Multitasking vs single tasking. Quale metodo è migliore per la tua produttività?

Quale metodo garantisce una migliore efficienza e produttività? La capacità di stabilire le priorità, organizzare il proprio lavoro o pianificare strategicamente è spesso desiderata dai datori di lavoro. Quando il numero di responsabilità aumenta e il supervisore si aspetta risultati rapidi, vale la pena considerare se otterrai risultati migliori eseguendo più attività contemporaneamente o concentrandoti solo su una cosa alla volta. Scopriamolo!

Multitasking vs single tasking – sommario:

1. Cos'è il multitasking?
2. Single tasking: un'alternativa al multitasking
3. Come singolo compito?
4. Multitasking vs single tasking
5. Riepilogo

Cos'è il multitasking?

Il multitasking può essere inteso in due modi. Innanzitutto, è associato alla divisibilità dell'attenzione , grazie alla quale una persona può svolgere più attività contemporaneamente, come rispondere a un'e-mail di un cliente mentre partecipa a una riunione di gruppo e chattare con i colleghi. Il multitasking può anche essere equiparato alla capacità di passare rapidamente da un compito all'altro.

Il multitasking è efficace? Secondo lo studio, i cui risultati sono stati presentati nella pubblicazione "Supertaskers: Profiles in straordinaria capacità multitasking", solo il 2,5% dei partecipanti ha svolto con successo più compiti contemporaneamente. Il resto ha mostrato un calo significativo delle prestazioni.

Cynthia Kubu, neuropsicologa, conferma che il cervello umano è in grado di concentrarsi sull'esecuzione di un solo compito alla volta: “Quando pensiamo di essere multitasking, il più delle volte non stiamo realmente facendo due cose contemporaneamente. Ma invece, stiamo facendo azioni individuali in rapida successione, o cambio di attività.

Un altro studio, questa volta condotto da ricercatori dell'Institut National de la Sante et de la Recherche Medicale (INSERM) di Parigi, mostra come il multitasking influisca sulla corteccia prefrontale. Quando si esegue un singolo compito, entrambi i lati della corteccia prefrontale lavorano insieme. Quando vengono eseguite più attività contemporaneamente, i lati del cervello iniziano a funzionare in modo indipendente, portando a problemi di memoria, con conseguente riduzione delle prestazioni e aumento del numero di errori.

Se eseguire più attività contemporaneamente è inefficiente, come è possibile che una persona possa, ad esempio, cenare, scorrere i social media e ascoltare la radio contemporaneamente? La risposta sta nel livello di coinvolgimento della corteccia prefrontale: le attività che svolgiamo automaticamente (come camminare) la mettono meno a dura prova rispetto, ad esempio, alla guida di un'auto.

Single tasking: un'alternativa al multitasking

Cosa fare invece del multitasking? Ebbene, il single tasking può essere un'alternativa al multitasking . Implica concentrarsi su un solo compito alla volta. Questo metodo ha un impatto positivo non solo sulla produttività, ma anche sul corpo umano. Quindi quali sono i vantaggi del single tasking?

• Maggiore efficienza : dedicare energia al completamento di un'attività garantisce che venga eseguita a fondo, quindi il rischio di commettere errori è ridotto.
• Migliore concentrazione : la capacità di concentrarsi su un compito specifico, consente di ottenere risultati migliori. Questo vale non solo per i doveri professionali, ma anche per le relazioni. Ad esempio, la concentrazione o "essere qui e ora" quando incontri gli amici ti consente di goderti di più il momento.
• Meno distrazioni : concentrarsi su un compito lo rende prioritario e le distrazioni esterne vengono automaticamente eliminate.
• Maggiore controllo : il "passaggio" da un'attività all'altra lascia una persona distratta dal lavoro, rendendo più difficile per loro misurare in seguito gli effetti dei loro sforzi o il tempo che hanno dedicato a un'attività.
• Livelli di stress ridotti : il compito singolo aumenta la probabilità di completare effettivamente un determinato compito. Aumenta anche la soddisfazione e riduce i livelli di stress poiché il dipendente non deve più pensare a quando e come finirlo.

Come singolo compito?

Dai la priorità

Prima di iniziare a lavorare, decidi quali attività sono in cima alla tua lista di priorità. Usa la matrice di Eisenhower che ti aiuterà a determinare quali problemi sono urgenti e richiedono un'attenzione immediata e quali possono essere affrontati in seguito. Dopo aver impostato la priorità delle attività, crea il tuo elenco di cose da fare . Questa è una delle funzionalità fornite da Firmbee. Questo sistema ti consente non solo di annotare le tue responsabilità, ma anche di dare loro priorità, assegnare loro stati e scadenze.

Scopri come gestire il tuo tempo

Esistono varie tecniche che ti aiutano a gestire meglio il tuo tempo suddividendo compiti di grandi dimensioni in compiti più piccoli che possono essere completati con piena concentrazione in un breve periodo di tempo. Un esempio è la tecnica del Pomodoro, che si basa sul lavorare in blocchi di tempo ciclici . La divisione più comune è svolgere un compito per 25 minuti e poi fare una pausa di 5 minuti. Dopo quattro blocchi, si consiglia di fare una pausa più lunga.

Bloccare le distrazioni aiuta anche a concentrarsi meglio. A tal fine, è buona norma disattivare tutte le notifiche e abbandonare i siti web che ti distraggono dal tuo lavoro. Naturalmente, alcuni colleghi potrebbero aspettarsi una risposta immediata al loro messaggio. Dovresti quindi avvisare in anticipo gli altri che devi concentrarti sul compito da svolgere e chiedere loro di non disturbarti mentre lo fai. Tali situazioni ti insegnano anche come stabilire limiti sani. I leader potrebbero anche prendere in considerazione la possibilità di introdurre o almeno educare ulteriormente i dipendenti in materia di comunicazione asincrona.

Utilizzare il sistema di gestione del progetto

Il software di gestione dei progetti ha molte funzionalità che possono essere utilizzate per organizzare il tuo lavoro . Prima di tutto, con l'aiuto delle bacheche Kanban, un team può lavorare insieme per definire compiti, stabilire priorità e stati, assegnare dipendenti responsabili del loro completamento o fissare scadenze. Una persona con compiti assegnati può scriverli sul proprio elenco di cose da fare, quindi completarli individualmente e successivamente e contrassegnarli come completati.

Pratica l'ascolto attivo

L'ascolto attivo ti aiuta a concentrarti sull'altra persona e a ricordare il più possibile dall'incontro. Grazie a questa pratica, non solo mostri rispetto per l'altra persona, ma puoi anche comprendere meglio le questioni discusse, oltre a evitare errori e fraintendimenti . Quindi è una buona idea mettere da parte i dispositivi che distraggono (telefono, laptop, ecc.) quando si partecipa a una riunione e lasciarli preferibilmente in un'altra stanza. Durante le discussioni online, è anche una buona idea disattivare tutte le schede non necessarie nel tuo browser web.

Multitasking vs single tasking

Non è difficile notare che il multitasking e il single tasking sono metodi completamente diversi per eseguire le attività. Nella tabella seguente, presentiamo le differenze di base.

Riepilogo

Oggi il multitasking è un'abilità desiderabile dai datori di lavoro, soprattutto perché è associato a una maggiore produttività ed efficienza. Come mostrano gli studi, la relazione è esattamente l'opposto. Passando costantemente da un'attività all'altra, non essendo in grado di stabilire le priorità e organizzare il proprio lavoro ed essere spesso distratti, l'efficienza di un dipendente può essere notevolmente ridotta e vi è un rischio maggiore di commettere errori, che richiedono ancora tempo ed energia per essere corretti.

Certo, in alcune situazioni e per alcune persone, il multitasking può essere una soluzione ideale. Tuttavia, vale la pena ricordare che solo una piccola percentuale della popolazione ha la giusta attitudine per questo.

È anche fondamentale cambiare l'atteggiamento nei confronti del single-tasking e respingere l'opinione che si tratti di un metodo inferiore. In numerose pubblicazioni, articoli e blog si possono leggere i suoi effetti positivi sul lavoro, oltre che sulla salute. Quindi può essere un'alternativa ideale per le persone che non vogliono sentire tanta pressione e stress e vogliono invece sentirsi soddisfatte del completamento di compiti specifici.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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