Esempio di 7 migliori strumenti di automazione dell'ufficio per le piccole imprese
Pubblicato: 2023-07-26Riepilogo: gli strumenti di automazione dell'ufficio hanno reso più semplice per le aziende lo scambio di dati con altre applicazioni attraverso l'integrazione. Impariamo a conoscere questi strumenti in dettaglio di seguito!
Alcuni anni fa, la maggior parte delle aziende si affidava alla gestione manuale dei dati. Dalla generazione delle buste paga all'inserimento dei dettagli dei dipendenti e alla creazione delle fatture, tutto è stato fatto manualmente. Tali noiosi processi manuali hanno portato a un feed di dati impreciso che ha causato enormi perdite finanziarie e danni alla reputazione. Considerando che, oggi, ogni attività d'ufficio può essere semplificata e completata in meno tempo con strumenti di automazione.
Dalla gestione finanziaria all'elaborazione degli ordini, all'automazione dell'onboarding dei clienti e alla generazione di firme elettroniche, è possibile gestire diverse attività con gli strumenti di automazione dell'ufficio. In questo articolo, confronteremo alcuni dei migliori strumenti per l'automazione dell'ufficio.
Sommario
Cosa sono gli strumenti di automazione dell'ufficio?
Uno strumento di automazione dell'ufficio è una combinazione di software e hardware che aiuta a spostare automaticamente i dati da un sistema all'altro senza intervento umano e imprecisioni. Il software aiuta le aziende a raccogliere, gestire e analizzare i dati in modo sicuro per le operazioni aziendali quotidiane.
Lo scopo principale degli strumenti di automazione dell'ufficio è ridurre il lavoro manuale e archiviare i dati in modo accurato. I dati gestiti dal sistema di automazione dell'ufficio possono provenire da diversi reparti come contabilità, finanza, risorse umane, reception, infrastruttura cloud, gestione dei progetti e così via.
Elenco dei 7 migliori strumenti di automazione dell'ufficio per esempi aziendali
- Expensify: ideale per la gestione delle spese
- Keka HRMS: ideale per la gestione dell'onboarding e dell'elaborazione delle buste paga
- Okta: il migliore per la gestione delle identità
- Kisi: Ideale per la gestione del controllo degli accessi
- Envoy: ideale per la gestione dello spazio di lavoro
- Nozione: ideale per la gestione dei progetti
- DocuSign: ideale per la gestione delle firme elettroniche
Sono disponibili diversi strumenti di automazione dell'ufficio per automatizzare varie procedure aziendali come buste paga, onboarding, elaborazione degli ordini, fatturazione, ecc. Ecco alcuni esempi di questi strumenti per vari casi d'uso:
Expensify: ideale per la gestione delle spese
Expensify è uno strumento di automazione dell'ufficio progettato specificamente per il monitoraggio e la gestione delle spese personali e aziendali.
Questo strumento viene utilizzato per monitorare, analizzare, approvare, riconciliare e rimborsare le spese. Offre inoltre funzionalità per automatizzare il pagamento delle bollette, gestire le buste paga e le spese di viaggio e così via.
Caratteristiche di Expensify
- Supporta la scansione delle ricevute con un solo clic
- Importa i dettagli delle transazioni dei biglietti da visita e personali
- Personalizza i flussi di lavoro per gestire le spese
- Importa i codici di contabilità generale nel tuo sistema
- Gestisce e analizza le spese dell'azienda
Pro e contro di Expensify
- Con esso, puoi tenere sotto controllo le tue spese di viaggio.
- Genera diverse note spese per analizzare le tue spese.
- Gli utenti hanno segnalato che a volte riconcilia i dati di spesa in modo errato.
Prova gratuita: non disponibile
Expensify Prezzi: piano gratuito disponibile | Il prezzo è diverso per le diverse funzionalità
Keka HRMS: ideale per la gestione dell'onboarding e dell'elaborazione delle buste paga
Keka HRMS ti aiuta ad automatizzare diversi flussi di lavoro delle risorse umane per gestire facilmente i processi delle persone. A partire dall'assunzione e dall'onboarding dei candidati fino alla loro uscita dall'organizzazione, ogni attività può essere gestita con questo software. Inoltre, con l'analisi delle risorse umane, puoi visualizzare i dati sulla forza lavoro e ottenere preziose informazioni da essi.
Caratteristiche di Keka HRMS
- Gestione dell'onboarding dei dipendenti
- Offre una gestione avanzata delle ferie
- Gestisce buste paga e spese
- Offre un portale self-service per i dipendenti
- Supporta il monitoraggio del tempo basato su GPS
- Digitalizza tutti i documenti
Pro e contro di Keka HR
- Puoi usarlo per gestire le revisioni delle prestazioni dei dipendenti.
- Può anche essere utilizzato per gestire l'intero ciclo di lavoro di un dipendente
- I suoi calcoli fiscali a volte non sono accurati.
Prova gratuita: disponibile
Prezzi di Keka HRMS: nessun piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 6999/mese
Okta: il migliore per la gestione delle identità
Okta è una soluzione di gestione delle identità e degli accessi che aiuta gli utenti a gestire le autorizzazioni per accedere a dispositivi e applicazioni. È stato creato principalmente per la gestione dell'accesso alle applicazioni cloud, ma è possibile utilizzarlo anche per gestire l'accesso per i dispositivi locali.
Alcune funzionalità che ottieni con Okta includono Identity Governance, User Lifecycle Management, automazione del flusso di lavoro, API e gestione degli accessi con privilegi.
Caratteristiche Okta
- Autentica e autorizza l'accesso ad applicazioni e dispositivi
- Gestisce i controlli dei privilegi
- Fornisce un accesso singolo a clienti e dipendenti
- Protegge i dati da attacchi dannosi
- Nessuna opzione di personalizzazione del codice per personalizzare le risorse secondo l'identità del marchio
- Gestisce il provisioning e il deprovisioning delle identità
Pro e contro di Okta
- Puoi gestire il ciclo di vita delle identità degli utenti.
- Rende gli audit indolori con una visione degli utenti (dipendenti e visitatori) insieme ai dettagli di accesso all'account
- Il deprovisioning di un ID di accesso utente richiede molto tempo.
Prova gratuita: 30 giorni
Prezzi di Okta: offre prezzi diversi per la gestione dei clienti e dell'identità della forza lavoro.
Kisi: Ideale per la gestione del controllo degli accessi
Kisi è una piattaforma completa che offre sia software che hardware per limitare e gestire l'accesso alle porte, alle applicazioni, ai dispositivi e ai dispositivi IOT del tuo edificio.
Con esso, puoi gestire l'accesso alla struttura, integrarti con altri software per gestire il controllo degli accessi, identificare le vulnerabilità nei sistemi di sicurezza esistenti, ecc. Questa applicazione di automazione dell'ufficio può essere utilizzata anche per limitare l'accesso a un piano specifico con Elevator Access.
Caratteristiche di Kisi
- Consente di fornire un accesso temporaneo ai visitatori tramite keycard
- Offre metodi 2FA per la verifica
- Supporta il provisioning automatico delle identità
- Gestisce l'accesso remoto ai tuoi dispositivi e applicazioni
- Blocca e sblocca facilmente l'accesso a punti specifici delle tue organizzazioni
Pro e contro di Kisi
- Puoi utilizzare questo software anche in modalità offline.
- Offre una gestione globale per gestire le autorizzazioni in diverse posizioni fisiche.
- Non è un'opzione affidabile per identificare le vulnerabilità.
Prezzi Kisi: Prezzo disponibile su richiesta sul suo sito ufficiale.
Envoy: ideale per la gestione dello spazio di lavoro
Envoy è una piattaforma sul posto di lavoro che ti consente di lavorare e collaborare con i team da un'unica soluzione. Con esso, puoi gestire i tuoi visitatori, dipendenti, posto di lavoro, ecc.
Con questa piattaforma puoi gestire la directory dei tuoi dipendenti, gestire tutti i visitatori, archiviare documenti legalmente firmati, creare badge per i visitatori, pre-registrare i tuoi ospiti e così via.
Caratteristiche dell'inviato
- Ordina e filtra i dati dei visitatori
- Personalizza i documenti legali in base al tipo di visitatore
- Aiuta a gestire più sedi di uffici
- Mantiene un registro dei dipendenti passati e presenti
- Aiuta a creare il pannello del team di amministrazione per la gestione dei visitatori
Pro e contro di Envoy
- Puoi facilmente organizzare e gestire tutte le sedi dei tuoi uffici in un database centralizzato.
- Con esso, puoi anche scansionare gli ID e registrare le loro informazioni nel tuo sistema.
- Diventa lento durante il trasferimento dei dati dei visitatori.
Prova gratuita: disponibile
Prezzi di Envoy: piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 8.956,04/mese
Nozione: ideale per la gestione dei progetti
Notion è un programma software che ti consente di creare un flusso di lavoro connesso per tenere traccia e gestire tutti i progetti. Con esso, puoi conservare tutta la tua knowledge base, i progetti e i documenti in un database centralizzato. Notion può anche essere utilizzato per ordinare e filtrare diverse attività, personalizzare etichette e tag, generare calendari, gestire le autorizzazioni e molto altro.
Caratteristiche della nozione
- Crea spazi di squadra privati
- Offre analisi avanzate della pagina
- Autorizzazioni di provisioning e deprovisioning
- Ti consente di invitare altri a lavorare sui progetti
- Supporta upload di file illimitati
- Personalizza il dominio del tuo sito
Pro e contro della nozione
- Offre analisi delle pagine per analizzare le prestazioni delle tue pagine.
- Offre l'integrazione con software come Zapier e Slack.
- Gestire più progetti contemporaneamente diventa difficile per i membri.
Prova gratuita: disponibile
Prezzi delle nozioni: piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 6999/mese
DocuSign: ideale per la gestione delle firme elettroniche
DocuSign eSignature viene utilizzato per ottenere documenti firmati in modo legale e sicuro. È possibile utilizzare questo software per tutti i documenti che richiedono firme elettroniche.
Inoltre, è possibile registrare e tenere traccia di eventuali modifiche apportate al documento dopo le firme. Alcune altre funzionalità di DocuSign includono l'identificazione e l'autenticazione del firmatario, l'archiviazione dei documenti, la convalida dei dati, la correzione dei documenti e così via.
Caratteristiche di DocuSign
- Invia documenti ai clienti per le firme elettroniche
- Supporta l'audit trail in tempo reale per controllare la procedura di firma
- Consente firme in oltre 44 lingue
- Supporta la firma reattiva mobile
- Branding personalizzabile per e-mail e notifiche
- Gestisce le autorizzazioni degli utenti per accedere a contratti e documenti
- Si integra con varie app di produttività
Pro e contro di DocuSign
- Con esso, ottieni la crittografia AES a 256 bit per crittografare i documenti per sicurezza.
- Puoi anche usarlo per acquisire firme scritte a mano direttamente sui documenti.
- La qualità dei documenti scansionati scritti a mano non è all'altezza.
Prova gratuita: disponibile per 30 giorni
Prezzi DocuSign: nessun piano gratuito disponibile | Il piano a pagamento parte da INR 1.231,68/mese
Come utilizzare gli strumenti per l'automazione dell'ufficio?
Per utilizzare gli strumenti di automazione dell'ufficio, seguire i passaggi indicati:
Passaggio 1: seleziona il tipo di strumento di automazione dell'ufficio che desideri utilizzare come contabilità, HRMS, back-end, ecc.
Passaggio 2: Successivamente, installa e accedi al software con le tue credenziali di accesso
Passaggio 3: Successivamente, inserisci i dettagli della tua azienda in base al tipo di strumento di automazione dell'ufficio.
Passaggio 4: Successivamente, seleziona le attività che desideri automatizzare. Ad esempio, se utilizzi il software HRMS, puoi selezionare onboarding, buste paga, gestione delle prestazioni, ecc.
Passaggio 5: le attività selezionate verranno completate automaticamente e potrai modificarle in base alle tue esigenze.
Vantaggi degli strumenti di automazione dell'ufficio
- Semplifica l'archiviazione e la gestione dei dati
- Puoi facilmente scambiare dati tra diverse applicazioni
- Aiuta ad automatizzare attività complesse per risparmiare tempo e denaro
- Fornisce preziose informazioni sui dati esistenti attraverso l'analisi
- Consente di limitare l'accesso alle applicazioni locali e cloud
- Semplifica il lavoro e la collaborazione dei dipendenti in tempo reale
Limitazioni degli strumenti di automazione dell'ufficio
- Molti dipendenti potrebbero non disporre necessariamente delle competenze necessarie per gestire l'automazione dell'ufficio e richiedere una formazione aggiuntiva.
- Il costo iniziale dell'implementazione di questi strumenti diventa un costo aggiuntivo per le imprese.
- Potrebbero verificarsi violazioni dei dati se i protocolli di sicurezza sono interessati.
- Potrebbero verificarsi problemi di compatibilità quando i vecchi sistemi non sono in grado di integrarsi nel nuovo software.
Conclusione
I sistemi di automazione dell'ufficio possono aiutare molto ad aumentare la produttività e migliorare l'efficienza operativa. Automatizzando varie attività d'ufficio come il libro paga, la gestione delle spese o la gestione dei progetti, le aziende possono risparmiare molte risorse e denaro a lungo termine.
Domande frequenti sugli strumenti di automazione di Office
Cosa sono gli strumenti di automazione dell'ufficio?
Gli strumenti di automazione dell'ufficio sono un tipo di software utilizzato per raccogliere, archiviare, trasferire, modificare e utilizzare digitalmente le informazioni aziendali per l'esecuzione di diverse attività.
Quali sono le tipologie di office automation?
Esistono quattro diversi tipi di automazione dell'ufficio, tra cui la pubblicazione elettronica, gli strumenti di comunicazione e collaborazione elettronica, l'elaborazione delle immagini e l'archiviazione dei documenti e la gestione dell'ufficio.
Qual è il miglior strumento di automazione?
Esistono diversi strumenti di automazione che è possibile utilizzare per automatizzare vari processi aziendali. Alcune delle migliori opzioni includono Expensify, Keka HRMS, Okta, Kisi, ecc.
Qual è il miglior strumento di automazione gratuito?
Puoi scegliere tra diversi strumenti di automazione d'ufficio gratuiti per gestire i tuoi processi aziendali. Notion, DocuSign e Okta sono alcune delle migliori opzioni per questo scopo.