Se snellisci un elemento sorprendentemente sottile del tuo lavoro, puoi risparmiare innumerevoli ore .

Questo elemento è l'organizzazione del documento .

I documenti rendono la nostra vita lavorativa molto più semplice: quando si verifica una situazione, non è necessario chiedersi "cosa devo fare?" Hai già un sistema in atto per tutto il tuo team a cui fare riferimento.

Niente più domande inutili a cui devi rispondere giorno dopo giorno. Niente più ore trascorse ad armeggiare su un problema che ha già una soluzione. Basta controllare i documenti!

Ma dove conservi tutte le tue liste di cose da fare, le procedure, le guide di stile, le note delle riunioni e altri documenti importanti?

A volte, potresti aver bevuto quel doppio espresso, essere totalmente al tuo gioco e sapere esattamente dove trovare tutto:

Tuttavia, direi che ci sono buone possibilità che normalmente non sia così.

Normalmente, inizi la ricerca del documento facendo clic su diverse cartelle del desktop o cartelle di Google Documenti, quindi digitando le parole chiave correlate nelle barre di ricerca.

Se non trovi il documento lì, forse ti rivolgi al tuo Dropbox o Evernote.

Quindi, hm, non hai collegato qualcuno al documento in Asana una volta? Forse dovresti cercare anche lì i tuoi vecchi compiti per il collegamento.

Quando si lavora con una squadra, questo problema si moltiplica in modo esponenziale e diventa del tutto insopportabile.

Uffa. Supponendo che ciò accada alcune volte al giorno per ogni membro del team, quanto tempo perdi?

L'organizzazione è una delle parti più, se non la più, fondamentali per completare con successo qualsiasi attività di marketing dei contenuti. Probabilmente hai provato più soluzioni, ma la maggior parte delle volte non sono all'altezza in un aspetto o nell'altro.

Questo perché non c'è quasi mai un posto dove puoi davvero mettere tutto ciò che ha a che fare con il tuo lavoro.

La nozione è progettata per essere quel luogo. Agisce come un "controllo della missione" per organizzare e archiviare perfettamente tutte le informazioni che riguardano il tuo lavoro e il tuo team.

Sembra piuttosto alto, giusto? Sono d'accordo, ma Notion offre soluzioni per documenti, note, attività, elenchi, database e quasi ogni altro tipo di informazione che potresti gestire nel corso della tua giornata.

In questo articolo, daremo uno sguardo più approfondito a questo "spazio di lavoro all-in-one" per vedere come potrebbe essere in grado di trasformare la tua normale ricerca di informazioni in un quartier generale del team ben organizzato e perfettamente orchestrato.

Notion Review: lo spazio di lavoro all-in-one che può organizzare qualsiasi cosa

La nozione può colmare tonnellate di lacune nell'organizzazione del tuo team. Laddove altre piattaforme non sono all'altezza, Notion ha trovato una soluzione. Esaminiamo tutti i tipi di documenti e altri elementi relativi al lavoro che Notion può supportare.

1. Importa le tue cose in Notion

Questa è una parte enorme della bellezza di Notion, quindi voglio scomporla nei vari tipi di documenti che puoi importare in Notion.

Semplicemente facendo clic su una delle tante diverse opzioni, puoi importare quasi tutti i tipi di documenti di cui potresti aver bisogno mentre lavori con il tuo team.

La funzione di importazione è resa flessibile dal numero di integrazioni possibili. Quando si tratta di raccogliere documenti su Notion per un ulteriore utilizzo, non si hanno quasi limitazioni sul tipo di documento che è possibile utilizzare.

Note e documenti

Per note e documenti , puoi caricare documenti dal tuo Evernote, Word, Google Docs o Dropbox Paper, il che significa che non dovrai più preoccuparti di perlustrare questi programmi individualmente per trovare una determinata informazione.

Tuttavia, non si ferma qui: puoi incorporare tonnellate di informazioni da un'ampia gamma di app e programmi, come Google Maps, Twitter, Typeform e Codepen, direttamente nei tuoi documenti Notion.

Base di conoscenza/Wiki

In secondo luogo, per la tua knowledge base, puoi caricare da diversi programmi molto comuni come Confluence o GitHubWiki, il che significa essenzialmente che non avrai mai più nuove schede aperte per cercare quelle informazioni: puoi semplicemente cercare all'interno di Notion e trovare immediatamente ciò che stai cercando.

Penso che questo sia particolarmente efficace se si considera l'integrazione di uno strumento di collaborazione in team come Confluence. Il suo potere per la gestione delle discussioni di gruppo e dei flussi di lavoro viene amplificato se integrato con l'intelligente pulizia di Notion.

Compiti e progetti

Il tuo team ruota attorno a compiti e progetti, quindi Notion ha un'ottima soluzione per integrare i tuoi altri programmi di gestione dei progetti per mantenere tutto in un unico posto.

Ad esempio, puoi importare le tue bacheche Trello o gli strumenti di gestione del team di Asana in Notion per organizzare e gestire tutto da un'unica posizione.

Integrando altri potenti strumenti, puoi sfruttare completamente Notion per gestire, monitorare e comunicare con il tuo team.

Tuttavia, se non stai già utilizzando un flusso di lavoro o uno strumento di gestione dei progetti, Notion ha il suo sistema unico di creazione e gestione dei flussi di lavoro. Può diventare lo strumento di gestione dei progetti di cui hai sempre saputo di aver bisogno.

Fogli di calcolo e database

La maggior parte di noi usa fogli di calcolo e database religiosamente. Sono troppo utili per essere tralasciati, quindi Notion supporta anche l'integrazione di potenti strumenti per fogli di lavoro come Fogli Google o Airtable.

Tenere appunti, documenti, conoscenze e database in un'interfaccia facile da usare suona come un gioco da ragazzi quando immagini la facilità con cui potresti realizzare tutto questo mettendolo insieme in un unico punto.

2. Crea nuove pagine

La creazione di nuove pagine è l'attività più semplice e comune che farai su Notion, quindi ha senso che sia piuttosto flessibile.

Invece di essere un solo pulsante per creare una nuova pagina, ti vengono presentate diverse opzioni che ti consentono di personalizzare e formattare la nuova pagina per adattarla alle tue esigenze specifiche per la parte del progetto.

La prima cosa che devi fare quando crei una nuova pagina è scegliere il tipo di pagina da creare.

Ciò significa che devi decidere se sarà un semplice documento, un database, una galleria, un calendario, una bacheca o se sceglierai da uno dei modelli che Notion ha già creato.

Questi modelli sono estremamente flessibili. Ad esempio, se stai creando un documento per le specifiche di progettazione, puoi farlo facilmente scegliendo il modello appropriato e inserendo le tue informazioni.

Il modello delle specifiche di progettazione ha spazi per lo sfondo e la ricerca, un elenco di cose da fare e altre parti importanti come un collegamento a un sito Web.

Quando si tratta di knowledge base, i modelli sono ugualmente flessibili. Puoi aggiungere facilmente e rapidamente una nuova pagina per la casa del team, la casa personale, le note di una riunione o l'onboarding dei dipendenti.

Questi modelli sono belli e pratici: accelerano davvero l'intero processo di creazione di guide e accompagnano i membri del team durante il completamento delle attività.

Una cosa interessante da notare sui modelli di knowledge base è che il modello di onboarding dei dipendenti è molto simile a una bacheca Trello progettata per confrontare e contrastare potenziali assunzioni.

In definitiva, dipende da te se utilizzi un modello o importi da Trello, ma l'incredibile flessibilità di questo strumento per eseguire attività simili in più modi è estremamente utile per mantenere tutte le conoscenze del team in un unico posto.

Per attività e progetti, puoi scegliere tra modelli in stile elenco come cose da fare, elenchi di controllo e flussi di lavoro, ma puoi anche selezionare modelli con formattazione variabile come il modello del calendario o il modello della roadmap, entrambi progettati per aiutarti a organizzare e visualizzare compiti e progetti imminenti.

Infine, puoi scegliere tra diversi stili di modello per la raccolta e l'archiviazione dei dati, inclusi un modello di note e bozze, pipeline di reclutamento, CRM leggero, elenco di lettura e database di raccolta fondi.

Ovviamente, puoi raccogliere dati in un numero quasi infinito di modi, quindi questi modelli sono semplicemente un punto di partenza per aiutarti a progettare e sviluppare pagine che ti aiuteranno a raccogliere e analizzare i dati con il tuo team.

3. Crea nuove sottopagine

Questo passaggio è il momento in cui i tuoi spazi di lavoro prenderanno davvero vita.

Le pagine che aggiungi sono completate e arricchite da sottopagine, che sono ugualmente flessibili e possono essere create sulla base degli stessi modelli.

Dopo aver creato una pagina, tutto ciò che devi fare per creare una sottopagina è fare clic sul piccolo simbolo più accanto alla pagina nel menu comprimibile sul lato sinistro della pagina.

All'interno delle sottopagine, come all'interno delle pagine e degli spazi di lavoro, puoi personalizzare completamente chi può visualizzare, modificare o modificare le informazioni all'interno. Puoi anche bloccare le pagine sensibili per assicurarti che non vengano apportate modifiche al documento.

Considerazioni finali sulla nozione

È molto chiaro che Notion è uno strumento straordinariamente flessibile che chiunque può utilizzare per migliorare la propria organizzazione.

Sebbene chiunque possa utilizzare questo strumento, le persone che lavorano in team e gestiscono regolarmente diversi tipi di documenti, programmi o dati scopriranno che questo strumento riduce drasticamente la quantità di scavenging che devono fare per trovare le informazioni giuste. Fornisce un bel quadro per la collaborazione e contributi produttivi al progetto. Notion è disponibile anche su mobile per una connettività totale.

Per i team più grandi che lavorano con dati più grandi o per gli imprenditori che hanno bisogno di più accesso, ci sono piani a pagamento che partono da $ 4 al mese per un individuo e $ 8 al mese per membro del team, il che non è male considerando che potresti terminare gli abbonamenti per molto di altri strumenti a pagamento per l'organizzazione e la gestione dei progetti.

Forse la parte migliore è che Notion può essere utilizzato in modo completamente gratuito dai team che necessitano solo di una piattaforma di base per gestire la propria documentazione e non hanno la necessità di ospitare file di grandi dimensioni con impostazioni di autorizzazioni avanzate. Ciò significa che è particolarmente facile iniziare con Notion: essenzialmente hai a disposizione una prova gratuita illimitata.

Se Notion sembra allettante, non hai nulla da perdere provandoci.

Yassir Sahnoun è un content strategist, scrittore e co-fondatore di WriteWorldwide. Aiuta le aziende SaaS con la strategia dei contenuti e la SEO. Puoi saperne di più su Yassir su YassirSahnoun.com.