Audit logistico: cos’è e perché ne hai bisogno?

La logistica è una parte vitale del settore dell'e-commerce, motivo per cui è importante valutare tutte le parti in movimento per assicurarsi che i processi siano il più efficienti ed economici possibile. Un modo per farlo è eseguire un audit logistico. Valutando regolarmente le strutture, l'efficienza del controllo delle scorte e l'ottimizzazione dei percorsi di trasporto, puoi identificare vari modi per migliorare la logistica a vantaggio della tua azienda e dei tuoi clienti.

In questo articolo analizzeremo tutto ciò che devi sapere sull'esecuzione di un audit logistico: cosa sono, perché ne hai bisogno e come metterne insieme uno.

Cos’è un audit logistico?

Un audit logistico è una valutazione interna dei processi logistici di un'azienda. È progettato per identificare eventuali carenze, problemi e opportunità di risparmio sui costi. A volte viene anche definito audit della catena di fornitura. L'audit esamina le rotte di trasporto, la gestione delle scorte, l'efficienza del magazzino, l'elaborazione degli ordini, la gestione del rischio, la tecnologia e vari altri processi relativi alla logistica e alla catena di fornitura.

Ottimizzando queste aree, le aziende possono migliorare l’efficienza della propria catena di fornitura, ridurre i costi, migliorare la qualità del servizio e garantire la conformità alle normative. Inoltre, gli audit logistici prendono sempre più in considerazione la sostenibilità ambientale, con l’obiettivo di ridurre l’impatto ambientale delle operazioni logistiche. L'obiettivo finale di un audit della catena di fornitura è migliorare il vantaggio competitivo dell'organizzazione sul mercato.

Perché dovresti eseguire un audit logistico?

Come accennato, il motivo principale per eseguire un audit logistico è darti un vantaggio rispetto alla concorrenza, ma può avere una serie di altri risultati importanti. I numerosi vantaggi derivanti dall’esecuzione di un audit logistico includono:

Gestione dei costi

Gli audit aiutano le aziende online a individuare eventuali inefficienze e opportunità di risparmio sui costi all’interno della catena di fornitura che potrebbero portare a risparmi sostanziali nel trasporto, nell’inventario e nelle operazioni logistiche complessive. Le opportunità di risparmio sui costi includono la rivalutazione dei contratti con i corrieri, il consolidamento delle spedizioni, gli aggiornamenti tecnologici, l'ottimizzazione dello spazio di stoccaggio, ecc. L'eliminazione degli sprechi e delle inefficienze promuove un'operazione più snella e agile che ridurrà i costi generali nel tempo.

Efficienza migliorata

La semplificazione dei processi, l'ottimizzazione dei percorsi di trasporto e il miglioramento della gestione delle scorte possono comportare una maggiore efficienza operativa, una riduzione dei tempi di consegna e un miglioramento del servizio clienti. Può anche eliminare processi ridondanti o lenti e ottimizzare l'uso di risorse come manodopera, attrezzature e strutture di stoccaggio.

Miglioramento delle relazioni con clienti e fornitori

Identificando le inefficienze logistiche è possibile migliorare la puntualità delle consegne, l'accuratezza degli ordini e il modo di rispondere alle richieste dei clienti, il che porterà a miglioramenti nella soddisfazione complessiva del cliente. Un audit logistico può anche fornire strategie per costruire relazioni più forti con i fornitori che possono portare a migliori prezzi, qualità e affidabilità della catena di fornitura.

Conformità normativa

Un audit può aiutare a garantire che tu e i tuoi fornitori stiate seguendo eventuali normative nuove o aggiornate nel settore dei trasporti o del commercio per evitare sanzioni o interruzioni della catena di fornitura, mantenendo al tempo stesso una buona reputazione sul mercato. Questi sono particolarmente importanti per l’impatto ambientale, poiché i moderni audit logistici tendono a concentrarsi molto sulla sostenibilità. Inoltre, gli audit creano una cultura di responsabilità e trasparenza all’interno dell’organizzazione che può promuovere pratiche di gestione della catena di fornitura responsabili ed efficienti.

Iniziative di sostenibilità

Un audit logistico può aiutare le aziende di e-commerce a identificare modi per ridurre la propria impronta di carbonio e allinearsi meglio agli obiettivi di responsabilità sociale d’impresa. Circa un terzo dei consumatori spenderà il 24% in più per prodotti che dichiarano di essere sostenibili, quindi un audit è un buon modo per identificare modi significativi per implementare una logistica sostenibile.

Aggiornamenti tecnologici

Le moderne operazioni logistiche fanno molto affidamento sulla tecnologia: tracciamento in tempo reale, robot, API, automazione, ecc. Gli audit possono raccomandare miglioramenti tecnologici e software per migliorare la visibilità dei dati, l'automazione e la visibilità complessiva della catena di fornitura.

Mitigazione del rischio

L’identificazione delle vulnerabilità e dei rischi nella catena di fornitura consente alle organizzazioni di implementare strategie per la mitigazione del rischio, garantendo la continuità aziendale durante le interruzioni.

Processo decisionale e strategia basati sui dati

Gli audit forniscono dati e approfondimenti preziosi che possono informare decisioni strategiche e miglioramenti continui nella gestione della catena di fornitura. I risultati di un audit logistico possono aiutare le organizzazioni a sviluppare piani strategici a lungo termine per ottimizzare continuamente la propria catena di fornitura e rimanere competitive.

Tipi di audit logistici

Esistono due tipi di audit logistico; un audit logistico esterno o un audit logistico interno. Entrambi si concentrano su diverse aree della gestione logistica.

• Gli audit logistici interni aiutano le aziende a valutare lo stato di salute e la qualità dei processi e dei sistemi della catena di fornitura interna. Ciò include dati tecnici, personale, strutture, ecc.
• Gli audit logistici esterni aiutano le aziende online a identificare eventuali aree di rischio potenziali, implementare la garanzia della qualità in loco e migliorare la comunicazione con i fornitori. La logistica esterna comprende lo stoccaggio, il trasporto e la consegna delle merci alla loro destinazione finale.

Mentre alcune aziende hanno il controllo completo sulle proprie catene di fornitura, molte optano per servizi 3PL o utilizzano centri logistici che gestiscono lo stoccaggio, il prelievo, l'imballaggio e la spedizione per loro conto. Di conseguenza, le aziende online possono controllare e verificare i processi logistici solo nell’ambito della loro portata e influenza.

Gli audit possono anche essere condotti in aree specifiche della logistica, come audit di spedizione, audit di contratto, audit di inventario o audit di conformità sul posto di lavoro. Questi audit si concentreranno su aree specifiche che l'azienda desidera valutare e fornire raccomandazioni per il miglioramento.

Quali sono le caratteristiche di un audit logistico?

Idealmente gli audit logistici dovrebbero essere completati ogni anno per tenersi aggiornati con gli aggiornamenti tecnologici e di processo in questo settore in rapida evoluzione. Idealmente dovrebbe essere completato da persone imparziali o da una società terza per garantire una valutazione obiettiva. Un audit solitamente consisterà in quanto segue:

• Un esame completo dei processi logistici: un audit logistico comporta una valutazione approfondita e dettagliata dell'intera catena di fornitura e delle operazioni logistiche di un'organizzazione che copre vari processi.
• Essere guidati dai dati: gli audit si basano su dati, metriche e KPI (indicatori chiave di prestazione) per valutare le prestazioni e l'efficienza dei processi logistici e della catena di fornitura.
• Un approccio personalizzabile: gli audit logistici sono adattati alle esigenze e alle sfide specifiche di un’azienda e tengono conto del settore, delle dimensioni e delle caratteristiche uniche dell’organizzazione.
• Multidisciplinare: gli audit spesso coinvolgono esperti di vari settori; compresa la gestione della logistica, dei trasporti, degli appalti, della tecnologia, della conformità e della sostenibilità. Tutti questi soggetti interessati dovranno affrontare gli aspetti rilevanti del loro ruolo nella catena di fornitura.
• Identifica punti deboli e opportunità: un obiettivo chiave di un audit logistico è identificare le inefficienze nella catena di fornitura, nonché opportunità di miglioramento e ottimizzazione dei costi. L’audit fornirà inoltre raccomandazioni e passi successivi attuabili per migliorare le operazioni della catena di approvvigionamento.
• Conformità e gestione del rischio: gli audit logistici riguardano la conformità normativa e la gestione del rischio, garantendo che l'organizzazione rispetti le leggi applicabili e disponga di piani di emergenza in caso di interruzione.
• Miglioramenti della sostenibilità: la sostenibilità è importante per i consumatori, quindi l’impatto ambientale delle operazioni è qualcosa che può essere valutato in un audit. L’obiettivo è quello di evidenziare le aree in cui è possibile ridurre l’impronta di carbonio e allinearsi agli obiettivi di sostenibilità. Gli audit promuovono inoltre una cultura della trasparenza.
• Miglioramento continuo: un audit logistico non è un evento isolato ma parte di un processo di miglioramento continuo. Le organizzazioni possono utilizzare i risultati anno dopo anno per guidare lo sviluppo di piani strategici a lungo termine per migliorare e ampliare le attività della catena di fornitura.

Come eseguire un audit logistico

Nella maggior parte dei casi, gli audit vengono eseguiti da un professionista imparziale specializzato nell'esecuzione di questo tipo di audit logistici. A seconda della portata e delle dimensioni della vostra azienda, gli audit logistici possono essere eseguiti anche da responsabili della catena di fornitura, responsabili del controllo qualità, ingegneri logistici o dirigenti senior.

Ci sono quattro parti distinte di un audit logistico: preparazione, esecuzione, analisi e miglioramento continuo.

Preparare

Prima che abbia luogo l’audit, le aziende devono prepararsi. Ecco alcune azioni che le aziende possono intraprendere:

• Determinare lo scopo dell’audit: quali sono i risultati che si desidera ottenere? Vuoi esaminare le opportunità di risparmio sui costi o

• Definire l'ambito: se sei impegnato in attività logistiche su larga scala, potrebbe essere meglio concentrarsi su un processo o una posizione geografica specifica.
• Raccogli informazioni: assicurati che tutte le informazioni (fatture, ricevute, dati ERP, ecc.) siano facilmente accessibili.
• Pianifica il programma: quanto tempo richiederà il processo? Potrebbe essere necessario esaminare grandi volumi di dati, condurre interviste, compilare questionari, organizzare visite in loco e fare osservazioni. Tutto ciò può richiedere tempo.

Eseguire

Il passo successivo è eseguire l'audit. Come accennato, ciò include la raccolta dati, l'avvio di analisi logistiche, la conduzione di interviste, la compilazione di liste di controllo, esami del magazzino, gestione delle fatture, ecc.

Analizzare

Una volta eseguito l'audit, il passo successivo è riportare i risultati, il reporting dei dati e la creazione di un piano d'azione. Questo piano d'azione dovrebbe fare riferimento allo scopo dell'audit e fornire raccomandazioni per il miglioramento dell'efficienza, modifiche contrattuali o misure di riduzione dei costi. I risultati dell’audit possono aiutare a prendere decisioni basate sui dati sulla direzione, le dimensioni e l’ambito futuri dell’azienda.

Miglioramento continuo

Durante questa fase le aziende vorranno assicurarsi di dare seguito ai risultati e pianificare eventuali audit di follow-up. Una volta completato l'audit, i processi logistici dovrebbero essere continuamente monitorati per mantenerne l'efficienza. L'implementazione di un ciclo di feedback ti consentirà anche di sapere quanto sono positivi i risultati dell'audit. Raccogli e analizza il feedback delle parti interessate attraverso sondaggi o individuali in modo da valutare l'impatto delle raccomandazioni dell'audit.

Sebbene possano sembrare complicati da eseguire, gli audit logistici presentano una serie di vantaggi chiave che le aziende di e-commerce di tutte le dimensioni possono utilizzare per ridurre i costi, aumentare l’efficienza e superare la concorrenza.