Qual è il ruolo dei sistemi informativi nella gestione delle risorse umane?

Pubblicato: 2022-09-01

I sistemi informativi sulle risorse umane sono uno strumento efficace utilizzato dalla stragrande maggioranza delle organizzazioni moderne. Nell'era della tecnologia moderna, è difficile immaginare la gestione delle risorse umane senza il supporto IT. Il grado di adattamento di questi sistemi a un'organizzazione dipende dalle sue dimensioni, dalla complessità dei suoi processi, dal suo approccio all'uso di strumenti moderni, dalle sue risorse e dal suo capitale. L'implementazione di sistemi informatici o l'ammodernamento di quelli esistenti richiede non solo esborsi finanziari, ma anche cambiamenti organizzativi, di personale e mentali, nonché la conoscenza del programma. Pertanto, prima di decidere di implementare tale software, analizzare e prepararsi per le modifiche necessarie.

I sistemi informativi nella gestione delle risorse umane – indice:

Elementi di sistemi informativi
Usabilità dei sistemi informativi in ambito HRM
Vantaggi dell'utilizzo dei sistemi informativi
Riepilogo

Elementi di sistemi informativi

Un sistema informativo è una parte della tecnologia dell'informazione (IT) che utilizza strumenti informatici. Affinché un sistema possa essere denominato IT, deve essere costituito da hardware, software, telecomunicazioni e dipendenti.

L'hardware è un insieme di apparecchiature tecniche che consentono la trasmissione, la ricezione e l'elaborazione delle informazioni. L'hardware è costituito da apparecchiature quali dispositivi di input (tastiera, lettori, mouse), dispositivi di output (monitor, stampanti, scanner), processori e memoria. A causa del rapido sviluppo delle moderne soluzioni IT, l'hardware è in continua evoluzione e diventa obsoleto molto rapidamente. L'hardware più conveniente e popolare utilizzato nella gestione del personale è un personal computer (laptop) e uno smartphone.

Il software è una raccolta di programmi, istruzioni, interfacce implementate e dati integrati che consentono il trattamento dei dati per lo scopo specificato dall'utente. Utilizzando il software, vengono creati strumenti di base come vari database, che funzionano come raccolte di dati interconnessi. Il database dei dipendenti include tutte le informazioni sui dipendenti, il database del modello consente la simulazione delle conseguenze delle decisioni e la valutazione dei dipendenti. La base di conoscenze, a sua volta, consente la gestione delle conoscenze, lo studio del comportamento dei dipendenti e l'attuazione di programmi di formazione.

Le telecomunicazioni implicano il collegamento del lavoro di diversi computer e terminali. I computer possono essere collegati a livello regionale, nazionale o globale. Tale soluzione consente di creare organizzazioni virtuali e l'implementazione del lavoro a distanza. Le telecomunicazioni funzionano basate su reti telefoniche, in fibra ottica, ma anche wireless e persino satellitari.

I dipendenti sono l'elemento più importante e prezioso del sistema informativo. Il personale che gestisce il sistema è composto da programmatori, architetti, manager e utenti. Affinché il sistema funzioni in modo efficace, è necessario formare e introdurre i dipendenti a nuovi compiti. Le piccole aziende di solito utilizzano il supporto tecnico esterno. Quelli più grandi impiegano specialisti IT per supervisionare il funzionamento e la continua modernizzazione del sistema.

Usabilità dei sistemi informativi in ambito HRM

Prima di decidere di utilizzare un sistema informativo, effettuare un'analisi dell'organizzazione e, in particolare, delle esigenze dei dipendenti responsabili della politica HRM. Rispondere alla domanda se e in che misura il sistema faciliterà il loro lavoro e se le attività implementate saranno più efficaci. Sarà anche utile effettuare un calcolo economico per una situazione specifica. Vale la pena ricordare che l'utilità dei sistemi informativi dipende dal ruolo e dal posto del dipartimento di gestione delle risorse umane nella struttura dell'impresa.

Vantaggi dell'utilizzo dei sistemi informativi

I sistemi informativi sulle risorse umane disponibili sul mercato differiscono in termini di funzionalità. Tuttavia, sono le loro caratteristiche uniche che influenzano la loro implementazione e utilizzo. La corretta attuazione di HRIS ha diversi vantaggi misurabili come

Risparmio. Il ritorno sull'investimento è a lungo termine, ma dopo qualche tempo i risultati finanziari dell'implementazione del sistema sono visibili. Il sistema centralizzato consente di integrare processi minori in uno, il che porta a un aumento significativo dell'efficienza del lavoro. Il modulo di sviluppo professionale riduce i costi logistici associati all'organizzazione della formazione.
Comunicazione migliorata . Il database centralizzato riduce il cosiddetto "rumore di comunicazione" fornendo un insieme immutabile di informazioni per tutti i dipendenti dell'organizzazione. La riduzione degli errori causati dall'utilizzo di dati errati riduce anche i costi ed elimina le decisioni sbagliate.
Analisi e reportistica. Le funzioni di compilazione, smistamento e interpretazione consentono di analizzare i dati in modo semplice e veloce e le informazioni ottenute non sono soggette a errori. L'accesso rapido ai report consente ai manager di prendere decisioni più accurate sul personale.
Produttività incrementata. Le funzioni del sistema semplificano il lavoro relativo, ad esempio, al monitoraggio dei cartellini orari o all'analisi della fidelizzazione e del turnover dei dipendenti. I sistemi informatici avanzati automatizzano le attività più noiose.

Sistemi informativi – sintesi

Le informazioni per la gestione delle risorse umane, che vengono elaborate nel sistema informativo, sono particolarmente importanti. Grazie a questa specifica base di conoscenze, è possibile gestire efficacemente il personale attraverso un'adeguata pianificazione, organizzazione, guida e controllo.

Le informazioni sull'organizzazione e sul suo ambiente determinano le decisioni giuste in termini di personale. Il numero crescente di problemi di gestione delle risorse umane negli ultimi tempi rende l'implementazione di un sistema di gestione IT una delle condizioni chiave per il successo in questo settore. L'uso corretto del sistema può essere uno dei fattori più importanti che portano al vantaggio competitivo di un'azienda.