Come mantenere un database CRM pulito?

Nell'esecuzione di un sistema di database CRM , un'attività comunemente impegnativa è garantire la precisione e la validità dei dati in esso archiviati. Quando la manutenzione dei dati da parte di un'organizzazione non è alla pari, le attività rallentano, i report diventano imprecisi e diventa difficile verificare manualmente i dettagli di ogni record perché ci sono altre attività importanti da affrontare.

Un esempio

Consideriamo un esempio. Se un rappresentante di vendita A di un'organizzazione effettua una chiamata di vendita successiva a un cliente e scopre che un altro rappresentante di vendita B aveva già effettuato quella chiamata, l'intera situazione può essere un po' imbarazzante per il rappresentante A. Tuttavia, la domanda è dove è nata la confusione e perché esattamente il rappresentante. A fare quella chiamata comunque?

Ora supponiamo che il rappresentante A abbia continuato a eseguire un controllo incrociato dei dati e abbia scoperto che non esisteva alcuna registrazione precedente di una chiamata effettuata al contatto. In un'ulteriore indagine, il rappresentante A scopre che c'era una copia duplicata dello stesso contatto assegnata al rappresentante di vendita B. Quindi, la conclusione, in questo caso, è stata che due rappresentanti del team di vendita avevano un contatto simile ed entrambi hanno fatto il loro lavoro effettuando la chiamata di follow-up al cliente.

Questo è un classico esempio del fatto che il CRM ha dati imprecisi, motivo per cui ha ostacolato il processo di vendita nel caso dell'organizzazione sopra menzionata. Poiché questi dati non vengono gestiti, a volte ciò può anche comportare la mancata gestione dei contatti e la modifica dei loro numeri di telefono o indirizzi e-mail.

Mantenere un set di dati pulito e organizzato

Nell'esempio sopra menzionato, abbiamo notato che un caso di duplicazione dei dati ha portato a un'imbarazzante telefonata di follow-up delle vendite. Oltre alla duplicazione, può esserci anche la possibilità di difficoltà a gestire la validità dei dati nel caso in cui la deduplicazione del CRM non venga eseguita.

Pertanto, è necessario mantenere un set di dati pulito, organizzato e valido nel database delle vendite in modo che i dati possano essere aggiornati regolarmente. In caso contrario, i rapporti sulle vendite possono essere pieni di errori che alla fine possono portare a problemi molto più grandi.

Ad esempio, supponiamo che un'organizzazione consenta solo uno sconto del 10% sui suoi prodotti in base alla politica e alcuni rappresentanti potrebbero non essere a conoscenza di questa politica o potrebbero trascurarla e inserire uno sconto maggiore per alcuni dei loro offerte.

In questo caso, sarà necessario occuparsi manualmente delle eccezioni e sistemare le cose. Questo può essere sicuramente dispendioso in termini di tempo e anche non necessario. Inoltre, i rappresentanti dovranno essere veloci nell'intercettare gli errori in modo che le vendite non siano influenzate.

Quindi, tutto questo arriva a un semplice fatto e cioè la deduplicazione dei database . L'utilizzo di Zoho CRM con l'assistenza di un consulente CRM può aiutare a mantenere e pulire il database. Di seguito sono menzionati alcuni dei modi efficaci in cui ciò può essere fatto con Zoho CRM. Li esamineremo uno per uno.

Gestione dei record duplicati

L'uso di Zoho CRM può essere utile per offrire una soluzione rapida ed efficace al problema dei record duplicati. Vedremo come farlo in due modi e un esempio.

• Arresto dei duplicati prima di crearli

  Quando si trasforma un campo in un campo univoco, la creazione di un record duplicato viene interrotta immediatamente. Questo è un modo efficace per mantenere un database.

Nel caso in cui tu abbia contrassegnato "Indirizzo e-mail" come campo univoco in un modulo, il CRM può avvisarti di creare un nuovo lead con lo stesso indirizzo e-mail proprio come un lead esistente. Per rendere un campo univoco, devi solo selezionare l'opzione "Non consentire valori duplicati" nelle impostazioni del campo.

• Unire i record duplicati

  Indipendentemente dalla creazione dei campi univoci e dal doppio controllo dei dati, potrebbero esserci ancora alcuni record duplicati nel CRM. In questo caso, è possibile utilizzare lo strumento di deduplicazione di Zoho CRM per unire i dati duplicati.

Quando l'utente esegue un controllo di deduplicazione, il CRM può unire automaticamente i record che sono le copie esatte l'uno dell'altro. In caso di conflitto, è possibile scegliere un Master Record in modo che i duplicati possano essere uniti nel record scelto.

Oltre allo strumento di deduplicazione, Zoho CRM include anche un'opzione speciale "Trova e unisci" che duplica le funzionalità. Puoi utilizzare l'opzione Trova e unisci duplicati nel caso in cui sai quale record nel modulo è stato duplicato e deve essere unito.

Ad esempio, se sai che un contatto chiamato Sanjay ha copie duplicate e desideri unire le copie, puoi andare alla pagina di Jame e fare clic su Trova e unisci duplicati. È possibile selezionare i record, impostare il record corretto e unire le copie duplicate.

Convalida dei dati del CRM

Oltre a chiarire la duplicazione dei dati, bisogna anche essere proattivi nel garantire che il database CRM non accumuli dati spazzatura in primo luogo. Ciò significa anche che si dovrebbero trovare modi per convalidare i dati che arrivano nell'account CRM.

Zoho CRM include alcune funzionalità grazie alle quali puoi facilmente garantire la validità dei dati. Ciò include anche vari sforzi come mettere in atto un processo, impostare alcune restrizioni di accesso e avere l'invio automatico dei record per l'approvazione manuale.

• Invio automatico dei record

Essendo un responsabile vendite, spesso non avrai il tempo di guardare e verificare ogni informazione che entra nel database del CRM . In ogni caso, vorrai tenere d'occhio alcuni dettagli importanti come la percentuale di sconto del prodotto.

Nel caso in cui qualcuno inserisca uno sconto inaccettabile, vorresti esserne informato. Zoho CRM viene fornito con una soluzione affidabile per soddisfare questo requisito in cui i record creati dal team di vendita possono essere inviati automaticamente per l'approvazione dei superiori in base a criteri personalizzati.

Quindi, questo è un modo in cui puoi rimanere informato sui dati sensibili che entrano nel CRM nel caso in cui ciò sia motivo di preoccupazione. La semplice configurazione del processo di approvazione del flusso di lavoro con criteri adeguati è sufficiente per inviare automaticamente i record per l'approvazione.

• Convalida dei dati

Quando un record viene aggiunto al CRM, a volte può verificarsi una situazione in cui non è possibile riempire tutti i campi del record in una volta sola. Ad esempio, durante l'aggiunta di un lead, puoi visualizzare un campo chiamato Interessato a.

Al momento, potresti non essere molto sicuro, ma una volta chiamato il lead e chiesto loro a cosa sono interessati, sarai in grado di compilare questo campo. In questo modo, puoi anche inserire una percentuale di sconto per un affare dopo aver discusso con il responsabile delle vendite.

In questo caso, stai seguendo un processo dettagliato. I dettagli possono essere inseriti solo in diverse fasi del processo. Potresti incontrare fasi come la qualifica del lead, la negoziazione, l'approvazione dello sconto, la fase del contratto, ecc.

Se questa è una situazione che sembra simile, puoi inserire un processo nel CRM e in diverse fasi del processo, puoi avere il mandato del sistema mentre convalidi le informazioni secondo necessità. Man mano che il record avanza, il CRM chiederà all'utente di inserire i dettagli nel giusto contesto. Quando il record esce da un processo, puoi avere informazioni complete per il record.

Zoho CRM può essere utilizzato per creare un processo aziendale con l'aiuto di Blueprint. Aiuta a progettare ed eseguire il processo in modo sistematico. Con l'aiuto di Zoho Blueprint, è possibile definire ogni fase di un processo e le persone associate a ciascuna fase. Puoi anche guidare i tuoi team attraverso l'esecuzione del processo. Puoi convalidare e imporre informazioni automatizzando anche le azioni di routine.

Personalizza i campi

Zoho CRM può essere utilizzato per personalizzare un campo in base alle strategie indicate di seguito. Li esamineremo uno per uno.

• Informazioni sulla vendita del mandato :

Il primo metodo consiste nell'imporre le informazioni di vendita importanti contrassegnando i campi come obbligatori. Uno dei principali problemi che derivano dai dati non organizzati è che molti campi sono incompleti.

Quando invii i documenti legali via e-mail, vedrai spesso che le informazioni sulla strada mancano nella sezione dell'indirizzo, il che è un modo inefficiente di fare le cose. Questa situazione può essere evitata contrassegnando i campi come obbligatori in Zoho CRM. Una volta fatto ciò, un record non può essere salvato senza aver compilato tutte le informazioni obbligatorie.

• Impostazione del limite massimo di caratteri per i campi :

Molte volte, puoi sentire il bisogno di riempire un campo che è unico per la tua organizzazione. Ad esempio, un numero ID univoco composto da 10 cifre. Cosa succede se qualcuno inserisce 9 cifre? Nel caso in cui il sistema accetti il ​​numero, i dati saranno imprecisi.

Quando personalizzi questo campo in Zoho CRM, puoi impostare un limite massimo di caratteri consentito per i campi di testo e le cifre massime consentite per i campi numerici per evitare questo problema.

Mantenere un foglio di stile

Non c'è dubbio che l'automazione fa molto lavoro. Tuttavia, non si può negare che gli sforzi umani sono importanti per garantire la qualità dei dati. Un modo efficace per garantire che l'immissione dei dati sia facile e coerente consiste nell'introdurre convenzioni di denominazione.

Ad esempio, a volte un paese potrebbe essere indicato con nomi diversi e in formati diversi. Il Regno Unito è conosciuto come Regno Unito, Gran Bretagna e Regno Unito. Questo è il motivo per cui un formato standard per i dati aiuta a generare report precisi mentre filtra i record in base ai criteri.

È possibile seguire un foglio di stile con un elenco di abbreviazioni e formati standard di immissione dei dati per indirizzi, nomi di società, indirizzi e-mail, designazioni, ecc. I valori a discesa predefiniti aiutano anche a eliminare una parte del problema in questo caso mentre si possibile la deduplicazione del database .

Utilizzo dei ruoli per la sicurezza

I dati provengono da molte fonti e più utenti vi accedono contemporaneamente. Ciò significa che la manutenzione di un database CRM pulito non è così facile. Tuttavia, una delle pratiche migliori e collaudate per svolgere questa attività è limitare l'accesso ai dati nell'account CRM.

Puoi definire i ruoli che ti aiuteranno a controllare i diritti di accesso degli utenti mentre lavori sui dati del CRM. In questo modo, gli utenti modificheranno i record per loro rilevanti. L'accesso è limitato ai soli responsabili.

Conclusione

Assicurarsi che i dati del CRM siano puliti è responsabilità di tutti e i vantaggi di fare lo stesso includono una migliore comprensione dei clienti insieme alla capacità di comunicare in modo efficace.

Se hai bisogno di aiuto per iniziare con la strategia di pulizia e manutenzione dei dati CRM, Encaptechno è un partner di consulenza CRM che può essere al tuo servizio. In qualità di consulenti CRM con una vasta gamma di esperienza, abbiamo aiutato molte aziende ad avere successo con soluzioni tecnologiche.

Mettiti in contatto con noi oggi in modo che possiamo pulire i tuoi dati e creare un processo per mantenerli così mentre andiamo avanti.