Principali compiti e responsabilità del project manager | # 25 Iniziare con la gestione dei progetti

I Project Manager (PM) sono come amministratori delegati su scala ridotta, che pensano in modo strategico al progetto in corso e lo collocano nella prospettiva delle attività dell'intera organizzazione. I loro compiti sono interdisciplinari. Sebbene non debbano essere esperti nella gestione dell'azienda o nel campo che riguarda il progetto, dovrebbero avere una conoscenza generale di loro. Mentre si tratta dello specialista che è un membro del team di progetto che proporrà la soluzione migliore, il Project Manager deve capire perché quella soluzione è la migliore. Quindi quali sono i compiti e le responsabilità principali del Project Manager?

Compiti e responsabilità del Project Manager – sommario:

1. introduzione
2. Pianificazione e organizzazione
3. Preparazione del bilancio
4. Monitoraggio del progetto
5. Sostenere la squadra
6. Comunicazione con le parti interessate
7. Riepilogo
8. Scopri il nostro software per la gestione dei progetti

introduzione

Il Project Manager non gestisce le persone ma il progetto. Pertanto, dovrebbe sempre tenere presente che il team è composto da specialisti che svolgono il proprio lavoro al meglio delle proprie capacità. Il compito del PM è facilitare l'attuazione di queste attività e dare loro una direzione. Il PM dovrebbe quindi:

• Evita la microgestione : istruire i membri del team su come eseguire i loro compiti,
• Lascia la libertà di scegliere come risolvere i problemi,
• Gestisci la responsabilità : abbina l'ambito delle attività alle capacità dei singoli membri del team.

Tuttavia, quali compiti rientrano nelle responsabilità del Project Manager?

Pianificazione e organizzazione

La gestione del tempo in un progetto consiste in attività che includono la pianificazione e l'organizzazione dell'esecuzione delle attività. La pianificazione è una parte del ciclo di vita del progetto, che, sebbene in proporzioni diverse, è parte integrante di ogni fase del progetto. Ma che aspetto ha la pianificazione come parte quotidiana dei compiti del Project Manager, cioè dal lato pratico?

L'aspetto cruciale della pianificazione è l'uso efficiente del software di gestione dei progetti. Innanzitutto, ciò include la compilazione di un elenco di attività da eseguire e l'assegnazione di priorità. Collegato a quest'ultimo compito è il secondo compito chiave del PM: l'organizzazione del lavoro.

Implica non solo la selezione delle attività più urgenti da svolgere, ma anche la garanzia che vengano eseguite in tempo e che tutti i membri del team abbiano un carico di lavoro il più equo possibile. Questo eviterà colli di bottiglia. Questa organizzazione impropria del lavoro del gruppo fa sì che una persona sia responsabile di un numero eccessivo di compiti. L'accumulo di responsabilità fa sì che il lavoro degli altri membri del team regga e l'avanzamento del progetto rallenti o addirittura si arresti.

Assicurati di regolare la complessità del programma che stai utilizzando o di variare le applicazioni delle sue funzioni in base alle specifiche del progetto a portata di mano. Dopotutto, il numero di possibilità non significa sempre una migliore gestione. Raccomandiamo di attenersi ai principi di Lean e di adottare solo quelle funzioni che migliorano le capacità del team o forniscono i dati necessari per valutare lo stato di avanzamento del progetto. Mentre i dati ben presentati possono sedurre le parti interessate, non vale la pena dedicare troppo tempo alla loro raccolta se serve solo a tale scopo.

Preparazione del bilancio

Il Project Manager stabilisce il budget durante la fase di pianificazione del progetto. È indicato nel PMBOK come:

"La stima approvata per il progetto o qualsiasi componente della struttura di scomposizione del lavoro o qualsiasi attività programmata." (La stima approvata per il progetto o qualsiasi componente della struttura di ripartizione del lavoro (WBS) o qualsiasi attività pianificata.)

Preparare un budget e controllare le spese in un progetto non è un compito facile. Nonostante le spese meticolosamente pianificate, saranno necessarie modifiche per quasi tutti i progetti implementati. Pertanto, un budget di progetto ben pianificato presuppone un minimo del 10-15% per spese impreviste. Il 20% di tutti i costi è considerato una soglia sicura, ma ci sono progetti in cui le variazioni di budget sono ancora più elevate.

Per evitare scostamenti eccessivi dalle spese pianificate, è quindi necessario non solo pianificare abilmente tenendo conto delle spese più probabili. Il PM deve anche dedicare molta attenzione al monitoraggio delle spese in un progetto in corso al fine di reagire in tempo, ad esempio, alla modifica dei prezzi .

Monitoraggio del progetto

Un altro importante insieme di responsabilità del Project Manager è il monitoraggio del progetto. Ci consente di affrontare saggiamente i rischi, anticipare e rispondere in modo proattivo ai cambiamenti.

Tuttavia, il monitoraggio non riguarda solo il monitoraggio dei rischi emergenti. Le responsabilità del Project Manager per il monitoraggio del progetto includono anche:

• Mantenere statistiche sullo stato di avanzamento delle attività,
• Il tasso di esecuzione del bilancio,
• Controllo e ottimizzazione del flusso di lavoro.

L'obiettivo di tutte le responsabilità di monitoraggio del Project Manager è ottimizzare le attività in modo che il progetto venga eseguito come previsto, nonché apprendere come vengono eseguiti e modificati i processi ripetitivi in ​​​​molti progetti.

Sostenere la squadra

Le responsabilità dei Project Manager includono la formazione di un team, l'organizzazione e il coordinamento del suo lavoro, ma anche la cessazione della collaborazione con coloro che non svolgono i propri compiti in modo soddisfacente.

Quando si forma un team, il PM deve assicurarsi che i suoi membri abbiano insieme tutte le competenze necessarie per raggiungere l'obiettivo del progetto. Ma assicurati anche che ci sia una chiara divisione delle responsabilità e trasparenza all'interno del team.

Ricorda che i Project Manager non devono, e nemmeno possono, essere esperti nel campo rappresentato da ciascun partecipante al progetto. Sono responsabili di supportare gli esperti nel loro lavoro e assicurarsi che il metodo di implementazione del progetto sia compreso ed efficace e che il flusso di lavoro del team sia ottimizzato.

Comunicazione con le parti interessate

Un'altra area di compiti svolti dal Project Manager è la comunicazione con le parti interessate. Un compito chiave è selezionare le informazioni da trasmettere alle persone giuste al momento giusto, ovvero ottimizzare i canali di comunicazione, nonché garantire che tutte le parti interessate comprendano i messaggi loro trasmessi in merito al progetto. Ciò può rivelarsi particolarmente importante nel caso di compiti tecnicamente complessi o altamente specializzati rilevanti per il progetto complessivo.

È il PM che tiene riunioni periodiche con gli stakeholder e predispone i report. A volte questi sono sotto forma di brevi e-mail e talvolta sono documenti multipagina contenenti dati e analisi dettagliati.

Tieni presente che il ruolo rappresentativo del PM non è sempre piacevole. Soprattutto nel momento in cui devono comunicare informazioni negative sul progetto agli stakeholder. Questo è il momento in cui le competenze trasversali ben sviluppate si dimostreranno molto utili.

Riepilogo

Il Project Manager è la persona responsabile della pianificazione, del coordinamento e della supervisione dell'attuazione dei progetti. I suoi compiti principali includono:

• Creazione di un piano di attuazione del progetto e organizzazione dell'esecuzione dei compiti,
• Determinazione del budget del progetto,
• Monitoraggio – di spese, rischi e potenziali problemi,
• Organizzazione del lavoro del team di progetto
• Comunicazione e rendicontazione con gli stakeholder

Il Project Manager deve quindi avere un'ampia gamma di competenze , sia specialistiche che interpersonali. Dovrebbe anche familiarizzare con le metodologie di gestione dei progetti come Waterfall, Agile e Scrum.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

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