Excel per la gestione dell'inventario: pro, contro e suggerimenti
Pubblicato: 2023-07-05
Molte persone hanno un rapporto di amore-odio con Excel, il potente software per fogli di calcolo di Microsoft.
Nonostante ciò, nessuno può negare le sue capacità come punto fermo in quasi tutti i settori, in particolare le aziende di e-commerce di medie dimensioni che cercano un modo rapido per tenere traccia dell'inventario.
Le aziende di medie dimensioni si trovano spesso in una situazione difficile. Sono troppo grandi per il monitoraggio manuale dell'inventario ma non sono pronti per un software di gestione dell'inventario completo.
Microsoft Excel funge da ponte ideale tra queste opzioni.
Implementa le strategie in questo post e guarda la tua gestione dell'inventario eccellere (guarda cosa abbiamo fatto lì) a nuovi livelli.
Immergiamoci.
Come eseguire la gestione dell'inventario in Excel
La bellezza di Excel è la sua flessibilità. Puoi rendere il monitoraggio del tuo inventario semplice o complesso secondo le tue necessità.
Puoi iniziare con qualcosa di rudimentale come le quantità degli articoli o creare un enorme sistema multi-foglio di calcolo con calcoli automatizzati, specifiche dettagliate del prodotto, monitoraggio della catena di approvvigionamento, analisi delle vendite e punti di riordino predittivi.
Puoi anche utilizzare le capacità di calcolo di Excel per tenere traccia di metriche critiche come quantità in magazzino, costi di acquisto, valore di inventario e quantità in riordino.
Detto questo, costruire da zero richiederà molto lavoro. Ecco perché ti consigliamo di utilizzare i modelli di gestione dell'inventario per iniziare (soprattutto se non sei esperto di Excel).
Creare (o prendere in prestito) un foglio di calcolo per la gestione dell'inventario
Se sei pronto a provare Excel come strumento di gestione dell'inventario, il passaggio successivo consiste nel trovare il foglio di calcolo giusto per te.
La buona notizia è che hai delle opzioni. Sia che tu voglia creare il tuo da zero o trovare un modello perfetto, le soluzioni di cui hai bisogno sono là fuori.
Ecco alcune opzioni:
Costruisci il tuo foglio di calcolo
Costruire il tuo foglio da zero è un'opzione praticabile se sei già un mago del foglio di calcolo. La prospettiva di costruirlo da soli potrebbe persino sembrarti divertente (nessun giudizio, lo promettiamo).
Adottando questo approccio, otterrai esattamente ciò che desideri e di cui hai bisogno perché lo personalizzerai per soddisfare le tue specifiche sfide di inventario.
Il costo del tempo è annullato dai vantaggi di avere un foglio di calcolo conforme ai requisiti di gestione dell'inventario della tua azienda.
Ma la creazione di un foglio di calcolo Excel da zero può richiedere molto tempo, soprattutto se non si ha familiarità con la logica e le formule di Excel. Questo potrebbe essere fuori questione per gli imprenditori che restano a malapena a galla così com'è.
Inoltre, la tua conoscenza di Excel potrebbe essere un fattore limitante in ciò che puoi ottenere nel tuo foglio di calcolo.
Dopotutto, non sai cosa non sai.
Se non comprendi le funzionalità di Excel, potresti non renderti conto che esistono soluzioni più efficienti per le tue sfide di monitoraggio dell'inventario.
Per un'eccellente procedura dettagliata, dai un'occhiata a questo tutorial:
Usa un modello gratuito di Microsoft
Se la creazione di un foglio di calcolo per la gestione dell'inventario di Excel da zero sembra al di là di te (o non è il miglior uso del tuo tempo), puoi sempre optare per un modello di inventario di Excel e ce ne sono molti fantastici là fuori.
Microsoft offre numerosi modelli di Excel per una vasta gamma di esigenze. Se apri Excel e cerchi "inventario", troverai esempi predefiniti che soddisfano i tuoi requisiti.
Puoi anche controllare la libreria di modelli ufficiale di Microsoft per vedere cosa è possibile.
Questo modello gratuito è uno dei nostri preferiti, che non solo gestisce la quantità di inventario, ma funge anche da modello di controllo dell'inventario delle scorte, utilizzando formule per ricordarti i prossimi punti di riordino.
Trova un modello di gestione dell'inventario di terze parti
Se non trovi ciò che desideri nella raccolta di modelli di Excel, niente panico. C'è un intero mondo di modelli generati dagli utenti online.
Ad esempio, questo sito offre diversi modelli di inventario per ordini di acquisto, elenchi di prodotti, monitoraggio dei dati di inventario e altro ancora.
Questi fogli di calcolo sono spesso più complessi delle loro controparti gratuite. Molti offrono funzionalità alla pari con il software di gestione dell'inventario nella categoria di gestione dell'inventario, solo meno alcune delle funzionalità chiave di questi programmi.
NOTA: se preferisci lavorare con Fogli Google, puoi utilizzare molti di questi modelli su entrambe le piattaforme. Esistono anche molti modelli di monitoraggio dell'inventario creati appositamente per Fogli.
Pro e contro del foglio di calcolo dell'inventario di Excel
Prima di concludere questa sezione, dedichiamo un momento alla discussione dei pro e dei contro dell'utilizzo di Excel per la gestione dell'inventario.
PROFESSIONISTI
COSTO
Con le opzioni gratuite disponibili sia in Excel che online, non è difficile creare un modello di gestione dell'inventario senza far saltare il budget.
La maggior parte delle piccole imprese opera con margini ridotti e scarsi profitti (soprattutto all'inizio). Excel può aiutarti a gestire il tuo inventario senza spendere una fortuna.
PERSONALIZZAZIONE
Una delle cose che i sostenitori di Excel amano del software è che puoi (con abbastanza capacità intellettuali e sudore) fare in modo che il software faccia quasi tutto.
Questo livello di personalizzazione significa che le aziende possono creare uno strumento di monitoraggio dell'inventario completamente adatto alle loro esigenze, presumibilmente senza scendere a grossi compromessi.
COMUNALE
I fogli di calcolo Excel sono facili da condividere con altri membri del team della tua organizzazione. Puoi condividerli tramite Dropbox e altre piattaforme, salvarli nel cloud, utilizzare Fogli Google, ecc.
Ciò significa che il tuo foglio di calcolo è accessibile ai membri del team ovunque e in qualsiasi momento.
Ovviamente nessuna soluzione è perfetta al 100% ed Excel non fa eccezione. Ecco alcuni dei contro che dovresti sapere prima di selezionare questa soluzione per le tue esigenze di gestione dell'inventario.
CONTRO
COMPLICAZIONI
La maggior parte dei fogli di calcolo Excel nasce come documenti gestibili.
Tuttavia, con la crescita della tua attività e del tuo inventario, cresceranno anche i tuoi fogli di calcolo.
Abbiamo visto tutti gli ingombranti fogli di calcolo là fuori che eseguono oltre 100 colonne nella parte superiore e migliaia di celle in profondità.
Questi fogli sono incubi trasformati in realtà, documenti capaci di soffocare il tuo computer ogni volta che provi a caricarne uno.
Bloat è un problema che chiunque utilizzi Excel per la gestione dell'inventario dovrà affrontare a un certo punto. Prima o poi, i fogli di calcolo diventano troppo grandi per essere utili.
TEMPO
La creazione di un foglio di calcolo, l'inserimento di formule e l'aggiunta di dati richiedono tempo. Mantenere il foglio di calcolo è un'altra perdita di tempo. Tutte queste ore si sommano.
Il software di gestione dell'inventario automatizza molti processi di gestione delle scorte per i suoi utenti dopo il lancio iniziale del software. Excel richiede un approccio più pratico.
Ci saranno momenti in cui quelle ore potrebbero essere spese meglio altrove.
DATI
Se hai mai lavorato su un gigantesco foglio di calcolo in cui più persone hanno il potere di modificare il documento, probabilmente hai subito una perdita di dati.
Gli incidenti accadono, le persone commettono errori e i fogli di calcolo possono essere bestie complicate. Il problema con Excel è che a volte, quando si verificano questi errori, non esiste un modo semplice per annullarli.
Questo può rovinare i tuoi dati. A volte non te ne accorgi nemmeno molto tempo dopo.
ERRORI
A differenza del software di inventario, che aggiorna le scansioni di codici a barre e RFID in tempo reale in modo che i numeri di inventario siano precisi fino al secondo, Excel richiede una grande quantità di lavoro manuale sotto forma di immissione dei dati.
E come sa chiunque lavori con l'immissione di dati, l'errore umano è una cosa molto reale.
Il costante elemento umano coinvolto nell'utilizzo di Excel significa che gli errori di inventario sono più probabili con questo approccio che con il software di gestione dell'inventario.
NESSUN TRACCIAMENTO IN TEMPO REALE
Ne abbiamo parlato nel punto precedente, ma vale la pena ripeterlo qui. Excel richiede l'inserimento di dati umani nel foglio di calcolo per il monitoraggio dell'inventario.
Ciò significa che il foglio viene aggiornato solo quando qualcuno si prende il tempo per modificare il documento. Questo può portare a problemi.
Il software di gestione dell'inventario aggiorna il tuo stock in tempo reale, senza la necessità di inserire dati. Il software tiene traccia dell'azione ogni volta che viene scansionato un codice a barre o RFID. Ciò significa che sarai sempre aggiornato sui livelli di inventario. Riduce anche il rischio di errori di inventario.
Questo è noto come un sistema di inventario perpetuo ed è uno dei modi migliori in cui le aziende basate sull'inventario possono risparmiare tempo e aumentare l'efficienza.
Suggerimenti per avere successo con Excel Inventory Management
Se utilizzi Excel per le tue esigenze di gestione dell'inventario, ci sono modi per superare molti degli svantaggi che abbiamo elencato nella sezione precedente.
Excel richiede una manutenzione più pratica rispetto al software di gestione dell'inventario, ma puoi farlo funzionare implementando alcune best practice di base.
Ecco alcuni dei più comuni da tracciare.
Controllo giornaliero
Abbiamo discusso di come l'errore umano sia una vera preoccupazione con i fogli di calcolo Excel. Un modo per combattere questo problema è condurre audit giornalieri.
Utilizzando audit programmati regolarmente, è possibile rilevare i problemi prima che si aggravino nel tempo.
I controlli giornalieri possono essere un'impresa irrealistica a seconda delle dimensioni della tua azienda. In tal caso, considera i conteggi ciclici, in cui confronti i tuoi numeri fisici con i numeri del tuo foglio di calcolo a rotazione.
Un'altra soluzione è tenere traccia del tuo inventario su carta e su un foglio di calcolo.
Sembra un doppio lavoro (perché lo è), ma ti darà un conteggio giornaliero da confrontare con il tuo foglio di calcolo e individuare le discrepanze.
La chiave qui è che trovare i problemi in anticipo è importante. Man mano che i conteggi si interrompono per periodi più lunghi, i problemi crescono e si aggravano.
Aggiorna immediatamente
Una delle maggiori cause di errore umano con i fogli di calcolo Excel si verifica quando si verificano ritardi nell'aggiornamento del foglio.
Ecco uno scenario in cui ciò accade.
Per qualsiasi motivo, il tuo responsabile dell'inventario ha un problema che gli impedisce di cambiare il foglio mentre l'inventario cambia.
Notano i cambiamenti, ma il lavoro accade e quei cambiamenti vengono dimenticati. Ora il tuo inventario è disattivato. Questo errore di inventario potrebbe persistere per anni se non esegui controlli giornalieri.
Potrebbero esserci più errori. La prossima cosa che sai, il tuo intero inventario è sbagliato.
La chiave per prevenire questi errori è aggiornare immediatamente il foglio Excel ogni volta che si verifica una modifica dell'inventario.
Sappiamo che il lavoro può essere frenetico, il che può essere impegnativo, ma gli errori di inventario rendono il lavoro ancora più frenetico e impegnativo. Meglio fare il lavoro adesso ed evitare i problemi dopo.
Archivia i backup nel cloud
Il tuo foglio di inventario Excel è uno dei documenti più importanti della tua attività. Pertanto, è necessario assicurarsi che sia stato eseguito il backup. Come accennato in precedenza, si verificano errori di Excel e talvolta i dati vitali vengono persi.
Eseguendo regolarmente backup su cloud, puoi ridurre l'impatto di questi errori garantendoti di avere una copia recente a cui tornare in caso di catastrofe imprevista.
Essere preparato. Gli errori accadranno.
Consolidare i dati per il reporting mensile
Uno dei grandi difetti di Excel è che rende difficile l'analisi dei dati storici. Possiamo combattere questo problema assicurandoci di consolidare regolarmente i dati per semplificare i rapporti.
Prendendo le informazioni dal tuo foglio Excel e trasferendole in altri formati (grafici, tabelle, grafici, ecc.), puoi individuare tendenze e problemi nel tempo. Questo può avere un impatto positivo sui profitti.
Esamina dati e risultati
I dati sono fantastici, ma sono inutili se li raccogli e non li utilizzi per prendere decisioni.
Con un foglio di calcolo Excel, avrai a disposizione un'ampia gamma di dati (e se stai seguendo l'ultimo punto, avrai compilato quei dati in formati di facile comprensione). Usa queste informazioni per informare il tuo processo decisionale e prevedere i risultati.
Uno degli obiettivi della gestione dell'inventario è essere in grado di prevedere tendenze e risultati. Usa queste informazioni per aiutarti nel processo.
Passa a una soluzione SaaS se necessario
Excel può essere un eccellente ponte tra l'inventario manuale e il software di gestione dell'inventario. Tuttavia, man mano che la tua attività cresce, arriverà un giorno in cui Excel non sarà più fattibile come strumento di gestione dell'inventario.
Sebbene la gestione dell'inventario attraverso una serie di fogli di calcolo sia del tutto possibile, non è il processo di gestione dell'inventario più scalabile (o più semplice).
Microsoft Excel è potente (soprattutto se abbinato a modelli Excel predefiniti), ma alla fine è ancora solo un programma generalista creato per molte applicazioni.
Inoltre, un documento Excel spesso non è dinamico; richiede una manutenzione costante.
Essendo una piccola impresa nuova di zecca, questo potrebbe essere accettabile. Ma man mano che cresci e desideri semplificare i processi di inventario, l'aggiornamento a un software di gestione dell'inventario dedicato è fondamentale.
Quando arriva quel giorno, comprendi che sono disponibili soluzioni software per aiutarti a portare la gestione dell'inventario al livello successivo. Ancora meglio, molte di queste soluzioni offrono un livello di funzionalità che puoi solo sognare con i fogli di calcolo.
Non aspettare quando il tuo tempo con Excel volge al termine. Abbraccia il passo successivo. Il cambiamento può spaventare, ma il giusto software di gestione dell'inventario può aiutarti a raggiungere nuove vette.
Implementa un IMS per ottenere un maggiore controllo dell'inventario e spedizioni meno costose.
Pensieri finali
Excel potrebbe non essere il software preferito da tutti, ma è difficile negare la sua versatilità.
Se sei un'azienda di medie dimensioni che è cresciuta oltre il monitoraggio manuale del tuo inventario ma non sei ancora pronta per tuffarti nel mondo del software di gestione dell'inventario, allora Excel è una soluzione legittima.
Sia che tu stia cercando di creare il tuo foglio di calcolo dell'inventario personalizzato o di scaricare un modello, qui ci sono soluzioni che soddisfano ogni esigenza. È solo questione di decidere di cosa hai bisogno e trovare il miglior foglio Excel.
Come qualsiasi sistema, Excel non è perfetto. Seguire le best practice in questo articolo può aiutarti a evitare potenziali insidie mentre assumi il controllo del tuo inventario.
E, quando sei pronto per portare i tuoi processi di gestione dell'inventario al livello successivo, valuta la possibilità di investire in una piattaforma dedicata come SkuVault. Fidati di noi; il tempo, l'efficienza e il risparmio sui costi ne varranno la pena.
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