Guida visiva per migliorare le prestazioni organizzative

L'obiettivo di ogni organizzazione è raggiungere il massimo livello di prestazioni in modo efficiente. Se si dispone degli strumenti e delle tecniche necessari per identificare i problemi di prestazioni, isolare le cause profonde, migliorare i processi e fornire i giusti interventi sulle prestazioni dei dipendenti, ciò potrebbe essere fatto in modo conveniente.

Questo è ciò a cui miriamo in questo post cercando di presentarti diverse tecniche visive che possono essere utilizzate per migliorare le prestazioni organizzative.

Strumenti per la risoluzione dei problemi

La risoluzione dei problemi in un ambiente aziendale richiede più tempo che in qualsiasi altra situazione. Dalla ricerca del problema all'implementazione della soluzione e al monitoraggio del risultato, potrebbe essere necessario un approccio sistematico. Le seguenti tecniche visive ti aiuteranno a semplificare questo processo di avvolgimento.

Diagrammi di interrelazione

Che cos'è

Un diagramma di interrelazione visualizza le relazioni di causa ed effetto che esistono all'interno di una serie di problemi. Se stai cercando di capire la relazione causale dietro un problema, questo strumento potrebbe aiutarti.

Come farlo

Passaggio 1: il primo passaggio consiste nell'identificare il problema che sta rallentando il progresso dell'organizzazione, dei processi, ecc. Il problema dovrebbe trovarsi in cima al diagramma; per evidenziarlo puoi mostrarlo in un colore diverso o in una taglia più grande.

Passaggio 2: esamina i motivi che ritieni possano causare il problema che hai identificato in precedenza.

Passaggio 3: analizza le cause identificate e individua la relazione di causa ed effetto tra di esse. Collega cause ed effetti con le frecce. Se l'influenza che la causa ha sull'effetto è più forte, evidenziala rendendo la freccia più scura. E se la relazione è più debole, puoi rappresentarla con una linea tratteggiata.

Passaggio 4: il prossimo passo è analizzare quali sono le cause principali. Se una particolare causa ha più frecce che indicano da essa, allora puoi considerarla una delle ragioni principali del tuo problema. E se c'è un oggetto che ha molte frecce che puntano ad esso, allora è un risultato chiave. Una volta che conosci questi dettagli, sarà molto più facile trovare una soluzione.

Analisi della causa principale

Che cos'è

L'analisi della causa principale è un altro strumento utilizzato per identificare la causa principale di un problema. Ti aiuta ad andare a fondo di un problema e a trovare soluzioni permanenti.

Come farlo

Sono disponibili numerosi strumenti per eseguire un'analisi della causa principale e lo sono

5 Perché

5 perché l'analisi è abbastanza facile da fare. Una volta definito il problema, chiedi al tuo team perché si sta verificando. Chiedi loro di dare ragioni. Chiedi perché altre quattro volte mentre scavi in ​​profondità e analizzi la causa. È possibile utilizzare un modello di diagramma dei 5 perché come quello riportato di seguito per registrare le informazioni per una rapida consultazione.

Diagramma a lisca di pesce (diagramma di Ishikawa/diagramma cause ed effetti)

Fare riferimento alla nostra Guida definitiva ai diagrammi a lisca di pesce per imparare tutto ciò che devi sapere sul tipo di diagramma. Una volta che sei pronto, puoi utilizzare un modello di diagramma a lisca di pesce come quello di seguito per eseguire l'analisi della causa principale.

Diagrammi di affinità

Che cos'è

Un diagramma di affinità è una tecnica di brainstorming utilizzata per organizzare un gran numero di informazioni/dati raggruppando idee simili o correlate sotto un tema. Ed è un ottimo modo per esplorare un problema in collaborazione con un team.

Come farlo

Passaggio 1: definisci il problema a cui devi trovare una soluzione. Se hai una chiara definizione del problema (ad es. come possiamo velocizzare i nostri progetti), sarebbe più facile per il tuo team suggerire idee.

Passaggio 2: fai in modo che il tuo team rifletta e trovi idee per risolvere il problema. Possono presentare le proprie idee o parlarsi e presentare idee in gruppo.

Passaggio 3: classifica o raggruppa le tue idee per una facile analisi. Puoi utilizzare un diagramma di interrelazione, un diagramma a lisca di pesce o l'analisi dei 5 perché per trovare ulteriormente le cause alla radice del problema che stai analizzando qui.

Strumenti di miglioramento del processo

Quando si tratta di riduzione dei costi, miglioramenti dei servizi, aumento della produttività e miglioramenti della qualità, il miglioramento dei processi è la chiave. I seguenti strumenti visivi che stiamo per esaminare ti aiuteranno ad assisterti nei tuoi progetti di miglioramento dei processi.

Diagrammi di tartaruga

Che cos'è

I diagrammi della tartaruga sono uno strumento di qualità che visualizza gli elementi di un processo come chi è coinvolto, input, output, risorse ecc. Aiuta a comprendere il processo sia dal punto di vista manageriale che della forza lavoro.

Come farlo

Ecco come riempire ogni casella del diagramma della tartaruga

Input : qui dovresti menzionare tutti gli input o le risorse come documenti, informazioni, materiale di cui avrai bisogno per eseguire il processo.

Output : quali sono i risultati finali del tuo processo? Ciò potrebbe includere il prodotto finale, i documenti e le registrazioni.

Chi è coinvolto – In questa sezione, devi menzionare i titolari del processo e le risorse umane necessarie per completare il processo.

Con cosa – Qui è necessario elencare le risorse non umane necessarie per eseguire il processo

Processo/Come è fatto – Qui è dove aggiungi riferimenti a documenti che dicono alle persone come eseguire ogni passaggio

Misure – Menziona gli indicatori di performance che ti aiuteranno a determinare se il processo è un successo o un fallimento

Per un elenco completo delle tecniche di miglioramento dei processi che copre gli strumenti Lean e Six Sigma, fare riferimento alla nostra Guida semplice alle metodologie di miglioramento dei processi .

Strumenti di pianificazione strategica

La pianificazione strategica è la soluzione migliore per ottenere un vantaggio competitivo e una migliore performance organizzativa. I seguenti strumenti di pianificazione strategica adottano un approccio visivo e aiutano a formare e implementare strategie in modo efficace.

Pianificazione dello scenario

Che cos'è

La pianificazione degli scenari è uno strumento che puoi utilizzare per formulare ipotesi sul futuro e su come il tuo ambiente organizzativo cambierà di conseguenza. Fondamentalmente, con la pianificazione degli scenari, puoi immaginare diverse realtà che la tua azienda può affrontare in futuro. Questo ti aiuterà a trovare risposte per affrontare con successo ogni realtà alternativa.

Come farlo

Per una guida dettagliata su come eseguire un esercizio di pianificazione degli scenari, fare riferimento a questo articolo.

Passaggio 1: identifica le forze trainanti della tua attività, come i cambiamenti nell'economia, nella tecnologia, ecc. Presta attenzione ai cambiamenti interni che potrebbero avere un impatto anche sulla tua azienda. Prendi in considerazione tutti i fattori trainanti, compresi quelli che ritieni possano influenzare la crescita della tua azienda, ed elencali.

Passaggio 2: quali incertezze hanno l'impatto più grave sulla tua azienda? Scegli due incertezze che ritieni avranno l'impatto più grave sulla tua azienda.

Passaggio 3: formare una matrice con le 2 incertezze come asse e driver di business. Con la matrice, puoi creare quattro scenari plausibili che ti aiuteranno a prendere decisioni riguardanti il ​​futuro della tua azienda.

Passaggio 4: infine, tu e il tuo team potete discutere come rispondere a ciascuno di questi scenari.

Analisi SOAR

Che cos'è

SOAR sta per punti di forza, opportunità, aspirazioni e risultati. È un framework di pianificazione strategica che aiuta un'organizzazione a concentrarsi su ciò che sta facendo bene, su ciò che dovrebbe essere migliorato e su ciò a cui le parti interessate sono maggiormente interessate.

Come farlo

Passaggio 1: quando scegli la tua squadra per la sessione di brainstorming, assicurati che provenga da dipartimenti diversi e abbia competenze ed esperienze diverse, in modo da poter considerare una serie di prospettive.

Passaggio 2: creare un questionario o una guida a cui fare riferimento quando si interrogano i partecipanti durante la sessione.

Passaggio 3: insieme al team, cerca di capire le condizioni positive che hanno contribuito al successo della tua azienda in passato. Identificare aspirazioni e risultati desiderati per un futuro di successo.

Passaggio 4: identifica le aree di opportunità e scrivi le dichiarazioni degli obiettivi per ciascuna. Inoltre, determinare le misure che aiuteranno a monitorare il successo dell'organizzazione.

Analisi del PESTELLO

Che cos'è

L'analisi PESTLE aiuta a identificare e analizzare i fattori esterni chiave o le macro forze che influenzano un'organizzazione. Durante un'analisi PESTLE, dovresti esaminare e identificare i cambiamenti in ciascuna delle seguenti aree.

Fattori politici

L'impatto del governo o delle politiche del governo sulla tua azienda o settore.

Fattori economici

In che modo l'economia e le sue prestazioni possono influire sulla tua organizzazione o sul tuo settore? I dettagli che potresti dover esaminare includono i tassi di occupazione, i costi delle materie prime, i tassi di interesse, ecc.

Fattori sociali

L'esame dei fattori sociali ti aiuta a comprendere meglio i bisogni e i desideri dei tuoi clienti. Ad esempio, cambiamenti di atteggiamento, cambiamenti culturali, livelli di istruzione ecc.

Fattori tecnologici

In che modo il progresso tecnologico influirà sulla crescita della tua azienda e del settore?

Fattori legali

Devi essere consapevole dei territori legali in cui operi. E tieni d'occhio qualsiasi cambiamento nella legislazione e in che modo avrebbe un impatto sulle tue operazioni aziendali.

Fattori ambientali

In questa sezione è necessario elencare in che modo i cambiamenti nell'ambiente come il cambiamento climatico, l'inquinamento, ecc. influenzerebbero la crescita della tua azienda.

Per ulteriori strumenti di pianificazione strategica di marketing, fare riferimento al nostro Elenco definitivo degli strumenti di pianificazione della strategia di marketing.

Strumenti di miglioramento delle prestazioni dei dipendenti

Un'organizzazione può andare avanti solo se è supportata da un forte team di dipendenti che si comportano bene. Ecco alcuni strumenti che puoi utilizzare per sviluppare il tuo team e guidare e istruire i tuoi dipendenti per aiutarli a migliorare la loro produttività e prestazioni.

Modello a 9 scatole

Che cos'è

Il modello a 9 scatole è un ottimo strumento per la pianificazione e lo sviluppo della successione. L'idea alla base della matrice è che, calcolando in che modo tutti i dipendenti si inseriscono nella griglia, l'azienda può capire a cosa appartiene ogni dipendente e come dovrebbe essere posizionato durante i cambiamenti organizzativi che si verificheranno in futuro.

L'asse X della griglia tiene traccia delle prestazioni complessive attuali e l'asse Y illustra il potenziale dei dipendenti.

Come usarlo

Passaggio 1: iniziare con l'impostazione dei criteri e degli standard per ciascuna casella. Se hai chiarito questi aspetti, è più facile classificare ogni dipendente

Passaggio 2: posizionare ciascun dipendente nella rispettiva casella. Per aiutarti con l'esercizio, porta con te i profili dei tuoi dipendenti.

Passaggio 3: riunirsi e pianificare la progressione del proprio dipendente a intervalli regolari. Ti aiuterà a vedere come si sono sviluppati e quali azioni devi intraprendere per far crescere ulteriormente il tuo team.

CRESCERE Modello

Che cos'è

Il modello GROW è uno strumento utile per strutturare le sessioni di coaching o mentoring dei dipendenti. Aiuta una persona a chiarire cosa vuole ottenere e come lo raggiungerà.

Come usarlo

Step 1: (Obiettivo) Il primo passo è definire l'obiettivo che vuoi raggiungere alla fine della sessione di coaching. Gli obiettivi qui potrebbero essere obiettivi, risultati delle prestazioni ecc. Quando si definiscono gli obiettivi, è importante aderire ai criteri SMART.

Passaggio 2: (Realtà) Il passaggio successivo è analizzare e farsi un'idea dello stato attuale in cui si trova il tirocinante. Il coach può aiutare il suo cliente a fare un'autovalutazione con un'analisi SWOT personale e identificare anche i suoi punti di forza e di debolezza come minacce e opportunità. Alla fine di questo passaggio, dovrebbero essere elencati gli ostacoli.

Passaggio 3: (Opzioni) Quali sono le soluzioni disponibili per superare gli ostacoli che hai identificato in precedenza? Brainstorm tutte le possibilità con il tirocinante.

Fase 4: (Volontà) In questa fase, viene selezionata una delle soluzioni e viene delineato un piano di azioni. La responsabilità dell'allenatore d'ora in poi è motivare il suo cliente a seguire il piano fino al raggiungimento dell'obiettivo.

Quali tecniche usi per migliorare le prestazioni organizzative

In questa guida, abbiamo adottato un approccio diverso, visivo, per migliorare le prestazioni organizzative e speriamo che ti aiuti ad aumentare l'efficacia della tua organizzazione e la produttività dei dipendenti.

Non dimenticare di condividerlo con i tuoi colleghi e facci sapere cosa ne pensi della guida nella sezione commenti qui sotto.