Competenze più utili del project manager | #26 Iniziare con la gestione dei progetti

Il lavoro di un Project Manager (PM) richiede pianificazione e organizzazione, ma soprattutto flessibilità e vigilanza. È la capacità di vedere i primi segnali di un cambiamento imminente e di tenere traccia simultaneamente di molte circostanze mutevoli che possono rendere gli sforzi del PM un successo.

Competenze più utili del project manager – sommario:

1. introduzione
2. Competenze universali nel lavoro del Project Manager
3. Competenze specialistiche del Project Manager
4. Miti sul ruolo del Project Manager
5. Riepilogo

introduzione

L' insieme ottimale delle competenze del Project Manager è costituito da competenze universali, dette anche competenze trasferibili, e competenze specialistiche. La loro proporzione varia a seconda dell'oggetto e delle dimensioni del progetto in corso di attuazione. Tuttavia, una cosa rimane costante. I Project Manager utilizzano ogni giorno una vasta gamma di competenze. Questo perché il loro lavoro è molto vario e permette loro di affrontare sfide diverse ogni giorno. Un giorno sta organizzando e conducendo un incontro con le parti interessate, mentre l'altro sta elaborando un budget dettagliato per il prossimo traguardo. Quindi quali abilità sono più favorevoli?

Competenze universali nel lavoro del Project Manager

Per esaminare le abilità universali che tornano utili nella gestione dei progetti, immagina di organizzare un trasloco. Per farlo in modo efficace dobbiamo dimostrare la nostra capacità di:

• pianificazione - per imballare tutto nel giusto ordine e far coincidere la data di lasciare un appartamento con il trasloco in un nuovo posto,
• organizzazione - per prendere accordi con i traslocatori, il team di trasporto e per etichettare correttamente tutte le scatole e le scatole di roba,
• gestione dei costi – per vedere già nella fase di pensare al trasloco se saremo in grado di permetterci la proprietà dei nostri sogni, quanto costerà traslocare e arredare la nuova casa,
• cooperazione con gli altri – le abilità interpersonali in caso di trasloco saranno particolarmente utili nella fase di convincere amici e familiari ad aiutare, e la facilità di comunicazione renderà sicuramente il processo di trasloco più facile e piacevole.

L'elenco di cui sopra è la base più fondamentale, che il Project Manager sviluppa svolgendo compiti quotidiani e aggiungendovi competenze dettagliate. Ad esempio, per la pianificazione: familiarità con il software utilizzato per suddividere le attività e le pietre miliari in un progetto che sta iniziando. E per collaborare con gli altri: delegare compiti e moderare costantemente il flusso di lavoro del team.

Competenze specialistiche del Project Manager

Nel lavoro del PM, oltre alla pianificazione, organizzazione, gestione e collaborazione universali, torneranno utili diverse competenze specialistiche . Questi includono:

• il processo decisionale,
• segnalazione,
• flessibilità e
• riconoscere e rispondere al cambiamento.

La capacità di prendere decisioni e di assumersene la responsabilità è strettamente correlata ai momenti più importanti del ciclo di vita del progetto, nonché alla posizione di leadership che il Project Manager ricopre all'interno del team.

Il reporting, d'altro canto, è una combinazione di comunicazione efficiente, organizzazione di attività e collaborazione con gli altri . Un PM esperto sa come preparare le informazioni destinate alle parti interessate, cosa includere in esse, nonché come e con quale frequenza comunicare con loro.

La flessibilità aiuta a creare uno stile di comunicazione adatto alle parti interessate di un progetto. Consentirà inoltre al Project Manager di adattare i modi di fare le cose al team con cui sta lavorando. Ad esempio, abbinando la frequenza delle riunioni e la profondità della discussione delle attività completate al livello di esperienza del team. Tuttavia, l'abilità che può determinare il successo o il fallimento del PM è la flessibilità nell'esecuzione dei compiti, inclusi quelli ripetitivi. Significa tenere conto delle circostanze attuali e saper andare oltre lo schema per raggiungere i risultati attesi.

Questa abilità è strettamente correlata all'ultima: la sensibilità difficile da addestrare ai cambiamenti nell'ambiente. La risposta al cambiamento si applica a quasi tutte le aree di un progetto. Un esempio è l'adeguamento del budget alla variazione dei prezzi: ciò significa quindi individuare le tendenze e trarne vantaggio, oltre a prendere nota delle aspettative e delle capacità finanziarie dei clienti.

Miti sul ruolo del Project Manager

Ci sono diversi miti associati al ruolo del primo ministro. Basta guardare la sua immagine stereotipata non così piacevole. Per molti, è l'immagine di un giovane compiaciuto che ha iniziato la sua carriera molto presto. Comprende perfettamente ogni dettaglio del progetto, o almeno ne è convinto, e segnala senza pietà gli inciampi dei suoi colleghi.

Diamo un'occhiata più da vicino a questo ritratto caricaturale e prestiamo attenzione a tre miti sottostanti.

Mito 1. Il Project Manager ha molta esperienza nell'organizzazione in cui gestisce il progetto.

Mito 2. Il Project Manager conosce perfettamente tutte le questioni coinvolte nel progetto.

Mito 3. Il Project Manager controlla e migliora le attività svolte da tutti i membri del team.

Il mito 1 è legato alla convinzione che solo una persona con molta anzianità possa gestire efficacemente i progetti. Tuttavia, in molti casi, anche un dipendente alle prime armi che ha sviluppato competenze trasferibili funzionali alla gestione dei progetti può svolgere bene il ruolo di Project Manager ausiliario. Questo vale anche per le persone che hanno maturato esperienza in altre organizzazioni, purché conoscano gli strumenti e i metodi giusti necessari per inserirsi come PM.

Il mito 2 combina l'idea che il PM debba conoscere a memoria tutti i dettagli di un progetto e abbia una conoscenza consolidata ed esperta dell'area del progetto. Tuttavia, i dettagli del progetto vengono memorizzati dal software, in una forma ben ordinata. Il compito del Project Manager è creare e mantenere questo ordine e utilizzare le informazioni. La conoscenza esperta, d'altra parte, è detenuta dai membri del team. Il PM avrà bisogno di una conoscenza approfondita per stabilire il quadro generale di come il progetto dovrebbe procedere e per porre le domande giuste.

Il mito 3 fa parte dello stereotipo in cui il PM migliora ogni dettaglio dei compiti affidati al team. La microgestione è uno degli errori del lavorare con una squadra. Tuttavia, non rientra nelle responsabilità del Primo Ministro!

Riepilogo

Le abilità universali, o agilità, sono utili nel lavoro di un Project Manager:

• pianificazione
• organizzazione
• gestione dei costi, nonché
• lavorare con le persone.

Tuttavia, le competenze del project manager non sono meno importanti, vale a dire un processo decisionale efficiente, capacità di reporting, nonché flessibilità e risposta efficace al cambiamento.

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra community di api indaffarate su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

Visualizza tutti i post

Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti
8. Aree di attività del progetto
9. Definizione di successo nella gestione dei progetti
10. Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?
11. Come scegliere il miglior software di gestione dei progetti?
12. Panoramica del software di gestione dei progetti
13. Ciclo di vita del progetto
14. A cosa serve la visione del progetto?
15. Obiettivo del progetto. Cos'è e come definirlo bene?
16. Fase di avvio del progetto: a cosa prestare attenzione?
17. Il dominio della pianificazione nella gestione dei progetti
18. Che cos'è un programma di progetto e a cosa serve?
19. Come utilizzare le pietre miliari in un progetto?
20. Esecuzione del progetto
21. Come preparare un piano di emergenza per un progetto di successo?
22. Importanza della chiusura del progetto
23. Fallimento del progetto. 5 motivi per cui i progetti falliscono
24. 4P del management: progetto, prodotto, programma e portfolio
25. Compiti e responsabilità più importanti del Project Manager
26. Competenze di project manager più utili
27. Come diventare un project manager?
28. 5 libri che ogni project manager dovrebbe leggere
29. Come creare un team di progetto?
30. Struttura di suddivisione del lavoro: come delegare il lavoro in un progetto?
31. Come guidare una squadra durante il lavoro ibrido?
32. Sfide che i project manager devono affrontare quando lavorano con un team
33. Tipi di riunioni di progetto
34. Monitoraggio del progetto. Quali parametri osservare?
35. Come scrivere un avvincente
36. Come definire l'ambito di un progetto ed evitare lo scorrimento dell'ambito?
37. Studio di fattibilità: possiamo realizzare questo progetto?
38. Analisi del rischio nei progetti e strumenti per facilitarla
39. Come creare un project charter?
40. Che cos'è un registro delle parti interessate?
41. Diagramma di Gantt nella pianificazione della gestione dei progetti
42. Come creare un budget di progetto?
43. Gestione del tempo nel progetto
44. Come creare un registro dei rischi di progetto?
45. Strategie di gestione del rischio di progetto
46. Marketing del progetto
47. Fonti e aree di cambiamento nel progetto
48. Modelli di cambiamento della gestione del progetto
49. Cosa c'è dopo Agile? Metodi nella gestione dei progetti