Funzioni chiave del controllo

Il dinamico mondo degli affari non consente alle aziende di rimanere nello stesso posto. Le mutevoli realtà del mercato costringono gli imprenditori a testare costantemente nuove pratiche e strategie che consentiranno loro di raggiungere efficacemente i propri obiettivi, migliorando il funzionamento dell’intera organizzazione.

Cos'è il controllo?

Volendo comprendere l'essenza del controllo, questo strumento può essere definito come l'adozione da parte delle cellule cooperanti dell'impresa di un metodo unificato di pensare e agire, che facilita enormemente la gestione efficace dell'intera organizzazione, migliorando ulteriormente la creazione razionale dei principali decisioni da parte del management. Il controllo è quindi un sistema di base che ha il compito di supportare la gestione dell’azienda nel suo complesso.

Il controllo multidimensionale diventa possibile integrando i meccanismi interni dell'organizzazione con le ultime tecnologie che facilitano la raccolta, la raccolta e l'elaborazione dei dati chiave. Inoltre, il controllo crea condizioni favorevoli per adottare una prospettiva leggermente più ampia, concentrandosi sull’analisi lungimirante delle attività che alla fine, con l’utilizzo di risorse adeguate dell’azienda, la avvicineranno al raggiungimento degli obiettivi desiderati.

Il controllo comprende quattro funzioni: pianificazione, controllo, direzione e coordinamento. Grazie alla loro differenziazione, perseguire lo sviluppo di ciascuna di queste aree offre l'opportunità di introdurre attività aziendali globali che aumentano la consapevolezza delle potenziali opportunità e dei rischi legati all'intraprendere le singole attività.

Funzioni di controllo

• Pianificazione – uno dei compiti fondamentali del controllo è quello di fissare obiettivi specifici per l’azienda, che è strettamente correlato alla funzione di pianificazione stessa, sia a breve che a lungo termine. Gli obiettivi prefissati assumono spesso la forma di KPI, rendendo più semplice verificarne il grado di attuazione nelle fasi successive. Di conseguenza, diventa possibile creare una visione dello sviluppo dell'azienda che sia chiara a tutti i dipendenti. Allo stesso tempo, oltre a definire con chiarezza i risultati attesi, la funzione di pianificazione ha anche il compito di definire i mezzi e i tempi necessari per raggiungerli.
• Controllo : rappresenta la più ovvia di tutte le funzioni di controllo. In questa fase, l'elemento più importante è effettuare un confronto affidabile tra i risultati autentici dell'azienda e il piano già sviluppato. Tale controllo della realizzazione degli obiettivi stabiliti crea la base per condurre un'analisi multidimensionale delle deviazioni per scoprire la genesi del loro verificarsi. Il prossimo passo è apportare le modifiche necessarie affinché l’azienda possa massimizzare l’efficienza delle sue operazioni in futuro.
• Controllo : le attività primarie in quest'area ruotano intorno all'assunzione di decisioni importanti relative alla correzione di ipotesi o obiettivi precedentemente stabiliti, come il ricalcolo dei costi originali o l'aggiornamento dei budget adottati. Queste attività sono progettate per aiutare l'azienda a raggiungere la posizione desiderata nel mondo degli affari il prima possibile. Allo stesso tempo, l’essenza del controllo è ancora combinata con un ulteriore monitoraggio dello stato attuale, concentrandosi sull’attuazione dei compiti più critici nonostante le deviazioni registrate.
• Coordinamento – questa funzione è responsabile dell’aumento dell’efficienza del sistema di gestione complessivo, portandolo a uno stato in cui i benefici del coordinamento superano i costi della sua implementazione. Garantire il coordinamento delle attività aumenta il comfort e l'efficienza del lavoro, garantendo che le singole unità abbiano il giusto grado di allineamento e raggiungano i propri obiettivi in ​​linea con gli interessi generali dell'azienda.

Controllo – esempi

Gruppo INCO

L'azienda è caratterizzata da attività diversificate legate alla produzione di prodotti chimici domestici, medicinali, cosmetici, imballaggi in plastica o anche attività editoriali e commercio immobiliare. Ogni anno si registra un notevole aumento delle esportazioni di beni verso l'Unione Europea e i paesi dell'Europa orientale. Tuttavia, con l’aumento della sua portata, l’azienda si è scontrata con il problema di una contabilità efficiente per un budget così ampio. Si è rivelata necessaria l'introduzione di un sistema informativo specializzato che consentisse la gestione ottimale di un pacchetto di dati così grande.

INCO Group ha quindi deciso di investire in uno strumento di controllo specializzato: il sistema Eureca, che, basato sulla tecnologia di data warehouse, ha permesso di creare un budget multidimensionale. Introducendo miglioramenti nel controllo, l'azienda è riuscita a tenere sotto controllo il budget inizialmente troppo complicato, prestando attenzione alla preventivazione per fasi dei costi dipartimentali e dei costi diretti legati alla produzione stessa. Un ulteriore vantaggio è diventato anche la possibilità di inserire piani e previsioni di vendita mensili o ottimizzare i costi fissi e variabili.

L'implementazione di soluzioni di controllo ha snellito il processo di pianificazione necessario, che in precedenza, con aree di business così diversificate, era estremamente complicato. Allo stesso tempo, il database sviluppato è stato integrato con il sistema sul campo, in modo che i dipendenti che svolgono compiti a tutti i livelli dell'organizzazione abbiano accesso immediato alle informazioni chiave.

Infinito

Infinite è una delle aziende in più rapida crescita che fornisce soluzioni IT a una varietà di aziende sia in Europa che al di fuori dell'area MENA. Le specificità del settore e l'espansione esponenziale della sua portata hanno portato il marchio a credere fermamente che fosse necessario includere nelle proprie attività una soluzione completa per facilitare il consolidamento e la rendicontazione dei risultati, che allo stesso tempo avrebbe soddisfatto la domanda sempre crescente per informazioni in materia di controllo.

Sebbene il marchio disponesse già di un controllo basato su Excel, la dinamica delle attività da svolgere richiedeva l'introduzione di uno strumento che consentisse di lavorare più rapidamente su più parametri. Infinite ha quindi deciso di implementare il più potente sistema Eureca, garantendo la possibilità di sviluppare in modo flessibile l'intero sistema di reporting e di analizzare in modo efficiente anche dati particolarmente diversificati.

Servizi aeroportuali LS

LS Airport Services è descritta come una delle più grandi società di “handling” della Polonia, che attualmente serve più di 50 vettori aerei da tutto il mondo. Nel tempo, il management di un marchio così florido ha deciso di implementare uno strumento a supporto di un importante controllo di gestione. Il principale fattore motivante è diventata la prospettiva di eliminare i vincoli che ostacolano l'ulteriore sviluppo dell'azienda derivanti dalla natura dispendiosa in termini di tempo del processo complessivo di creazione dei report necessari.

Alla ricerca di uno strumento completo che aiutasse a ottimizzare le aree di integrazione dei dati, budget, pianificazione, reporting, analisi e previsione, l'azienda ha deciso di implementare il sistema Eureca nel 2020.

Con l'introduzione di uno strumento di controllo più avanzato, è diventato possibile automatizzare i processi di budget, analisi o reporting, portando ad un aumento del valore complessivo del controllo in tutta l'azienda. Inoltre, è stata rafforzata anche tra i manager la consapevolezza del reale impatto sui costi, aumentando il loro coinvolgimento nell'attuale situazione aziendale.

Funzioni di controllo – riepilogo

Un controllo adeguatamente implementato, supportato inoltre da moderni strumenti e sistemi IT, aumenta l'efficienza dell'intera attività aziendale e consente la determinazione precisa di obiettivi aziendali realistici. Indipendentemente dalle specificità del settore in cui le singole aziende operano quotidianamente, un uso giudizioso del potenziale di controllo, anche a breve termine, può accelerare il processo di raccolta, elaborazione, analisi e interpretazione dei dati chiave per l’ulteriore sviluppo del business.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 gradi diversi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Nella ricerca di dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità verso il mondo sono le qualità che apprezza di più.

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