Che cos'è la contabilità dell'inventario e perché integrare il software di contabilità con il software di inventario

Riepilogo: le aziende leader del settore assicurano che le loro varie funzioni aziendali interagiscano tra loro per un funzionamento regolare. Avere sistemi autonomi di gestione dell'inventario e contabilità non è sufficiente. Le aziende devono assicurarsi che le due funzioni siano integrate per assicurarsi di poter ottimizzare il loro inventario, ridurre i costi e raccogliere tutti i vantaggi dell'integrazione.

Il software di contabilità e il software di gestione dell'inventario sono essenziali per ogni azienda per aumentare la produttività e ottimizzare le diverse operazioni. Mentre il software di gestione dell'inventario ha lo scopo di tenere sotto controllo i livelli di inventario, il software di contabilità definisce lo stato finanziario della tua azienda.

Il software di inventario fornisce visibilità su cosa c'è nel tuo magazzino e dove è immagazzinato il tuo prodotto. Questo software, tuttavia, non può garantire che il valore del bene di inventario nei report finanziari corrisponda a ciò che è in magazzino. Solo con l'integrazione del software di inventario e del software di contabilità, questo processo dovrebbe essere automatizzato senza richiedere l'intervento manuale e la riconciliazione.

Il software di gestione dell'inventario online e il software di contabilità sono due dei sistemi più importanti che possono essere integrati. Un'azienda può semplificare in modo efficiente il flusso di informazioni integrando software di contabilità e software di gestione dell'inventario. Le aziende possono inoltre trarre vantaggio da previsioni accurate e dalla riconciliazione dei dati.

Mentre parliamo dell'integrazione del software di contabilità e del software di inventario , la discussione sulla contabilità dell'inventario diventa critica.

Che cos'è la contabilità dell'inventario?

La contabilità dell'inventario è un'area della contabilità che si occupa della valutazione e della registrazione delle modifiche alle attività inventariate. L'inventario di un'azienda può essere rappresentato in circa tre fasi di produzione: materie prime, lavori in corso e prodotti finiti disponibili per la vendita. La contabilità dell'inventario assegna valore a tutti gli articoli in queste tre fasi dell'inventario e li registra ulteriormente come beni dell'azienda.

Gli articoli di magazzino all'interno delle tre fasi di produzione possono cambiare valore in base a dove si trovano attualmente nel processo. Un'accurata contabilità di inventario tiene traccia della variazione del valore e rettifica correttamente il valore patrimoniale e il costo associato alle merci di inventario.

Come funziona la contabilità dell'inventario?

I principi contabili generalmente accettati (GAAP) stabiliscono che le società seguano uno standard quando conducono la contabilità dell'inventario. Questo viene fatto per garantire che le aziende non sopravvalutino i profitti sottovalutando il loro inventario. I profitti sono calcolati con una semplice formula: profitto = ricavo-costo. Le entrate vengono generate dalla vendita dell'inventario.

Se il valore dell'inventario è basso, il profitto associato al prodotto sarebbe alto. Ciò porterebbe la società ad assumere profitti superiori a quelli che ha realizzato. La contabilità dell'inventario impedisce inoltre alle aziende di gonfiare il proprio valore sopravvalutando i propri beni. L'inventario è un bene e l'inventario sopravvalutato significherebbe che la società mostra un valore patrimoniale gonfiato.

I seguenti passaggi sono spesso inclusi nel processo di contabilità dell'inventario:

1. Creazione di un sistema di monitoraggio dell'inventario
2. Garantire i controlli dell'inventario fisico
3. Acquisto e ricezione di prodotti per la rivendita
4. Registrazione transazioni di vendita
5. Conduzione di un'ispezione approfondita dell'inventario fisico per confermare i numeri
6. Aggiornamento del saldo dell'inventario della contabilità generale.

Vantaggi della contabilità dell'inventario

La contabilità dell'inventario è diventata una pratica comune per le aziende di tutto il mondo. I dati accurati ottenuti dalla contabilità di magazzino rappresentano chiaramente l'attuale situazione finanziaria dell'azienda. Tuttavia, questo non è l'unico vantaggio della contabilità dell'inventario poiché le aziende possono trarre grandi vantaggi da questa pratica.

Questo può aiutare le aziende a identificare le aree in cui possono ridurre i costi e aumentare i margini di profitto. Ciò è evidente dalle attività manifatturiere che richiedono molto tempo e denaro, soprattutto nella tecnologia, nei prodotti farmaceutici e nei macchinari. Le aziende possono valutare il valore dei prodotti nelle varie fasi per identificare la fase in cui l'azienda può ridurre i costi mantenendo lo stesso valore. Inoltre, l'integrazione del software di contabilità e del software di inventario è un aspetto cruciale della contabilità dell'inventario.

Perché integrare il software di contabilità con il software di gestione dell'inventario?

Le aziende là fuori dispongono già di un sistema di gestione dell'inventario e di un software di contabilità. Anche se questi due sistemi hanno molte informazioni che vale la pena scambiare, di solito non sono configurati per comunicare tra loro.

Una gestione efficace dell'inventario richiede l'interazione con diverse aree dell'azienda. Sebbene il software di gestione dell'inventario possa monitorare lo stock di inventario fisico, non funziona perfettamente in isolamento. Per la migliore ottimizzazione possibile, deve essere integrato con altri componenti aziendali, in particolare software di contabilità.

Sebbene i due software indipendenti apportino un enorme snellimento alle operazioni dell'azienda, la loro integrazione consente all'azienda di risparmiare tempo, denaro e risorse preziose. Leggi di più per conoscere i vantaggi dell'integrazione del tuo software di contabilità con il software di gestione dell'inventario.

• Ottimizzazione dell'inventario

Mentre l'eccesso di scorte spesso porta a sprechi e influisce sul profitto complessivo, un basso livello di inventario è ugualmente dannoso per l'azienda. Quando un'azienda non è in grado di evadere un ordine, ciò porta a una mancata vendita e intacca il rapporto cliente-azienda. Un report accurato del tuo inventario ti aiuta a sfruttare al meglio le opportunità di vendita. Questo è molto più utile che affidarsi a dati manuali per misurare l'inventario.

Con l'integrazione del software di inventario e contabilità, puoi garantire un'analisi accurata dei dati. L'integrazione fornisce anche previsioni di vendita e preziose informazioni sul flusso di cassa. Di conseguenza, è possibile pianificare i livelli di scorte appropriati e soddisfare le richieste dei clienti.

• Ridurre i costi

Le imprese hanno speso una parte significativa della loro spesa per il costo del lavoro. Con l'integrazione dei due software, l'azienda può risparmiare drasticamente automatizzando le attività ridondanti e laboriose relative a entrambi i processi.

• Visibilità della catena di fornitura

L'integrazione dei due software consente ai fornitori di terze parti e ai partner della catena di approvvigionamento di accedere ai sistemi di inventario. Ciò consente loro di gestire meglio le spedizioni dei clienti poiché ora hanno accesso ai livelli di inventario.

Fornire questa visibilità ha uno scopo funzionale oltre a quello simbolico, che è quello di dimostrare la tua fiducia nei tuoi fornitori con dati sensibili. Integrando il software di inventario e contabilità, i partner della catena di approvvigionamento saranno in grado di monitorare i livelli di inventario fluttuanti e adottare misure proattive per assicurarsi che tu abbia abbastanza per soddisfare la domanda dei clienti.

• Rapporti finanziari accurati

Le aziende devono corroborare le loro scorte di inventario con i dati contabili per evitare discrepanze. Questa accuratezza è fondamentale non solo per i loro rendiconti finanziari e ai fini fiscali, ma anche perché le parti interessate e gli investitori richiedono dati finanziari accurati. Qualsiasi discrepanza deve essere esaminata e rimossa dalla relazione finanziaria. È qui che l'integrazione della gestione dell'inventario e del software di contabilità gioca un ruolo importante. Con due sistemi aziendali separati: gestione dell'inventario e contabilità, le aziende dovrebbero confermare manualmente i dati dell'inventario con i dati contabili. Tuttavia, con l'integrazione, il processo può essere automatizzato. Mitiga eventuali complicazioni, ritardi ed errori.

Le aziende di successo fanno affidamento su rapporti finanziari regolari per identificare i loro punti di forza e le loro lacune. Questo diventa un compito monumentale se il team deve confrontare due diversi report per garantire l'accuratezza. Tuttavia, con un sistema aziendale integrato, questo compito erculeo diventa abbastanza facile. I team possono collaborare e comunicare efficacemente tra loro.

Lettura consigliata: Comprensione del ruolo del software nella gestione dell'inventario

Conclusione

Il sistema integrato di contabilità e gestione dell'inventario può aiutare le aziende a risparmiare tempo, denaro e risorse e ottimizzare le operazioni aziendali. Le aziende che sono le prime ad adattarsi sono quelle che guidano il gruppo e l'integrazione dei due software è il futuro del business. Assicurati che la tua azienda abbia integrato la gestione dell'inventario e l'account e che tu sia in vantaggio rispetto alla concorrenza.

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