La guida facile alla pianificazione delle risorse umane con strumenti e modelli

Non è un segreto che la chiave per il funzionamento continuo e regolare di un'organizzazione siano i suoi dipendenti – beh, il giusto tipo di dipendenti abili che svolgono correttamente il proprio lavoro. E il modo per far lavorare quel tipo di dipendenti nella tua organizzazione può essere reso possibile solo attraverso un'adeguata pianificazione delle risorse umane.

In questo post, abbiamo semplificato per te il processo delle risorse umane guidandoti attraverso ciascuno dei suoi passaggi. Utilizza i modelli forniti per semplificare ulteriormente il processo di pianificazione.

Cos'è la pianificazione delle risorse umane

La pianificazione delle risorse umane è il processo mediante il quale le organizzazioni valutano le risorse umane attuali, prevedono requisiti o necessità future, identificano le lacune e elaborano un piano per colmarle.

Fondamentalmente, la pianificazione delle risorse umane, nota anche come pianificazione della forza lavoro e pianificazione della forza lavoro, ti aiuta a garantire di avere il giusto numero di persone con competenze pertinenti nel giusto tipo di posizione lavorativa al momento giusto.

Importanza della pianificazione delle risorse umane

La pianificazione delle risorse umane svolge un ruolo importante nell'assicurare che le competenze necessarie siano messe a disposizione dell'organizzazione ogni volta che è necessario per raggiungere i suoi obiettivi strategici. Inoltre, ci sono molti altri motivi importanti per cui la pianificazione delle risorse umane è fondamentale per un'organizzazione.

• Aiuta a garantire che la manodopera esistente venga utilizzata in modo ottimale
• Supporta il raggiungimento degli obiettivi e degli obiettivi strategici dell'organizzazione assicurando che il giusto tipo di persone venga assunto per soddisfare la domanda di lavoro in modo tempestivo
• Fornisce le informazioni necessarie per svolgere altre funzioni delle risorse umane come reclutamento, selezione, promozione, formazione e sviluppo, ecc. e definisce le politiche delle risorse umane
• Aiuta l'organizzazione ad adattarsi ai cambiamenti nell'ambiente causati da concorrenza, tecnologia, politiche governative, ecc. che possono comportare la necessità di nuovi dipendenti, nuove competenze, ecc.
• Aiuta a identificare i requisiti di manodopera necessari per implementare con successo piani di espansione e diversificazione
• Aiuta anche ad anticipare carenze o eccedenze di manodopera e ad adottare le misure necessarie per gestire la situazione
• Aiuta a sviluppare piani di carriera per i singoli dipendenti e a determinare la formazione e lo sviluppo di cui hanno bisogno

4 fasi del processo di pianificazione delle risorse umane

Ci sono 4 grandi passaggi coinvolti nel processo di pianificazione delle risorse umane.

Passaggio 1: identificare l'attuale offerta di risorse umane

Il processo di pianificazione inizia analizzando l'attuale pool di manodopera. Identifica i punti di forza e di debolezza della tua organizzazione per quanto riguarda il numero di dipendenti, le loro competenze, esperienze, qualifiche, posizioni, livelli di prestazione, età, benefici, livelli salariali, lingue parlate, impiego precedente, ecc.

Esistono diversi modi per eseguire questo passaggio.

• Fare riferimento alle revisioni delle prestazioni passate
• Raccogli i dati dal tuo sistema informativo sulle risorse umane
• Parla con i capi dipartimento per avere un'idea dei dipendenti che lavorano sotto di loro
• Chiedi ai dipendenti stessi con un questionario
• Convinci i dipendenti a fare un'autovalutazione di se stessi con un'analisi SWOT

Dopo aver raccolto molte informazioni sui dipendenti attuali, trasferiscili in un rapporto sull'inventario delle competenze. Di seguito viene fornito un modello visivo per un inventario delle competenze a cui è più facile fare riferimento e comprendere.

Fase 2: prevedere la domanda futura di risorse umane

Questo passaggio richiede di comprendere prima gli obiettivi futuri dell'organizzazione, poiché avrebbero un impatto significativo sulle future richieste di risorse umane.

Prima di determinare le esigenze future, devi anche considerare fattori come i tassi di rotazione dei dipendenti, le tendenze del mercato o del settore, i progressi tecnologici che aiuteranno ad automatizzare i processi, i pensionamenti, le promozioni, i licenziamenti, ecc.

Fase 3: analizzare il divario tra domanda e offerta di lavoro

Ora che hai chiarito quali abilità sono disponibili nel tuo inventario e quali ti serviranno in futuro, puoi vedere chiaramente le lacune esistenti.

L'attuale offerta di dipendenti nell'organizzazione può aiutare a soddisfare i requisiti futuri?

Dovrai offrire programmi di formazione e sviluppo per aggiornare gli attuali dipendenti per raggiungere gli obiettivi aziendali?

Se ciò non è sufficiente, in futuro dovrai reclutare nuovi dipendenti con competenze pertinenti per soddisfare la domanda di manodopera.

È importante mantenere l'equilibrio tra domanda e offerta nella pianificazione delle risorse umane.

Passaggio 4: sviluppare e attuare il piano per colmare le lacune

Poi arriva lo sviluppo di un piano d'azione.

Se c'è un deficit di dipendenti, puoi dedicare i tuoi sforzi all'assunzione di nuovi dipendenti, alla formazione di quelli esistenti, all'esternalizzazione o ai trasferimenti interdipartimentali.

D'altra parte, se c'è un'eccedenza di dipendenti, potrebbe essere necessario considerare licenziamenti, regimi di pensionamento volontario, trasferimenti, ecc.

Una volta che un piano è stato ideato, dovrebbe essere integrato con la strategia generale dell'organizzazione. Ed è importante monitorare il piano e valutarne l'efficacia nel tempo.

Strumenti di pianificazione delle risorse umane

È possibile utilizzare questi strumenti durante le diverse fasi del processo di pianificazione della forza lavoro. Possono assisterti nell'analisi delle capacità del tuo attuale personale e determinare le esigenze future. I modelli forniti sono modificabili online; è sufficiente fare clic sul modello per modificarlo online.

Analisi SWOT

SWOT sta per punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce. Può essere utilizzato come strumento di autovalutazione da parte dei singoli dipendenti o come strumento strategico per valutare lo stato attuale dell'organizzazione.

I punti di forza e di debolezza sono i fattori interni. Ad esempio, un punto di forza della tua organizzazione potrebbe essere la presenza di dipendenti qualificati, ma un punto debole potrebbe essere il numero insufficiente di dipendenti qualificati.

Le opportunità e le minacce sono fattori esterni. Ad esempio, la disponibilità di dipendenti qualificati sul mercato potrebbe essere una grande opportunità per te se stai assumendo. D'altra parte, il tuo concorrente che bracca i tuoi dipendenti con stipendi migliori potrebbe rappresentare una minaccia per te.

L'analisi SWOT è uno degli strumenti più popolari utilizzati durante un'analisi della situazione. Alcuni altri strumenti di analisi della situazione che puoi utilizzare con la pianificazione del personale sono descritti nella nostra guida all'analisi della situazione.

Organigramma

Un organigramma è una rappresentazione visiva della gerarchia/struttura di un'organizzazione. Evidenzia inoltre le relazioni di rendicontazione tra i dipendenti, i loro ruoli e responsabilità. Nella pianificazione delle risorse umane, può essere utilizzato in diversi modi,

• Per registrare informazioni sui ruoli, le responsabilità, le abilità, le esperienze dei dipendenti attuali, ecc. Puoi anche aggiungere informazioni aggiuntive come i titoli di studio e i dati demografici. Questo ti aiuterà a identificare rapidamente il personale giusto per il lavoro.
• Per creare una tabella di marcia delle esigenze di personale. Puoi anche contrassegnare le carenze e le eccedenze di manodopera sull'organigramma della tua azienda.

Matrice RACI

Questo è un grafico che i project manager usano per assegnare ruoli e responsabilità alle attività di un progetto. Evidenzia chi dovrebbe essere responsabile, responsabile, consultato e informato durante un progetto.

Griglia a 9 caselle

La griglia a 9 caselle, nota anche come matrice rendimento-potenziale, è ampiamente utilizzata nello sviluppo dei dipendenti e nella pianificazione della successione. Aiuta a valutare i dipendenti esistenti rispetto alle loro prestazioni attuali e alle loro prestazioni potenziali future.

Valutare i tuoi dipendenti con l'aiuto della griglia a 9 caselle ti aiuta a identificare i dipendenti forti e quelli che rimangono indietro.

Pianificazione dello scenario

Ci sono molti scenari, come progressi tecnologici, disastri naturali, cambiamenti politici o economici che potrebbero alterare drasticamente la direzione futura della tua azienda. Di solito, potresti non vederli arrivare o pianificare per loro.

Incorporando la pianificazione degli scenari nel processo di pianificazione strategica, è possibile identificare questi diversi scenari futuri, discutere come influenzeranno la propria organizzazione e adottare misure precauzionali.

Puoi incorporare la pianificazione degli scenari con la pianificazione delle risorse umane esaminando scenari che coinvolgono le tue future esigenze di lavoro in evoluzione.

Fare riferimento alla nostra risorsa sulla pianificazione degli scenari per conoscere questo strumento in modo più dettagliato.

Grafico di sostituzione

Questo è un diagramma simile all'organigramma. Viene utilizzato per identificare potenziali candidati che possono sostituire un dipendente che va in pensione, si trasferisce, ecc. È possibile sviluppare grafici di sostituzione individuale per ogni posizione significativa in un'azienda insieme a potenziali sostituti.

Qualche consiglio per migliorare la pianificazione della manodopera?

In questo post, abbiamo fondamentalmente coperto tutto ciò che devi sapere sulla pianificazione delle risorse umane, soprattutto se sei un principiante. E crediamo che i modelli forniti ti aiuteranno a dare il via al tuo progetto.

Sei già un esperto di pianificazione della forza lavoro? Condividi i suggerimenti su strumenti e processi su cui giuri nella sezione commenti qui sotto.