Come utilizzare le lezioni apprese in modo efficace per evitare il fallimento del progetto

Ogni progetto è un'esperienza di apprendimento. Gli errori ci avvisano di non ripetere gli stessi errori. I successi ci guidano a navigare in modo efficace nei nostri progetti attuali e futuri. Un processo adeguato in atto per catturare questi fallimenti, vittorie e aree di miglioramento è necessario per una gestione del progetto di successo. Questo è ciò che fa il metodo delle lezioni apprese del progetto.

In questo post, esploreremo come evitare in modo efficace i fallimenti del progetto utilizzando le lezioni apprese. I modelli forniti in tutto il post sono modificabili online. Usali per muoverti con i tuoi compiti.

Quali sono le lezioni apprese dal progetto?

Le lezioni apprese sono la chiave – sia positiva che negativa – delle esperienze raccolte durante tutto il ciclo di vita di un progetto così come alla sua conclusione. Riflettendo su questa conoscenza e comprensione, puoi convertire ciò che hai appreso in azioni necessarie per migliorare i sistemi e i processi attuali e garantire il successo dei progetti futuri.

Per alcune organizzazioni, le lezioni apprese nella gestione dei progetti sono un processo informale in cui discutono e documentano le esperienze di progetto durante la fase di chiusura. Altre organizzazioni conducono una sessione di lezioni apprese alla fine di ogni fase di un progetto. I project manager, i membri del team di progetto e i team leader possono partecipare alla sessione delle lezioni apprese per rivedere i report e prendere decisioni su come convertire le informazioni acquisite in azioni.

Le sessioni di lezioni apprese possono essere condotte in diverse fasi del progetto in base alla sua complessità; al termine di ogni fase, alla conclusione del progetto, o in tempo reale come accade.

Perché le lezioni apprese dovrebbero essere parte integrante della gestione del progetto

Avere le lezioni apprese documentate e condivise in tutta l'organizzazione aiuta a evitare e ridurre le possibilità di fallimento. Aiuta anche a creare le migliori pratiche che possono essere incorporate nelle attività future.

Condurre sessioni di lezioni apprese aiuta anche a creare fiducia tra i membri del team; consentire loro di condividere la propria prospettiva su ciò che è andato bene e ciò che è andato storto durante il progetto li farà sentire più coinvolti e li incoraggerà a supportare maggiormente il processo di gestione del progetto.

In definitiva, le lezioni apprese possono avere un impatto reale sui processi aziendali e sul modo in cui operano i team.

Il processo delle lezioni apprese

Il processo delle lezioni apprese comprende cinque fasi. Hanno lo scopo di raccogliere importanti lezioni apprese durante il progetto dai partecipanti alla riunione e di determinare come applicare con successo tali conoscenze per ottenere risultati migliori con progetti futuri. I passaggi sono,

Passaggio 1: identificare le lezioni apprese

Inizia rivedendo ciò che è andato bene e ciò che non è andato così bene durante il progetto che hai appena completato e ciò che deve essere migliorato. Questo dovrebbe essere fatto durante la sessione di lezioni apprese a cui hanno partecipato le principali parti interessate del progetto.

• In preparazione alla sessione, il facilitatore dovrebbe inviare ai partecipanti un sondaggio. Dovrebbe includere domande specifiche relative ai diversi aspetti del progetto (es. gestione del progetto, risorse, comunicazione, requisiti, ecc.). Altrettanto importante è ottenere il loro feedback su cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa dovrebbe essere migliorato. Rispondere al sondaggio non solo aiuterà i partecipanti a prepararsi meglio per la sessione, ma le risposte stesse aiuteranno a guidare la discussione tra di loro.
• Riassumi i risultati del sondaggio e analizzali insieme ad altri report chiave durante la sessione per identificare i fallimenti e le vittorie del progetto. Le raccomandazioni per futuri miglioramenti del progetto dovrebbero essere individuate entro la fine di esso.

Puoi utilizzare un grafico simile come quello qui sotto per registrare il feedback e i punti chiave discussi durante la sessione.

Passaggio 2: documenta le lezioni apprese

Il passaggio successivo del processo consiste nel documentare i risultati con un rapporto dettagliato. Dovrebbe includere il feedback del partecipante sui punti di forza e di debolezza del progetto e raccomandazioni per il miglioramento.

Una volta completato il report, condividerlo con le parti interessate del progetto interne ed esterne. Sebbene sia possibile creare una panoramica del rapporto dettagliato per la leadership, il rapporto completo può essere inviato come allegato per ulteriori riferimenti.

Passaggio 3: analizzare le lezioni apprese

Durante questa fase del processo, analizzare e organizzare le lezioni apprese per determinare come applicarle. Viene quindi decisa la formazione richiesta per i dipendenti e il miglioramento dei processi di gestione dei progetti.

Come ulteriore passaggio, puoi creare un piano d'azione che delinei i passaggi necessari, le parti/dipartimenti responsabili, le risorse e una sequenza temporale.

Passaggio 4: archiviare le lezioni apprese

Archivia tutti i documenti appresi sulle lezioni in una posizione facilmente accessibile, come in un Drive condiviso (ad esempio Google Drive), rendendolo prontamente disponibile per il team di progetto così come per altri team dell'organizzazione e per le parti interessate.

Passaggio 5: recuperare le lezioni apprese

Fare riferimento ai documenti sulle lezioni apprese per migliorare gli attuali processi di progetto. Ottimizza la recuperabilità di questi documenti creando cartelle per ogni tipo di progetto e organizzandole correttamente per data o nome del progetto. Se lo strumento che utilizzi per archiviare i rapporti offre funzionalità di ricerca per parole chiave, sarebbe molto più facile per chiunque recuperarli.

Come evitare i fallimenti del progetto con le lezioni apprese

Ecco alcuni passaggi che puoi incorporare nel processo di apprendimento delle lezioni apprese per garantire il successo del progetto.

Conduci sessioni di lezioni apprese frequentemente

Molte cose possono andare male o andare bene in un progetto, soprattutto se si tratta di una grande iniziativa complessa. Pertanto sarebbe utile registrare le informazioni chiave prima piuttosto che attendere la fine del progetto. Con il passare del tempo potresti non riuscire a conservare le informazioni chiave o, in caso di insuccesso, le informazioni potrebbero essere esaminate intenzionalmente.

Avere un processo standard e un set di strumenti

Molte organizzazioni spesso non riescono a cogliere le lezioni apprese durante i progetti perché mancano di un processo definito.

Una corretta serie di passaggi in atto lo fa sembrare più necessario e può aiutare il team a entrare in una routine di registrazione delle lezioni apprese durante i progetti. Allo stesso modo, disporre di un set predefinito di strumenti da utilizzare per raccogliere le informazioni, archiviare i report ei documenti e condividerli all'interno dell'organizzazione aiuterà ulteriormente a semplificare il processo.

Utilizzare le lezioni apprese durante la pianificazione del rischio

Durante la valutazione del rischio di un nuovo progetto, fare riferimento ai rapporti sulle lezioni apprese in passato di progetti rilevanti per identificare facilmente i potenziali rischi. Successivamente, puoi passare allo sviluppo di strategie di mitigazione.

Avere una squadra appresa dalle lezioni

Puoi applicare il metodo delle lezioni apprese - o registrare attivamente esperienze, intuizioni e impressioni in tempo reale - durante tutto il progetto. Chiarire come applicherai il metodo e selezionare un team a cui prendere parte e assumere un ruolo attivo.

Una buona pratica consiste nell'includere membri provenienti da diverse aree del progetto in modo da raccogliere diverse prospettive. Mantieni il numero dei membri del team tra 3 e 10.

Mantenere un tale registro delle esperienze di progetto aiuterà quindi a gestire sessioni di lezioni apprese in modo più efficace.

Come utilizzeresti le lezioni apprese nella gestione dei progetti?

Abbiamo definito quali sono le lezioni apprese nella gestione dei progetti, il processo delle lezioni apprese e come applicare efficacemente il metodo per evitare il fallimento del progetto insieme a modelli utili in questo post.

Assicurati che l'acquisizione, l'analisi e l'apprendimento delle lezioni apprese facciano parte di ogni progetto che svolgi. Altrettanto importante è pianificare la prossima serie di passaggi per applicare efficacemente le lezioni apprese. Questo sforzo continuo aiuterà a coltivare una cultura del miglioramento continuo all'interno della tua organizzazione.