4 Lezioni di vita reale sulla conformità e sull'equità delle sovvenzioni per i finanziatori governativi

Gli ultimi aggiornamenti delle linee guida dell’Office of Management and Budget (OMB) lo dicono chiaramente: l’equità è ora una priorità assoluta.

Non esiste una leva unica per i finanziatori governativi che cercano sia di rimanere conformi sia di promuovere l’equità. Ma tutto inizia con un’esperienza positiva da parte dei cittadini.

Se stai cercando esempi di vita reale di cosa significhi formalizzare un impegno per un'esperienza positiva per i cittadini, c'è molto da imparare dalle comunità indigene.

Non importa chi servi, le nazioni tribali forniscono lezioni importanti su come essere veramente equi durante tutto il processo di concessione delle sovvenzioni e mostrano cosa c'è in gioco se si sbaglia.

Un processo di concessione di sovvenzioni gravoso non può essere equo

Ogni ulteriore e inutile ostacolo al processo di richiesta di sovvenzione aumenta il divario tra comunità dotate di risorse adeguate e comunità con risorse insufficienti. Per abbattere queste barriere è necessario comprendere l'esperienza di candidatura dal punto di vista del candidato.

Questi processi gravosi sono particolarmente evidenti nel processo di richiesta che molte nazioni tribali seguono per accedere ai finanziamenti federali. L'applicazione stessa può essere incredibilmente difficile per le tribù che non hanno la capacità di personale per dedicare qualcuno al lavoro.

Durante un progetto di ricerca dell’OMB, un membro della tribù ha descritto la propria esperienza: “[Il processo di candidatura è stato] tortuoso. C'erano così tante domande ridondanti, alcune domande erano del tipo "perché è importante?" Ti blocca per giorni e non è chiaro cosa il governo voglia sapere”.

Le tribù con risorse insufficienti tendono ad avere meno successo nel garantire i finanziamenti rispetto alle tribù che possono assumere professionisti per aiutare. “Vedrete che sono le tribù più ricche [quelle che ottengono finanziamenti di successo] perché possono permettersi gli autori delle sovvenzioni. Le tribù che hanno capacità inferiori non hanno le risorse per assumere esperti”, ha spiegato un membro della tribù ai ricercatori dell'OMB.

Al di là delle fasi di candidatura e aggiudicazione, le restrizioni sui costi amministrativi o indiretti svantaggiano le tribù a bassa capacità. Le tribù più piccole non hanno la capacità di distribuire i costi su più progetti o dipartimenti come potrebbero fare le tribù più grandi.

In un rapporto GAO sullo sforzo per aumentare l'accesso a Internet ad alta velocità sulle terre tribali, un richiamo è il Mississippi Choctaw che assume un redattore di sovvenzioni a tempo pieno per gestire la loro domanda di E-rate quando avevano difficoltà a richiederla da soli.

Il rapporto approfondisce il motivo per cui si tratta di una questione di equità: "Il consulente ha confermato che esiste una ripida curva di apprendimento nel processo e non tutte le tribù avrebbero i soldi o il tempo per far sì che un membro superi la curva di apprendimento mentre adempie ad altre responsabilità tribali". Fortunatamente, gli ultimi aggiornamenti della Guida uniforme hanno aumentato l’indennità per i costi indiretti per tenere conto di spese come questa.

Conclusione : i finanziatori governativi devono riconoscere come i loro processi possano perpetuare la disuguaglianza. Il tuo ruolo come finanziatore governativo è quello di prenderti del tempo per comprendere le prospettive delle comunità che servi e adottare misure per alleggerire il loro onere.

La fiducia dovrebbe essere un obiettivo esplicito

Ogni fase del processo di concessione delle sovvenzioni modella il rapporto che i membri della comunità sviluppano con le istituzioni pubbliche. Senza definire intenzioni chiare – e senza darle seguito – il processo di sovvenzione può trascurare i valori, le credenze culturali e le esperienze quotidiane della comunità. Quando ciò accade, le comunità spesso perdono fiducia nei programmi destinati a fornire supporto.

Per creare fiducia, i finanziatori devono cercare feedback dai membri della comunità e costruire programmi in modo collaborativo. Il piano d'azione del Servizio forestale statunitense per rafforzare le consultazioni tribali e le relazioni tra nazioni fornisce un ottimo esempio di come si presenta per un'agenzia formalizzare il proprio impegno a costruire la fiducia.

In particolare, il piano specifica cosa farà per rafforzare le relazioni e come si presenta la sequenza temporale. Include dettagli come "Il servizio forestale stabilirà una procedura per rispondere alle richieste di Tribes, attraverso la gestione della casella di posta elettronica di consultazione all'indirizzo [email protected]". Questo livello di specificità è fondamentale.

Quando gli impegni di fiducia sono vaghi, ci si ritrova con programmi che non mantengono la promessa o, peggio, che si oppongono ad essa.

La Federal Indian Trust Responsibility è stata istituita nel 1942. Stabilisce l'obbligo del governo federale di agire con responsabilità e fiducia nei confronti delle tribù native. Ciò avvenne nello stesso periodo in cui i bambini indigeni venivano allontanati dalle loro case e mandati in collegi gestiti a livello federale, un programma razzista che devastava le comunità. La discrepanza tra l’etica della fiducia e l’effettiva politica attuata mostra l’elevata posta in gioco nell’ancorare i programmi in modo chiaro ed esplicito a un obiettivo generale.

Conclusione: i finanziatori governativi a tutti i livelli devono dare priorità alla costruzione di rapporti con le comunità con cui lavorano e specificare come ciò si concretizza nella pratica. Non è sufficiente fissare l'obiettivo, devi creare un piano, con specifiche, da seguire.

I finanziatori devono contribuire a colmare il gap di finanziamento

Se non ci sono fondi sufficienti per soddisfare le esigenze di coloro che hanno i requisiti per partecipare a un programma, le persone saranno inevitabilmente escluse e i risultati saranno ingiusti. Spetta ai finanziatori contribuire a colmare il gap di finanziamento.

Il Tribal Broadband Connectivity Program è un ottimo esempio di come un programma ben intenzionato possa fallire. La National Telecommunications and Information Administration (NTIA) del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti ha stanziato 980 milioni di dollari in sovvenzioni come parte del programma. Tuttavia, NTIA ha ricevuto richieste di richiesta per un totale di oltre 5 miliardi di dollari. Quindi, in sostanza, è stato finanziato meno del 20% dei progetti. E nella competizione per i fondi, le tribù dotate di risorse tendono ad avere la meglio.

Se i finanziatori si trovano ad affrontare un deficit di finanziamento, dovrebbero cercare modi per aiutare. Anche se potrebbero non essere in grado di ristrutturare il bilancio da soli, possono chiedere maggiori finanziamenti da parte degli organi legislativi o dei programmi federali. Cerca modi per sostenere le comunità che hanno bisogno di maggiore sostegno.

Per le comunità indigene esiste un’intera rete di sovvenzioni federali, statali, locali e tribali a cui potrebbero beneficiare. Se c'è un divario tra i finanziamenti e le esigenze del tuo programma, fai uno sforzo per mettere in contatto i membri della comunità con altre opportunità di finanziamento a cui potrebbero avere diritto. Sii il più possibile una risorsa per loro, aiutandoli a trovare e richiedere finanziamenti aggiuntivi.

Se prevedi un grosso deficit di finanziamento, potrebbe valere la pena restringere il focus del tuo programma in modo che tutti i candidati idonei ricevano i finanziamenti di cui hanno bisogno. Questo approccio consente di essere più equi e impedisce alle persone di prendersi il tempo per richiedere un finanziamento solo per vederselo negato.

Conclusione: anche se i deficit di finanziamento saranno probabilmente sempre parte delle sovvenzioni governative, i membri della comunità non dovrebbero dover sostenere da soli il peso delle carenze. I finanziatori devono fare il possibile per ridurre tale carico.

Standardizzare moduli e reporting per alleggerire il carico

Poiché i programmi di sovvenzione pubblica tendono ad essere isolati, i requisiti di richiesta e rendicontazione possono variare notevolmente. Per le comunità che cercano finanziamenti da più fonti, le variazioni possono causare confusione e duplicare il lavoro.

Un funzionario federale delle sovvenzioni e un collegamento tribale descrive gli strati di variazioni all'interno del processo di finanziamento: "Agli enti non federali viene spesso richiesto di preparare moduli specifici dell'agenzia... tempistiche, documenti di flusso di lavoro, budget, modelli logici e abstract differiscono tutti inutilmente".

I nuovi aggiornamenti della Guida Uniforme dell’OMB hanno aggiunto un requisito che standardizza il reporting finanziario. I finanziatori non possono chiedere informazioni finanziarie aggiuntive oltre ai requisiti di dati standard. Secondo David Clark, l’OMB ha preso in considerazione l’idea di imporre anche un reporting programmatico standardizzato. Tuttavia, alla fine hanno abbandonato l’idea perché i finanziatori ritenevano che l’ampia gamma di programmi rendesse il tutto troppo difficile.

Conclusione: anche se non è necessario standardizzare i requisiti di reporting programmatico, lavorare verso la standardizzazione può aiutare ad alleviare l'onere a carico dei beneficiari. Cerca modi per allineare i tuoi requisiti con altri programmi di sovvenzioni governative. E sii il più possibile sostenitore della standardizzazione tra dipartimenti e agenzie.

La tecnologia può anche aiutarti a creare un'esperienza dei candidati più uniforme tra i programmi. Se più agenzie e dipartimenti utilizzano lo stesso software di gestione delle sovvenzioni, i beneficiari non dovranno imparare a usare una nuova piattaforma e un nuovo flusso di lavoro ogni volta che richiedono un finanziamento.

Scegli il giusto software di gestione delle sovvenzioni per un'esperienza positiva per i cittadini

Oggi, creare un’esperienza positiva per il cittadino non è più una considerazione separata dalla conformità. Sono più indissolubilmente legati che mai.

Mentre costruisci la tua strategia e la tua infrastruttura, scegli un software per la concessione di sovvenzioni governative progettato per essere equo. E mentre vai avanti, chiedi feedback agli elettori per sapere come ci si sente dal loro punto di vista. Questa è la fonte ultima della verità.