programmi e apparecchiature unici, come chioschi o tablet, per raccogliere dati sui visitatori e generare badge dei visitatori.

L'obiettivo principale di questo software è garantire la sicurezza. Lo fa identificando chi entra o esce da una struttura, oppure riconoscendo e valutando i visitatori sulla base di protocolli di sicurezza ed evitando accessi non autorizzati.

Miglioramento delle misure di sicurezza sia per i visitatori che per i dipendenti, App Vizitor , che facilita la registrazione dei visitatori senza contatto e la gestione delle presenze dei dipendenti. La sua perfetta integrazione si allinea bene con le esigenze delle società di sicurezza aziendale, favorendo un ambiente sicuro e protetto all'interno dei locali aziendali. L’implementazione di una sicurezza aziendale così avanzata è davvero importante per la sicurezza e la protezione del posto di lavoro.

Tipi di software per la gestione dei visitatori

Esistono diversi tipi di soluzioni software di gestione dei visitatori su misura per le varie esigenze dei settori:

• Sistemi di accesso digitale di base per i visitatori: i sistemi di accesso digitale di base per i visitatori digitalizzano le attività dei visitatori, sostituendo i tradizionali registri cartacei e operano all'interno dei locali, consentendo alle aziende di acquisire informazioni sui visitatori ed emettere badge digitali a livello centrale. Sebbene semplici, mancano di funzionalità avanzate.
• Soluzioni basate sul cloud: offrendo l'autoregistrazione tramite piattaforme online o app mobili, questi sistemi semplificano la raccolta dei dati utilizzando la tecnologia cloud. Si dimostrano vantaggiosi per le organizzazioni con più sedi e per i lavoratori remoti, garantendo l'accessibilità da qualsiasi luogo.
• Sistemi integrati: rappresenta un altro tipo, che collabora con il controllo degli accessi esistenti e le misure di sicurezza fisica. Combinando funzionalità basate su cloud e metodi di accesso touchless come codici QR o riconoscimento facciale, i sistemi integrati gestiscono in modo efficiente i visitatori e gli accessi fornendo al contempo preziose informazioni sul comportamento dei visitatori.
• Sistemi di chioschi self-service: fornendo un'esperienza di check-in indipendente ai visitatori tramite touch screen intuitivi, questi chioschi consentono l'acquisizione di foto, la scansione di documenti d'identità e la stampa di badge in loco, contribuendo a far avanzare le misure di sicurezza aziendale. I sistemi di chioschi self-service riducono il carico di lavoro della reception e garantiscono un processo sicuro di tracciamento dei visitatori.
• Sistemi biometrici: sistemi avanzati che utilizzano metodi di identificazione biometrica come il riconoscimento facciale e la scansione delle impronte digitali per check-in sicuri e semplificati. Questi metodi migliorano la sicurezza e semplificano i processi di verifica dei visitatori.
• Sistemi basati su app mobili e basati sul Web: offrendo semplici processi di check-in tramite app mobili personali o portali Web, questi sistemi supportano la preregistrazione e la registrazione in blocco dei visitatori. Semplificano le procedure di check-in e contribuiscono a una gestione efficiente dei visitatori.

In che modo il software di gestione dei visitatori aiuta a garantire la sicurezza aziendale?

Nel mondo di oggi, molte persone, inclusi dipendenti, visitatori e fornitori, entrano ed escono ogni giorno dai locali aziendali. Questo flusso di persone comporta alcuni rischi che le aziende devono affrontare.

Sebbene la maggior parte delle aziende disponga di telecamere e allarmi di sicurezza, spesso trascura l’importanza di rafforzare la sicurezza alla reception, che funge da prima linea di difesa. L’aggiornamento ad un sistema di gestione dei visitatori contribuisce in modo significativo a garantire la sicurezza e la protezione degli spazi aziendali.

Il software di gestione dei visitatori contribuisce in modo significativo al mantenimento della sicurezza aziendale utilizzando diverse funzionalità volte a salvaguardare i locali e gestire le interazioni dei visitatori.

Alcune delle funzionalità offerte dall'app Vizitor hanno rivoluzionato la gestione dei visitatori e dei dipendenti attraverso le sue soluzioni digitali touchless. Consentendo il check-in semplice, la firma digitale dei documenti, la stampa di badge e la presenza touchless per i dipendenti, ha migliorato la sicurezza e l'efficienza sul posto di lavoro.

• Pre-registrazione: quando i visitatori, in particolare gli ospiti VIP, pianificano la loro visita in anticipo registrandosi in anticipo, il processo di check-in diventa fluido e lascia un'impressione positiva e duratura. Questo approccio ponderato non solo semplifica il loro ingresso, ma rafforza anche la sicurezza riducendo al minimo gli ingressi imprevisti, contribuendo a far avanzare le misure di sicurezza aziendale.
• Tecnologia Touchless/QR: quando visitatori e dipendenti hanno la possibilità di effettuare il check-in utilizzando metodi di accesso touchless o con codice QR, si crea un'esperienza senza problemi senza contatto fisico. Questo approccio basato sulla tecnologia dà priorità ai protocolli di sicurezza garantendo al tempo stesso un comodo processo di check-in, allineandosi perfettamente con i servizi di sicurezza aziendali e mantenendo un ambiente sicuro all'interno dei locali.
• Acquisizione di foto dal vivo: quando i visitatori effettuano il check-in, un sistema di gestione dei visitatori scatta le loro foto dal vivo. Ciò aiuta a garantire che siano chi dichiarano di essere, riducendo il rischio di furto d'identità o di fornire informazioni false. Aiuta anche a mantenere registri accurati dei visitatori, utili per indagini o controlli.
• Stampa badge: il software facilita la creazione di badge personalizzati contenenti dettagli e foto dei visitatori. Ciò aiuta a identificare e tracciare facilmente i visitatori all'interno dei locali aziendali, garantendo un livello di sicurezza più elevato.

Tali funzionalità di sicurezza di alto livello sono integrate con l'app Vizitor che consente l'identificazione e il monitoraggio semplici dei visitatori all'interno dei locali aziendali. Eleva i protocolli di sicurezza a un livello superiore e garantisce un'esperienza di gestione dei visitatori senza interruzioni.

• Carta d'identità personalizzabile: i visitatori possono caricare le proprie carte d'identità, garantendo che l'azienda disponga delle informazioni corrette e necessarie. La memorizzazione di questi dati aiuta ad aumentare la responsabilità dei visitatori e riduce le possibilità di furto di identità.
• Firma digitale dei documenti: consente agli ospiti di firmare digitalmente documenti importanti, garantendo riservatezza e sicurezza per accordi sensibili come NDA e deroghe. Questo processo di firma elettronica protegge le informazioni aziendali dall'esposizione.
• Accordo personalizzabile: visitatori diversi potrebbero dover firmare accordi diversi su misura per il loro scopo. Ad esempio, un fornitore potrebbe firmare un accordo diverso rispetto a qualcuno che viene per un colloquio. Questi accordi aiutano a garantire che i visitatori rispettino politiche di sicurezza specifiche.
• Invia e controlla gli inviti: i dipendenti possono inviare inviti inclusi i dettagli della sede e dell'host, mentre i visitatori ricevono codici di accesso univoci con i loro inviti. Questo approccio organizzato alla gestione degli ingressi migliora le misure di sicurezza.
• Aggiungi organizzazione: durante la transizione tra luoghi diversi, il Visitor Pass unificato garantisce un processo di registrazione senza interruzioni. Questa funzionalità offre comodità e coerenza tra i vari siti, contribuendo a far avanzare le misure di sicurezza aziendale e migliorando la sicurezza complessiva sul posto di lavoro.
• Presenza touchless: i check-in e i check-out touchless tramite il Visitor Pass migliorano la comodità e la sicurezza dei dipendenti. Questo approccio touchless supporta un ambiente di lavoro più sicuro.
• Notifica e approvazione dell'host: questa funzione divide i visitatori nelle categorie Invitati e Entrati. I visitatori invitati vengono preregistrati e convalidati, mentre i visitatori Walk-in scelgono il proprio host all'arrivo. Gli host ricevono notifiche e possono decidere se incontrare il visitatore, garantendogli il controllo sulle visite.

Questo processo è reso più comodo e sicuro dall'app Vizitor che consente all'host di approvare o disapprovare in modo rapido e sicuro i propri visitatori all'ingresso con messaggi ed e-mail personalizzati, in conformità con i protocolli di sicurezza della struttura.

• Avviso di permanenza oltre il limite: se un visitatore rimane più a lungo del consentito, questa funzione avvisa il personale interessato. Aiuta a prevenire le violazioni della sicurezza consentendo azioni tempestive e risposte più rapide a potenziali incidenti di sicurezza.

Conclusione

Il software di gestione dei visitatori è diventato molto importante per promuovere la sicurezza aziendale in diversi settori e funzioni operative. Man mano che i luoghi di lavoro si evolvono, adottando modelli di lavoro ibridi e assistendo a un aumento del traffico, le aziende necessitano di solide soluzioni di gestione dei visitatori per affrontare le nuove sfide in modo efficace.

L'implementazione di software come l'app Vizitor migliora significativamente il livello dei servizi di sicurezza aziendale per le aziende che cercano soluzioni affidabili. Con funzionalità personalizzate per check-in senza contatto, firma digitale di documenti e monitoraggio attivo dell'occupazione, Vizitor garantisce una forte sicurezza delle alleanze aziendali, allineandosi alle esigenze delle aziende moderne.