Lavoro ibrido: come guidare con successo un team? | # 31 Iniziare con la gestione dei progetti

Indipendentemente dal modo in cui consideriamo il lavoro ibrido, spesso ci troviamo di fronte a una sfida: come gestire un team quando alcune persone sono in ufficio e altre lavorano da remoto e i loro rapporti cambiano costantemente.

Lavoro ibrido – sommario:

1. introduzione
2. Comunicazione in un team ibrido
3. Scambio efficace di informazioni
4. Supporto tecnico al lavoro del team
5. Mantenere i legami
6. Riepilogo

introduzione

Gestire un team di progetto che lavora in modalità ibrida è più difficile rispetto a lavorare esclusivamente da remoto o in loco. Dopotutto, come supervisionare quando alcuni membri del team lavorano in ufficio e altri da remoto?

Il Project Manager deve affrontare diverse sfide chiave. Questi includono:

• definire le regole di comunicazione nel team
• garantire un regolare scambio di informazioni
• supporto tecnologico per le persone fuori sede
• mantenere i legami.

Comunicazione in un team ibrido

Per lavorare efficacemente in un modello ibrido, è necessario definire le regole della comunicazione. Quando non è sufficiente avvicinarsi per chiedere alla persona che lavora alla scrivania vicina la sua opinione sul proprio lavoro, vale la pena prendere accordi per utilizzare strumenti diversi per scopi specifici. Ad esempio, puoi inviare una breve domanda via chat, utilizzare la posta elettronica per argomenti più elaborati e tenere una videoconferenza per discutere argomenti complessi che richiedono il coinvolgimento di più persone.

Con un nuovo team, è anche una buona idea assicurarsi che tutti sappiano:

• Quali sono le responsabilità di ogni persona,
• Come contattare altri membri del team, e
• Quali sono le aspettative per la frequenza della comunicazione?

Per questo, puoi utilizzare gli stati in una chat room aziendale o creare una bacheca di contatto in uno strumento di gestione del progetto . Vale anche la pena discutere brevemente il tema della comunicazione durante uno degli incontri di progetto.

Scambio efficace di informazioni

Una volta definite le regole della comunicazione, è il momento di pensare al suo contenuto. È una buona idea assicurarsi che le informazioni siano condivise e che tutti i membri del team abbiano accesso alle risorse per portare a termine il proprio lavoro.

Con un software dedicato, come Firmbee, puoi risolvere facilmente i seguenti problemi:

• assegnazione di compiti,
• scambio di informazioni sullo stato attuale del progetto,
• fissando le date per le riunioni di progetto, o
• condivisione dei risultati del monitoraggio del progetto.

Il Project Manager dovrebbe garantire che le informazioni siano disponibili a tutti, indipendentemente da dove lavorano. Ciò è particolarmente vero per coloro che lavorano su file condivisi, che, quando si lavora in loco, potrebbero essere stati archiviati su server che ne impediscono l'utilizzo remoto. Potrebbe essere necessario pensare a soluzioni cloud o programmare in altro modo le attività che svolgi.

Supporto tecnico al lavoro del team

Un aspetto chiave per un funzionamento di successo nel modello ibrido è creare le condizioni tecniche per un funzionamento ininterrotto. Le basi sono:

• Internet ad alta velocità
• computer o laptop e
• software necessario per svolgere il proprio lavoro.

Il Project Manager dovrebbe garantire che tutti i dipendenti che lavorano in remoto dispongano degli strumenti, delle attrezzature e dell'accesso adeguati alla rete aziendale.

Mantenere i legami

Il mantenimento delle relazioni all'interno del team è spesso trascurato, ma altrettanto importante del supporto tecnico e della comunicazione direttamente correlati all'esecuzione del progetto. Tuttavia, nel modello ibrido i dipendenti presenti in ufficio non hanno tempo per costruire contatti interpersonali.

Quando la maggior parte del lavoro è a distanza quando si visita la sede dell'azienda, ogni partecipante al progetto pianifica le riunioni individualmente. A volte capita che durante la giornata incontrino tutti i colleghi e gli esperti esterni coinvolti nei compiti. Di conseguenza, non c'è abbastanza tempo per incontrare il team, che lavora insieme presso la sede dell'azienda solo in teoria.

Ecco perché i rischi associati al lavoro ibrido sono:

• lo scioglimento delle squadre,
• ridurre il senso di appartenenza del team al progetto e
• mancanza di impegno emotivo per l'azienda.

Non sono solo coloro che lavorano da remoto a sentirsi isolati dal resto del team. Ecco perché è così fondamentale prendersi cura di una buona atmosfera mentre si lavora insieme. Un rimedio per i mali dell'"ibrido" può comportare regolari riunioni di progetto di gruppo integrate da conversazioni individuali con i dipendenti.

Riepilogo

Guidare un team di progetto che lavora in modalità ibrida richiede al Project Manager di definire le regole di comunicazione e garantire un regolare scambio di informazioni. È inoltre essenziale mantenere i legami di squadra, fornendo tempo e spazio per le riunioni sia in ambiente digitale che in ufficio.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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