Gestione dell'inventario just-in-time: la guida definitiva

Qualsiasi attività di e-commerce che vada oltre la semplice vendita di uno o due prodotti alla settimana deve disporre di un sistema di gestione dell'inventario semplificato ed efficiente.

Semplicemente non sopravviverai senza di essa.

La gestione dell'inventario Just-In-Time (JIT) è un sistema popolare e collaudato per molte aziende di e-commerce in crescita.

In questo post imparerai:

1. Che cos'è la gestione dell'inventario JIT e perché è preziosa
2. Indipendentemente dal fatto che la tua azienda sia un candidato adatto per la gestione dell'inventario JIT
3. Come implementare la gestione dell'inventario JIT nella tua azienda
4. Concetti JIT avanzati

Che cos'è la gestione dell'inventario just-in-time?

La gestione dell'inventario just-in-time (JIT) è un sistema in cui l'inventario viene ordinato e consegnato solo in base alle necessità.

Ciò riduce la quantità di spazio di magazzino necessario per immagazzinare l'inventario, nonché il costo del trasporto dell'inventario in eccesso.

L'atto di bilanciamento di JIT è ricevere nuovo stock proprio quando è necessario: se lo ottieni prima del necessario, hai livelli di inventario in eccesso e denaro bloccato. D'altra parte, se lo ricevi troppo tardi, potresti dover affrontare l'esaurimento delle scorte.

In altre parole, l'obiettivo principale della metodologia JIT è ridurre i costi di mantenimento dell'inventario aumentando al contempo la rotazione dell'inventario .

Come probabilmente puoi immaginare, c'è un livello di rischio con la gestione dell'inventario just-in-time che richiede lavoratori qualificati, layout di fabbrica avanzati, attrezzature adeguate e sofisticati sistemi software per far funzionare le cose.

Perché utilizzare JIT Inventory Management?

Ci sono molte ragioni per cui le aziende scelgono di implementare la gestione dell'inventario JIT. I motivi più comuni includono quanto segue:

• Riduzione dei costi di trasporto dell'inventario: il trasporto di inventario in eccesso può impegnare molto capitale circolante che potrebbe essere utilizzato meglio altrove nell'azienda. La gestione dell'inventario JIT può aiutare a ridurre questi costi di trasporto riducendo la quantità di inventario che deve essere immagazzinata.
• Flusso di cassa migliorato : avere un inventario in eccesso a portata di mano può impegnare molto denaro che potresti utilizzare per altri scopi. La gestione dell'inventario JIT può aiutare a migliorare il flusso di cassa riducendo la quantità di inventario che richiede il pagamento anticipato.
• Costi di produzione ridotti: la sovrapproduzione è un problema comune nelle aziende che non utilizzano la gestione dell'inventario JIT. Producendo articoli solo quando c'è la domanda dei clienti, le aziende possono ridurre i costi di produzione.
• Migliore soddisfazione del cliente: la gestione dell'inventario JIT può aiutare a migliorare la soddisfazione del cliente garantendo che i prodotti siano sempre disponibili quando ne hai bisogno. Ciò è particolarmente importante per le aziende che producono merci deperibili o merci con una breve durata di conservazione.
• Eliminazione degli sprechi: il sistema elimina anche gli sprechi associati alla sovrapproduzione, poiché gli articoli vengono prodotti solo quando c'è domanda da parte dei clienti.

Come funziona la gestione dell'inventario just-in-time?

Quando JIT funziona, è una macchina ben oliata che marcia al tempo TAKT , che è un termine snello per la velocità con cui viene creata la domanda dei clienti.

Per far funzionare la gestione dell'inventario JIT, le aziende devono disporre di un tempo TAKT uguale o inferiore al lead time di produzione .

Ciò significa che il tempo necessario per ricevere le materie prime, produrre il prodotto e spedirlo al cliente deve essere uguale o inferiore alla domanda del cliente.

Affinché ciò funzioni, le aziende devono disporre di un processo di produzione molto efficiente e snello. Richiede inoltre alle aziende di avere una conoscenza approfondita dei tempi di consegna associati a ogni fase della pipeline logistica.

La gestione dell'inventario JIT richiede anche una buona comunicazione tra le diverse parti della catena di approvvigionamento. Ciò include la comunicazione tra fornitori, produttori e clienti.

Ad esempio, se un cliente effettua un ordine per un prodotto, il produttore deve essere in grado di comunicare queste informazioni al fornitore in modo che le materie prime possano essere spedite tempestivamente.

Come accennato, l'obiettivo della gestione dell'inventario JIT è avere un flusso continuo di materiali e prodotti attraverso il processo di produzione in modo che non vi sia alcuna necessità (o poca necessità) di stoccaggio dell'inventario.

Questa può essere una sfida da raggiungere, ma le aziende che riescono a implementare la gestione dell'inventario JIT possono ottenere molti vantaggi.

Caratteristiche principali della gestione dell'inventario JIT

Esistono diverse funzionalità chiave della gestione dell'inventario JIT di cui le aziende devono essere a conoscenza. Questi includono:

Previsione dell'inventario

La gestione dell'inventario JIT si basa sulle informazioni sulla domanda dei clienti per prevedere quando sarà necessario nuovo inventario.

Questa previsione può essere effettuata utilizzando vari metodi, come dati storici sulle vendite, analisi delle tendenze o persino ricerche di mercato.

Avvisi di inventario

Un'altra caratteristica chiave della gestione dell'inventario JIT è l'uso degli avvisi di inventario. Questi avvisi possono essere impostati per notificare al personale appropriato quando i livelli di inventario sono bassi ed è necessario ordinare nuovo inventario.

Ciò garantisce che il nuovo inventario arrivi in ​​tempo in modo che la produzione possa continuare senza interruzioni.

Ad esempio, SkuVault consente agli amministratori di impostare avvisi di riordino per particolari SKU. In questo modo, non è necessario scricchiolare questi numeri in un foglio di calcolo (o preoccuparsi di esaurire le scorte).

Sistemi di codici a barre e tag

I sistemi di codici a barre e tag vengono spesso utilizzati insieme alla gestione dell'inventario JIT. Questi sistemi aiutano a tenere traccia dei livelli di inventario e possono essere utilizzati per attivare avvisi di inventario.

Sicurezza dell'inventario e backup

Un'altra caratteristica importante della gestione dell'inventario JIT è la necessità di sicurezza e backup. Questo perché la gestione dell'inventario JIT si basa su un flusso continuo di materiali e prodotti.

Se c'è un'interruzione in questo flusso, può causare problemi significativi per l'azienda. Ecco perché le aziende devono disporre di misure di sicurezza per proteggere il proprio inventario e le scorte di sicurezza in caso di problemi.

Storia della gestione dell'inventario just-in-time

La gestione dell'inventario just-in-time fa parte della produzione snella, una metodologia che ha avuto origine negli stabilimenti di produzione giapponesi.

JIT è stato inizialmente sviluppato e ottimizzato all'interno degli stabilimenti di produzione Toyota dall'ingegnere industriale e uomo d'affari giapponese Taiichi Ohno.

È nato come un modo per soddisfare le richieste dei clienti con ritardi minimi. È comunemente indicato come Toyota Production System o TPS.

In effetti, JIT è come si chiama ora TPS , ed è stato accreditato di aver aiutato la Toyota a diventare una delle case automobilistiche di maggior successo al mondo.

Non possiamo menzionare il Toyota Production System e il metodo di produzione snello senza menzionare anche l'ingegnere industriale e statistico W. Edwards Deming. È stato uno dei primi consulenti di gestione a lavorare con Toyota negli anni '50 ed è stato determinante per il suo successo.

La metodologia aziendale snella si basa su test e iterazioni continue e JIT è l'apice del pensiero snello.

JIT è un'applicazione pratica della produzione snella che rimuove tutti gli sprechi dal processo di produzione, in modo che le aziende possano produrre solo ciò che è necessario, quando è necessario e nella quantità necessaria.

Ciò si traduce in una significativa riduzione dei livelli di inventario e dei tempi di consegna, nonché in un aumento dell'efficienza complessiva. JIT è stato adottato da molte aziende in tutto il mondo ed è considerato una best practice nella produzione.

Vantaggi della gestione dell'inventario JIT

Abbiamo già esaminato molti dei vantaggi di JIT, ma business.org li riassume abbastanza bene:

“Se implementato correttamente, un sistema di inventario JIT può aiutare i rivenditori e le aziende di produzione snella a ridurre i costi di stoccaggio e mantenere aggiornato il loro inventario.

Ovviamente, i sistemi di inventario JIT vanno in pezzi senza una produzione e una spedizione di articoli rapide e affidabili. Ma una volta risolti, i sistemi JIT possono migliorare l'efficienza e la redditività della tua azienda.

Svantaggi delle tecniche di inventario just-in-time

Nonostante i vantaggi, ci sono alcuni svantaggi da considerare prima di implementare un sistema di inventario JIT nella tua azienda.

In primo luogo, il JIT richiede un alto livello di coordinamento e comunicazione tra tutti i membri della catena di approvvigionamento, dai fornitori ai produttori ai rivenditori.

Questo può essere difficile da raggiungere e mantenere, soprattutto se si dispone di una lunga catena di fornitura o se i fornitori si trovano in diverse parti del mondo.

Le aziende di e-commerce più piccole spesso non hanno ancora relazioni affidabili con i fornitori. Questa mancanza di un'infrastruttura affidabile potrebbe precludere loro l'utilizzo di JIT nelle fasi iniziali.

In secondo luogo, i sistemi JIT possono essere interrotti da fattori esterni al di fuori del tuo controllo, come maltempo, scioperi, disastri naturali o, hai indovinato, pandemie globali.

L'interruzione di Covid della pipeline di produzione di microchip sta iniziando a rimbalzare solo ora (due anni dopo).

In terzo luogo, i sistemi di inventario JIT richiedono un elevato livello di investimento in tecnologia e infrastruttura, come i sistemi ERP, i sistemi di gestione dell'inventario , i tag RFID e l'analisi dei dati in tempo reale. Questo può essere costoso e potrebbe non essere fattibile per tutte le aziende.

Infine, i sistemi di inventario JIT possono essere difficili da implementare e mantenere e richiedono un alto livello di impegno da parte di tutti i membri dell'organizzazione.

Se stai pensando di implementare un sistema di inventario JIT nella tua azienda, valuta attentamente i vantaggi e gli svantaggi per decidere se è adatto a te.

Rischi della gestione dell'inventario just-in-time

I sistemi di inventario JIT possono sicuramente essere una metodologia "ad alto rischio, alta ricompensa". I rischi più significativi includono quanto segue:

• Carenze di inventario: un sistema JIT dipende da un flusso continuo di inventario per mantenere i livelli di produzione. Se si verificano interruzioni nella catena di approvvigionamento, possono verificarsi carenze di inventario e ritardi nella produzione.

• Aumento dei costi : i sistemi JIT richiedono un elevato livello di investimenti in tecnologia e infrastrutture. Questo può essere costoso e potrebbe non essere fattibile per tutte le aziende.

• Difficoltà di implementazione: i sistemi JIT possono essere difficili da implementare e mantenere e richiedono un alto livello di impegno da parte di tutti i membri dell'organizzazione.

Chi dovrebbe usare un sistema JIT?

Un sistema JIT è più adatto per le aziende che hanno un alto livello di coordinamento e comunicazione tra tutti i membri della catena di approvvigionamento.

Come discusso, i sistemi JIT richiedono un impegno per i dettagli e l'organizzazione da parte di tutti i membri dell'organizzazione, il che significa che è importante assicurarsi che tutti siano coinvolti prima di tentare l'implementazione.

I sistemi JIT sono anche più adatti per le imprese con un alto livello di investimenti in tecnologia e infrastrutture.

Ciò include aziende con solidi sistemi MRP ed ERP, sistemi di gestione dell'inventario , tag RFID e analisi dei dati in tempo reale.

I manager e i dirigenti che implementano un sistema JIT dovrebbero anche essere pienamente istruiti sui principi della produzione snella, Six Sigma e JIT per evitare i numerosi rischi e insidie ​​associati alla sua implementazione.

Se vuoi avere un'impresa snella, è una buona idea iniziare leggendo Lean Thinking: bandisci gli sprechi e crea ricchezza nella tua azienda di James Womack.

Considera queste domande come un quadro per guidarti nel processo decisionale:

1. Opero con tempi di produzione molto prevedibili e misurabili ?
2. Sfrutto il software di gestione dell'inventario per prevedere la domanda?
3. Posso mantenere una scorta di sicurezza in caso di interruzione della logistica?
4. Ho un team che vede il valore nella metodologia aziendale snella (o almeno, possono essere persuasi)?

Se hai risposto sì alla maggior parte di queste domande, probabilmente sei un ottimo candidato per la metodologia JIT.

Come posso far funzionare il mio sistema JIT per me?

Seguendo questi quattro passaggi, puoi far funzionare JIT per te e la tua organizzazione:

1. Elimina gli sprechi: il primo passo è eliminare tutte le forme di spreco nella tua organizzazione. Ciò include la sovrapproduzione, l'attesa, il trasporto, il movimento, i difetti e l'inventario.
2. Identificare e correggere i problemi: una volta eliminati gli sprechi, è necessario identificare e correggere eventuali problemi che potrebbero causare ritardi o interruzioni della produzione. Ciò include problemi con fornitori, attrezzature e il processo di produzione stesso.
3. Assicurati che la tua pipeline logistica sia efficiente . Un "audit di efficienza" include la garanzia che le vostre macchine siano adeguatamente manutenute e che la vostra linea di produzione sia impostata nel modo più efficiente possibile. Dovresti anche monitorare attentamente i livelli di inventario e monitorare il processo di produzione per identificare eventuali colli di bottiglia o aree di miglioramento.
4. Mantenere una solida garanzia di qualità. Metodi di tracciabilità efficaci con analisi della causa principale, correzione della causa del problema, follow-up e miglioramento continuo sono fondamentali per garantire un processo di produzione JIT regolare.
5. Selezionare l'attrezzatura adeguata (e il software). Quando si scelgono apparecchiature e software per il proprio sistema JIT, è importante selezionare strumenti affidabili e con un basso tasso di difetti. È qui che entrano in gioco la risoluzione dei problemi Six Sigma e l'analisi dei dati. È inoltre necessario considerare i requisiti di manutenzione dell'apparecchiatura e il costo complessivo di proprietà.
6. Forma i tuoi dipendenti. Una formazione adeguata è essenziale per garantire che i dipendenti possano operare efficacemente in un ambiente JIT. I dipendenti dovrebbero essere adeguatamente formati sui principi di JIT e lean, e dovrebbero anche avere familiarità con i processi e le procedure specifici associati alla tua organizzazione
7. Proteggi la supply chain della tua fabbrica. Per mantenere un flusso continuo di inventario, è importante disporre di una supply chain sicura e affidabile. Puoi raggiungere questo obiettivo sviluppando solide relazioni con i tuoi fornitori e lavorando per assicurarti che possano soddisfare la tua domanda.

Esempi di inventario JIT

I produttori automobilistici, che spesso misurano il tempo TAKT nei minimi dettagli, sono ottimi esempi di aziende che implementano con successo i sistemi JIT.

Per mantenere un flusso continuo di inventario, le case automobilistiche si affidano a fornitori situati vicino ai loro stabilimenti. Ciò consente loro di ricevere parti e componenti rapidamente e riduce al minimo il rischio di interruzioni della produzione.

Un notevole esempio di un'azienda che utilizza JIT nei suoi processi negli Stati Uniti è lo stabilimento Hyundai di Montgomery, AL. Lo stabilimento produce veicoli come la berlina Elantra e i SUV Santa Fe e Tucson. Per garantire un processo di produzione regolare ed efficiente, lo stabilimento utilizza un sistema di inventario just-in-time.

Questo sistema consente all'impianto di ricevere parti e componenti rapidamente e riduce al minimo il rischio di interruzioni della produzione. Tutto, dal controllo della temperatura alla robotica avanzata, è gestito da ingegneri che sono tutti orientati a mantenere la linea fluida e ridurre gli sprechi.

Pensieri finali

Non esiste una metodologia di gestione dell'inventario perfetta. Ognuno ha i suoi lati negativi, rischi e potenziali ricompense. JIT è una delle forme più impegnative ma potenzialmente redditizie di gestione dell'inventario.

Può ridurre drasticamente i costi di stoccaggio dell'inventario ed eliminare tutti gli sprechi dalla tua organizzazione. Allo stesso tempo, le aziende senza un fermo controllo dei tempi di consegna possono imbattersi in scorte di sicurezza e, quindi, clienti scontenti.

Qualunque sia il percorso di gestione dell'inventario che scegli, c'è una cosa certa: cercare di rimanere al passo con la tua pipeline logistica con fogli di calcolo (o, peggio, nella tua testa) è una commissione da pazzi.

Hai bisogno di uno strumento come SkuVault per automatizzare gli avvisi di riordino, tenere traccia di tutti i tempi di consegna e prevedere la domanda degli acquirenti.

Per fortuna, il software di gestione dell'inventario di SkuVault fa tutto questo e molto altro. Per vederlo in azione, registrati per una demo tramite il link in questa pagina.