Importanza degli strumenti di gestione dei progetti di ingegneria del software

Pubblicato: 2023-01-24

Riepilogo: sviluppa software in modo più strutturato utilizzando Project Management Tool. Scopri perché dovresti passare al software di gestione dei progetti e abbandonare i normali fogli di calcolo. Abbiamo scelto un case study interessante per farvi capire l'importanza di questo software.

Lo sviluppo del software è un processo lungo che coinvolge più fasi, professionisti e persino team. Ma la gestione di tutto spetta a un solo project manager che deve creare le tempistiche del progetto, allocare le attività, gestire le finanze, generare report e fare molto di più.

Fare tutto questo manualmente o semplicemente su un foglio di calcolo porta a inefficienze nei processi, consegne ritardate dei progetti e spese di risorse non tracciate. Tuttavia, l'implementazione di strumenti di gestione dei progetti di ingegneria del software può aiutare gli ingegneri del software e altri associati nella gestione dei propri team, del budget e delle consegne dei progetti.

Diamo un'occhiata al motivo per cui hai bisogno di uno strumento di gestione dei progetti nello sviluppo del software e come puoi utilizzarlo per massimizzare il tuo output.

Sommario

Cosa sono gli strumenti di gestione dei progetti di ingegneria del software?

Gli strumenti di gestione dei progetti di ingegneria del software consentono ai project manager di pianificare, programmare, allocare efficacemente le risorse e tenere traccia dell'avanzamento di un progetto per sviluppare software ed eseguire progetti web.

Perché lo strumento di gestione dei progetti è importante nello sviluppo software?

Ecco alcune funzioni importanti di uno strumento di gestione dei progetti per lo sviluppo software:

Gestione dei compiti

Svolgi le tue attività più rapidamente creando, assegnando e impostando le rispettive date di scadenza utilizzando uno strumento di gestione dei progetti. I project manager possono persino tenere traccia del tempo degli sviluppatori su una particolare attività, creare liste di controllo per loro, impostare scadenze, automatizzare attività ricorrenti e altro ancora. Inoltre, i project manager possono anche aggiungere tag e creare sezioni illimitate per organizzare le attività in base alle fasi del processo di sviluppo del software. Ad esempio, gli utenti possono creare colonne di attività nelle schede Kanban per test, monitoraggio dei bug, progettazione, ecc.

Pianificazione delle risorse

I team leader possono tracciare strategicamente le proprie risorse umane e altre risorse per massimizzare la produttività e creare soluzioni innovative. Possono utilizzare le visualizzazioni in stile Gantt per capire quali dipendenti sono già occupati con alcuni progetti e chi è pronto ad assumere più attività. Di conseguenza, i project manager possono assegnare nuove attività utilizzando la funzionalità di pianificazione drag and drop.

Monitoraggio del tempo

Gli ingegneri del software senior possono tenere traccia del tempo di registro di ogni singolo ingegnere su una particolare attività con un tracker del tempo di avvio-arresto, schede attività predittive o visualizzazione del calendario. Puoi tenere traccia di quanto tempo è trascorso in ogni fase che include la creazione di prototipi di progettazione software, PRD, test, integrazione e lancio finale. Infatti, i team leader possono anche generare schede attività dettagliate personalizzate con i loro campi e metriche preferiti come fase, ore fatturabili e non fatturabili, riepilogo, stato, titolo, ecc.

Bilancio del progetto

I project manager possono definire budget o singoli progetti che comportano costi una tantum e ricorrenti utilizzando diversi modelli di fatturazione. In base alla tempistica del progetto impostata, i responsabili del progetto possono fare una stima delle ore uomo fatturabili, degli strumenti e dei costi di integrazione e di altri costi vari per creare una stima del budget complessivo per il progetto.

Gestione del flusso di lavoro

Gli ingegneri del software senior possono creare e ottimizzare i flussi di lavoro utilizzando il software di gestione dei progetti . Il software ti consente di vedere visivamente i tuoi processi e il loro avanzamento con lo stato delle attività fino a quel momento. Puoi utilizzare le bacheche Kanban per ottenere maggiore chiarezza e capire quali attività sono state completate, in corso e in sospeso. Inoltre, la funzione di gestione del flusso di lavoro può anche essere efficacemente utilizzata per definire la responsabilità delle attività.

Rapporti d'affari

I responsabili di progetto possono generare facilmente rapporti riassuntivi e brevi in pochi minuti utilizzando uno strumento di gestione del progetto. Questi rapporti possono essere ulteriormente utilizzati per analisi delle prestazioni, previsioni finanziarie avanzate e simulazioni. Inoltre, i report possono aiutarti a confrontare il divario tra gli obiettivi fissati e quelli raggiunti e a identificare i colli di bottiglia. Infatti, gli utenti possono anche generare report visivi sotto forma di grafici a torta e grafici diversi con i loro filtri e metriche personalizzati.

Lettura interessante

1. Il 35% dei leader esecutivi IT ha riconosciuto l'agilità organizzativa come uno dei fattori più importanti per raggiungere il successo organizzativo.

2. Si stima che l'industria del software di gestione dei progetti registrerà un CAGR del 10,67% dal 2020 al 2026.

3. Una media dell'11,4% degli investimenti va sprecata semplicemente a causa della scarsa performance del progetto.

Lettura consigliata: software open source e gratuito per la gestione dei progetti (basato sul Web)

Casi d'uso dello strumento di gestione dei progetti nello sviluppo software

Cerchiamo di capire come un project manager può praticamente utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti di ingegneria del software per trarne il massimo vantaggio.

Trova le competenze e le risorse giuste per assegnare compiti

Per iniziare con il tuo progetto, devi trovare quali dei tuoi sviluppatori, programmatori e progettisti sono disponibili utilizzando il filtro assegnatario su Kanban, Scrum o altre bacheche. Inoltre, i manager devono anche verificare quali membri del loro team hanno il giusto set di competenze per un determinato progetto, cosa che può essere eseguita estraendo CV ciechi.

Questi CV contengono solo le informazioni e le competenze professionali dei dipendenti e non le loro informazioni personali, il che porta a una selezione più equa dei dipendenti per un progetto. Ad esempio, è possibile assegnare l'attività PRD solo a dipendenti esperti nel linguaggio di programmazione richiesto. Utilizzando uno strumento di gestione del progetto, puoi assegnare tutte le attività con informazioni complete e materiale di supporto alla persona giusta.

Fai stime di redditività e tempo

Dopo aver trovato gli sviluppatori e i designer giusti per il tuo prossimo progetto di sviluppo software, devi fare delle stime sulle diverse fasi che il tuo progetto dovrebbe attraversare. Ad esempio, nell'ingegneria del software, queste fasi includerebbero ricerca, PRD, progettazione di prototipi, test, RFL, Live, ecc., a seconda del flusso di lavoro della tua organizzazione. Il software aiuta anche a fare stime su tempo, redditività del progetto e altro ancora.

Tieni traccia della produttività del team e ottimizza i flussi di lavoro

Il software di gestione dei progetti può consentire ai tuoi sviluppatori di registrare il tempo trascorso a lavorare su un'attività. Questo può essere fatto facilmente cliccando sui pulsanti di inizio e fine timer. Inoltre, questo monitoraggio del tempo consente ai responsabili del progetto di tenere sotto controllo quale dipendente impiega quanto tempo per completare un'attività e, infine, conoscere i propri livelli di produttività. Sulla base di ciò, i project manager possono ottimizzare l'intero flusso di lavoro del progetto e modificarne le tempistiche, se necessario.

Lavora sulle finanze

Quindi, ora che conosci il numero richiesto di ore uomo e altri strumenti necessari per completare un progetto, puoi facilmente stimare anche il budget del progetto. Utilizzando uno strumento di gestione del progetto, i responsabili del progetto possono calcolare il profitto attraverso uno specifico progetto software.

Questo può essere fatto aggiungendo il costo delle ore uomo, degli strumenti e altri costi fissi e ricorrenti, insieme al reddito generato dal progetto. Infatti, se ci sono cambiamenti nei costi, nella tempistica o nei risultati, possono essere facilmente visualizzati e monitorati utilizzando i report in tempo reale e i suoi vari filtri.

Generazione di report personalizzati con metriche personalizzate

Se hai completato o sei nel bel mezzo di uno sprint o di un intero progetto, puoi facilmente rimanere aggiornato sugli ultimi progressi utilizzando i report. I report ti forniranno informazioni in tempo reale sulla disponibilità dei tuoi dipendenti, sulle finanze dei progetti, sui rapporti sui posti vacanti, ecc.

Gli utenti possono personalizzare questi report utilizzando diverse metriche come orario pianificato, tempo tracciato, costo stimato, ore di capacità, posizioni, ecc. Inoltre, gli utenti possono anche convertire questi report in formati visivi utilizzando grafici a torta, grafici a barre e altro.

Comprendiamo l'impatto del software di gestione dei progetti nelle aziende IT

Diamo un'occhiata a un esempio di un'azienda IT leader e comprendiamo i vantaggi che ne derivano dall'implementazione di uno strumento di gestione dei progetti.

SovTech , una delle principali società di servizi IT in Sud Africa, ha implementato un software per la gestione dei progetti e ha aumentato la sua redditività complessiva con una visione a volo d'uccello delle sue finanze relative ai progetti.

Quando l'organizzazione ha iniziato a crescere e ha raggiunto un numero di dipendenti di 170 persone con 25 grandi progetti sotto l'egida, il suo manager, Oliver, ha iniziato ad affrontare sfide durante la gestione dei processi finanziari dell'azienda. A quel tempo, l'azienda stava assistendo a una crescita significativa con circa 220 dipendenti che lavoravano su 40 progetti.

Sfide affrontate da SovTech

Apportare frequenti modifiche ai fogli di calcolo su base giornaliera, settimanale e mensile
Cominciarono a verificarsi frequenti errori di calcolo e stima, che richiedevano ore per essere corretti
Ricezione manuale di aggiornamenti regolari in ogni fase da parte di tutti gli assegnatari riguardanti l'avanzamento dell'attività, il tempo di completamento stimato, la responsabilità dell'attività e altro ancora.
Nessuna chiarezza sulla disponibilità dei dipendenti e sulle loro responsabilità lavorative
Identificazione e assegnazione dei compiti al professionista giusto
Mancanza di generazione di report su richiesta

Affrontare tutte queste sfide con fogli di calcolo e follow-up manuali stava creando il caos. Inoltre, le finanze dell'azienda e la produttività dei dipendenti ne hanno risentito. È diventato difficile per SovTech stabilire e stimare il margine di profitto reale del progetto e i costi spesi nelle sue operazioni e sviluppo. Anche l'utilizzo di un time tracker generico non ha aiutato perché è stato in grado di calcolare solo il tempo trascorso su un'attività ma non le sue revisioni, modifiche o ulteriori modifiche.

Lettura consigliata: Uso del software di gestione dei progetti nell'industria delle costruzioni

Impatto dopo l'implementazione di uno strumento di gestione del progetto

Poiché i fogli di calcolo di SovTech hanno iniziato ad allungarsi e i processi sono diventati più complicati, l'azienda IT ha deciso di provare lo strumento di gestione dei progetti. Lo strumento li ha aiutati a semplificare i processi caotici e altre cose che includono:

Previsione e controllo della capacità delle attività per ogni dipendente
Ottimizzazione e allocazione efficiente delle risorse con una vista a 360 gradi dei dashboard
Monitoraggio dell'avanzamento delle attività e delle relative variazioni di costo
Allocare efficacemente il carico di lavoro tra le risorse umane disponibili e qualificate
Monitorare altri fattori che potrebbero influire sui dati finanziari del progetto
Tieni traccia di come e dove viene speso il budget corrente

Tutto ciò ha aiutato il project manager, Oliver, a capire che può lavorare in modo più efficace utilizzando il software di gestione dei progetti di ingegneria del software. Gli fornisce una visione a volo d'uccello di tutti i processi e non ha bisogno di prendere follow-up manuali da parte di nessuno.

"Per un Project Manager, rispettare il budget e risparmiare tempo è sempre la massima priorità e con uno strumento di gestione del progetto, puoi vedere i tuoi dati, le tue risorse, pianificate rispetto a quelle effettive, tenere traccia delle attività e molto altro." – Aditya Ghosh, Product Manager

Conclusione

La creazione di software è un processo complesso e coinvolge più attività e team che possono essere fonte di confusione e faticoso da gestire per il project manager. In effetti, questa confusione può anche comportare consegne ritardate dei progetti e budget eccessivi. Tuttavia, l'implementazione di strumenti di gestione dei progetti di ingegneria del software consentirà al tuo project manager di gestire, programmare, assegnare e monitorare l'avanzamento del progetto. Inoltre, questo aiuterà i team leader a garantire consegne tempestive e a rispettare il budget.