Gestione dei team digitali | Digitalizzare il tuo business #6

Di recente, la creazione di team digitali sta diventando sempre più importante, il che contribuisce a un aumento significativo dell'efficienza del lavoro e a una comunicazione più semplice tra i dipendenti. Grazie alla digitalizzazione, la gestione dei team diventa meno complicata, più veloce e più precisa. Consente alle aziende di monitorare meglio i progressi dei dipendenti, il che è fondamentale per prendere decisioni informate. Continuare a leggere.

Gestione dei team digitali – sommario:

1. introduzione
2. Perché creare team digitali?
3. Come scegliere gli strumenti per la gestione dei team digitali?
4. Strumenti pratici per la gestione del team
5. Costruire team digitali
6. Misurare le prestazioni dei team digitali
7. Riepilogo

introduzione

Nell'era dell'evoluzione digitale, la gestione del team sta subendo un'enorme trasformazione . I metodi di gestione tradizionali, basati esclusivamente su incontri e conversazioni faccia a faccia, vengono sostituiti da soluzioni tecnologiche più avanzate e flessibili. In questo articolo discuteremo gli aspetti chiave della gestione del team digitale e gli strumenti pratici che possono supportare questa trasformazione.

Perché creare team digitali?

La digitalizzazione porta molti vantaggi all'organizzazione. In primo luogo, migliora l'efficienza del lavoro semplificando i processi di comunicazione, pianificazione e controllo. Inoltre, gli strumenti digitali aiutano a monitorare meglio le prestazioni lavorative e forniscono dati preziosi per l'analisi. Infine, consentono alle aziende di diventare più competitive sul mercato.

Molti imprenditori associano gli strumenti per la gestione dei team digitali solo al lavoro remoto e basato su computer . Tuttavia, esistono numerose piattaforme che aiutano a migliorare l'efficienza del lavoro di squadra, sia in ufficio, a casa e sul campo.

Come scegliere gli strumenti per la gestione dei team digitali?

Quando si gestiscono team digitali, è importante concentrarsi sulle reali esigenze dell'azienda e sulle corrispondenti funzioni software. È meglio iniziare conducendo un'analisi dei bisogni, ovvero rispondendo alle seguenti domande:

• Avremo bisogno della funzione di monitoraggio del tempo?
• Useremo file condivisi?
• Il software deve essere eseguito su dispositivi mobili o computer?
• Avremo bisogno di un pannello di gestione per il titolare o il manager dell'azienda o sarà sufficiente uno spazio di lavoro condiviso?

Le risposte ci permetteranno di scegliere il programma giusto o l'insieme di applicazioni cooperanti. È importante prendere in considerazione la digitalizzazione della gestione del team nelle seguenti aree:

• Comunicazione : i moderni strumenti di comunicazione, come le chat di gruppo e le app di videoconferenza, consentono una comunicazione di gruppo rapida ed efficace. Secondo un rapporto di TechRepublic (2021), il 95% delle aziende li sta già utilizzando,
• Condivisione di file : le soluzioni cloud per la condivisione di file e la collaborazione remota sono utilizzate oggi dal 76% delle aziende. Anche se tutti lavorano nello stesso edificio, è molto più facile e veloce inviare un messaggio o collaborare su una bacheca Miro (https://miro.com/) o Mural (www.mural.co) condivisa, piuttosto che stare davanti a una lavagna in una sala conferenze,
• Sicurezza : l'utilizzo di una VPN consente alle persone che lavorano da casa di condividere in modo sicuro file e scambiare informazioni sensibili, motivo per cui il 54% delle aziende si avvale di questa soluzione,
• Pianificazione : i calendari digitali e gli schedulatori delle attività semplificano l'organizzazione del lavoro e il monitoraggio dei progressi e delle scadenze, ad esempio, sulle bacheche Kanban o sulle visualizzazioni dei traguardi e della roadmap,
• Delegare le attività : con il software di gestione dei progetti è più facile assegnare le attività ai singoli membri e monitorare i loro progressi.
• Controllo – grazie agli strumenti digitali, i manager possono monitorare le prestazioni del team in tempo reale e prendere decisioni basate su dati affidabili.

Strumenti pratici per la gestione del team

Esistono numerosi strumenti di gestione dei progetti sul mercato. Diamo un'occhiata più da vicino a quelli più popolari, soprattutto perché offrono piani gratuiti:

• Trello – è una piattaforma di project management che permette di creare task board, assegnarle ai singoli membri del team e monitorare i progressi, disponibile su computer e dispositivi mobili,
• Asana: è un sistema di gestione delle attività e dei progetti più avanzato che offre una gamma di funzionalità per semplificare la pianificazione, il monitoraggio e la collaborazione in team, disponibile su computer e dispositivi mobili,
• Slack – è un'app di messaggistica istantanea di tendenza per lo scambio di informazioni all'interno di un team che si integra con altri strumenti come Trello e Asana, disponibili su computer e dispositivi mobili,
• Firmbee: è un potente strumento di gestione dei progetti disponibile su PC che ti consente di utilizzare il monitoraggio del tempo, visualizzare i progetti su schede Kanban e collaborare con il tuo team e i liberi professionisti.

A volte, tuttavia, può essere difficile trovare un software di gestione del team adatto alle esigenze di un'azienda. È allora che vale la pena considerare una delle opzioni meno popolari:

• Incontrare un consulente : molte persone oggi aiutano a scegliere e implementare software per le aziende. Un consulente esperto e indipendente aiuterà a selezionare le soluzioni secondo il principio del “best of breed”, cioè più adatto a risolvere un problema specifico piuttosto che soddisfare le preferenze personali. Le soluzioni selezionate in questo modo possono essere collegate tra loro utilizzando un'API (interfaccia di programmazione dell'applicazione), per creare un insieme unico su misura per le esigenze di un'azienda,
• Cooperare con una software house - è una soluzione costosa che ti dà l'opportunità di creare un software unico e pienamente conforme ai requisiti di una specifica azienda senza dover assumere un team o dei liberi professionisti, oltre a identificare e definire le esigenze dell'azienda su il tuo.

Costruire team digitali

Gli strumenti di gestione dei progetti disponibili sul mercato sono molto ben progettati. Pertanto, la creazione di team digitali non dovrebbe richiedere molto impegno da parte dei dipendenti. Una volta terminata l'analisi delle esigenze e la scelta degli strumenti, è il momento di passare all'implementazione.

È una buona idea iniziare con la formazione dei membri del team per familiarizzare con gli strumenti scelti e insegnare loro come usarli. Di solito è sufficiente installare un'app su un dispositivo mobile o accedere a un browser. Il passo successivo è discutere su come procedere e rispondere a domande come:

• Chi delegherà i compiti e quando?
• Dove verranno visualizzate le notifiche di nuovi incarichi?

In questa fase, tuttavia, vale la pena utilizzare gli strumenti spontaneamente . In questo modo, sarà più semplice identificare possibili problemi senza perdere tempo a discutere dell'ovvio.

Misurare le prestazioni dei team digitali

Monitorare i progressi e raccogliere feedback dal team è importante quanto implementare strumenti di comunicazione digitale . Questo può essere fatto confrontando i risultati precedenti alla digitalizzazione con quelli attuali, prestando attenzione a indicatori di performance come:

• Tempo di completamento dell'attività - che può migliorare enormemente, ad esempio, trasformando le telefonate ai dipendenti mobili che lavorano presso la sede di un cliente in messaggi contenenti l'indirizzo e la posizione GPS, nonché una descrizione di un'attività da svolgere,
• Frequenza di interazione in un team : può accadere che lo scambio di informazioni si intensifichi impiegando meno tempo e coinvolgendo solo coloro che hanno un impatto reale sulla risoluzione di un problema specifico,
• Livello di soddisfazione del cliente : se un team, ad esempio, gestisce il servizio clienti, la disponibilità di informazioni relative ai processi relativi all'evasione dell'ordine di una persona in uno strumento digitale può avere un impatto molto positivo sulle relazioni con i clienti.

Riepilogo

Investendo negli strumenti giusti e implementandoli, le aziende possono diventare più efficienti , competitive e migliorare la collaborazione in team. Gli elementi chiave della gestione dei team digitali sono la comunicazione, la pianificazione, la delega dei compiti e il controllo. Vale la pena dedicare un po' di tempo all'analisi dei bisogni, alla selezione degli strumenti giusti, alla formazione del team e alla misurazione dell'efficacia delle soluzioni implementate.

Il futuro degli strumenti di gestione dei progetti è supportare non solo l'efficienza dei dipendenti, ma anche il loro benessere e la loro soddisfazione. Lo sviluppo di tecnologie come l'intelligenza artificiale e l'automazione, nonché l'introduzione di soluzioni di gamification, possono contribuire a migliorare la qualità della vita lavorativa.

Gli strumenti digitali aiuteranno i leader a monitorare la soddisfazione dei dipendenti e i livelli di coinvolgimento, nonché a identificare le aree che necessitano di miglioramenti. Con soluzioni moderne, come orari di lavoro flessibili, uffici remoti e piattaforme per supportare lo sviluppo professionale , la gestione sarà più orientata alle esigenze e alle aspettative di ciascun dipendente. La personalizzazione degli strumenti moderni può far sì che il benessere dei dipendenti svolga un ruolo chiave nel futuro della gestione del team, contribuendo a una maggiore efficienza, soddisfazione sul lavoro e fidelizzazione dei talenti.

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Autore: Andy Nichols

Un risolutore di problemi con 5 gradi diversi e infinite riserve di motivazione. Questo lo rende un perfetto imprenditore e manager. Durante la ricerca di dipendenti e partner, l'apertura e la curiosità del mondo sono le qualità che apprezza di più.

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