Come gestire in modo efficace il lavoro dai team domestici

Un paio di mesi fa, le cose erano molto diverse. Far parte di una squadra che lavora tutta la settimana da casa, non era nemmeno pensato. Ma in questa nuova realtà creata dalla sfortunata diffusione del COVID-19, questo è diventato un luogo comune.

Tuttavia, il lavoro da casa era di tendenza in molte organizzazioni anche prima dell'alba dell'era della quarantena. Molte squadre si sono esercitate in modo efficace, alleviando con successo le numerose sfide inerenti alle squadre che lavorano da casa.

In questa guida discuteremo

• alcune di queste sfide comuni della gestione dei dipendenti remoti che potresti aver già incontrato
• le migliori pratiche che puoi seguire per rimanere al top del tuo gioco

Le sfide della gestione di un team che lavora da casa

Ci sono molte sfide quando si tratta di gestire una squadra e quando quella squadra è sparsa in tutto il continente o nel mondo, diventa ancora più difficile guidarla.

Identificare prima cosa influisce negativamente sulle prestazioni del tuo team remoto ti avvicinerà alla ricerca della soluzione che stai cercando.

Quando gestisci dipendenti remoti, devi aver affrontato personalmente molte di queste sfide,

• Mancanza di interazione di persona. Mentre i manager si preoccupano che i dipendenti possano non lavorare in modo efficiente come avrebbero potuto fare sotto la loro supervisione, i dipendenti stessi lottano senza il supporto delle loro teste. Ciò comporterà anche difficoltà nel creare fiducia tra i membri del team.

• Diversi fusi orari che portano a difficoltà di programmazione. Una riunione che desideri programmare al mattino potrebbe influire sulla pausa pranzo di uno dei membri del tuo team.

• Mancanza di accesso alle informazioni tra cui risorse, documenti, ecc. Quando lavori dalla stessa posizione, puoi girarti e chiedere ai tuoi colleghi tutto ciò di cui hai bisogno. Ma quando si lavora da casa, è uno scenario completamente diverso.

• Distrazioni a casa. A meno che tu non viva da solo, sei destinato a essere interrotto molte volte dagli altri residenti a casa tua. Questo può avere un impatto negativo sulla tua produttività. Allo stesso tempo, la mancanza di interazione sociale porterà i dipendenti a sentirsi isolati.

• Se il tuo team è composto da persone provenienti da tutto il mondo, potresti anche incontrare barriere culturali e linguistiche.

• Coltivare la propria cultura aziendale potrebbe anche risentirne nel tempo. La cultura aziendale viene promossa naturalmente in un ufficio, ma potrebbe non essere la stessa per un team che lavora da casa.

Procedure consigliate per la gestione del lavoro dai team domestici

Diamo un'occhiata ad alcune best practice che ti aiuteranno a superare efficacemente le sfide di cui abbiamo discusso sopra.

Usa gli strumenti appropriati e imposta le linee guida

In un ambiente d'ufficio, puoi sempre riunire il tuo team e parlare di cose e fare progetti.

Non è così facile farlo con un team che lavora da casa. Ma integrando il giusto set di strumenti al tuo flusso di lavoro, puoi assicurarti che il team sia sulla stessa pagina anche se non ti trovi nella stessa posizione.

Gli strumenti in cui devi investire includono,

• Strumenti di chat e videoconferenza per la comunicazione. Ci sono molte opzioni tra cui puoi scegliere; Slack, Zoom, Skype, ecc. solo per citarne alcuni. Ed è importante fornire una varietà di strumenti per favorire la comunicazione tra i membri del team anche durante l'orario di lavoro e non.
• Strumenti di gestione di progetti/attività per monitorare le prestazioni.
• Strumenti di modifica e condivisione di documenti/file come Google Docs e OneDrive. La memorizzazione di tutti i file in un'unica posizione lo renderà facilmente accessibile a tutti.
• Piattaforme di collaborazione visiva per replicare la lavagna dell'ufficio. Un software canvas online come Creately può aiutarti a pianificare il tuo Sprint, fare brainstorming, collaborare su wireframe di prodotti o analizzare i processi in tempo reale.

Ecco un elenco ampliato di altri strumenti per la comunicazione e la collaborazione per i team WFH.

Importante quanto selezionare gli strumenti giusti è stabilire regole di base su come e quando utilizzarli. Chiarirli in anticipo ti farà risparmiare tempo e confusione. Per esempio,

• Sii sempre disponibile sulla tua piattaforma di chat quando lavori e, se ti allontani, avvisa gli altri.
• Attiva il video quando partecipi a una riunione online o durante una riunione di check-in giornaliera.
• Suddividi le singole attività sulla piattaforma di gestione dei progetti e stimale in base alle ore.

Comunica e interagisci costantemente con il tuo team

Comunicare regolarmente con i tuoi dipendenti è un modo efficace per garantire che possano fare affidamento su di te e consultarti. È anche una grande opportunità per conoscere le loro preoccupazioni, domande e suggerimenti.

Puoi avere incontri individuali giornalieri o settimanali, riunioni di gruppo, oppure puoi semplicemente inviare loro un messaggio sulla tua piattaforma di chat chiedendo un aggiornamento su ciò su cui stanno lavorando.

Fai sapere al tuo team quando sarai disponibile e il modo migliore per avvicinarti. Se si verifica un'emergenza nelle prime ore del mattino, condividere il tuo numero di cellulare con il tuo team li aiuterà a chiamarti o a inviare un messaggio istantaneo.

Inoltre, incoraggia i membri del team a utilizzare un canale pubblico per le loro conversazioni relative al lavoro. Ciò ti consentirà di monitorare ciò che sta accadendo e di offrire aiuto ove necessario.

Ecco alcune altre best practice di comunicazione che i team che lavorano da casa dovrebbero seguire.

Preoccupati per i diversi fusi orari

Quando l'intera squadra è sparpagliata in luoghi diversi, devi essere più consapevole dei diversi fusi orari in cui vive.

• Quando pianifichi le riunioni, assicurati di controllare tutti e il loro programma e selezionare un orario con cui tutti si sentono a proprio agio.
• Documenta i punti chiave discussi durante le tue riunioni in modo da poterli condividere con i membri del team che non hanno potuto essere presenti durante la discussione.

• Puoi anche fare il possibile e registrare la tua riunione per visualizzarli in seguito o informarli su ciò che è stato discusso, con un incontro individuale il giorno successivo.

Spendi uno sforzo extra per la collaborazione e il team building

Due cose che i team che lavorano da casa tendono a mancare sono la fiducia e lo spirito di squadra. Senza di loro, una squadra non sarà in grado di fare affidamento l'una sull'altra e di prosperare nelle proprie relazioni.

Sebbene l'utilizzo degli strumenti giusti fornisca al tuo team la piattaforma per collaborare tra loro, devi comunque trovare altri modi per aiutare il tuo team a legare.

• Inizia definendo chiaramente i ruoli e le responsabilità e le relazioni di reporting all'interno del team. Un team ben strutturato, consapevole di dove appartiene e a chi fa riferimento, può evitare confusione e aumentare la cooperazione.

• Incoraggiare i membri del team a interagire tra loro oltre al lavoro. Possono avere un gruppo Facebook o un canale Slack separato per conversazioni divertenti che avrebbero avuto durante il pranzo o appesi al refrigeratore d'acqua se fossero stati in ufficio. È un modo efficace per fare in modo che i dipendenti remoti si conoscano a livello personale, il che si rifletterà positivamente sul legame di squadra.
• Lascia qualche minuto all'inizio di una riunione per una conversazione informale.
• Organizza attività di team building virtuali ogni volta che puoi. Sono fondamentali per promuovere la felicità dei dipendenti e aumentare la loro produttività. Ecco alcune attività di team building virtuale poco costose che puoi provare subito.

Sii chiaro su aspettative e obiettivi

Se vuoi i risultati che stai cercando, sii chiaro al tuo team. Stabilire aspettative chiare e definire gli obiettivi in ​​anticipo ti aiuterà a farlo più velocemente.

Iniziare con

• Stabilisci obiettivi chiari per tutti su base settimanale, mensile o trimestrale e discuti il ​​loro piano d'azione.

• Fornisci frequentemente il tuo feedback sulle prestazioni dei dipendenti. Inoltre, rendila un'opportunità per ascoltare anche le loro aspettative.
• Interagisci regolarmente con la tua squadra, offrendo loro supporto emotivo, soprattutto se stanno lottando con ansia e stress.
• Stabilisci linee guida chiare su ciò che ti aspetti dal tuo team (ad esempio, desideri che tutte le e-mail ricevano una risposta entro 24 ore). Documentali e conservali in una posizione centrale facilmente accessibile a tutti.
• Riconosci e celebra le vittorie dei dipendenti per mantenerli motivati.

Hai altri suggerimenti sulla gestione dei dipendenti remoti?

Le migliori pratiche di cui abbiamo discusso sono poco costose e possono essere implementate immediatamente per garantire risultati efficaci. Vuoi aggiungere altri suggerimenti all'elenco? Lascia un commento qui sotto.

Tu e il tuo team avete iniziato a lavorare da casa di recente? Ecco la guida pratica per lavorare da casa come una squadra che copre tutto ciò che devi sapere per rimanere efficace ed efficiente.