10 modi inefficienti in cui le aziende gestiscono il proprio inventario (e come evitarlo)

A prima vista, è difficile vedere esattamente come la gestione dell'inventario contribuisca al successo di un'azienda.

Certo, è importante, ma ha davvero un effetto così significativo sui tuoi profitti?

Ecco un esempio concreto di come una buona (o scarsa) gestione dell'inventario influisca direttamente sulle entrate.

Secondo uno studio del 2019 , il 34% delle aziende spedisce in ritardo perché vende prodotti che in realtà non hanno.

Non c'è niente di più frustrante per un cliente di uno scenario di esaurimento delle scorte e niente di più dannoso per la fedeltà del cliente e il valore della vita.

Inoltre, il 46% dei magazzini cita l'errore umano come il problema più grande nella gestione del prodotto a portata di mano.

Siamo nel 2022 e la tecnologia è più accessibile e potente che mai. Tuttavia, molte organizzazioni commettono errori di base che costituiscono inutilmente le loro risorse.

Al contrario, essere consapevoli e comprendere questi errori, insieme alla volontà di correggerli prima che si trasformino in problemi seri, può cambiare e aiutare il risultato.

In questo post, parleremo di una manciata di modi altamente inefficienti in cui le aziende gestiscono il proprio inventario e di come risolverlo (ed evitarlo).

Perché l'efficienza della gestione dell'inventario è importante?

Un efficiente sistema di gestione dell'inventario ti consente di stimare correttamente la quantità di inventario necessaria in base alla tua attività di vendita.

In questo modo, puoi prendere ordini con sicurezza, limitando esaurimenti, scorte eccessive e registrazioni imprecise.

Inoltre, una corretta gestione dell'inventario ti consente di evadere gli ordini in entrata o aperti in tempo e, come felice sottoprodotto, aumenta i profitti.

Di seguito sono riportati alcuni altri vantaggi di una gestione efficiente dell'inventario.

Una buona gestione dell'inventario consente di risparmiare denaro

Comprendere i livelli delle scorte ti consente di determinare quanto hai (e dove lo stai immagazzinando). In questo modo, puoi mantenere scorte sufficienti per evadere gli ordini senza sprecare denaro per il prodotto in eccesso.

Oltre a risparmiare denaro sull'inventario stesso, i risparmi reali derivanti da buoni processi di gestione dell'inventario derivano dal risparmio sul libro paga.

Quando utilizzi un IMS come SkuVault per automatizzare le attività ridondanti, puoi eliminare i movimenti e le perdite di tempo dal tuo team.

Quando la tua logistica funziona senza intoppi, il tuo flusso di cassa aumenta

Gestire correttamente il tuo inventario ti consente di acquistare inventario che vende rapidamente, il che migliora il movimento di denaro dentro e fuori la tua attività.

L'efficienza dell'inventario è direttamente legata alla soddisfazione del cliente

La soddisfazione del cliente è essenziale per gestire un'attività fiorente. Secondo uno studio di Salesforce , l'81% dei clienti soddisfatti afferma di avere maggiori probabilità di interagire con la tua attività in futuro dopo un'esperienza cliente positiva.

Una delle strategie più semplici e migliori per far tornare i clienti è assicurarsi che ricevano i loro ordini in tempo.

Lo so, non è esattamente un'idea radicale. Ma quando stai ridimensionando una grande operazione di eCommerce con dozzine di parti mobili, è molto più facile a dirsi che a farsi.

Rimanere al passo con il modo in cui gestisci il tuo inventario contribuisce notevolmente a migliorare l'efficienza complessiva della tua attività, il che prosegue bene con il nostro prossimo punto.

In che modo l'efficienza avvantaggia la tua attività?

Ci sono un sacco di vantaggi per l'efficienza aziendale. Ad esempio, l'efficienza nella tua attività:

• Migliora la tua produttività migliorando al contempo le attività di amministrazione ad alta intensità di lavoro.
• Riduci al minimo i costi operativi, consentendoti di avere più riserve di denaro per altre esigenze aziendali critiche.
• Consentirti di evadere ordini più grandi, il che significa più entrate e una migliore linea di profitto.
• Consentono di evadere rapidamente gli ordini dei clienti senza assumere personale temporaneo o acquistare più attrezzature per soddisfare la domanda.
• Ti offre un'opportunità migliore per scalare la tua attività e avventurarti in nuovi mercati.
• Favorisci una sana concorrenza mentre altre aziende cercano di competere con te.

Pratiche di gestione dell'inventario inefficienti

Ora che sai perché è fondamentale disporre di un solido sistema di gestione dell'inventario, esaminiamo gli 11 errori che le aziende commettono quando gestiscono il proprio inventario e come evitarli.

Mancanza di una corretta pianificazione

C'è di più nella gestione dell'inventario che controllare la quantità di stock rimasta. È inoltre necessario gestire la catena di approvvigionamento, l'approvvigionamento, lo stoccaggio, l'afflusso e la logistica inversa (resi).

La gestione dell'inventario è un processo interconnesso che coinvolge diversi bit e pezzi che devono muoversi insieme senza soluzione di continuità.

Se una parte vacilla, l'intero processo va in pezzi. L'incapacità di disporre di una solida strategia di gestione dell'inventario può comportare perdite di vendite, ritardi inutili e scorte danneggiate, soprattutto nelle attività stagionali.

Ad esempio, un negozio di articoli da regalo che non riesce a ordinare la merce in anticipo per il periodo natalizio potrebbe ritrovarsi senza articoli essenziali durante un periodo cruciale dei saldi.

Un altro errore di pianificazione è la mancata eliminazione dei prodotti più vecchi o lenti per creare spazio per la nuova merce.

(Per ulteriori informazioni sull'argomento della segmentazione degli SKU, consulta la nostra guida dettagliata sull'analisi dell'inventario ABC .)

Come sistemarlo

Sviluppa una solida strategia di gestione dell'inventario che funzioni per la tua azienda e investi in una piattaforma software per aiutarti a gestirla ed eliminare l'errore umano. Quando sei pronto, dai un'occhiata alle nostre guide sull'argomento di seguito:

• 10 pratiche efficaci di gestione dell'inventario per l'e-commerce
• Le 8 migliori strategie di gestione dell'inventario per ridurre i costi
• 15 migliori tecniche e migliori pratiche per la gestione dell'inventario eCommerce

Comunicazione errata e scarsa coordinazione

La corretta gestione dell'inventario dovrebbe essere una responsabilità collettiva. Una macchina logistica ben oliata è un organismo veramente simbiotico. Se un pezzo fallisce, l'intera base della tua attività è soggetta all'effetto frusta .

È necessario coordinare tra fornitori, responsabili del magazzino, fornitori, trasportatori e praticamente tutti coloro che gestiscono l'inventario nella tua organizzazione.

Una buona comunicazione tra tutte le parti è assolutamente essenziale per far funzionare questo lavoro.

Tuttavia, molti team di gestione dell'inventario sono afflitti da problemi di comunicazione e scarso coordinamento causati da fornitori e fornitori.

Come sistemarlo

Lavora con fornitori e fornitori affidabili. Controlla tutti nella catena di approvvigionamento per evitare conflitti di gestione dell'inventario in futuro. Ad esempio, puoi cercare un fornitore o il background di un venditore per vedere se sono adatti o addirittura chiedere referenze.

Quindi, traccia visivamente la tua pipeline logistica, dai fornitori agli utenti finali. Questo diagramma ti aiuterà a riconoscere eventuali colli di bottiglia che stanno appesantindo la tua attività.

Mancato monitoraggio dell'inventario

Un altro errore che le aziende commettono con la gestione dell'inventario è il mancato monitoraggio dei livelli delle scorte.

In qualità di imprenditore, ti aspetti che tutte le parti interessate nelle operazioni di inventario facciano la loro parte per garantire livelli di scorte sostenibili.

Tuttavia, ciò non garantisce che non si verifichino problemi. E quando lo fanno, potresti non avere il tempo di salvare la situazione prima che peggiori.

Come sistemarlo

Implementare un processo di monitoraggio e monitoraggio dell'inventario affidabile. In questo modo, rilevi e risolvi tempestivamente qualsiasi processo.

Investire in software di gestione dell'inventario è il modo migliore per tracciare e monitorare i livelli delle scorte.

Non fare affidamento su fogli di calcolo o grafici di carta per questo: ricordi la statistica sopra sull'errore umano?

Una buona soluzione ti garantirà sempre una panoramica completa del tuo inventario, dal momento in cui la merce arriva fino al punto vendita.

Previsione imprecisa

La capacità di eseguire operazioni efficienti di gestione dell'inventario dipende anche dalla capacità di prevedere le tendenze delle scorte.

L'utilizzo di dati e previsioni imprecisi rende il tuo piano inefficace.

Rimaniamo con l'esempio del negozio di articoli da regalo. L'azienda sa che il periodo natalizio è il periodo più intenso. Ma queste informazioni non aiutano il negozio a determinare la quantità di prodotto che dovrà ordinare per soddisfare la domanda.

Al contrario, se il negozio dispone di dati storici basati sui precedenti saldi di Natale, può fare un'ipotesi intelligente su quanto inventario sarà sufficiente per la stagione.

Come sistemarlo

Investi in una soluzione affidabile di dati e analisi per aiutarti a raccogliere informazioni accurate per previsioni accurate.

Ad esempio, il Replenishment Report di SkuVault genera uno sguardo dettagliato ai livelli di inventario in un'ampia varietà di dimensioni. Che tu stia vendendo online o offline, la cronologia delle vendite di ciascun canale viene incanalata in un unico rapporto.

Non cuocere a margine per errori o battute d'arresto imprevisti

Tutti abbiamo quell'amico. Inseriscono una destinazione nel loro GPS e iniziano il loro tragitto giornaliero per arrivare proprio quando inizia un appuntamento, senza lasciare tempo per traffico, incidenti o blocchi stradali.

Naturalmente, sappiamo che la vita raramente funziona in questo modo. Anche con i piani migliori, le cose vanno male (e le cose vanno male abbastanza spesso nel mondo della gestione dell'inventario).

Incidenti, disastri naturali e condizioni meteorologiche avverse possono interrompere le operazioni di inventario.

Tutto quello che devi fare è accendere le notizie per vedere un esempio di vita reale. La carenza di semiconduttori iniziata intorno ai blocchi di COVID-19 sta ancora avendo effetti a catena sismica sul mercato.

Peggio ancora, non è possibile prevedere queste interruzioni, anche con le soluzioni di previsione e analisi più avanzate.

Come sistemarlo

La tua migliore difesa contro elementi imprevisti e incontrollabili è implementare misure precauzionali extra e lasciare margini in tutti i tuoi processi.

Ciò può significare un'assicurazione contro i disastri naturali, prodotti extra per i licenziamenti o più produttori e fornitori che possono fungere da licenziamenti in caso di guasto logistico.

Non rimanere al passo con i controlli dell'inventario

Poche aziende controllano il proprio inventario ogni giorno. Controlli casuali o poco frequenti dell'inventario possono portare a notevoli perdite di profitto se gestisci un'organizzazione di grandi dimensioni con molta merce.

Non deve essere così, però.

Come sistemarlo

Pianifica controlli frequenti dell'inventario per ridurre al minimo le perdite e aumentare l'efficienza delle tue operazioni. L'inventario regolare consente di identificare una discrepanza prima che sfugga di mano.

Oltre a ridurre le perdite, i controlli regolari dell'inventario aumentano la visibilità e la chiarezza sui livelli delle scorte.

Gli audit di inventario ottengono un brutto colpo, ma non devono essere roba da incubi. Consulta la nostra guida sul controllo dell'inventario per approfondire.

Affidarsi alla raccolta manuale dei dati

Non c'è un modo semplice per dirlo: stai perdendo denaro se stai ancora utilizzando fogli di calcolo Excel o carta e penna per tenere traccia dell'inventario.

La documentazione manuale è laboriosa, lenta e incredibilmente soggetta a errori. Inoltre, spreca le risorse della tua organizzazione e impedisce al tuo personale di concentrarsi su altre aree che possono aiutare a far crescere la tua attività.

Per non parlare del fatto che riconciliare i dati di inventario in un unico repository è una vera seccatura e richiede molto lavoro manuale, un lavoro che probabilmente non vuoi perdere tempo a fare (o pagare).

Come sistemarlo

L'automazione e la tecnologia sono i tuoi amici qui.

Puoi risparmiare notevoli somme di denaro investendo in un software di gestione dell'inventario basato su cloud che automatizza la scansione dei codici a barre, gli importi dell'inventario e le informazioni sulle vendite.

Singoli punti di guasto e silos di conoscenza

La maggior parte delle organizzazioni che utilizzano l'automazione per gestire il proprio inventario affronta un problema comune: la mancanza di conoscenze su come sfruttare effettivamente tali strumenti di automazione.

Ciò si traduce in ordini ritardati e spedizioni in ritardo quando solo una o due persone sanno come far funzionare il sistema.

Nella teoria dei sistemi, questo è chiamato "punto di errore singolo". In altre parole, se uno di quei dipendenti se ne va, tutta la conoscenza se ne va con lui.

Sarai lasciato a raccogliere i pezzi e a darti da fare per ricevere gli ordini in tempo. Il che, ovviamente, influisce direttamente sulle entrate, sull'acquisizione di clienti e sul valore della vita.

Secondo un sondaggio , il 69% dei clienti ha meno probabilità di acquistare da te in futuro se ritarderai l'ordine di due giorni dalla data di consegna promessa.

E se ritieni che sostituire questi clienti sia facile, dovresti sapere che il costo per acquisire un nuovo cliente è 25 volte superiore rispetto a mantenerne uno esistente .

Come sistemarlo

Forma presto e spesso l'intero team sui processi di gestione dell'inventario. E fatti un favore: scegli una soluzione con una curva di apprendimento facile.

Procedure di magazzino inefficienti

La gestione dell'inventario è una di quelle discipline che è in parti uguali cerebrali e fisiche. Tanta pianificazione va nella corretta gestione dell'inventario, eppure la gomma colpisce davvero la strada sul pavimento del magazzino.

Non è raro trovare gestori di magazzino che non sanno come gestire l'inventario in modo efficiente.

Ciò può manifestarsi in un layout inefficiente del magazzino, procedure di prelievo e imballaggio poco pratiche o condizioni di lavoro non sicure.

Come sistemarlo

Sforzati di apportare piccoli miglioramenti incrementali all'efficienza del tuo magazzino. Ad esempio, puoi identificare le merci in rapido movimento e posizionarle vicino all'area di spedizione.

Inoltre, puoi conservare prodotti di alto valore in aree di stoccaggio ad alta visibilità nel tuo magazzino per ridurre i furti.

Sappiamo che ogni secondo conta nel magazzino. Ecco perché abbiamo creato percorsi di prelievo intelligenti in SkuVault che mostrano ai magazzinieri il modo più efficiente per prelevare il prodotto (e esattamente dove trovarlo).

Sovraccarico del tuo magazzino

Più merce hai, più spazio ti serve. Questo potrebbe non essere positivo per gli affari, soprattutto se il tuo magazzino è affittato (o hai prodotti deperibili).

Inoltre, costa di più condurre audit e controlli completi dell'inventario quando si dispone di un inventario di grandi dimensioni, costringendoti potenzialmente ad assumere personale di supporto per lavorare nel tuo magazzino.

Inoltre, sovraccaricando di scorte, corri il rischio di detenere scorte morte, o perché non puoi venderle o perché si deteriora (nel caso di alcuni materiali di consumo).

Ricordi i filatori di fidget? Quella tendenza si è estinta con la stessa rapidità con cui è arrivata e senza dubbio ha lasciato diverse ambiziose aziende di e-commerce gravate da un inventario invendibile.

Infine, quando hai scorte in eccesso, stai vincolando il capitale, il che può compromettere le tue decisioni aziendali, soprattutto se lavori con budget limitati o margini ridotti.

Come sistemarlo

Anche se disporre di un inventario sufficiente è essenziale per creare un'esperienza cliente positiva, decidi se ha senso trasportare la merce in eccesso. In caso contrario, determina cosa è "troppo" o "troppo poco" e trova un equilibrio.

Per determinare gli importi ideali dell'inventario, inizia consultando la nostra guida sul calcolo della formula dell'inventario medio .

Quindi, puoi leggere questo post sul valore della riduzione intelligente dell'inventario.

La linea di fondo

Una buona gestione dell'inventario coinvolge un'ampia gamma di discipline interconnesse e ha un impatto diretto sulle entrate e sulla soddisfazione dei clienti.

Cercare di gestire l'inventario con processi manuali è una ricetta per soldi sprecati e clienti insoddisfatti.

Sfruttare un sistema di gestione dell'inventario (IMS) come SkuVault per aiutarti a gestire il tuo inventario ti aiuterà a:

• Monitora e consolida l'inventario e le metriche di vendita su tutti i canali
• Previsione dell'andamento degli ordini
• Genera elenchi di prelievo senza carta che migliorano il traffico di magazzino ed eliminano gli sprechi

Ma soprattutto, SkuVault, insieme a una buona strategia di gestione dell'inventario, ti aiuterà a evitare gli errori evidenziati in questo post.

SkuVault ti aiuta a lavorare sulla tua attività invece che nella tua attività. Ci piacerebbe mostrarti come passare di livello all'eCommerce o all'attività basata sull'inventario: fai clic sul pulsante in questa pagina per pianificare una demo dal vivo.