Se solo gli umani potessero essere un po' più simili alle api.

Voglio dire, dal punto di vista della collaborazione, sono creature davvero incredibili.

Hanno tutti un lavoro individuale da svolgere, ma stanno lavorando insieme per la stessa causa.

Ognuno sa esattamente cosa deve fare in un dato momento e gli studi hanno dimostrato che queste minuscole creature possono effettivamente comunicare per portare a termine il lavoro in modo più rapido ed efficiente.

Sfortunatamente, le persone non lavorano sempre insieme in modo così fluido.

Spesso, tutte le api operaie all'interno di un team di marketing dei contenuti devono avere una direzione specifica e molta comunicazione per svolgere i propri compiti nel modo più efficiente.

Ecco perché esistono piattaforme di project management come quella di cui parleremo oggi: Microsoft Project .

Se stai cercando una soluzione per gestire al meglio progetti e attività per il tuo team di content marketing, Microsoft Project potrebbe essere molto interessante per te.

Oggi esamineremo i motivi per cui dovresti essere interessato a Microsoft Project, oltre a come funziona.

Otteniamo quelle api operaie organizzate e pronte per qualsiasi compito!

Microsoft Project: cos'è e come funziona

Microsoft Project è un sistema di gestione dei progetti estremamente dettagliato per le aziende.

Questo è più di un semplice elenco di cose da fare o di un'app organizzativa. Questo è un sistema completamente sviluppato che ti aiuterà ad avere la stessa produttività di un alveare occupato.

Come puoi intuire dal nome, questo sistema proviene da un'azienda che è diventata un nome familiare nel mondo dei software e dei sistemi aziendali. Microsoft è parte integrante della maggior parte di tutti gli uffici e Project è solo un altro pezzo che si integra magnificamente in altri prodotti Microsoft.

Infatti, Project può essere utilizzato anche come parte di Office 365 , mettendo l'intero sistema completamente nel cloud. Se i prodotti Microsoft sono già parte integrante del tuo flusso di lavoro, Project è la soluzione perfetta per la gestione dei progetti.

Ma cosa rende Microsoft Project migliore di altri sistemi di gestione dei progetti? Quali sono i suoi punti deboli? E chi in particolare dovrebbe essere interessato a questo sistema?

Scopriamolo.

Microsoft Project Review: il software di gestione dei progetti per mantenere attivo il tuo alveare

Dove Microsoft Project eccelle davvero

Monitoraggio semplificato

Le attività possono essere facilmente collegate e interconnesse.

Quando fai clic su un'attività, sarai in grado di vedere tutte le altre attività a cui è collegata, passate, presenti e pianificate per il futuro, a colpo d'occhio con una codifica a colori impossibile da perdere.

Il completamento di attività e progetti viene salvato con sequenze temporali in modo da poter vedere quanto tempo ci è voluto per riunirsi. La semplice funzione di reporting ti offre grafici e grafici per visualizzare ciò che è stato pianificato rispetto a ciò che è stato effettivamente completato dal tuo team.

Puoi anche assegnare persone specifiche a determinate attività o persino mostrare la priorità di ogni singola attività all'interno di un progetto.

Queste funzionalità di monitoraggio sono perfette per i responsabili del marketing dei contenuti impegnati che supervisionano un ampio team di scrittori, editori e designer.

Tutti i vantaggi del Project Management nel Cloud

Quando tutte le informazioni di cui hai bisogno sono nel cloud, avrai sempre accesso alle cose di cui hai bisogno.

Che si tratti di una collaborazione in tempo reale con il resto del team o di un cambio di dispositivo durante il progetto, Microsoft Project ha tutto archiviato per te online. È pronto per te ogni volta che ne hai bisogno.

Consente inoltre agli utenti di inviare fogli presenze, gestire le risorse del progetto e persino sincronizzarsi con elenchi di attività di SharePoint.

Questa è una funzionalità estremamente utile per i team di marketing dei contenuti che non lavorano insieme nella stessa posizione fisica. Se parte o tutto il tuo team è remoto, puoi essere certo che Microsoft Project lo terrà aggiornato ovunque si trovi.

Modelli che ti fanno risparmiare tempo

Se sei preoccupato di creare un piano di progetto da zero, puoi smettere di preoccuparti ora. Proprio come altri prodotti Microsoft includono modelli facili da usare, Project ti dà anche accesso a una serie di modelli diversi per la gestione dei progetti adatti alle tue esigenze.

Project ti dà anche accesso a strumenti come i diagrammi di Gantt personalizzabili che ti aiuteranno a pianificare progetti con vari membri del team. In questo modo, i tuoi contenuti saranno sempre pronti nei tempi previsti.

Comunicazione e condivisione in tempo reale

Come accennato in precedenza, mettere i tuoi progetti nel cloud rende incredibilmente facile mantenere tutti i membri del tuo team aggiornati e lavorare in modo efficiente, anche quando non siete tutti insieme.

Ma c'è di più.

Microsoft Project si integra perfettamente anche con Skype for Business, consentendo ai membri del team di parlarsi direttamente mentre lavorano su progetti diversi. Gli utenti possono anche condividere documenti e file in modo che tutti abbiano ciò di cui hanno bisogno per svolgere le attività.

Se il tuo team lavora in remoto, questo è un ottimo modo per tenersi in contatto con loro. Puoi facilmente tenere riunioni giornaliere o settimanali per discutere del calendario dei contenuti utilizzando Skype for Business e condividere le attività e i materiali del progetto con tutti i membri del tuo team quando ne hanno bisogno.

Non perdere mai un colpo con le app iOS e Android

Vuoi assicurarti che tutti i membri del tuo team siano aggiornati, ovunque si trovino?

Hai bisogno di monitorare come stanno tutti quando non sei in ufficio?

Ad ogni modo, Microsoft Project ha la soluzione per te. Questo sistema di gestione dei progetti è disponibile per dispositivi Windows, iOS e Android, il che significa che tu e le tue api operaie potete rimanere informati su cosa sta succedendo senza nemmeno essere in ufficio!

E poiché tutte le informazioni sono archiviate nel cloud, tutti hanno accesso costante e in tempo reale a ciò che sta accadendo.

Budget integrato e gestione delle risorse

Quando gestisci le risorse di un'azienda per un determinato progetto, sono necessari tempo ed energia per allocare i fondi giusti nei posti giusti. Questo può essere particolarmente complicato quando stai cercando di attenerti ai numeri che hai proposto a un cliente.

Con Microsoft Project potrai farlo in modo rapido ed efficiente. Utilizzando le soluzioni di gestione delle risorse disponibili in Project, sarai in grado di tenere una mano su cosa sta succedendo e dove all'interno di ogni progetto.

Puoi tenere traccia delle ore che ogni membro del team dedica a ciascuna attività e persino impostare tariffe orarie per ogni individuo.

In questo modo, puoi sempre assicurarti che ogni parte del progetto rispetti il ​​budget.

Oltre 20 milioni di persone si fidano già di Microsoft Project come soluzione per la gestione dei progetti

Esatto, letteralmente milioni di persone in tutto il mondo stanno già utilizzando Microsoft Project per sincronizzare le loro api operaie per un lavoro armonioso. Tra questi ci sono molti team di content marketing.

Alcune delle persone che attualmente utilizzano Microsoft Project sono in realtà grandi nomi nel mondo degli affari, della finanza, della vendita al dettaglio e di quasi tutti gli altri settori. Questi includono nomi familiari come Tesla, Netflix, BMW, Toyota, 21st Century Fox, Amazon, American Express e molti, molti altri.

I contro di Microsoft Project

Ripida curva di apprendimento

Microsoft Project ha un sacco di opzioni di personalizzazione e molte parti mobili. Ciò significa anche che il tuo team avrà bisogno di una formazione approfondita per acquisire familiarità con il sistema e utilizzarlo al massimo delle sue potenzialità.

Un po' più costoso di altre opzioni di gestione del progetto

Ne discuteremo più avanti, ma ovviamente questo è un sistema piuttosto costoso. Detto questo, la grande maggioranza di coloro che lo usano afferma che vale ogni centesimo.

Un po' carente nella grafica

Un'altra lamentela tra gli utenti è la mancanza di opzioni visive. Sebbene siano disponibili alcuni grafici, molte persone vorrebbero poter avere elementi visivi più personalizzabili all'interno del programma.

Microsoft Project: opzioni e prezzi per il business moderno

Esistono diverse opzioni all'interno di Microsoft Project che si adattano alle aziende di dimensioni diverse.

Per le soluzioni basate su cloud, pagherai $ 30 o $ 55 al mese per utente. Il prezzo dipende dalle funzionalità di cui la tua azienda ha bisogno.

Per le soluzioni in sede, pagherai un prezzo una tantum (per PC) di $ 590 o $ 1160. Anche in questo caso, il prezzo varia a seconda dei servizi di cui hai bisogno.

Non sorprende che il prezzo sia ciò che allontana molte persone da Microsoft Project. Tuttavia, mentre esistono altri sistemi di gestione dei progetti che possono essere utilizzati anche gratuitamente, come Asana, questi sistemi non possono in alcun modo resistere alle funzionalità offerte da Microsoft Project.

Chi dovrebbe usare Microsoft Project?

Ovviamente, Microsoft Project non è solo per il tuo team di content marketing medio. Questo sistema non è economico e sarà adatto a te solo se sei disposto a impegnarti nella gestione dei progetti.

Il sistema Microsoft Project sarà molto utile per i team di marketing dei contenuti con un gran numero di persone coinvolte, in realtà qualsiasi team di contenuti di grandi dimensioni che necessita di una migliore organizzazione.

Questo sistema è stato progettato pensando alle grandi aziende, quindi non sarà adatto a tutti i team di content marketing.

Tuttavia, anche i team di medie dimensioni che stanno assistendo a una rapida crescita trarrebbero vantaggio dall'utilizzo di Microsoft Project, in particolare quelli all'interno di un ambiente aziendale più ampio o con una diffusione internazionale.

Come abbiamo visto sopra, Microsoft Project è uno strumento incredibilmente utile che ha un numero infinito di funzionalità e opzioni per la gestione dei progetti.

È una delle opzioni disponibili più ampiamente utilizzate e conosciute, quindi è anche probabile che alcuni membri del tuo team sappiano già come usarlo.

Sebbene Microsoft Project abbia lo svantaggio di essere relativamente costoso e difficile da usare all'inizio, i suoi vantaggi superano di gran lunga questi punti.

Microsoft Project è di gran lunga uno degli strumenti di gestione dei progetti più completi disponibili.

Potrebbe essere questo ciò di cui hai bisogno per far ronzare il tuo alveare?