15 Idee per l'organizzazione dell'inventario: non perdere di vista le tue scorte

Pubblicato: 2022-08-31

idee per l'organizzazione dell'inventario

È difficile rimanere organizzati. Senza una strategia organizzativa intenzionale, i corridoi del magazzino diventano ingombra, le scrivanie diventano disordinate e gli spazi di inventario diventano caotici.

Nelle attività di e-commerce, sapere dove si trova il tuo inventario e come accedervi rapidamente fa la differenza tra redditività e perdita di denaro.

Se indossi molti cappelli, probabilmente trascorri la parte del leone delle tue giornate a spegnere gli incendi. Ma se vuoi che la tua attività funzioni come una macchina ben oliata, essere proattivi riguardo all'organizzazione dell'inventario è fondamentale.

Per aiutarti a tenere traccia del tuo inventario, abbiamo messo insieme un elenco di idee per l'organizzazione dell'inventario.

15 Idee per l'organizzazione dell'inventario

Ricevi le merci in modo efficace
Accedi alla tua capacità di archiviazione
Usa scaffali e scaffali
Usa l'analisi ABC per ordinare l'inventario
Etichetta tutto
Usa scorta di sicurezza
Implementa una soluzione di gestione dell'inventario digitale
Controlla regolarmente i livelli di inventario
Creare procedure operative standard (SOP) documentate
Tieni i tuoi dipendenti formati sulle tue SOP
Utilizza la gestione dell'inventario "just-in-time".
Pulisci e mantieni regolarmente il tuo magazzino
Modifica il layout per essere più efficiente
Utilizza il conteggio del ciclo per mantenere accurati i livelli di inventario
Implementare un sistema di scansione

1. Ricevi le merci in modo efficace

Ricevere l'inventario può essere un processo caotico, soprattutto se non sei preparato per questo. Avere un sistema in atto ti aiuterà a rimanere organizzato e al passo con le cose.

È qui che inizia molta disorganizzazione:

"Oh, metterò qui questo pallet e me ne occuperò più tardi."

“Non ho bisogno di decomprimere questi; probabilmente non venderanno comunque per un po'.

Dopo diverse settimane di queste scorciatoie nel flusso di lavoro di ricezione, ti sveglierai e ti renderai conto di avere uno spazio di inventario completamente disorganizzato e inefficiente.

Non appena il tuo inventario arriva, prenditi il tempo necessario per riceverlo correttamente e riporlo correttamente. Questo ti farà risparmiare mal di testa a lungo termine.

Questo di solito include, ma non è limitato a:

Decomprimere completamente tutto l'inventario
Ispezione dell'inventario per danni
Scansionarlo nel tuo software di gestione dell'inventario
Ordinandolo e classificandolo correttamente nel tuo magazzino/spazio di stoccaggio dell'inventario

Se non disponi di uno spazio di inventario designato, ora è il momento di crearlo. Questo non deve essere un magazzino o anche una stanza enorme, solo un posto dove puoi facilmente tenere traccia delle tue scorte.

2. Valuta la tua capacità di archiviazione

Quindi supponiamo che la tua attività stia andando alla grande: stai costruendo una base di clienti fedeli e riesci a malapena a tenere il passo con gli ordini.

Tutto sembra fantastico finché non ti rendi conto che non puoi immagazzinare abbastanza materiali nel tuo spazio di inventario per evadere tutti i tuoi ordini.

A seconda delle dimensioni del tuo inventario, dovrai affittare o acquistare spazio di archiviazione aggiuntivo. Per le piccole imprese con un inventario limitato, questa potrebbe essere una singola scaffalatura nel tuo ufficio o nel tuo garage. Per le aziende più grandi, potrebbe significare acquisire un intero magazzino.

Prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto, dovresti anche considerare la velocità con cui il tuo inventario gira.

Ad esempio, se vendi beni deperibili o articoli stagionali, dovrai tenere conto di un tasso di rotazione dell'inventario più elevato e pianificare di conseguenza lo spazio di archiviazione.

Se non sei sicuro di quanto spazio di inventario hai bisogno, ci sono alcune cose che puoi fare per ottenere un preventivo:

Controlla i dati di vendita dell'anno passato per vedere quanto spazio pubblicitario hai attraversato. Questo ti darà una buona idea di quanto spazio hai bisogno per immagazzinare il tuo inventario.
Guarda il tuo software di gestione dell'inventario per vedere quanto inventario hai attualmente a disposizione. Questo ti aiuterà a determinare se hai bisogno di più o meno spazio di archiviazione.
Chiediti quanto velocemente vuoi essere in grado di evadere gli ordini. Se hai bisogno di inventario rapidamente, potresti aver bisogno di più spazio di archiviazione in modo da poter tenere a portata di mano un inventario più grande.

Una volta che hai una buona idea di quanto spazio di inventario ti serve, è il momento di iniziare a fare acquisti in giro per le opzioni di archiviazione.

3. Usa scaffali e scaffali

Una volta che hai lo spazio di inventario, è tempo di iniziare a pensare a come archiviare tutto.

La cosa più importante è assicurarsi che il tuo inventario sia facilmente accessibile.

Ciò significa utilizzare scaffalature e scaffalature che ti consentono di vedere a colpo d'occhio ciò che hai in magazzino e di raggiungere rapidamente gli articoli quando è necessario evadere un ordine.

Ci sono alcune cose da tenere a mente quando si scelgono scaffali e scaffali per il proprio inventario:

Dimensioni : assicurati che gli scaffali e gli scaffali siano abbastanza grandi da contenere il tuo inventario. Non vuoi che gli oggetti cadano o siano troppo stretti insieme.
Capacità di peso : se si dispone di un inventario pesante, assicurarsi che i rack e gli scaffali possano sostenere il peso.
Facilità di montaggio : a meno che tu non abbia qualcuno che possa assemblare i rack e gli scaffali per te, scegli qualcosa che sia facile da montare.

Una volta posizionati gli scaffali e gli scaffali, è il momento di iniziare a organizzare il tuo inventario all'interno del tuo spazio di archiviazione.

4. Utilizzare l'analisi ABC per ordinare l'inventario

Uno dei metodi di organizzazione dell'inventario più popolari è l'analisi dell'inventario ABC .

Questo metodo classifica l'inventario in base a quanto sia importante per la tua attività.

Ad esempio, l'inventario essenziale per la tua attività sarebbe considerato inventario "A", mentre l'inventario non così importante sarebbe considerato inventario "C".

Ecco come funziona:

Un inventario : questo è l'inventario essenziale per la tua attività. Ciò potrebbe includere articoli costosi o molto richiesti.
Inventario B : questo è l'inventario importante per la tua attività, ma non essenziale come l'inventario A. Ciò potrebbe includere articoli con un prezzo inferiore o una domanda inferiore.
Inventario C : questo è un inventario che non è così importante per la tua attività. Ciò potrebbe includere articoli a basso prezzo o a bassa richiesta.

Dopo aver classificato il tuo inventario, puoi iniziare a organizzarlo all'interno del tuo spazio di archiviazione.

Ad esempio, potresti voler mantenere l'inventario A più vicino alla parte anteriore del tuo spazio in modo che sia facile da trovare e raggiungere. Allo stesso modo, potresti voler mantenere l'inventario C sugli scaffali più alti, quindi è fuori mano.

La chiave è trovare un sistema che funzioni per te e per la tua azienda.

Esistono alcuni altri metodi di organizzazione dell'inventario che puoi utilizzare, ma l'analisi ABC è un buon punto di partenza.

Una volta che hai ordinato il tuo inventario, è tempo di iniziare a pensare a come tenere traccia di tutto.

5. Etichetta tutto

Uno dei modi migliori per tenere traccia dell'inventario è etichettare tutto.

Potrebbe sembrare un sacco di lavoro, ma a lungo termine ne vale la pena.

L'etichettatura dell'inventario ti aiuta a rimanere organizzato e rende più facile trovare gli articoli quando ne hai bisogno.

Esistono diversi modi per etichettare l'inventario:

Utilizzare un sistema di etichettatura : esistono diversi tipi di sistemi di etichettatura dell'inventario che è possibile utilizzare. Ciò potrebbe includere la codifica a colori, i codici a barre o la numerazione.
Usa etichette : puoi acquistare etichette specifiche per l'inventario. Queste etichette di solito hanno un adesivo, quindi puoi attaccarle a contenitori, scaffali o articoli di inventario.
Usa software di inventario : alcuni programmi software di inventario hanno funzionalità di etichettatura integrate. Ciò può semplificare l'etichettatura e il monitoraggio dell'inventario.

Indipendentemente dal metodo utilizzato, assicurati di etichettare ogni articolo nel tuo inventario. Ciò include contenitori di stoccaggio, scaffali e singoli articoli di inventario.

Se hai molto inventario, potresti prendere in considerazione l'assunzione di qualcuno che ti aiuti con il processo di etichettatura.

Per ulteriori best practice sull'etichettatura del magazzino , leggi il nostro post sul blog correlato.

6. Utilizzare scorta di sicurezza

Stock di sicurezza è un termine per l'inventario che viene tenuto a portata di mano in caso di emergenza. Potrebbe trattarsi di inventario necessario per evadere gli ordini o inventario necessario per mantenere la produzione senza intoppi.

Quanta scorta di sicurezza dovresti avere? Non esiste una risposta valida per tutti a questa domanda, poiché la quantità di scorte di sicurezza di cui hai bisogno varia a seconda della tua attività. Tuttavia, una buona formula di scorta di sicurezza ti dirà di avere scorte sufficienti per coprire almeno due settimane di domanda. Questo ti aiuterà a evitare qualsiasi interruzione della fornitura in caso di emergenza.

Avendo a disposizione scorte di sicurezza, puoi evitare eventuali problemi di inventario che potrebbero sorgere. Questo ti aiuterà a mantenere la tua attività senza intoppi ed evitare interruzioni.

Calcolare il tuo stock di sicurezza può diventare un po' complicato, ma con un po' di guida e pazienza, chiunque può farlo.

7. Implementare una soluzione di gestione dell'inventario digitale

Se vuoi portare la gestione dell'inventario al livello successivo, prendi in considerazione l'implementazione di una soluzione di gestione dell'inventario digitale.

Un IMS può aiutarti a monitorare il tuo inventario in tempo reale, in modo da sapere sempre cosa hai in magazzino. Inoltre, può automatizzare molte delle noiose attività associate alla gestione dell'inventario, come il riordino dei prodotti e la generazione di report.

Ad esempio, il software di gestione dell'inventario SkuVault offre molte funzionalità che possono aiutarti a gestire il tuo inventario in modo più efficace, come ad esempio:

Monitoraggio dell'inventario in tempo reale
Riordino automatico
Generazione di rapporti
Supporto multicanale
Integrazioni con tutte le altre applicazioni aziendali mission-critical

Potresti riuscire a gestire il tuo inventario con fogli di calcolo manuali per un po' di tempo, ma se vuoi rimanere organizzato e far crescere la tua attività, una soluzione di gestione dell'inventario è un must.

Per ulteriori informazioni su come SkuVault aiuta a far crescere attività redditizie e automatizzate, dai un'occhiata alla nostra pagina delle funzionalità .

8. Controlla regolarmente i livelli di inventario

Dopo aver ordinato ed etichettato il tuo inventario, è importante controllare regolarmente i livelli di inventario. Questo ti aiuterà a rimanere aggiornato sull'inventario ed evitare eventuali problemi che potrebbero sorgere.

Esistono diversi modi per controllare i livelli di inventario:

Di persona : se disponi di un piccolo inventario, puoi contare fisicamente i livelli di inventario da solo. Questo è il metodo più accurato, ma può richiedere molto tempo se hai molto inventario.
Fogli di calcolo : un'altra opzione per tenere traccia dei livelli di inventario consiste nell'utilizzare i fogli di calcolo. Questo può essere fatto manualmente o tramite un software di inventario.
Software di inventario : il metodo di gran lunga più efficiente per tenere traccia dei livelli di inventario è utilizzare il software di inventario. Ciò ti consentirà di tenere traccia dell'inventario in tempo reale e di essere avvisato quando i livelli di inventario sono bassi. Il software è essenziale anche per le aziende che spediscono molti SKU o gestiscono più magazzini. 9. Creare procedure operative standard (SOP) documentate

Se si desidera che la gestione dell'inventario funzioni come una macchina ben oliata, è importante disporre di procedure operative standard (SOP) documentate. Le SOP sono istruzioni dettagliate per l'esecuzione di un'attività ripetibile.

Dovresti avere SOP per:

Ricezione dell'inventario : quando l'inventario arriva al tuo magazzino, è importante disporre di un processo per riceverlo e ispezionarlo.
Conservazione dell'inventario : è necessario disporre di procedure specifiche per la modalità di archiviazione dell'inventario nel magazzino. Ciò include dove vengono archiviati gli articoli e come vengono etichettati.
Prelievo dell'inventario : quando arriva un ordine, è necessario disporre di un processo per prelevare l'inventario e prepararlo per la spedizione.
Inventario di spedizione – Infine, dovresti avere procedure in atto per spedire l'inventario ai clienti. Ciò include gli ordini di imballaggio e la stampa di etichette.

Le SOP sono essenziali per mantenere organizzata e regolare la gestione dell'inventario. Avendo in atto le SOP, puoi essere sicuro che tutti i tuoi dipendenti stanno "suonando dallo stesso brano musicale", per così dire.

10. Mantieni i tuoi dipendenti formati sulle tue SOP

Una cosa è disporre di SOP in atto, ma un'altra è assicurarsi che i tuoi dipendenti siano formati su di esse.

Se vuoi che la gestione dell'inventario funzioni senza intoppi, è importante mantenere i tuoi dipendenti aggiornati sulle tue procedure.

Esistono diversi modi per formare i dipendenti sulle SOP di gestione dell'inventario:

Formazione di persona : il modo più efficace per formare i dipendenti sulle SOP di gestione dell'inventario è farlo di persona. Ciò ti consente di esaminare le procedure passo dopo passo e rispondere a qualsiasi domanda che i dipendenti potrebbero avere.
Formazione video : se non puoi formare i dipendenti di persona, un'altra opzione è creare video di formazione. Questa è una buona opzione se hai dipendenti in luoghi diversi o se vuoi essere in grado di fare riferimento ai video di formazione in qualsiasi momento.
Istruzioni scritte : un'altra opzione per formare i dipendenti sulle SOP di gestione dell'inventario è fornire istruzioni scritte. Questa è una buona opzione se le tue procedure sono relativamente semplici o se hai dipendenti che sono più bravi a seguire le istruzioni scritte.

Indipendentemente da come scegli di formare i tuoi dipendenti, è importante che siano aggiornati sulle procedure di gestione dell'inventario.

Mantenendo formati i tuoi dipendenti, puoi essere certo che la gestione dell'inventario funzionerà senza intoppi.

11. Utilizzare la gestione dell'inventario just-in-time

La gestione dell'inventario just-in-time è una strategia di inventario che prevede l'ordinazione dell'inventario solo quando ne hai bisogno.

Questa può essere una buona opzione per le aziende che non hanno molto spazio di archiviazione o che desiderano risparmiare sui costi di inventario.

Il principale svantaggio della gestione dell'inventario just-in-time è che può portare a carenze di inventario se i tuoi fornitori non riescono a tenere il passo con la tua domanda.

Nel complesso, la gestione dell'inventario just-in-time è una buona opzione per le aziende che desiderano risparmiare sui costi di inventario.

12. Pulisci e mantieni regolarmente il tuo magazzino

Per mantenere organizzato il tuo inventario, è importante pulire e mantenere regolarmente il tuo magazzino.

La pulizia e la manutenzione del tuo magazzino ti aiuteranno a:

Trova l'inventario più facilmente
Impedisci che l'inventario venga danneggiato
Mantieni i tuoi dipendenti al sicuro

Alcune cose che dovresti fare per pulire e mantenere il tuo magazzino includono:

Spazzare e lavare i pavimenti
Pulire le superfici
Organizzare l'inventario sugli scaffali
Portare fuori la spazzatura

Pulindo e mantenendo regolarmente il tuo magazzino, puoi aiutare a mantenere il tuo inventario organizzato e in buone condizioni.

13. Modifica il layout per essere più efficiente

Se stai scoprendo che la gestione dell'inventario non è efficiente come potrebbe essere, un'opzione è quella di cambiare il layout.

Un layout più efficiente può aiutarti a:

Trova l'inventario più rapidamente
Impedisci che l'inventario si perda
Fai un uso migliore del tuo spazio

Alcune cose che puoi fare per cambiare il layout includono:

Avvicinare l'inventario alla porta o all'area di elaborazione per un facile accesso
Organizzare l'inventario per tipo (ricorda il metodo di ordinamento ABC!)
Creare più spazio per gli articoli più richiesti

14. Utilizzare il conteggio dei cicli per mantenere accurati i livelli di inventario

Se odi l'auditing, non sei solo. Tuttavia, i controlli dell'inventario non devono significare chiudere tutte le operazioni per 12 ore mentre scansioni miseramente ogni singolo articolo.

Il conteggio dei cicli potrebbe essere un modo migliore per il tuo business. Il conteggio dei cicli è un metodo di controllo dell'inventario in cui l'inventario viene conteggiato a rotazione anziché tutto in una volta.

Ci sono alcuni vantaggi del conteggio dei cicli:

È meno dirompente per le operazioni aziendali poiché stai contando solo una piccola sezione di inventario alla volta
Aiuta a identificare le discrepanze di inventario più rapidamente
Può essere fatto più frequentemente, il che significa che i livelli di inventario sono più accurati
I compiti di conteggio possono essere ruotati tra i dipendenti, riducendo l'onere e aggiungendo un livello di responsabilità

Se stai cercando un modo per migliorare la gestione dell'inventario, il conteggio dei cicli potrebbe essere una buona opzione per te.

15. Implementare un sistema di scansione

Un altro modo per migliorare la gestione dell'inventario è implementare un sistema di scansione. La scansione dell'inventario può aiutarti a:

Tieni traccia dei livelli di inventario in tempo reale
Impedisci che l'inventario si perda
Semplifica la ricerca dell'inventario

Alcuni aspetti da considerare quando si implementa un sistema di scansione includono:

Il tipo di scanner di cui avrai bisogno
La tua tecnologia di scansione preferita (maggiori informazioni di seguito)
Il software di gestione dell'inventario che utilizzerai
Come addestrerai i tuoi dipendenti all'uso del sistema

I vantaggi della scansione sono numerosi, tra cui la riduzione dell'errore umano, la possibilità di tenere traccia dell'inventario in tempo reale e l'aumento della precisione.

I due sistemi di scansione più diffusi sono codici a barre e tag RFID.

Il codice a barre è l'uso di codici ottici costituiti da linee e punti che vengono scansionati da uno scanner di codici a barre, che converte l'immagine in dati digitali. Questi dati possono quindi essere utilizzati per tenere traccia dell'inventario, nonché altre informazioni sul prodotto.

I vantaggi dell'utilizzo dei codici a barre sono molteplici, inclusa la possibilità di monitorare i livelli di inventario, le informazioni sui prodotti e molto altro. I codici a barre possono essere utilizzati anche per automatizzare i processi di gestione dell'inventario.

I tag RFID sono simili ai codici a barre ma utilizzano le onde radio per comunicare con uno scanner. Ciò consente di memorizzare sul tag una gamma molto più ampia di dati, nonché la possibilità di scansionare materiali, come scatole e pallet.

Domande frequenti sull'organizzazione dell'inventario

Come organizzi la tua lista di inventario?

Ci sono alcune opzioni per organizzare gli elenchi di inventario, tra cui:

Organizzare l'inventario per tipo
Organizzare l'inventario per posizione
Organizzare l'inventario per classificazione ABC

Il metodo che scegli dipenderà dalle esigenze della tua attività. Ad esempio, se hai molto inventario, organizzarlo per tipo potrebbe essere l'opzione migliore. Oppure, se disponi di un inventario in più posizioni, organizzarlo per posizione potrebbe essere il modo migliore per tenere traccia di tutto.

Con quale frequenza dovresti controllare il tuo inventario?

La frequenza degli audit dell'inventario dipenderà dalle esigenze della tua azienda. Tuttavia, la maggior parte delle aziende sceglie di controllare il proprio inventario su base annuale.

Come accennato in precedenza, il conteggio del ciclo è un metodo di controllo dell'inventario in cui l'inventario viene conteggiato a rotazione anziché tutto in una volta. Ciò significa che l'inventario può essere controllato più frequentemente, il che può aiutare a garantire l'accuratezza.

Come faccio a tenere organizzato il mio magazzino?

Se segui tutti i suggerimenti sopra menzionati, probabilmente avrai il magazzino più organizzato di tutti i tempi. Tuttavia, se puoi sceglierne solo alcuni, ecco i più importanti:

Utilizza il software di gestione dell'inventario per tenere traccia dei livelli di inventario e delle informazioni sui prodotti.
Implementare un sistema di scansione per scansionare l'inventario ed evitare che si perda.
Forma i tuoi dipendenti su come utilizzare il sistema di gestione dell'inventario e il sistema di scansione.
Controlla il tuo inventario su base regolare, ad esempio annuale o mensile.

Pensieri finali

Organizzare l'inventario può sembrare un compito arduo, ma non deve esserlo. Seguendo i suggerimenti sopra menzionati, puoi creare un sistema di gestione dell'inventario che funzioni per la tua attività.

E non sentirti in dovere di implementarli tutti oggi. Inizia con quelli più importanti menzionati sopra e prendili uno alla volta.

Quando sarai pronto per semplificare la gestione dell'inventario, ci piacerebbe parlare di come SkuVault può aiutarti a smettere di spegnere incendi e iniziare a crescere (senza tutti i mal di testa).

Fare clic sul pulsante in questa pagina per programmare una demo dal vivo per vedere come funziona o leggere come aiutiamo nella nostra pagina delle funzionalità .