Digitalizza e gestisci i dati dei dipendenti senza problemi con il software HR

I professionisti delle risorse umane gestiscono molti dati dei dipendenti relativi al reclutamento, all'onboarding, alle prestazioni, allo sviluppo della carriera, ai dettagli assicurativi e così via. Gestire correttamente tutti questi tipi di dati non è un compito facile.

Inoltre, questi tipi di dati sono di natura sensibile e l'accesso non autorizzato ad essi può compromettere l'integrità dei dipendenti. Pertanto, è importante gestire i dati dei dipendenti in modo efficace per mantenerli al sicuro e garantire che siano facilmente disponibili quando richiesto.

In questo articolo imparerai di più sulla gestione del database dei dipendenti e sui modi necessari che possono aiutarti a gestire i dati dei tuoi dipendenti.

Che cos'è la gestione dei dati dei dipendenti?

La gestione del database dei dipendenti implica l'organizzazione, l'archiviazione e la manutenzione sistematica delle informazioni relative ai dipendenti all'interno di un'organizzazione. Ciò include vari aspetti come dati personali, storia lavorativa, record di prestazioni, informazioni sui salari, iscrizione ai benefici e certificazioni di formazione.

Vantaggi della gestione del database dei dipendenti

Mantenere un database aggiornato dei tuoi dipendenti può offrirti numerosi vantaggi come automatizzare l'immissione dei dati, identificare potenziali problemi con i dati dei dipendenti, rimanere conforme alle normative, ecc.

Diamo un'occhiata ad alcuni ulteriori vantaggi derivanti dalla gestione del database dei dipendenti.

• Conservazione efficiente dei registri : consente l'archiviazione organizzata delle informazioni sui dipendenti come i dettagli di contatto, la storia lavorativa e le valutazioni delle prestazioni.
• Processi HR semplificati : l'accesso ai dati centralizzati semplifica attività come l'elaborazione delle buste paga, la gestione delle ferie e le revisioni delle prestazioni, migliorando l'efficienza delle risorse umane.
• Conformità e requisiti legali : aiuta a garantire la conformità alle leggi e ai regolamenti sul lavoro mantenendo registrazioni accurate dei contratti, delle certificazioni e della formazione dei dipendenti.
• Comunicazione migliorata : facilita una comunicazione efficace all'interno dell'organizzazione fornendo informazioni di contatto aggiornate e consentendo comunicazioni mirate per annunci o aggiornamenti delle politiche.
• Sicurezza avanzata : i controlli di accesso e le misure di crittografia salvaguardano i dati sensibili dei dipendenti, riducendo il rischio di accesso non autorizzato o violazione dei dati.
• Gestione delle prestazioni : consente il monitoraggio dei parametri delle prestazioni dei dipendenti, facilitando la revisione delle prestazioni, la definizione degli obiettivi e la pianificazione dello sviluppo della carriera.

10 modi per digitalizzare e gestire il database dei dipendenti in modo intelligente

Per gestire in modo efficiente il database dei tuoi dipendenti, puoi classificare i dati dei tuoi dipendenti e crittografarli per motivi di sicurezza. Inoltre, potrebbe anche essere necessario riformulare le strategie di gestione dei dati per gestire il flusso dei dati dei dipendenti nella propria organizzazione.

Ecco i modi principali che puoi prendere in considerazione per digitalizzare e gestire il database dei tuoi dipendenti:

1. Accedi e controlla regolarmente i tuoi dati

Accedi con attenzione ai dati archiviati nel tuo dipartimento Risorse umane. Devi accertarti di che tipo di dati disponi e quanto siano rilevanti per la tua organizzazione. Comprendendo i tipi di dati, sarai in grado di organizzarli e archiviarli. Inoltre, puoi anche eliminare il database che non è così rilevante per i tuoi dipendenti e la tua organizzazione.

2. Classifica i dati dei tuoi dipendenti

È importante classificare i dati per organizzarli e ordinarli facilmente. È possibile utilizzare più metriche per classificare dati come informazioni personali, dati sulle presenze, dettagli sulle buste paga, ecc. La categorizzazione di diversi tipi di dati consente di accedere rapidamente ai dati e risparmiare tempo prezioso che altrimenti verrebbe sprecato nella ricerca di file sparsi.

3. Limitare l'accesso ai dati dei dipendenti

Alcuni tipi di dati dei dipendenti, come le cartelle cliniche, sono riservati e accessibili solo da una persona autorizzata. Per questo motivo, è necessario creare una struttura adeguata per definire chi può accedere a questi dati.

In tal caso, è possibile utilizzare il software HRMS per inserire le password e implementare metodi di autenticazione a più fattori per la protezione dei dati.

4. Rimodellare i metodi di gestione dei dati

Per rimodellare i metodi o le tecniche di gestione dei dati, è necessario prima fare chiarezza sulle leggi e sui regolamenti esistenti relativi al trattamento dei dati dei dipendenti. Successivamente, puoi valutare i tuoi metodi di gestione dei dati e identificare se devono essere modificati o meno.

Una volta effettuata la valutazione, puoi apportare modifiche ai metodi di gestione dei dati, ad esempio modificando le autorizzazioni basate sui ruoli, conducendo valutazioni periodiche del rischio per i dati, implementando piani di risposta agli incidenti, ecc.

5. Incorporare un software di gestione del database dei dipendenti

La conservazione manuale dei record di dati del dipendente potrebbe causare errori nei dati e aumentare le possibilità di furto di dati. Con l'aiuto del software di gestione dei dati, puoi registrare e tenere traccia automaticamente dei dati di tutti i dipendenti in un unico posto. Ciò semplifica l’accesso ai dati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

6. Crittografare i dati dei dipendenti

Le violazioni dei dati possono verificarsi in qualsiasi momento a causa dell’aumento dei crimini informatici, quindi è importante adottare misure efficaci per proteggere i propri dati. A tale scopo, puoi crittografare i file di dati dei tuoi dipendenti e garantire che solo gli utenti autorizzati possano accedervi.

7. Formare il personale a gestire i dati con attenzione

Il team delle risorse umane e tutti i membri che accedono ai dati dei dipendenti dovrebbero essere formati sulle leggi applicabili, sui risultati delle violazioni dei dati e sulla cattiva gestione dei dati. Ciò li aiuterà a gestire in modo sicuro i dati dei dipendenti.

Inoltre, mantieni aggiornato il team sulle leggi in vigore sul lavoro per mantenere la conformità legale sull'archiviazione dei dati.

8. Creare un piano di risposta alla violazione dei dati

È importante sviluppare un piano completo di risposta agli incidenti per gestire in modo efficiente le violazioni dei dati e gli incidenti di sicurezza. Inoltre, garantirà anche che i tuoi dipendenti conoscano i passaggi che devono seguire in caso di violazione dei dati.

9. Implementare misure di sicurezza informatica

Per proteggere i dati dei tuoi dipendenti dalle violazioni, puoi utilizzare il software di gestione del database dei dipendenti. Con questo software puoi implementare varie misure di sicurezza informatica come crittografia e firewall per proteggere i tuoi dati.

10. Mantenere la conformità alla privacy dei dati

Rimanere aggiornati sulle normative sulla privacy dei dati come GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati) e CCPA (California Consumer Privacy Act) è importante per garantire che i dati dei dipendenti vengano elaborati secondo le normative richieste.

Il software di gestione del database dei dipendenti aiuta a garantire che i tuoi dati siano conformi alle normative.

Tipi di dati da archiviare in un sistema di gestione del database dei dipendenti

Un sistema di gestione del database dei dipendenti funge da archivio centrale per l'archiviazione e la gestione di tutte le informazioni importanti sui dipendenti. I dati specifici archiviati possono variare a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, del settore e dei requisiti legali.

Tuttavia, alcuni tipi comuni di dati tipicamente presenti in un EDMS includono:

• Informazioni sul personale : si tratta di informazioni di base su un dipendente come dettagli del curriculum, controlli dei precedenti, documenti di licenziamento, record di promozione, ecc.
• Informazioni sui salari : i dati sui salari sono sensibili e condivisi in modo limitato. Potrebbe includere moduli W-4, moduli W-2, dettagli bancari, richieste del prestatore per la verifica dei dipendenti, ecc.
• Informazioni mediche : questo tipo di informazioni include i dettagli di un dipendente relativi a test antidroga, dati relativi al Family and Medical Leave Act (FMLA), dati Covid-19, ecc.
• Informazioni demografiche : sotto i dettagli demografici vengono registrati dati come sesso, razza, età, stato di disabilità, etnia, ecc. Questi dati dovrebbero essere raccolti solo se necessario e ti direbbero che tipo di persona hai nella tua forza lavoro.
• Dati sull'occupazione : in questo tipo di dati, l'azienda conserva un registro delle esperienze passate di un dipendente, degli incentivi all'assunzione, dei contratti di lavoro, dei documenti legali, ecc. I dati sull'occupazione includono anche le politiche di congedo e i dettagli bancari di un dipendente.
• Dati sulle prestazioni : la maggior parte delle organizzazioni valuta regolarmente le prestazioni dei propri dipendenti. Pertanto, archiviano i dati dei dipendenti in base a vari parametri HR per valutare le prestazioni e stabilire un punto di riferimento per le prestazioni.

Suggerimenti durante la gestione del set di dati dei dipendenti

Durante la gestione del set di dati del tuo dipendente, assicurati di seguire le normative e di classificare i dati del tuo dipendente in modo efficace. Dovresti anche creare un piano di risposta agli incidenti per gestire i casi di violazione dei dati.

Ecco i suggerimenti da seguire per gestire correttamente i tuoi dati:

• Rispettare le normative pertinenti sulla privacy dei dati durante la raccolta, l'archiviazione e l'utilizzo dei dati.
• Evita di raccogliere informazioni personali eccessive che non sono essenziali per le funzioni HR.
• Condurre controlli periodici per riconoscere incoerenze o tentativi di accesso non autorizzati all'interno del set di dati.
• Implementa misure di sicurezza come controlli di accesso, crittografia e backup regolari per salvaguardare le informazioni sensibili dei dipendenti.
• Smaltire i dati seguendo la corretta procedura di rimozione dei dati per prevenire eventuali fughe di dati.

Conclusione

La gestione dei dati dei dipendenti può essere un compito complesso e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, implementando un robusto software HR, puoi trasformare questo processo in un'esperienza fluida ed efficiente. Con una maggiore sicurezza dei dati, un'accurata tenuta dei registri e preziosi insight sui dati, puoi prendere decisioni informate per promuovere una forza lavoro fiorente e coinvolta.

Gestione del database dei dipendenti: domande frequenti