Gestione dei dipendenti remoti: sfide, strumenti e best practice per la produttività

Stai affrontando sfide con la gestione dei dipendenti remoti?

Indipendentemente dal fatto che tu abbia una forza lavoro remota da anni o che tu abbia dovuto adeguarti ai blocchi COVID-19, la gestione dei dipendenti remoti comporta sfide.

Se sei stato costretto a cambiare rapidamente la struttura della tua azienda e hai persone che lavorano da casa, stai affrontando sfide impreviste. Ma anche un team remoto offre grandi possibilità e potenzialità.

Gli esperti sostengono che il lavoro a distanza è un futuro inevitabile. Man mano che sempre più aziende si collegano online, i lavori da remoto diventano più raggiungibili.

Dal 2003 al 2018, il lavoro a distanza è cresciuto del 140% , quasi 10 volte più velocemente del resto della forza lavoro. E questo prima che le tendenze attuali vengano prese in considerazione. Dopo il lockdown, ancora più persone continueranno a lavorare da remoto.

Poiché la domanda di dipendenti remoti è già in aumento, perché non esaminare subito le possibilità? Imbarcarsi in anticipo sulla tendenza ti dà un vantaggio.

Inoltre, un team remoto è a prova di pandemia. Dan Lok gestisce la sua attività quasi esclusivamente online. Per questo motivo, la sua attività è stata in grado di funzionare senza intoppi quando gli stati hanno avviato il blocco.

Mentre altre aziende stavano lottando, il team di Dan Lok è stato in grado di andare avanti. Impara dal suo esempio e inizia a gestire i dipendenti remoti oggi, per garantire la sicurezza nel caso in cui qualcosa del genere dovesse mai accadere di nuovo.

Trova di seguito i nostri migliori suggerimenti sulla gestione dei dipendenti remoti.

Sfide comuni della gestione dei dipendenti remoti

Le due sfide più comuni per la gestione dei lavoratori remoti sono la comunicazione e le false aspettative.

La comunicazione con i lavoratori a distanza è un atto di equilibrio. Vuoi che siano in grado di comunicare con te e la squadra, nonostante l'assenza di vicinanza fisica.

In un ufficio, è facile incontrarsi o fare una chiacchierata rinfrescante. I lavoratori a distanza, tuttavia, sono da soli. Quindi, sentirsi in contatto con l'intera squadra può essere una sfida.

Allo stesso tempo, non vuoi nemmeno sovraccaricarli di e-mail e conversazioni quotidiane. Troppa enfasi sulla comunicazione può effettivamente ridurre la produttività dei tuoi dipendenti remoti. Le e-mail hanno facilmente la precedenza sulle attività e le chat video interrompono il flusso di lavoro.

Questa è la difficoltà di bilanciare la comunicazione durante la gestione di un team remoto: non vuoi che si sentano chiusi, ma non vuoi nemmeno mettere in pericolo la loro produttività.

Aspettative sbagliate nei confronti dei dipendenti remoti

La seconda sfida che potresti dover affrontare sono le aspettative fuori luogo. Aspettarsi troppo o la cosa sbagliata può ridurre la produttività dei tuoi dipendenti.

Da un lato, non vuoi aspettarti che il tuo team remoto funzioni allo stesso modo di un team fisico. Non aspettarti che lavorino rigorosamente dalle 9 alle 5.

Il lavoro a distanza è fantastico perché consente ai tuoi dipendenti di lavorare all'ora desiderata. Se sanno che sono più produttivi di notte, lasciali lavorare di notte. Finché soddisfano le scadenze e i criteri concordati, non ci sono problemi.

La seconda sfida che molti lavoratori remoti devono affrontare è il mantenimento della disponibilità. Gli orari flessibili possono essere facilmente scambiati per disponibilità costante. Ma i dipendenti remoti hanno bisogno di riposo, proprio come il personale normale.

Stai lontano dalla microgestione dei tuoi team remoti. La microgestione fa sentire i dipendenti osservati e può ridurre la loro produttività.

Ciò è particolarmente vero per i dipendenti che devono accedere a sistemi che tengono traccia del loro tempo di lavoro. Il tempo trascorso a lavorare non è il miglior indicatore di produttività.

Se puoi, stai lontano dal tracciare il tempo. Fidati del tuo team che ha svolto il lavoro necessario. Invece, crea KPI che ti consentono di monitorare le loro prestazioni. I KPI possono essere indipendenti dal tempo impiegato.

In effetti, la maggior parte dei dipendenti remoti è affidabile e lavora in media quattro ore in più a settimana rispetto alla normale forza lavoro.

indicatore chiave di prestazione

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) consentono a te e ai tuoi dipendenti di monitorare il successo. I KPI sono impostati da te o dal team insieme. In ogni caso, si assicurano che tutti sappiano cosa devono fare.

I KPI dovrebbero essere misurabili e consentire ai tuoi dipendenti di vedere se sono in linea con il loro lavoro. Rende più tracciabili le prestazioni lavorative dei tuoi dipendenti.

Se una persona non è in grado di soddisfare ripetutamente i propri KPI, potrebbe valere la pena parlare con loro. Se una persona riesce spesso in termini di KPI, pensa a promuoverli.

Processo di assunzione e procedure di pagamento

Puoi evitare potenziali sfide se disponi di un processo di assunzione efficace. Quando assumi dipendenti, è una buona idea verificare se sono idonei per il lavoro a distanza.

Questa attitudine dipende dai loro talenti naturali e dai loro punti di forza. I grandi lavoratori remoti di solito sono un po' più introversi. Sono anche attenti ai dettagli e in grado di agire in modo indipendente.

Certo, gli estroversi possono lavorare anche da remoto, ma è necessario garantire il loro benessere sociale . Se hanno bisogno che le persone intorno a loro siano felici, il lavoro a distanza potrebbe lasciarli insoddisfatti.

Quindi, quando assumi, assicurati di considerare questi fattori. A volte, è una buona idea assumere prima una posizione part-time e mettere i dipendenti in una fase di test. In questo modo potete entrambi verificare se il vostro rapporto di lavoro è fruttuoso.

Un altro fattore che può eliminare molte sfide in anticipo è la retribuzione. Molti imprenditori penserebbero che i dipendenti remoti siano più economici e di solito hanno ragione.

Quello che vuoi fare, tuttavia, è pagarli di più rispetto allo standard del settore. Se lo fai, saranno più produttivi perché la loro motivazione e soddisfazione aumenteranno. I dipendenti felici lavorano di più.

Distrazioni a casa

Un ultimo ostacolo quando si tratta di gestire i dipendenti remoti può essere un ambiente che distrae. Questo è particolarmente importante da considerare se questa persona lavora da casa per la prima volta.

I tuoi dipendenti dovrebbero avere uno spazio ufficio designato. In questo modo mantengono alta la loro produttività mentre lavorano da casa. Questo spazio dovrebbe essere privo di distrazioni (ad esempio nessuna TV nella stanza).

Se hanno altre persone nella loro famiglia, anche questo dovrebbe essere considerato. I loro coinquilini capiscono che il lavoro da casa è ancora lavoro? Tendono a interrompere il tuo dipendente?

Chiedi subito del loro ambiente e vedi se eviti ostacoli simili.

Ad alcuni dipendenti potrebbe piacere lavorare da una caffetteria o fuori. Va bene, ma dovrebbero avere un posto dove lavorare senza distrazioni.

Strumenti di comunicazione

Ora che sei a conoscenza di alcuni degli ostacoli più comuni per la gestione dei dipendenti da remoto, prendiamo in considerazione gli strumenti di comunicazione. Questi includono app e sistemi di gestione che ti consentono di gestire i team remoti in modo più efficiente.

Gli strumenti di comunicazione aiutano a semplificare la comunicazione o a ottimizzare i flussi di lavoro. Eccone alcuni che dovresti conoscere.

Per la comunicazione video, gli strumenti più diffusi sono Zoom o Skype. Skype è completamente gratuito. Se hai del budget da investire potresti preferire Zoom, in quanto è una soluzione più completa per le aziende.

Zoom ti consente di registrare riunioni, condividere lo schermo e molto altro. È lo strumento perfetto per portare un po' di comunicazione faccia a faccia nella tua squadra.

Per i messaggi di testo, Slack è estremamente popolare tra le aziende. Slack ti consente di creare un canale per la tua azienda, oltre a diversi sottocanali.

Se la tua squadra è numerosa, puoi creare questi sottocanali per ogni sottosquadra. Evita che l'intero team venga spammato con messaggi non necessari.

I messaggi di testo sono generalmente più veloci delle e-mail; la sola comunicazione e-mail potrebbe rallentare l'intero flusso di lavoro.

Strumenti di gestione del progetto

Sebbene la maggior parte degli imprenditori sia a conoscenza degli strumenti di comunicazione, i software di gestione dei progetti e gli extra spesso vengono trascurati.

Senza gli strumenti che supportano il flusso di lavoro, la produttività diminuisce. Le persone non sanno cosa dovrebbero fare o dove si trova il progetto.

Supponiamo, ad esempio, di gestire un'attività di produzione di video e film. Hai bisogno di persone specializzate in film, grafica, copywriting e molto altro.

Se non è presente alcun flusso di lavoro o processo in atto, l'editor non sa quando modificare il video successivo; la persona che filma potrebbe non avere idea di dove caricare il video e cosa dovrebbe accadere dopo.

Strumenti come Asana, Basecamp, ClickUp o Float ti aiutano a mantenere un processo chiaro e snello. Tutto sta accadendo in un unico posto e i tuoi dipendenti sanno dove controllare le loro prossime attività.

Uno strumento semplice come quello può avere un impatto immenso sulla produttività della tua forza lavoro.

Strumenti per la collaborazione

Infine, vuoi assicurarti che gli strumenti che utilizzi consentano ai tuoi dipendenti di collaborare. La creazione di una collaborazione in team può essere difficile quando si gestiscono dipendenti remoti. Potrebbero finire per lavorare indipendentemente l'uno dall'altro.

Ma quando i dipendenti collaborano, possono portare a nuove idee creative. Per un team remoto, possono essere utili strumenti come i documenti di Google che consentono a più persone di lavorare su un documento o foglio.

Qualunque cosa tu scelga, assicurati che sia uno strumento che consenta l'editing dal vivo, in modo che possa aver luogo un vero lavoro di squadra.

Migliori pratiche

Ora hai acquisito informazioni sulle sfide comuni e sugli strumenti utili per la gestione dei dipendenti remoti. Ma quali sono alcune delle migliori pratiche da cui tu e il tuo team remoto potete imparare?

Segui queste pratiche per evitare naturalmente sfide e battute d'arresto, assicurando anche il benessere produttivo dei tuoi dipendenti.

I team remoti infelici si esauriscono rapidamente, lavorano in modo improduttivo e costano denaro. Ecco perché è una buona idea dare un'occhiata a sistemi e idee che hanno dimostrato di funzionare.

Cultura e visione d'impresa

La radice di un team remoto di successo è la tua cultura aziendale. Ogni azienda o azienda ha una certa cultura. Ma la cultura non nasce per caso: è plasmata da te, come leader, e da ogni membro del team.

Per gestire con successo i dipendenti remoti, è necessaria una cultura della proprietà e della responsabilità. Se ogni membro del team è consapevole delle proprie responsabilità e si ritiene responsabile, non è necessario che tu microgesti.

Questo è ciò che crea fiducia. Quando la direzione è troppo controllante, i dipendenti si sentono scoraggiati e meno creativi.

Le aziende di successo trattano i propri dipendenti con fiducia e cura e non come una merce.

Come accennato in precedenza, dai ai tuoi lavoratori a distanza la possibilità di lavorare alle loro condizioni. Non imporre un certo lasso di tempo quando non possono essere produttivi durante quei periodi.

Creare una cultura positiva e nutriente con i lavoratori a distanza è generalmente facile. Questo perché i team remoti sono spesso più felici, più soddisfatti e tendono ad amare quello che fanno.

Inoltre, vuoi anche comunicare chiaramente la tua visione aziendale. I tuoi dipendenti dovrebbero sapere perché stanno facendo ciò che gli viene chiesto di fare. Scenario migliore: i loro obiettivi personali sono allineati con il tuo obiettivo generale per l'azienda.

Riunioni ricorrenti e strutturate

Abbiamo già toccato le sfide della comunicazione remota. Un ottimo modo per semplificare la comunicazione è organizzare riunioni video ricorrenti.

Alcune aziende scelgono di incontrarsi settimanalmente o bisettimanalmente; alcuni addirittura scelgono incontri quotidiani. Se decidi di tenere riunioni quotidiane, tuttavia, mantienile brevi per proteggere il tempo dei tuoi dipendenti.

Le riunioni settimanali o bisettimanali di solito funzionano meglio. Alcune aziende scelgono anche chiamate mensili, ma quel periodo potrebbe essere troppo lungo e influire negativamente sulla produttività.

Vuoi anche che le tue riunioni video seguano una struttura. Le riunioni caotiche riducono la produttività. Se non riesci a trovare una struttura da solo, usa formule collaudate: incontro di livello 10, ad esempio.

Oltre alle riunioni di squadra, è una buona idea tenere riunioni individuali trimestrali. Questi incontri sono fantastici in quanto approfondiscono la comunicazione con ciascun dipendente e consentono a te e a rivedere se stanno andando bene.

Stanno soddisfacendo le tue aspettative e i loro obiettivi? Eventuali problemi possono essere discussi anche nelle riunioni trimestrali.

Tempi di comunicazione

Abbiamo detto che ha senso consentire ai dipendenti di progettare il proprio programma di lavoro. Quello che vuoi avere, tuttavia, sono alcuni punti di contatto che tutti devono incontrare.

Ad esempio, tutti devono partecipare a una riunione settimanale. Oppure, tutti sono tenuti a rispondere ai messaggi di testo entro 24 ore.

Comunica ciò che ha senso per te e la tua azienda ai dipendenti remoti e chiarisci le tue aspettative.

È anche una buona idea istruirli su quale canale di comunicazione utilizzare per cosa. In quali casi ti aspetti che utilizzino i messaggi di testo? Per quali casi dovrebbero usare la posta elettronica? Possono inviarti un messaggio privato?

Non ci sono regole formali; assicurati di dire in anticipo ai tuoi dipendenti come vuoi che le cose funzionino.

Obiettivi e possibilità di carriera

È una trappola comune trattare i lavoratori a distanza come liberi professionisti. Se fanno parte della tua squadra, trattali come dipendenti. Offri loro la possibilità di promuovere la propria carriera e perseguire i propri obiettivi personali.

Non farli sentire come se fossero bloccati nella loro posizione per sempre. Fai telefonate individuali ogni anno o ogni sei mesi e discuti di come stanno. Quali sono i loro obiettivi per il prossimo anno e come può aiutare la squadra.

Tratta i tuoi dipendenti con rispetto e rendili felici. In questo modo hai una squadra leale. I dipendenti leali hanno un valore inestimabile perché le fluttuazioni nella tua squadra ti costano un sacco di soldi.

Perdi tempo e denaro quando devi assumere nuovi dipendenti e formarli. Vuoi comunque assumere nuove persone quando necessario; i nuovi dipendenti portano anche nuove idee. Ma evita una cultura che spinge le persone ad andarsene frequentemente.

Costruzione di squadra

Creare un team forte è particolarmente difficile per le aziende che operano in remoto. Come accennato in precedenza, in uno spazio ufficio fisico, le persone si scontrano naturalmente e comunicano.

Ecco perché ad alcuni luoghi di lavoro piace offrire ai propri dipendenti remoti una chat aperta. In quella chat, possono parlare di tutto ciò che vogliono, a parte il lavoro. È un ottimo modo per sostituire le solite chiacchiere che avrebbero luogo in un ufficio.

Se prevedi di avere un team remoto a lungo termine, considera le riunioni annuali del team. Solo due o tre giorni insieme all'anno possono essere utili per l'intera squadra.

Allinea il tuo flusso di lavoro con la checklist di Dragon 100 Habits

Ora, c'è molto da tenere a mente quando si tratta di gestire i dipendenti remoti. E se ti dicessimo che esiste un modo per rendere più chiara e trasparente la gestione del tuo team?

Attraverso il suo comitato consultivo Dragon 100, Dan Lok sta insegnando ad altri imprenditori su come scalare. Anche se non fai parte di Dragon 100, puoi accedere alla Checklist delle abitudini di Dragon 100.

La checklist consente di avere chiarezza da parte di tutti i dipendenti. Allinea la tua squadra dai dirigenti senior ai membri junior. Ottieni l'accesso alla tua guida oggi.