Cose chiave da considerare durante la ricerca di spazio in ufficio per la tua startup
Pubblicato: 2017-10-19Potresti aver avviato la tua attività in quella stanza degli ospiti che avevi in casa o potresti persino convertire l'intera casa in uno spazio ufficio. Ma, che sia oggi o domani, accadrà a volte quando avrai bisogno di ottenere una sorta di spazio ufficio adeguato.
La ricerca dello spazio ufficio perfetto può essere una delle situazioni difficili che qualsiasi azienda deve affrontare, ma il problema può essere davvero tormentoso quando questa ricerca riguarda una società di avvio appena nata. Ci saranno diversi fattori che dovrai considerare, dall'ubicazione al periodo di locazione, e, naturalmente, il fattore di convenienza, che deciderà che i locali perfetti per l'ufficio.
Una decisione sbagliata potrebbe non solo costarti i tuoi clienti, ma potrebbe anche portare a dipendenti insoddisfatti. Quindi, prima di entrare subito nel processo decisionale, prenditi del tempo per capire alcuni fattori importanti e poi chiama.
La posizione è giusta?
Questa sarà una delle prime cose su cui dovrai decidere. Di solito, la squadra è sparpagliata e non tutti provengono dallo stesso posto, quindi cercare di trovare una posizione che potrebbe essere equidistante per tutti potrebbe non funzionare nella realtà. Tuttavia, puoi sempre cercare luoghi che abbiano una buona connettività in termini di trasporto come fermate degli autobus e stazioni ferroviarie o della metropolitana che aiuteranno i tuoi dipendenti e i clienti a spostarsi.
Potresti anche voler controllare la reputazione dell'area perché non vorresti che i tuoi dipendenti e clienti si sentissero in pericolo. Inoltre, cerca i servizi di cui puoi usufruire nello spazio ufficio e anche intorno ad esso. Controlla se ci sarebbe un parcheggio sufficiente, se ci sono posti per mangiare nelle vicinanze e altri servizi come negozi di articoli per ufficio, banche, farmacie ecc., che ti aiuteranno a valutare le tue opzioni per decidere la posizione in base alle tue priorità.
Lo spazio dell'edificio è adatto?
Per evitare inutili seccature, è necessario verificare se le condizioni dell'edificio sono soddisfacenti. Quanto bene è sostenuto l'edificio ti dirà quanto seria prende la manutenzione il proprietario. Parla con gli attuali inquilini per capire la qualità del lavoro e anche quanto è buono il servizio clienti.
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Dovresti anche controllare quanto è sicuro l'edificio. C'è qualche tipo di sicurezza per l'edificio in termini di guardie o telecamere a circuito chiuso? Le finestre e le porte sono ben sicure e c'è una reception presidiata?
Altri fattori relativi all'edificio che potresti voler controllare sono se l'edificio ha orari di apertura specifici e quanto è buona l'infrastruttura in termini di connessione a banda larga, connessione telefonica, servizi postali e segnale mobile? Queste sono alcune delle domande a cui devi ottenere risposta quando stai valutando l'edificio per lo spazio ufficio.
La disposizione dell'ufficio è adatta?
Il layout è qualcosa che spesso viene trascurato quando si cerca uno spazio ufficio, ma è sicuramente uno dei criteri importanti. Ad esempio, se la tua azienda richiede spesso idee di brainstorming e la maggior parte del lavoro dipende dalla collaborazione, allora un piano open space potrebbe essere una buona scelta per te. Ma se la tua attività è più di tipo tradizionale come uno studio legale o il telemarketing, potresti voler dividere lo spazio in uffici separati o in spazi in cui le persone possano lavorare in modo indipendente. Il layout deve anche essere favorevole al tipo di lavoro che svolgi perché altrimenti potresti non ottenere i risultati che desideri. Altre domande su cui potresti voler riflettere sono se c'è abbastanza spazio e c'è spazio per espandersi, come è la pianta che potrebbe non corrispondere all'area disponibile e anche come è l'acustica perché uno spazio che echeggia o quello che porta il rumore del traffico potrebbe non funzionare così bene.
Il contratto di locazione fa al caso tuo?
Il problema con le startup è che non c'è certezza su come l'azienda guarderà alla strada tra 2-3 anni, e quindi firmare un contratto di locazione per uno spazio ufficio più lungo di quello di cui hai bisogno forse non sarebbe adatto a te. Anche in questo caso, al momento potresti avere 5 dipendenti e quindi potresti decidere per un piccolo spazio, ma cosa succede se il numero sale a 50 entro un anno? Quindi, non stipulare un contratto di locazione che non puoi obbligare secondo i tuoi obiettivi aziendali a lungo termine. Esplora le tue opzioni in termini di flessibilità del contratto di locazione e la giusta sequenza temporale che ti assicurerà di trovare il posto giusto. Allinea le date, capisci chi è responsabile di cosa, ad esempio se ci sono problemi strutturali con l'edificio, chi dovrebbe occuparsene e se hai intenzione di vendere la tua azienda a metà del contratto di locazione, allora cosa succede. Devi conoscere le risposte a tutti questi fattori del tuo contratto di locazione in modo da essere ben preparato per il suo impatto e le azioni che devi intraprendere.
È conveniente?
Invece di concentrarti e calcolare il prezzo dello spazio in termini di prezzo per persona, cerca quanto sei disposto a spendere su base mensile. Il tuo budget gioca un ruolo cruciale nel decidere uno spazio che non solo si adatta alle tue tasche, ma soddisfa anche tutte le tue esigenze. Inoltre, assicurati di non perdere costi nascosti come tasse, spese per i servizi d'ufficio, utenze, mobili e altri costi che potrebbero sembrare frugali al momento ma quando si sommano possono costarti molto.
Sebbene una proprietà possa sembrare conveniente per te, potrebbe essere difficile valutare se la stai ottenendo a un buon prezzo. Giudicare un prezzo di mercato equo per un immobile commerciale è spesso difficile rispetto agli immobili residenziali. Quindi, tutto ciò di cui hai bisogno quando prendi una decisione sono le informazioni. Verifica con la tua agenzia o cerca online per avere un'idea chiara di come l'offerta si confronta con altre proprietà nella stessa zona.
Tutti i fattori di cui sopra sono importanti quando si decide lo spazio ufficio adatto alle esigenze della propria azienda. Tuttavia, fattori come il prezzo e la disponibilità variano a seconda della località in cui stai effettuando la ricerca. Ma, indipendentemente da ciò, dovrai dedicare almeno alcuni mesi per completare lo studio del luogo prima di essere pronto per trasferirti. Quindi, assicurati di avere abbastanza tempo per valutare tutti i tipi di alternative e scegliere il posto migliore che potresti avere per la tua startup.