Cosa sono i verbali di riunione (MoM)? Software e modelli per MoM

Pubblicato: 2024-01-10

Riepilogo: creando verbali delle riunioni, puoi documentare gli argomenti discussi, riassumere i punti di incontro importanti ed evidenziare i punti chiave. Scopriamo di più su MOM e su come crearne uno.

Le riunioni produttive sono fondamentali per la collaborazione, ma ricordare tutti i dettagli discussi durante la riunione può essere difficile. Ecco perché è necessario creare un verbale della riunione per documentarne ogni dettaglio. In questo articolo impareremo a conoscere MOM e come crearne uno. Ma prima scopriamo cos'è esattamente MOM.

Sommario

Cosa sono i verbali di riunione (MoM)?

MOM in genere sta per "Verbali della riunione". Si riferisce a una registrazione scritta formale di discussioni, decisioni e azioni che si verificano durante una riunione.

MOM è essenziale per documentare i punti discussi durante una riunione, assegnare responsabilità e fornire un riferimento ai partecipanti. Comprende i punti chiave della discussione, tutti i partecipanti e la risoluzione della riunione.

Importanza dei verbali delle riunioni

I Verbali di Riunione (MOM) svolgono un ruolo essenziale per l'efficienza organizzativa e la comunicazione. Documentando discussioni, decisioni e azioni, MOM funge da punto di riferimento cruciale, garantendo chiarezza e comprensione tra i partecipanti.

MOM funge da archivio storico, catturando l'evoluzione delle idee e delle strategie nel tempo.

Oltre a facilitare la comunicazione condividendo informazioni chiave con i membri del team assenti, MOM contribuisce a una pianificazione e a uno sviluppo strategico più efficaci.

Quando dovresti fare mamma?

MOM può essere utilizzato nei seguenti casi:

  • Registrare i punti salienti e gli obiettivi di una riunione
  • Creazione del riepilogo della riunione per coloro che non hanno partecipato alla riunione
  • Conservarlo come documento legale in caso di riunioni formali
  • Mantenere un documento di riferimento da utilizzare nella riunione futura

Passaggi coinvolti nella creazione di MOM

Durante la creazione dei verbali della riunione, è necessario elencare l'ordine del giorno della riunione, l'elenco dei partecipanti e il MOM esistente. È inoltre necessario annotare chi è assente e chi è presente alla riunione. Vediamo un'enumerazione dettagliata di tutti i passaggi che è necessario seguire per creare un MOM:

  • Preparazione: raccogliere i dettagli necessari come agenda, elenco dei partecipanti e MOM precedente. Inoltre, imposta un modello per la registrazione.
  • Partecipazione: annotare i dettagli dei partecipanti presenti e assenti. Contrassegna eventuali ospiti o partecipanti importanti.
  • Revisione dell'ordine del giorno: esamina l'ordine del giorno della riunione, assicurandoti che ogni punto sia affrontato.
  • Dettagli della discussione: registra i punti chiave, le decisioni e le azioni da intraprendere utilizzando un linguaggio conciso.
  • Assegnare responsabilità: attribuire chiaramente le attività alle persone con scadenze.
  • Chiarimenti: includere eventuali chiarimenti apportati durante la riunione per contesto.
  • Chiusura: confermare la conclusione della riunione e annotare eventuali requisiti di follow-up.
  • Revisione e approvazione: condividi il MOM per la revisione e ottieni le approvazioni necessarie.
  • Distribuzione: distribuire tempestivamente il MOM finale ai partecipanti e alle parti interessate pertinenti.

Vantaggi di diventare una mamma

I verbali di riunione (MOM) offrono vantaggi cruciali. Forniscono una registrazione documentata di discussioni, decisioni e azioni, garantendo chiarezza e responsabilità. Ecco alcuni altri vantaggi derivanti dalla creazione di un MOM:

  • Documentazione: forniscono una registrazione formale di discussioni, decisioni e azioni durante una riunione.
  • Riferimento: i verbali servono come riferimento per i partecipanti per ricordare cosa è stato discusso e quali compiti sono stati assegnati.
  • Responsabilità: assegnano la responsabilità documentando le azioni e le scadenze, promuovendo la responsabilità tra i partecipanti.
  • Comunicazione: MOM facilita la comunicazione condividendo le informazioni chiave con coloro che non hanno potuto partecipare alla riunione.
  • Pianificazione: aiutano nella pianificazione futura riassumendo le discussioni e i risultati passati, aiutando a modellare azioni e strategie future.
  • Allineamento: i verbali garantiscono che tutti i partecipanti abbiano una comprensione condivisa di ciò che è stato discusso e deciso, riducendo le incomprensioni.

Cosa includere nel verbale della riunione?

Quando si tratta di scrivere un verbale di riunione, ci sono diversi elementi che è necessario includere nel documento: Ecco alcuni elementi essenziali di MOM:

  • Data e ora dell'incontro
  • Elenco dei partecipanti e relativi ruoli
  • Obiettivi o scopi dell'incontro
  • Ordine del giorno dell'incontro e argomenti trattati
  • Azioni da intraprendere e decisioni da prendere
  • Prossimi passaggi e sequenza temporale per il follow-up
  • Firme e iniziali dei partecipanti per la convalida

Scrivere verbali di riunione (migliori pratiche)

Per un verbale efficace della riunione è necessario registrare la data, l'ora e il numero dei partecipanti. Successivamente, è necessario aggiungere dettagli sulla riunione imminente.

  • Crea una struttura della riunione in anticipo: per rendere la riunione più fruttuosa, è meglio creare una struttura della riunione insieme a tutti i punti che verranno discussi in una riunione. Ciò contribuirà a evitare confusione all'inizio della riunione e a garantire che i partecipanti si attengano all'ordine del giorno valido.
  • Annotare lo scopo della riunione: durante questo periodo, provare ad annotare lo scopo della riunione e i risultati che ci si aspetta da essa. Queste note saranno utili per coloro che non hanno potuto partecipare all'incontro
  • Decidi la data della prossima riunione: se stai prendendo appunti della riunione, è altrettanto essenziale includere quando si svolgerà la prossima riunione rispetto all'argomento discusso. Ciò fornirà ai partecipanti una linea guida sul tempo necessario per completare le attività assegnate. Inoltre, decidere la data di una riunione imminente aiuterà anche a stabilire le priorità dei tuoi compiti.
  • Utilizza l'intelligenza artificiale per creare un riepilogo della riunione: se sei responsabile della creazione di note nella riunione, puoi utilizzare uno strumento di trascrizione della riunione. Con questo strumento, tutte le registrazioni, le trascrizioni e i riepiloghi delle chiamate sono collegati alla riunione e al calendario, quindi tutto rimane in un unico posto.
  • Utilizza l'agenda per tenere traccia dei punti chiave della riunione: dopo la riunione, puoi utilizzare l'agenda della riunione per tenere traccia dei risultati. Utilizzando un'agenda come linea guida generale, sarai in grado di misurare i tuoi progressi verso gli obiettivi prefissati.

Modelli per la creazione di verbali di riunioni

  1. Modello MoM del consiglio formale
  2. Esempio di riunione informale MoM
  3. Modello MoM per riunione del consiglio d'amministrazione
  4. Modello MoM per riunione del consiglio di amministrazione SaaS di David Sacks
  5. Riunione mensile della direzione
  6. Modello di pianificazione dello sprint
  7. Modello per riunioni individuali

Per creare rapidamente verbali di riunioni, puoi utilizzare modelli preconfigurati. I modelli MOM possono variare dai verbali delle riunioni formali del consiglio ai verbali di gestione mensile, ai verbali delle riunioni informali, alla pianificazione dello sprint, alle riunioni SaaS e così via. Ciascuno di questi modelli viene fornito di seguito per semplificare la procedura MOM.

  1. Modello di verbale di riunione formale del consiglio

Chiama per ordinare

Facilitato dal "Presidente del Consiglio"

• [Facilitatore della riunione] ha convocato per ordinare la riunione ordinaria di [Organizzazione] alle [ora] del [data] in [luogo].

Appello
 Il segretario fece l'appello. Erano presenti le seguenti persone:

• Segretario
• Capo direttore
• Facilitatore dell'incontro

Approvazione verbale
 Prima che si possa svolgere qualsiasi attività ufficiale, il consiglio deve approvare il verbale dell'ultima riunione.
• [Segretario] legge il verbale dell'ultima riunione. Il verbale è stato approvato.

Questioni aperte
 Elementi che il consiglio ha precedentemente discusso e che sono pronti per l'approvazione formale.

Nuovo business
 Questi punti possono essere votati, modificati, presentati, trasferiti all'esame della commissione o rinviati.

Aggiornamento
 Dopo che tutte le questioni aperte e le nuove questioni sono state discusse e documentate, il facilitatore della riunione aggiornerà la riunione del consiglio.

• Il [facilitatore della riunione] ha aggiornato la riunione alle [ora di fine della riunione].
Presentazione e approvazione del verbale
Il verbalizzante deve sottoporre il verbale all'approvazione del presidente del consiglio o del facilitatore della riunione.

• Verbali presentati da: [Nome]
• Verbale approvato da: [Nome]

  1. Esempio di verbale di riunione informale

Chiama per ordinare

Una riunione di [organizzazione] si è tenuta a [luogo] il [data].

Partecipanti

• I membri votanti presenti includevano:
• Tra gli ospiti presenti figuravano:
• I membri non presenti includevano:

Approvazione verbale
 • Una mozione per approvare il verbale della precedente riunione del [data] è stata presentata da [nome] e appoggiata da [nome].

Rapporti
 • [Nome del rapporto] è stato presentato da [nome del relatore].
• [Nome del rapporto] è stato presentato da [nome del relatore].

Mozioni principali
 • Mozione: Mossa da [nome] e appoggiata da [indicare qui la mozione]. La mozione [accompagnata o respinta] con [numero] a favore e [numero] contro.

Aggiornamento
 • [Nome del promotore] ha chiesto che la riunione fosse aggiornata, e ciò è stato concordato al [momento dell'aggiornamento].
• Segretario:
• Data di approvazione:

  1. Modello di verbale di riunione del consiglio

Dettagli dell'incontro

Annotare il tipo di riunione, la data e l'ora.
• Nome della riunione:
• Data:
• Tempo:

Appello
 Prendere nota dei partecipanti alla riunione.
• Presidente:
• Segretario:
• Presidenti:
• Consiglieri assenti:
• Altri ospiti o membri dello staff presenti:

Vecchio affare
 Verbali e decisioni chiave delle riunioni dell'ultima riunione del consiglio.
• Approvazione del verbale della riunione precedente
• Azioni irrisolte nelle precedenti riunioni del consiglio

Nuovo business
 Includere rapporti di funzionari, comitati o diversi consiglieri di amministrazione.
• Punto 1 dell'ordine del giorno
• Punto 2 dell'ordine del giorno
• Punto 3 dell'ordine del giorno

Passaggi di azione

Chiusura
Concludere la riunione del consiglio documentando le seguenti informazioni:
• Data e ora della prossima riunione del consiglio
• L'ora in cui la riunione viene aggiornata
• Approvazione del Segretario:
• Approvazione del Presidente/Presidente:

  1. Modello di riunione del consiglio di amministrazione SaaS di David Sacks

• Aggiornamento del CEO [30 minuti]
Vittorie, sfide, apprendimenti e KPI.

• Aggiornamento sulle vendite [30 minuti]
ARR, trattative, chiuse, obiezioni e previsioni

• Aggiornamenti dipartimentali [20 minuti]
Roadmap del prodotto e aggiornamenti da altri dipartimenti.

• Dati finanziari [10-20 minuti]
Margine lordo, piani finanziari e spese operative.

• Squadra [10-20 minuti]
Quali sono i settori che hanno maggiore bisogno di nuove assunzioni?

• Questioni amministrative [5-10 minuti]
Questioni domestiche e amministrative

• Elementi di azione
Cosa è venuto fuori da questo incontro?

  1. Riunioni mensili di gestione

Riunione mensile della direzione

Revisione delle metriche/KPI
Tieni traccia dei progressi su metriche e obiettivi rispetto ai risultati effettivi. Dove ci allontaniamo dal piano? Perché?

Aggiornamento aziendale
Condividi gli aggiornamenti chiave e fornisci uno “Stato dell’Unione”.

Tavola rotonda dei responsabili del dipartimento/team
Mantenete tutti aggiornati, cercate l'efficienza e aiutatevi a vicenda a sbloccarvi.

Nome

• Vittorie recenti
• Priorità attuali
• C'è qualcosa su cui sei bloccato?

Sviluppo professionale (facoltativo)

Migliora i tuoi risultati aziendali a lungo termine attraverso un'esperienza di apprendimento interattivo o di team building.

Sessione di risoluzione dei problemi
Scegli una sfida o un'area prioritaria.
• Presentazione della sfida
• Discussione aperta per comprendere meglio la sfida e trovare soluzioni
• Assegnare i passaggi successivi

Prossimi passi
@nome Attività entro la DATA DI SCADENZA

  1. Modello di pianificazione dello sprint

Pianificazione dello sprint

Obiettivo sprint

Qual è lo scopo principale di questo sprint? Definire gli obiettivi chiave di seguito.‍

Arretrato di sprint

Quali storie degli utenti corrispondono all'obiettivo dello sprint? Condividilo con il tuo team prima della riunione in modo che possano contribuire. Suddividi ciascuna storia utente in singole attività. Assicurati che ogni attività contenga quante più informazioni possibili. Includi metriche importanti.

‍Epici da consegnare

Elenca le epiche che stiamo pianificando di avviare o consegnare durante questo sprint.‍

Chiarimento dell'ambito di lavoro

Rivedi la tua definizione di "fatto". Decidere i criteri di accettazione utilizzati per determinare quando ciascuna attività è completata. Assicurati che tutto ciò sia realisticamente in linea con la capacità del tuo team.

Principali rischi e preoccupazioni

Quali potenziali problemi potrebbero sorgere in base all’obiettivo e allo sprint backlog? Come possiamo risolverli? L'ambito del lavoro concede tempo sufficiente per problemi imprevisti.

‍Note e suggerimenti

Quali sono stati gli spunti principali e i punti di discussione emersi da questa sessione di pianificazione dello sprint?‍

Atto

Ottieni conferma verbale dal tuo team sui prossimi passi da intraprendere. Chiarire chi li sta completando e entro quando dovrebbero essere completati. Annota queste informazioni qui per condividerle e assegnarle.

Seguito

Come ci terremo in contatto e aggiornati sui progressi? Dovremmo programmare un incontro di follow-up?

  1. Modello per riunioni individuali

Individuale: Manager settimanale 1:1

Domanda introduttiva

Inizia con una domanda a risposta aperta. Com'è andata la settimana scorsa? Cosa ha funzionato bene per te ultimamente?

Festeggia le vittorie e le lezioni apprese

Cosa abbiamo realizzato dal nostro ultimo incontro? Prendere nota dei progressi su iniziative importanti.
Come possiamo essere migliori? Evidenziare le lezioni apprese dalla settimana precedente.

Rimuovere i blocchi stradali

Cosa (se non altro) sta fermando o rallentando i tuoi progressi? Come possiamo rimuovere questo ostacolo? Di quale supporto hai bisogno?
Pianifica la rimozione di ostacoli specifici e la creazione di azioni.

Valutazione e feedback bidirezionali

Come stiamo andando? Come possiamo lavorare insieme in modo più efficace?

Discussione aperta

Concedere tempo per una discussione aperta. C'è qualcos'altro di cui vuoi parlare?

Seguito

Dovremmo programmare un altro incontro individuale? Esamina tutte le azioni che emergono dall'incontro uno contro uno.

Elementi di azione

Il miglior software per creare verbali di riunioni

Puoi scegliere tra software gratuiti e a pagamento disponibili per creare MoM. Ecco alcune delle opzioni più popolari che puoi prendere in considerazione:

Software MOM gratuito

  • Google Notes: è un software gratuito che puoi utilizzare per creare MOM, condividerli, archiviare note, ecc.
  • Evernote: Evernote può essere utilizzato gratuitamente per prendere e catturare appunti, creare un elenco di cose da fare, collaborare su note, ecc.
  • EasyRetro: con esso puoi creare note adesive, condividerle con i colleghi, creare azioni, annotare idee di progetto e così via.

Software MOM a pagamento

  • NTask: può essere utilizzato per creare e assegnare attività, condividere i dettagli delle attività con altri, pianificare i dettagli del progetto, condurre riunioni, ecc.
  • Zipdo: questa app per le note delle riunioni si connette al calendario e crea note collaborative per ogni riunione.
  • Nota: è un software basato sull'intelligenza artificiale che puoi utilizzare per creare, gestire e organizzare le tue riunioni.

Conclusione

Con l'aiuto dei verbali di riunione diventa estremamente semplice riassumere l'intera riunione in pochi punti importanti.

Dopo aver letto l'articolo, hai un'idea del motivo per cui dovresti creare un MOM e puoi crearne uno tu stesso. Per un approccio più semplice, puoi anche prendere in considerazione i modelli per creare MOM a seconda dei casi d'uso.

Domande frequenti relative ai verbali di riunione (Mensile)

  1. Chi è responsabile della stesura dei verbali delle riunioni?

    Il segretario della società è generalmente responsabile della redazione dei verbali delle riunioni.

  2. Qual è il formato del verbale della riunione?

    Il formato di base del verbale della riunione include la descrizione delle idee chiave discusse durante la riunione, le decisioni prese e anche i passaggi che i partecipanti devono intraprendere per raggiungere gli obiettivi.

  3. Che cosa significa il verbale della riunione?

    I verbali delle riunioni sono gli appunti presi durante una riunione che includono gli argomenti discussi, i dettagli dei partecipanti, i punti salienti e così via.

  4. Cosa rappresenta MAMMA?

    MOM sta per Minutes of Meeting in business. Viene utilizzato per annotare tutti i dettagli importanti discussi durante una riunione, il suo scopo e il risultato.

  5. Che cosa sono i verbali professionali delle riunioni?

    Nei verbali professionali delle riunioni sono inclusi i dettagli dei partecipanti, l'ordine del giorno discusso, i passaggi futuri e altro ancora.