Alcuni progetti di content marketing sono mostri.

Possono mangiare te e la tua squadra vivi se non li rompi in mini-bestie più piccole e gestibili!

Quando ho studiato Programmazione C all'università alla fine del 2009, il mio professore ha detto che un grosso problema è impossibile da affrontare a meno che, come un gruppo tribale che cerca di mangiare un grosso elefante, non lo dividiamo in piccoli pezzi facilmente digeribili, e solo allora possiamo inizia a mettere mano al codice.

Come mai? Dopo aver suddiviso il problema in compiti più piccoli, sapremo esattamente come programmare ogni parte del software e risolvere il problema più grande!

Lo stesso funziona per i grandi progetti di content marketing.

Come team, puoi portare un progetto al completamento (e al successo) solo quando dividi il carico di lavoro in attività attuabili e poi deleghi ai membri del tuo team.

Più facile a dirsi che a farsi, vero? Non c'è da stupirsi, il numero di attività, dati e monitoraggio da gestire può crescere in modo esponenziale!

Ecco perché hai bisogno di una piattaforma di gestione delle attività, preferibilmente basata sul Web, in modo che il tuo team possa accedere in qualsiasi momento, indipendentemente da dove si trovi.

7 Task Manager online che dividono i progetti dei mostri in attività di squadra attuabili

In quanto persona ossessionata dalla pianificazione (credetemi, è un'ossessione salutare quando si soffre di ansia e depressione), mi piace andare a caccia di task manager online che mi semplificheranno la vita, soprattutto quando voglio collaborare con gli altri sui contenuti progetti di marketing.

I sette strumenti recensiti di seguito hanno tre caratteristiche in comune che considero come punti in più in un buon task manager online:

• Sono intuitivi e facili da padroneggiare a diversi livelli, ma nessuno mi ha impiegato più di un'ora per iniziare.

• Sono per lo più completi, comprese funzioni utili come categorie di attività o etichette e priorità, grafici, tracker della produttività e discussioni di gruppo.

• Ti salveranno la vita nel marketing con notifiche e promemoria delle attività!

• Sono tutti accessibili online, nel tuo browser web o tramite app, il che è l'ideale per i team remoti, i team internazionali e i team che viaggiano frequentemente.

Vediamoli in dettaglio, inclusi i pro , i contro , i piani e i prezzi di ogni strumento.

D ropTask

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La cosa bella di DropTask?

Potenza visiva.

Ho iniziato a usare DropTask in meno di dieci minuti, quindi parla di una rapida curva di apprendimento!

L'interfaccia è pulita e colorata e funziona con diagrammi drag-and-drop (cerchi e frecce). DropTask rende facile avere una panoramica generale del progetto e di ogni piccola attività su cui sta lavorando il tuo team. È possibile visualizzare il flusso di lavoro a colpo d'occhio.

Ecco un esempio di attività nella mia categoria "Articoli cliente":

Puoi vedere quanto è facile impostare progressi, importanza, impegno e altri dati su un'attività!

DropTask viene fornito anche con un sistema di messaggistica (quindi non è necessario utilizzare la posta elettronica) e integrazioni (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365 e altro).

Hai due piani:

• Gratuito: il piano gratuito funziona per un massimo di cinque membri. Avrai molte funzionalità gratuite, come priorità delle attività, casella di posta interna, monitoraggio dei progressi, aggiornamenti del team, notifiche, traguardi e scadenze, riepiloghi giornalieri, integrazione con Google e Outlook e altro ancora. Questo è molto nel mio libro!

• Business: (a partire da $ 3,49/utente/mese per un team di almeno cinque persone) Questo è il pacchetto completo per membri illimitati, inclusi pianificazione delle attività, inviti e ruoli dei membri, controllo degli accessi, tutte le integrazioni (Evernote, Dropbox, Gmail, Google Calendar, Google Drive, Office 365, ecc.) e molto altro.

Lo sconto di tre anni è qualcosa da tenere in considerazione se ti piace DropTask e lavorerai con il tuo team a lungo termine.

• Pro: Viene fornito con app per tutti i principali sistemi operativi e si visualizza magnificamente su computer, tablet e smartphone. Inoltre, il prezzo per Business può arrivare a partire da $ 1,87/utente/mese se il tuo team raggiunge 100 membri: una filosofia molto conveniente "più grande è il tuo team, meno paghi"!

• Contro: Sarebbe bello se il piano Free permettesse due progetti invece di uno solo.
  

T odoista

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Todoist è una delle prime app di gestione delle attività che ho utilizzato per la gestione del mio lavoro e mi ci sono voluti meno di cinque minuti per iniziare.

Todoist può essere utilizzato come utente singolo o come team. Le due soluzioni condividono caratteristiche simili: una Posta in arrivo per commenti e notifiche, una scheda Oggi (da fare oggi, attività scadute, da pianificare, ecc.) e una scheda Prossimi 7 giorni per le attività in scadenza questa settimana.

Puoi gestire i progetti tramite Etichette, Aggiungi progetto (o il "+" nella barra dei menu in alto) e Filtri (per impostare priorità, scadenze e assegnare compiti ai membri del team).

Questo è un esempio dalla mia dashboard di Todoist (utente singolo):

L'unico piano per i team, Todoist Business (perché Free e Premium sono per utenti singoli), inizia con una prova gratuita di 30 giorni, dopodiché costa $ 28,99/utente/anno o $ 3/utente/mese.

Ciò include pianificazione del progetto e livelli di responsabilità, condivisione di file, monitoraggio dei progressi, grafici della produttività, sincronizzazione dei dati 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e backup automatizzati.

Per quanto riguarda pro e contro:

• Pro: Disponibile come app e via web. Inoltre, è super veloce per iniziare, grazie a un'interfaccia intuitiva e funzionalità condensate.

• Contro: Peccato che la versione gratuita sia solo per utenti singoli. Una soluzione di base gratuita per i team sarebbe stata un inizio migliore, anche se una prova gratuita di 30 giorni non è una cattiva idea.
  

Scrivere

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Nessuna suite che ho visitato finora è completa come Wrike! Mi sono venuti i brividi di eccitazione quando ne ho saputo di più.

Ma sai, questo è esattamente il tipo di framework completo che stai cercando quando devi gestire un grande team e più progetti a più di uno o due livelli.

Oltre alla creazione di progetti e attività, Wrike include funzionalità degne di nota come moduli di richiesta e assegnazioni di attività automatizzate, modifica in tempo reale dei documenti, una sequenza temporale visiva per l'avanzamento del progetto e gestione delle risorse in base al flusso del carico di lavoro. Inoltre, monitoraggio del tempo e del budget, modelli, feedback semplificato e cicli di approvazione.

Ecco come creare un progetto dalla dashboard di Wrike:

Ricorda di creare un progetto e non una cartella se vuoi tenere traccia dei progressi su attività e sottoattività perché qualsiasi cosa creata come cartella non viene tracciata!

Un'attività può appartenere a più di un progetto. Per esempio:

I prezzi di Wrike variano da gratuiti a personalizzati, ma ti iscrivi sempre gratuitamente e poi puoi iniziare una prova di 14 giorni per testare le soluzioni a pagamento:

• Gratuito: fino a cinque utenti, piccoli team possono condividere facilmente elenchi di attività.

• Professionista: ($ 9,80/utente/mese) Fino a 15 utenti, puoi creare progetti e far collaborare i membri del tuo team. Include diagrammi di Gantt e integrazioni con MS Project, Excel e RSS.

• Business: (24,80/utente/mese) Fino a 200 utenti, puoi gestire l'intera organizzazione, ottenere personalizzazioni e report in tempo reale, gruppi di utenti e integrazione con Salesforce.

• Operatori di marketing: ($ 34,60/utente/mese) per team di marketing e creativi, da cinque a un numero illimitato di utenti, con estensione Adobe Creative Cloud, brief creativi e prove colore.

• Enterprise: (prezzo personalizzato) una suite avanzata e completa con maggiore sicurezza (autenticazione a due fattori, SAML Single Sign-On e criteri password).

Complessivamente:

• Pro: una delle suite di gestione delle attività più complete che ho recensito finora, ma non così complessa da rendere impossibile l'apprendimento in poche ore.

• Contro: Il piano Professional è probabilmente un po' troppo costoso per le sue caratteristiche.

CoSpot

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CoSpot aiuta i team di content marketing a gestire i progetti di scrittura, quindi è personalizzato in modo molto specifico per il proprio pubblico, e non è una cosa bellissima?

Potresti pensare che io sia di parte perché sono quello che scrive qui, ma quando sono stato assunto, ho trovato CoSpot così essenziale e facile da usare che sono riuscito a iniziare subito. L'interfaccia è pulita e intuitiva ed è facile per i membri del team comunicare tra loro grazie al sistema di messaggistica basato sui commenti per ogni contenuto (o attività).

Gli scrittori del team possono scegliere parole chiave da elenchi pre-approvati e assegnare post a se stessi che possono iniziare a scrivere non appena le loro idee vengono approvate dai loro editori.

Manager ed editori possono mantenere un quadro generale della produttività e delle prestazioni del proprio team attraverso grafici di dati storici. CoSpot è anche integrato con WordPress, rendendo più veloce il caricamento e la modifica delle bozze. Il processo è snello e senza problemi.

CoSpot viene fornito con un solo piano per $ 9/utente/mese e inizi con una prova gratuita di 14 giorni.

• Pro: i team di content marketing ottengono tutto ciò di cui hanno bisogno in un'unica soluzione, senza problemi aggiuntivi che non aiutano un team concentrato sulla scrittura.

• Contro: solo per scrivere progetti, quindi non è una buona scelta se hai anche progetti di email e social media marketing da gestire.
  

Asana

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Asana è uno strumento di gestione dei progetti per piccoli e grandi team ed è una suite completa, che include tutto, dalla gestione dei progetti e delle attività alla sicurezza e alla creazione di report.

Asana è flessibile e può essere utilizzata da team sfaccettati che lavorano su più progetti di natura diversa.

Questa è la vista elenco per le attività in Asana, ma puoi anche selezionare la vista calendario e l'elenco dei file. Come puoi vedere, lo strumento è molto intuitivo e dall'aspetto pulito.

Il prezzo è disponibile in tre soluzioni:

• Gratuito: se il tuo team ha appena iniziato e ha 15 membri o meno, il piano gratuito ti aiuta a gestire progetti, attività e comunicazioni e include dashboard di base e funzioni di ricerca.

• Premium: ($ 9,99/membro/mese) Questo piano aggiunge ricerca e report avanzati, progetti privati, dipendenze delle attività, Single Sign-On e risorse utili come supporto prioritario e webinar.

• Enterprise: (prezzo personalizzato) Questo piano aggiunge SAML, supporto dedicato, funzionalità di sicurezza e branding personalizzato.

Quindi, per Asana:

• Pro: è un piacere da usare, sai esattamente dove trovare ciò di cui hai bisogno e non ci sono funzionalità extra di cui non avrai mai bisogno.

• Contro: secondo la mia esperienza, l'app basata sul Web fa rallentare e ritardare Firefox fino a renderlo ingestibile, ma ciò potrebbe dipendere dalle risorse del mio computer. Inoltre, mi piacerebbe vedere una sorta di report di base anche per gli account gratuiti.
  

Leggi la recensione completa di Asana qui.

Ciao compito

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La gestione delle attività è stata resa semplice ed economica, direi!

Questo software è specifico per agenzie, startup e team di marketing, completo di crittografia SSL e sconti automatici per team con meno di 20 persone.

Hitask viene fornito con un bel elenco di funzionalità, tra cui archiviazione, un calendario condiviso, monitoraggio del tempo, integrazioni (Outlook e Google Calendar), un'app mobile, la possibilità di inviare attività via e-mail, notifiche push e promemoria per le attività, una chat di gruppo, sottoattività e gerarchia delle attività, monitoraggio delle scadenze e molto altro.

Hitask ha piani per tutte le esigenze:

• Team Free: la registrazione è gratuita per i team fino a cinque utenti. Ciò include attività e progetti senza limiti, condivisione per attività, progetti e calendari, un piccolo spazio di archiviazione per team, sincronizzazione del calendario con Google e Outlook, nessuna condivisione, solo supporto online.

• Team Business: il piano per i team più grandi è di $ 4,98/utente/mese e include sincronizzazione in tempo reale, spazio di archiviazione illimitato, condivisione selettiva, privilegi di accesso e supporto prioritario.

• Enterprise: ($ 14,98/utente/mese) Questo piano include supporto personalizzato, servizio clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e Single Sign-On.

Abbastanza economico, non male!

• Pro: una suite completa, ben presentata anche nella sua versione gratuita.

• Contro: l'interfaccia non è pulita e intuitiva come le altre piattaforme recensite qui, e ci vuole un po' di tempo per guardarsi intorno e fare dei test per iniziare (c'è una visita guidata, tuttavia, per renderlo un po' più semplice).
  

TaskQue

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Una caratteristica unica di TaskQue è l'assegnazione automatizzata delle attività ai membri del team in base al carico di lavoro, il che è intelligente!

Ciò significa che nessun membro del team avrà mai troppi compiti da gestire, mentre altri avranno un giorno libero perché non c'è nient'altro da fare.

TaskQue rende trasparente l'intero processo di gestione del progetto sia per l'azienda o agenzia (produttività generale) che per i membri del team (ad esempio, monitorando i propri progressi).

Lo strumento consente ai membri del team di collaborare facilmente con un sistema di messaggistica interno, elenchi di progetti, possibilità di riaprire attività chiuse, discussioni (anche sulle attività), monitoraggio del flusso di lavoro e notifiche.

I manager possono controllare lo stato di un progetto, inoltrare attività, controllare i privilegi per attività e progetti e assegnare livelli di accesso (Admin, Normal, Limited). TaskQue può anche integrarsi con Slack.

Ecco come creare un progetto all'interno di TaskQue:

Nella sezione Progetto sulla barra laterale sinistra, puoi modificare, chiudere o archiviare un progetto e visualizzarne il riepilogo (statistiche).

Piani:

• Base: gratuito fino a 10 utenti (non è possibile creare gruppi in coda, non è possibile invitare utenti esterni, limite di 5 MB di spazio di archiviazione degli allegati).

• Business: ($ 5/utente/mese) Assegna privilegi, crea progetti privati, gruppi e discussioni avanzate.

TaskQue viene fornito con:

• Pro: facilissimo iniziare subito con tutte le funzionalità di base per la gestione dei progetti.

• Contro: l'assegnazione del carico di lavoro può essere un po' difficile da capire all'inizio. Quando crei una nuova attività, puoi assegnare un carico di lavoro, ovvero il numero massimo di attività che puoi svolgere. Ciò significa che non sarai in grado di assumere nuovi compiti finché il tuo "piatto" è pieno.
  

Considerazioni finali: il giusto task manager è ciò che funziona per il tuo team

Ogni task manager corrisponde a una filosofia su cui gli sviluppatori hanno costruito lo strumento.

Ciò significa che ogni task manager sarà la scelta ottimale per chi ha esigenze specifiche.

Ad esempio, se ti concentri sulla scrittura, CoSpot è la tua prima scelta. Se hai bisogno di uno strumento multiforme per gestire diversi progetti (software, e-mail, social media, ecc.), Asana, Todoist o DropTask saranno una scelta migliore.

Inoltre, se il tuo team è piccolo (meno di cinque o dieci membri), puoi andare gratuitamente con strumenti come Hitask, Asana e TaskQue.

Quindi le domande giuste sono:

• In che modo il tuo team affronta progetti grandi (e piccoli)?

• Collabori in ogni fase del progetto o lo fai da solo e poi metti tutto insieme alla fine?

• Di quante e quali funzionalità hai veramente bisogno?

Se rispondi a queste tre domande, avrai la direzione per aiutarti a scegliere il giusto task manager.

Un task manager online aiuta te e il tuo team a dividere grandi progetti in piccoli blocchi, come il problema di programmazione delle dimensioni di un elefante di cui ha parlato il mio professore nella sua lezione.

Questo è il tuo obiettivo finale che il task manager aiuta il tuo team a raggiungere: portarlo avanti fino a raggiungere il completamento del progetto, tu e il tuo team insieme.

Non c'è tempo, né budget, per la fantastica funzionalità extra che sai che il tuo team non utilizzerà.

Devi conquistare quel progetto mostruoso e domare le bestie più piccole (compiti o sottoprogetti).

Buona fortuna!