IPA vs. RPA vs. BPA: qual è l'opzione di automazione giusta per la tua azienda?

L'automazione dei processi aziendali (BPA), l'automazione dei processi robotici (RPA) e l'automazione dei processi intelligenti (IPA) sono parole d'ordine che rientrano nel team più ampio: la gestione dei processi aziendali (BPM). Il concetto BPM ruota attorno al miglioramento dei processi aziendali attraverso audit, modellazione degli scenari, monitoraggio e ottimizzazione continua. Il suo risultato può comportare la digitalizzazione e l'automazione, ma nel complesso le attività BPM sono incentrate sull'uomo.

D'altra parte, i sistemi BPA, RPA e IPA implicano un certo livello di automazione. La sua complessità può variare dallo scavenging dei dati nell'infrastruttura IT di un'azienda e nei servizi di terze parti al rifornimento delle scorte in base a dati storici e in tempo reale sulle vendite. Tuttavia, gli uomini d'affari spesso sbagliano tra IPA e RPA rispetto a BPA, il che può creare confusione durante la valutazione delle opzioni di automazione per la tua azienda.

In questo articolo analizzeremo le differenze e le somiglianze principali tra le soluzioni IPA, BPA e RPA, analizzeremo i driver per l'adozione dell'automazione nelle aziende e forniremo suggerimenti di esperti per la scelta di opzioni di automazione praticabili per la tua organizzazione.

BPA vs RPA vs IPA: qual è la differenza?

IPA vs RPA vs BPA: differenze chiave. Fonte immagine: personalizzata (gruppo ITRex)

Comprendere l'automazione dei processi aziendali

Essendo il primo passo verso l'automazione aziendale, l'automazione dei processi aziendali si basa su software standard o su misura guidati dalla programmazione "if-then" e dall'integrazione API.

Questi sistemi collegano altre applicazioni all'interno dell'infrastruttura IT di un'azienda e facilitano lo spostamento dei dati attraverso soluzioni ERP, CRM, DMS e di gestione dei progetti.

Il software BPA semplifica il lavoro ordinario come la gestione dell'account cliente, l'onboarding dei dipendenti, la generazione di report e l'eProcurement.

Ad esempio, un dipartimento delle risorse umane che non sfrutta l'automazione dei processi aziendali deve programmare colloqui telefonici con i candidati, instradare manualmente i loro documenti tra i dipartimenti associati, garantire la revisione dei documenti tramite follow-up e inserire nuovi dipendenti.

Con BPA, un candidato può semplicemente compilare un modulo online, che viene automaticamente inoltrato alle unità HR, contabilità e legali dell'azienda, eliminando la duplicazione delle pratiche burocratiche. Durante il processo di revisione, i candidati sono tenuti al passo grazie alle notifiche automatiche. E se il candidato viene assunto, il processo di onboarding, facilitato da un sistema di gestione dell'apprendimento aziendale, richiederà poche ore anziché diversi giorni.

La tua azienda dovrebbe considerare di investire nell'automazione dei processi aziendali se il tuo lavoro prevede:

• Aggregazione dei dati nell'intera infrastruttura IT
• Ampio supporto per l'help desk
• Monitoraggio delle presenze dei dipendenti e del tempo di progetto
• Operazioni frequenti di approvvigionamento
• Flussi di lavoro di approvazione multilivello

Comprendere l'automazione dei processi robotici

L'obiettivo dell'automazione dei processi robotici è rendere le attività ripetitive meno laboriose per gli esseri umani. La tecnologia si basa su bot software che imitano l'attività umana a livello di interfaccia utente, accedendo e interagendo con i sistemi software come farebbero i tuoi dipendenti.

RPA funziona solo con dati strutturati, che possono essere facilmente organizzati in tabelle. Pertanto, i robot RPA cercano informazioni specifiche nei luoghi indicati dagli ingegneri RPA. A meno che non siano stati arricchiti con capacità di intelligenza artificiale, gli strumenti RPA non possono esprimere giudizi sui dati che utilizzano o sui processi che rinnovano.

Gli esperti considerano l'RPA una forma di automazione rapida e non invasiva che non interrompe i processi aziendali della tua azienda né richiede una revisione completa dell'infrastruttura IT. Tuttavia, il tuo progetto RPA può facilmente andare storto, se non riesci ad allineare i tuoi team aziendali e IT o se non selezioni i processi sbagliati per l'automazione. Ha perfettamente senso attingere all'automazione dei processi robotici se i tuoi dipendenti:

• Gestire grandi volumi di dati strutturati
• Eseguire frequentemente le operazioni di copia e incolla
• Gestire i processi che coinvolgono più stakeholder
• Genera enormi quantità di rapporti

Automazione dei processi aziendali e automazione dei processi robotici

La differenza fondamentale tra RPA e BPA deriva dalla natura stessa delle tecnologie di automazione. Sebbene l'automazione dei processi aziendali non elimini l'essere umano da un processo, gli strumenti RPA avanzati possono automatizzare completamente fino al 70% delle attività nei settori ad alta intensità di documenti.

Altre caratteristiche distintive di BPA e RPA includono:

Architettura tecnologica. Per funzionare in modo efficace, gli strumenti BPA devono essere integrati con i sistemi IT della tua azienda e con i servizi di terze parti a livello di back-end. L'automazione dei processi robotici combina API e interazioni dell'interfaccia utente, fungendo da componente aggiuntivo per il software aziendale.

Livello di automazione. L'automazione dei processi aziendali si basa sui dipendenti per convalidare e attraversare le informazioni all'interno di un'organizzazione. Ad esempio, quando le soluzioni BPA rilevano dati mancanti in un sistema IT, segnalano un errore e avvisano uno specialista umano. Al contrario, i bot RPA tenteranno di reperire autonomamente i dati mancanti.

Costi di sviluppo. Rispetto alle soluzioni di automazione dei processi aziendali, il cui costo può variare tra $ 10.000 e $ 100.000 per un sistema software di livello intermedio, gli strumenti RPA vantano costi di implementazione inferiori.

Comprendere l'automazione di processo intelligente

L'automazione dei processi intelligente unisce la funzionalità BPA e i bot RPA con diversi sottoinsiemi di intelligenza artificiale, come la visione artificiale, l'elaborazione del linguaggio naturale e l'apprendimento automatico.

La tecnologia IPA si basa sul concetto di transfer learning, il che significa che le aziende possono utilizzare algoritmi addestrati su compiti particolari per altri lavori correlati.

Le soluzioni IPA aiutano le aziende a eseguire analisi dei dati e automatizzare il processo decisionale all'interno di una singola unità aziendale o a livello aziendale.

Mentre i dipendenti umani devono monitorare le prestazioni dei sistemi IPA nelle prime fasi dell'implementazione dell'automazione intelligente, l'accuratezza e l'autonomia degli algoritmi di intelligenza artificiale aumentano nel tempo.

Il team di ITRex in genere incoraggia i clienti a provare l'automazione dei processi intelligente nei casi in cui:

• Un'organizzazione produce grandi quantità di dati non strutturati
• I suoi flussi di lavoro sono ad alta intensità di conoscenza (pensa alle valutazioni del credito)
• I dipendenti di un'azienda devono rivedere costantemente i dati per individuare eventuali incongruenze e possibili frodi

Automazione intelligente dei processi vs. automazione robotica dei processi

In che modo l'automazione dei processi robotici differisce dall'automazione intelligente?

Le differenze tra RPA e IPA potrebbero essere ricondotte alle tre caratteristiche essenziali:

• A differenza degli strumenti RPA, le soluzioni di automazione basate sull'intelligenza artificiale possono analizzare dati non strutturati, come testo normale, immagini, video, post sui social media e letture dei sensori, oppure tradurli in formati adatti all'automazione dei processi robotici
• I sistemi di automazione dei processi robotici si occupano di attività autonome, mentre i sistemi IPA possono orchestrare interi processi
• Sebbene alcuni robot RPA mostrino capacità cognitive limitate, la loro logica è stabilita dagli ingegneri del software. I sistemi di intelligenza artificiale completamente addestrati, al contrario, possono consumare nuovi dati e diventare più intelligenti con un coinvolgimento minimo o nullo del team IT interno o di consulenti di terze parti

Perché la tua azienda dovrebbe navigare il dilemma BPA vs. RPA vs. IPA al più presto

Adottando tecnologie di automazione in determinati dipartimenti o nell'intera organizzazione, le aziende potrebbero impedire il turnover dei dipendenti, ridurre i costi operativi e superare i concorrenti.

Il 66% delle aziende intervistate da McKinsey nel 2020 stava sperimentando soluzioni per automatizzare i processi aziendali, mentre il 31% degli intervistati aveva almeno una funzione aziendale completamente automatizzata.

Non sorprende che il dibattito su IPA vs. RPA vs. BPA sia ora più acceso che mai. Il crescente interesse per le tecnologie di gestione dei processi aziendali è alimentato da diversi fattori:

La mania della trasformazione digitale. La pandemia di COVID-19 e i blocchi che ne sono seguiti sono diventati il ​​più grande stimolo alla digitalizzazione nella storia moderna. Oggi le grandi aziende implementano oltre 175 applicazioni diverse, mentre le aziende più piccole si accontentano in media di 73 app. E dato che la spesa IT potrebbe superare i 2 trilioni di dollari quest'anno solo negli Stati Uniti, il boom digitale non mostra segni di rallentamento.

Sovraccarico di informazioni. Per svolgere il proprio lavoro in modo efficace, i dipendenti moderni devono passare regolarmente da quasi duecento applicazioni! Questo, a sua volta, provoca un sovraccarico di informazioni, che costa a un'azienda con 50.000 dipendenti fino a 1 miliardo di dollari all'anno!

Carenza di dipendenti. Mentre la pandemia ha avuto un impatto su più settori, contraendo l'economia statunitense del 19,2%, la recessione ha colpito alcuni settori più pesantemente di altri, determinando massicce riduzioni dell'organico. Ad esempio, la carenza di infermieri qualificati negli USA potrebbe presto raggiungere 1,1 milioni, mentre la spesa per il lavoro in ambito sanitario ha già superato del 12% i livelli pre-pandemia.

IPA vs RPA vs BPA: qual è la tecnologia di automazione giusta per il tuo business?

Con il mercato globale dell'IPA destinato a raggiungere i 13,75 miliardi di dollari l'anno prossimo e il 50% delle aziende che utilizzano l'IA in almeno una funzione aziendale, l'automazione dei processi intelligente è senza dubbio la prossima incarnazione - e una logica evoluzione - delle tecnologie di automazione aziendale.

Perché scegliere tra BPA vs. RPA vs. IPA? La tua azienda potrebbe usarli tutti! Fonte immagine: flusso gradiente

Tuttavia, il percorso verso l'IPA in piena regola è rigorosamente lineare, quindi dobbiamo imparare a camminare prima di poter correre.

Mentre le aziende stanno diventando sempre più sicure nell'automazione dei processi aziendali, solo il 53% dei progetti di IA aziendale passa dai prototipi alla produzione. E anche se l'IA applicata è in cima alla lista delle tendenze tecnologiche di McKinsey, è probabile che l'automazione dei processi robotici guiderà la corsa all'automazione aziendale negli anni a venire.

Ma c'è un problema.

Per dominare il panorama dell'automazione, i sistemi RPA devono essere in grado di gestire processi più lunghi e complessi, acquisire capacità di intelligenza artificiale di alto livello e interfacciarsi perfettamente con altre tecnologie di gestione dei processi aziendali.

Uno scenario probabile qui è l'emergere di soluzioni di automazione semantica, ovvero agenti software intelligenti che imparano a svolgere compiti attraverso osservazioni visive piuttosto che essere esplicitamente programmati per farlo. E abbiamo già visto UiPath, Automation Anywhere e Microsoft Power Automate migliorare le proprie piattaforme con tali funzionalità.

Per navigare nel panorama BPA vs. RPA vs. IPA e ottenere più rapidamente vantaggi dall'automazione, la tua azienda dovrebbe:

• Valuta la natura e la qualità dei tuoi dati operativi e il valore che potrebbero offrire
• Esegui un audit completo dell'infrastruttura IT per misurare la maturità digitale della tua azienda e determinare lo stack tecnologico prevalente
• Rileva flussi di lavoro e processi che necessitano di miglioramenti
• Condurre interviste approfondite con gli stakeholder dell'azienda e consulenti esterni per valutare la fattibilità di un pilota di automazione
• Impostare obiettivi di automazione utilizzando i criteri SMART
• Seleziona le tecnologie di automazione adatte in collaborazione con il tuo reparto IT e/o consulenti di automazione esterni
• Non complicare eccessivamente le cose; perché addestrare e distribuire modelli di machine learning quando la tua azienda potrebbe fare con diversi bot RPA?
• Istituire un centro di eccellenza per l'automazione (COE) e ideare un framework per la governance dell'automazione, la sicurezza e la garanzia della qualità
• Creare un piano di implementazione dell'automazione che abbraccia il proof of concept (POC), l'implementazione iniziale dell'automazione, l'analisi continua del feedback degli utenti e l'implementazione graduale in altre business unit e, in definitiva, a livello aziendale

In una nota finale, vale la pena ricordare che molte aziende risolvono l'enigma IPA vs RPA vs BPA combinando strategicamente le tre tecnologie invece di utilizzare un'unica opzione di automazione. E il fatto che la maggior parte delle piattaforme BPA e RPA si stia ora muovendo lungo la traiettoria IPA dimostra ulteriormente il nostro punto: il futuro della gestione dei processi aziendali risiede nella maggiore convergenza dei sistemi IT aziendali.

Stai cercando di automatizzare le attività ripetitive, sincronizzare i dati all'interno della tua infrastruttura IT e facilitare i processi di revisione e approvazione rigorosamente regolamentati? I nostri esperti IPA sono qui per aiutarti! Contatta ITRex per discutere le tue esigenze di automazione e scegli saggiamente tra BPA e RPA o IPA.

Pubblicato originariamente su https://itrexgroup.com il 13 aprile 2022.