Sei stato incaricato di gestire l' istanza HubSpot della tua azienda? Questo è un grande lavoro. E inizia con l'organizzazione e la razionalizzazione del tuo portale.

Mantenere pulito il tuo account HubSpot è la chiave per una gestione di successo di HubSpot.

Se hai ereditato un account esistente, può essere difficile sapere da dove iniziare. Con così tanta interconnettività tra landing page, CTA, link, immagini e altro, tirare un thread prima di un altro può causare collegamenti interrotti e esperienze utente scadenti.

In questo articolo, discutiamo del motivo per cui avere una chiara strategia organizzativa è fondamentale per una crescita scalabile con HubSpot e l'ordine corretto per ripulire le risorse HubSpot.

Vedi di più sull'ordine ideale e sui passaggi esatti di seguito. Oppure, salta a quella sezione ora.

Perché devo mantenere pulite le mie risorse HubSpot?

Se stai leggendo questo post, è probabile che tu abbia già un po' di confusione nella tua istanza HubSpot. Che si tratti di oltre 50 copie del tuo logo in HubSpot Files o di dozzine di modelli di landing page clonati nel tuo Design Manager, un portale disordinato e disorganizzato causa mal di testa.

Perché un portale disordinato rende più difficile la gestione di HubSpot:

• Problemi di branding : quando il tuo personale sceglie vecchi modelli per e-mail, landing page e altro, potresti causare incubi al marchio o alla conformità per la tua azienda.
• Problemi di ridimensionamento - Se hai solo una copia del tuo logo, è abbastanza facile sostituire quel file ovunque esista quando si esegue una riprogettazione. D'altra parte, se disponi di centinaia di loghi di dimensioni, varianti e posizioni diverse, potresti invece ritrovarti a passare ore e ore a sostituire contenuti che avrebbero potuto richiedere 15 secondi per la sostituzione. Questo vale anche per altre aree globali come intestazioni, piè di pagina, menu del sito, moduli predefiniti e altro.
• Tempo, denaro e fatica sprecati - Ordinare centinaia di file, modelli e moduli , come sai , non è un uso strategico del tuo tempo. Se non riesci a trovare subito quello che stai cercando, potresti finire per esternalizzare o progettarne uno nuovo.

Qual è la sfida più grande quando organizzi il tuo portale di marketing HubSpot?

Tutto nel tuo portale HubSpot è connesso. Questo è parte del motivo per cui l'utilizzo di HubSpot è così fondamentale per chiudere il cerchio sulla strategia di marketing della tua azienda.

Ma può anche rendere molto complicata la pulizia delle risorse.

Nel momento in cui un contatto viene caricato, può essere nutrito tramite social media, e-mail, post di blog e varie pagine di siti Web. Il logo che carichi in Impostazioni sito Web è il logo che vedranno sul tuo sito Web e su tutte le e-mail che invii da HubSpot. Il piè di pagina utilizzato nella tua home page Global Group può apparire su oltre 50 pagine.

Ciò significa che non puoi semplicemente accedere e iniziare a eliminare i contenuti. Soprattutto se il tuo portale è attivo da più di due anni o hai più dipendenti che lavorano all'interno di HubSpot.

L'eliminazione di un logo potrebbe eliminare tutti i loghi utilizzati nel sito. Proprio come l'eliminazione di un contatto può eliminare tutta la sua cronologia nel tuo CRM integrato.

Come mantenere organizzato il tuo portale di marketing

Il primo e più cruciale passaggio è determinare una convenzione di denominazione per i tuoi contenuti. Le convenzioni di denominazione rendono i tuoi contenuti ricercabili e più facili da organizzare.

Come sviluppare una convenzione di denominazione dei contenuti HubSpot

Ecco alcuni esempi di linee guida della convenzione di denominazione che puoi utilizzare per i tuoi contenuti di marketing in HubSpot.

Tipo di contenuto	Convenzione di denominazione suggerita	Esempio
Campagne	Nome campagna - Data di inizio campagna	Campagna sui lead di produzione - 1° trimestre 2020
Landing Page, coltiva i flussi di lavoro	Nome campagna - Nome contenuto - Anno di pubblicazione	Campagna dei leader di produzione - La lista di controllo per l'efficienza della catena di montaggio definitiva - 2020
Coltiva le email	Nome della campagna (o flusso di lavoro) - Email # in sequenza	Coltivare i cavi freddi - Email n. 2
Elenchi, flussi di lavoro interni, e-mail di marketing una tantum	Nome altamente descrittivo: prendi in considerazione l'aggiunta di una data	Newsletter di produzione - maggio 2021
Modelli, moduli e cartelle in Design Manager	Nome pagina - Anno	Pagina iniziale - 2020
Standard globali, regionali o linguistici	Prefisso internazionale - Indicatore della lingua - Nome del contenuto	USA - IT - Campagna per i lead di produzione - Q3 2020

Questa convenzione di denominazione è specificamente progettata per consentire una facile ricerca in ogni strumento. Trovare le tue risorse più velocemente ti renderà la vita molto più facile tra 6-12 mesi.

Procedure consigliate per il caricamento e la denominazione di file in HubSpot

Quando carichi immagini, file, PDF, video, ecc. in HubSpot, l'opzione migliore è dare al tuo file un nome altamente descrittivo. Se il tuo file immagine ha questo aspetto: GettyImage291830 — dovresti dedicare qualche minuto in più per rinominare quel file.

Tra sei mesi potresti cercare quella fantastica immagine di una giovane donna che scrive messaggi sul suo telefono , ma non la troverai mai se ha un nome completamente non correlato.

Inoltre, potrebbe non essere saggio aggiungere un anno ai nomi dei file , specialmente per i contenuti che desideri siano sempreverdi.

Diciamo che nel 2020 filmi un webinar davvero fantastico che sarà rilevante per gli anni a venire. Se nel nome del file appare "2020", quando qualcuno scarica il video nel 2022, appare immediatamente datato.

SUGGERIMENTO PRO: consigliamo vivamente di creare una guida agli standard HubSpot che delinei chiaramente quali sono i tuoi standard di organizzazione. Ciò assicurerà che tutti in azienda sappiano come mantenere organizzato il portale.

Usa le cartelle HubSpot per la gestione dei contenuti

Le cartelle sono disponibili per diverse aree chiave di HubSpot tra cui pagine di siti Web, pagine di destinazione, e-mail, flussi di lavoro e altro ancora. Le cartelle possono aiutarti:

• Organizza i tuoi contenuti per importanza o per processi chiave: ad esempio, potresti voler mantenere tutti i tuoi flussi di lavoro automatizzati di back-end critici in un'unica cartella. Potresti anche volere tutte le tue notifiche interne automatizzate in un'unica cartella.
• Organizza i tuoi contenuti per campagna: così puoi vedere tutto ciò che hai in diretta per una particolare offerta o campagna in un unico posto
• Organizza i tuoi contenuti per paese, regione o proprietà: in modo da poter impostare autorizzazioni chiave per determinati segmenti di contenuto in pochi secondi.

SUGGERIMENTO PRO: l'archiviazione dei contenuti è un ottimo modo per spostare i contenuti che non stai utilizzando , ma che non sei ancora pronto per l'eliminazione , dalle aree di contenuto principali. Tuttavia, ti consigliamo vivamente di aggiungere la convenzione di denominazione [ARCHIVED] all'inizio del nome del tuo contenuto interno.

Come mai? Successivamente, quando andrai a eliminare file, moduli, ecc. sarai in grado di vedere se appaiono su contenuti live o archiviati avendo il termine "archiviato" nel nome del tuo contenuto.

Il modo migliore per gestire il tuo portale HubSpot

Se sei stato incaricato di riorganizzare il portale HubSpot della tua azienda, niente panico. Abbiamo l'ordine delle operazioni ideale per avvicinarti alla tua pulizia e alla gestione a lungo termine. Seguendo questi passaggi, puoi assicurarti di non ribaltare un'intera campagna semplicemente archiviando un'e-mail.

Come rivedere e ripulire le tue risorse di marketing HubSpot

1. Gestione database dei contatti

Ti consigliamo di iniziare con una pulizia del database dei contatti perché la maggior parte dei clienti HubSpot viene fatturata in base al numero di contatti disponibili nel proprio sistema.

Dovresti rimuovere regolarmente i contatti che hanno:

• Annullato l'iscrizione a tutti i contenuti dell'e-mail (o contrassegnato come spam)
• Rimbalzato hard dal tuo portale (o rimbalzato globale , il che significa che sono rimbalzati hard dal portale di un altro utente HubSpot)

Potresti anche considerare di rimuovere regolarmente i contatti che:

• Non sei stato attivo per 2-3 volte più a lungo del tuo ciclo di vendita più lungo. Questi contatti sono altamente disimpegnati ed è improbabile che si riattivino. Ecco un ottimo articolo sull'importanza di filtrare la posta grigia in HubSpot.
• Non si adattano ai tuoi acquirenti target , ad esempio, se le dimensioni della loro azienda sono troppo piccole, se sono un venditore o hanno cercato di venderti qualcosa, se stavano cercando un lavoro, ecc.

Prima di eliminare i contatti, considerare le seguenti implicazioni per la perdita di dati:

• Dati di invio del modulo
• Informazioni sulla visita del sito web
• Dati sull'appartenenza a elenchi (ad es. informazioni sul fatto che fanno parte di elenchi statici)
• Dati da integrazioni (ad es. Salesforce, Wistia, GoToWebinar, SurveyMonkey)
• Dati di transizione della fase del ciclo di vita
• Informazioni sul completamento dell'evento personalizzato

Tuttavia, mantenere i contatti a cui non puoi commercializzare , per la maggior parte) è uno spreco di spazio nel tuo portale. A meno che tu non stia utilizzando un'intelligenza artificiale avanzata per il punteggio dei lead e non sia necessario mantenere chiusi i contatti persi a scopo di segnalazione, ti consigliamo di ripulire il tuo portale dai contatti "inutilizzabili" a intervalli regolari.

La deduplicazione di contatti e aziende è un ottimo modo per risparmiare spazio e assicurarsi di avere una forte integrità dei dati. Ecco una guida su come controllare e deduplicare i contatti.

Nota importante prima di passare al passaggio 2: sebbene la pulizia delle proprietà dei contatti sia tecnicamente il passaggio n. 9 di questo articolo, consigliamo vivamente di controllare le proprietà prima di procedere. Identificare le proprietà duplicate, le proprietà che non verranno più utilizzate e quelle che dovrebbero e non dovrebbero essere utilizzate nei moduli, nei flussi di lavoro e nelle integrazioni. Tienine traccia in un foglio di calcolo o in un documento separato. Questo ti assicurerà di essere pronto per il successo nei passaggi seguenti. E renderà molto più semplice l'eliminazione delle proprietà quando arriverai al passaggio n.

2. Rivedi le tue integrazioni HubSpot

Ora che il database dei contatti è stato ripulito e hai un'idea precisa di quali proprietà rimarranno e andranno , assicurati di dedicare del tempo a rivedere le tue integrazioni. Trascorri del tempo a rivedere:

• Quali integrazioni sono attualmente attive?
• Come fluiscono i dati tra i sistemi?
• È questo che vuoi? Cosa si può disattivare o rimuovere?
• Hai un account con Zapier? Cosa sono gli Zap live?

Se utilizzi l'integrazione HubSpot > Salesforce, è il momento di rivedere:

• Il tuo elenco di inclusione di Salesforce
• Le tue impostazioni di sincronizzazione di Salesforce o CRM

3. Pulisci il tuo HubSpot Landing e le pagine del sito web

È davvero importante iniziare ripulendo le tue risorse di marketing più grandi prima di passare a quelle più piccole come moduli ed e-mail di follow-up. Non vuoi mai che qualcuno arrivi a una pagina con risorse rotte. Il modo migliore per prevenirlo è iniziare dall'alto e lavorare verso il basso.

Elimina (o archivia) i contenuti che non forniscono più valore alla tua attività. Questo articolo mostra come valutare il rendimento della tua pagina in modo da poter prendere decisioni strategiche su cosa conservare e cosa rimuovere.

Nota importante: come accennato in precedenza, se archivi i tuoi contenuti, prova ad aggiungere la convenzione di denominazione [ARCHIVED] all'inizio del nome del tuo contenuto interno. Questo ti farà risparmiare così tanto tempo e fatica in seguito.

In generale, consigliamo di reindirizzare i contenuti archiviati/eliminati a una pagina altamente pertinente come riserva. Soprattutto se hai promosso pesantemente la pagina sui social, tramite e-mail o se hai CTA che puntano al contenuto.

Considera dove vengono visualizzate le tue offerte sul tuo sito e in altri contenuti live.

Potrebbe essere necessario rimuovere i riferimenti alla tua pagina di destinazione da:

• Il centro risorse del tuo sito web
• Il tuo menu di navigazione o piè di pagina
• La barra laterale del tuo blog
• Le tue campagne o email alimentano
• Le tue pagine pilastro

SUGGERIMENTO PRO: mentre archivi o elimini le pagine di destinazione, potresti anche considerare di eliminare o archiviare l'e-mail di follow-up che è stata aggiunta direttamente all'editor della pagina di destinazione. Ciò ti farà risparmiare tempo nel passaggio 7, pulizia della posta elettronica.

4. Consolida le tue CTA HubSpot

La pulizia successiva delle CTA è fondamentale perché non vuoi indirizzare i tuoi visitatori a contenuti che non sono più attivi. Se hai utilizzato una convenzione di denominazione all'inizio, sarà facile identificare le CTA che puntano al tuo contenuto.

Nella dashboard dell'invito all'azione, la colonna "Posizioni" evidenzierà in quanti posti appare l'invito all'azione e dove.

Nell'esempio seguente, il nostro CTA appare in 56 posizioni. Possiamo eliminare questo CTA (che lo estrarrà da tutto il contenuto). Può essere rischioso se hai usato il testo per richiamare la CTA. Se hai un contenuto correlato, possiamo riprogettare l'invito all'azione esistente e aggiornare l'URL. Questo lo aggiornerà in tutti i 56 luoghi.

In alternativa, per un'esperienza utente più accurata, puoi navigare in tutti i 56 luoghi e rimuovere/sostituire completamente le CTA.

5. Pulisci i tuoi moduli HubSpot

Ora che sai quali contenuti sono attivi e quali sono archiviati, puoi ripulire i tuoi moduli. Rimuovi i moduli che non vengono visualizzati su alcun contenuto live. Sarai in grado di vedere se appaiono solo sul contenuto archiviato a causa della convenzione di denominazione che hai aggiunto nel passaggio n. 3.

Per semplificare la revisione, prova a organizzare la dashboard Moduli in base al numero di pagine su cui appare il modulo:

NOTA: questa visualizzazione non ti mostrerà se il modulo è stato incorporato in pagine esterne (non HubSpot).

SUGGERIMENTO PRO: mentre controlli i moduli, potresti anche voler cercare opportunità per implementare una buona strategia per i moduli , come l'aggiunta di una profilazione progressiva, l'aggiunta del consenso GDPR, la mappatura delle richieste sul campo in base al valore dell'offerta e altro ancora.

Assicurati di rivedere anche i tuoi moduli "pop-up" e rimuovere tutti i moduli che promuovono contenuti che non offri più dalla pulizia della pagina di destinazione.

6. Semplifica i flussi di lavoro di HubSpot

I flussi di lavoro dovrebbero essere ripuliti prima delle e-mail in modo da sapere quali contenuti alimentano non stai più mantenendo. Ciò semplifica la rimozione delle e-mail come passaggio successivo.

Per ripulire i flussi di lavoro HubSpot, ti consigliamo di organizzare la dashboard del flusso di lavoro in base a:

• Iscrizione attiva: questo ti mostrerà quali flussi di lavoro hanno attualmente contatti che li attraversano.
• Data dell'ultimo aggiornamento: ti mostrerà l'ultima volta che qualcuno del tuo team ha apportato una modifica al flusso di lavoro . Tieni presente che la modifica potrebbe essere grande o piccola, quindi ogni flusso di lavoro dovrebbe essere comunque rivisto
• Data di creazione: per vedere quando è stato creato il flusso di lavoro originale.

Usa questi filtri per dare priorità alla tua recensione. Se ci sono 1.000 contatti attualmente registrati in un flusso di lavoro che è stato creato nel 2014 , è probabile che il contenuto sia estremamente obsoleto. Prendi in considerazione la possibilità di sospendere i flussi di educazione davvero vecchi finché non puoi rivedere il contenuto e assicurarti che funzionino.

Rivedi metodicamente, disattiva o elimina la generazione di lead o alimenta i flussi di lavoro che non servono più la tua strategia di marketing.

SUGGERIMENTO PRO : potresti anche considerare di archiviare o eliminare le email associate ai flussi di lavoro che rimuovi per rendere il passaggio successivo molto più semplice.

Quando ripulisci altri flussi di lavoro , come notifiche automatiche, configurazioni back-end, soluzioni alternative e altro , è importante prendersi il tempo necessario per comprendere l'interconnettività di tutto. La mappatura dei flussi di lavoro su carta o su una lavagna a volte aiuta.

In caso di dubbio, cerca di capire cosa devi realizzare e semplifica da lì.

In alcuni casi, consigliamo anche di iniziare completamente da zero.

Lavorare con un HubSpot Trainer certificato può aiutarti a prendere decisioni informate su come snellire e semplificare flussi di lavoro complessi. Se il tuo istinto ti dice che dovrebbe essere più facile , probabilmente può esserlo!

7. Pulisci le tue e-mail HubSpot

Ora che hai ripulito le tue offerte, CTA e flussi di lavoro, puoi trasferirti e iniziare a rimuovere le erbacce dal tuo strumento di posta elettronica.

Innanzitutto, filtra il tuo strumento di posta elettronica per tipo di posta elettronica = Automatizzato. Questo ti mostrerà tutte le e-mail che vengono attualmente inviate in background.

Quindi, prova a organizzare la visualizzazione per data di "ultimo aggiornamento".

Questo dovrebbe darti un'idea abbastanza chiara delle e-mail che non sono state modificate da un po' di tempo, ma sono ancora attive da qualche parte. Inizia a eliminare o archiviare le email che non sono più collegate ai contenuti live.

Ora è un buon momento per esaminare eventuali e-mail di "follow-up" - le e-mail inviate dopo l'invio di un modulo di pagina di destinazione - per eventuali e-mail che potresti aver perso nella pulizia della pagina di destinazione.

Ti consigliamo inoltre di controllare le email nella cartella delle bozze:

Se hai bozze che sono state avviate settimane (o addirittura anni) fa , eliminale tutte!

Potresti voler mantenere il tuo batch e le e-mail regolari così come sono. Contengono attività di coinvolgimento e-mail che potrebbero essere importanti per la tua segnalazione in futuro.

8. Organizza il tuo File Manager e Design Manager

Ora che hai deciso quale contenuto è rimasto e cosa sta succedendo, è il momento di ripulire i tuoi file e modelli inutilizzati.

A seconda del volume di contenuti che hai in queste due aree, questo potrebbe essere l'aspetto più dispendioso in termini di tempo della tua pulizia. Soprattutto se le tue immagini e i tuoi moduli non sono stati nominati bene. Potresti considerare di esternalizzare questa pulizia. Ma consigliamo vivamente:

• Rimozione di file e modelli che non sono più in uso
• Rinominare file e modelli esistenti in base alla convenzione di denominazione
• Spostare file e modelli in cartelle strategiche che ti aiuteranno a individuare rapidamente i contenuti
• Sostituzione di file vecchi e obsoleti con quelli nuovi in ​​cui appaiono dal vivo

8. Pulizia della proprietà HubSpot

Ora che il tuo marketing è in una forma migliore, è tempo di controllare alcuni dei tuoi materiali di back-end. Sarà più facile identificare quali proprietà vengono utilizzate attivamente ora che i moduli sono stati ripuliti.

Prima di iniziare, è buona norma esportare l'intera cronologia della proprietà e importarla nel file manager per tenerla al sicuro. Ciò garantisce l'integrità dei dati nel caso in cui elimini qualcosa che si rivela fondamentale nel corso della strada. Il modo più semplice per farlo è:

1. Fai un elenco di tutti i contatti
2. Seleziona per esportare
3. Seleziona tutte le proprietà
4. Esporta come CSV
5. Aggiungi ai file HubSpot per sicurezza

Dopo aver esportato, è il momento di rimuovere le proprietà inutilizzate. Quindi, unisci le proprietà altamente correlate per ottenere il massimo dal tuo database.

NOTA: al momento non è possibile rimuovere le proprietà HubSpot predefinite. Ma puoi renderli non disponibili nei moduli. Altro su quello di seguito.

Consigliamo vivamente di dedicare questo tempo per determinare quali proprietà dovrebbero essere disponibili nei moduli e quali no. Ciò è particolarmente importante se hai campi personalizzati che devi utilizzare dal tuo team al posto dei campi predefiniti di HubSpot. Per evitare confusione durante la creazione di moduli, puoi decidere cosa è visibile nei moduli e cosa no.

Basta modificare la proprietà e selezionare/deselezionare la casella che indica se il campo deve essere disponibile nei moduli e nei bot:

Fai attenzione a dare la priorità ai campi che vengono utilizzati nelle tue integrazioni, ad esempio in Salesforce o tramite altre integrazioni e API.

10. Altre risorse HubSpot da rivedere regolarmente

Ci sono altre aree di HubSpot che richiedono una gestione regolare. Questi includono:

• Campagne
• Report e dashboard di reporting
• Punteggio di punta
• Utenti e autorizzazioni di HubSpot
• La tua configurazione sociale e i rapporti
• Contenuto del blog e gestione Cruft
• Reindirizzamenti URL
• Impostazioni GDPR

Ecco alcuni suggerimenti per la pulizia del portale da tenere a mente:

1. Assicurati di non eliminare o archiviare i contenuti utilizzati nei contenuti live sul tuo sito. HubSpot rende facile vedere dove viene utilizzato il contenuto. Nella maggior parte dei casi riceverai un "avviso" prima di eliminare il contenuto che viene utilizzato da qualche altra parte. Ma è sempre meglio controllare. Usa queste risorse per aiutarti a identificare dove individuare le co-dipendenze in HubSpot:

• Come sapere se un file dal file manager viene utilizzato da qualche altra parte
• Come sapere se un modulo viene utilizzato su una pagina di destinazione

2. Questo processo richiede MOLTO tempo. Sia che tu stia affrontando questa pulizia da solo, sia che tu abbia un team che ti aiuta, tieni presente che questo processo richiede molto tempo. Ti consigliamo di assegnare almeno otto ore di lavoro per ciascuna area di HubSpot che ripulisci. Potresti scoprire che questo numero triplica o quadruplica a seconda della quantità di contenuti che hai nel tuo portale e della tua familiarità con il software.

3. Tieni traccia di ciò che fai. Tieni un elenco puntato di ciò che completi. Questo elenco ti aiuterà a ricordare le aree che hai già affrontato, ma può anche essere utilizzato per riferire al tuo team di marketing o manager sui progressi che hai fatto.

Prendi in considerazione l'utilizzo di uno strumento gratuito come Trello per organizzare questi sforzi.

4. È possibile archiviare. Se sei nervoso all'idea di premere "elimina" sui tuoi contenuti, potrebbero esserci buone ragioni per esserlo. La rimozione di contenuti da HubSpot, inclusi contatti, e-mail o elenchi, è permanente. E il team di supporto tecnico di HubSpot probabilmente non sarà in grado di aiutarti a recuperare i dati persi. In caso di dubbio, annulla la pubblicazione e archivia i tuoi contenuti. Ciò consente di conservare i dati analitici storici e di ripubblicarli nel caso in cui sia necessario accedervi in ​​futuro.

Tuttavia, anche il cestino dell'archivio può diventare ingombrante da gestire. Prendi in considerazione l'eliminazione di massa della cartella di archivio dopo 6-12 mesi di non utilizzo.

5. Esporta la cronologia dei contatti prima di iniziare. Se hai il compito di rimuovere i contatti dal tuo database, è buona norma esportare l'intero database prima di premere il grande pulsante rosso di eliminazione. Segui questi passaggi e quindi importa il tuo file .csv nel tuo HubSpot File Manager con una convenzione di denominazione come: HubSpot Contact Database – All Data / All Time – Date. Ciò ti consentirà di accedere alle tue informazioni di contatto grezze nel caso in cui dovessi accedervi in ​​futuro.

Nel corso degli anni, abbiamo assistito a più pulizie HubSpot di quante ne possiamo contare. Se hai una domanda o una circostanza unica in cui possiamo aiutarti, scrivici una riga nei commenti.

Hai bisogno di portare risorse aggiuntive per completare una pulizia HubSpot? Offriamo diversi servizi di marketing e gestione HubSpot ai nostri clienti: sentiti libero di contattare il nostro team e chiedere come possiamo aiutarti!