Migliori pratiche per organigrammi per organigrammi significativi

Un organigramma è una rappresentazione grafica delle relazioni tra i dipartimenti, le funzioni e le persone di un'organizzazione. Può anche indicare il flusso di dati, responsabilità e reporting dal basso verso l'alto o dall'alto verso il basso. Il suo utilizzo in tutto il mondo è una testimonianza della sua efficacia. Di seguito sono riportate alcune regole per disegnare organigrammi e procedure consigliate per organigrammi per rendere l'organigramma più significativo e utile.

Dividere e conquistare

A meno che tu non sia una piccola azienda con pochi dipendenti, gli organigrammi saranno sicuramente complessi, con possibilmente molte interrelazioni tra dipartimenti o funzioni.

Ad esempio, una multinazionale può avere le proprie filiali in diversi paesi/mercati che avranno una varietà di strutture organizzative (a seconda della situazione del mercato e delle funzioni lavorative) e l'azienda avrà una struttura organizzativa enorme e complessa.

Quando l'organigramma diventa troppo grande e complesso come quello sopra, può essere suddiviso in grafici più piccoli. Puoi dividerlo per dipartimento, progetto, sito, regione, ecc.

Qualunque cosa abbia senso per gli altri nella tua organizzazione. Ciò rende più facile per lo spettatore comprendere le responsabilità o le aspettative di ciascun dipartimento.

La scomposizione dell'organigramma in piccoli grafici rende molto più facile monitorare i progressi o il carico di lavoro dei dipendenti. In modo che sia più facile distribuire il lavoro tra i lavoratori con meno carico. Rende inoltre molto più semplice eseguire un'analisi comparativa di una situazione in modo che l'allocazione delle risorse possa essere semplificata per soddisfare le esigenze di diverse situazioni.

Software per organigramma

Esistono molti software per organigrammi disponibili sia online che offline che facilitano la creazione di vari tipi di organigrammi.

Quando le grandi organizzazioni hanno più organigrammi che coprono le loro sottounità, è probabile che sia difficile studiarli insieme a colpo d'occhio.

Con un grafico che copre più pagine può anche creare confusione nell'elaborare le connessioni tra ciascuna entità mostrata nel grafico. Con Creately come strumento per la creazione di diagrammi per organigrammi, puoi evitare questo problema utilizzando la funzione di collegamento dei diagrammi. Ciò consente ai visualizzatori del grafico di vedere le connessioni tra i grafici, navigare tra i diversi grafici e possibilmente apprezzare i profili dei singoli dipendenti.

Ad esempio, dai un'occhiata all'organigramma sottostante. Mostra la gerarchia superiore dell'azienda. Ora fai clic sulla casella evidenziata (la casella blu CEO a destra) e ti porterà a un altro organigramma che suddivide ulteriormente quel dipartimento. Puoi tornare rapidamente al grafico originale facendo clic sui pulsanti freccia nella barra degli strumenti in basso. Vai avanti e prova tu stesso.

Creately offre diversi rettangoli/forme di organigramma che puoi utilizzare per disegnare strutture organizzative in modo efficace; La forma Nome e Posizione che contiene solo le informazioni di base come il nome e la qualifica del dipendente, la forma Solo nome che contiene solo il Nome del dipendente, le forme in cui è possibile inserire l'immagine del profilo del dipendente, ecc. sono tra le tante altre opzioni.

Crea raggruppamenti sensati

Quando gli organigrammi vengono suddivisi in sotto-grafici, raggruppamenti e collegamenti sensati sono d'obbligo poiché la connessione di ciascun grafico e il flusso dovrebbero essere facilmente comprensibili per lo spettatore.

Il raggruppamento sensato viene effettuato in base a come gli individui, i lavori, le funzioni o le attività vengono differenziati e aggregati. Il flusso di informazioni richiede anche l'ottimizzazione all'interno di ciascun gruppo, ma allo stesso tempo una chiara differenziazione dagli altri gruppi.

Collegamento strutturale

Il collegamento strutturale dei gruppi dovrebbe essere eseguito con un meccanismo di integrazione (es: ruoli di collegamento, gruppi trasversali, ruoli o progetti di integratore e linee tratteggiate) per favorire il coordinamento e la condivisione di informazioni tra i gruppi che consentiranno alla leadership dell'organizzazione di fornire una guida e direzione in tutta l'organizzazione.

5 Tipi di strutture organizzative

1. Struttura organizzativa funzionale

La struttura più comune organizzata per funzioni o dipartimenti. Ad esempio finanza, marketing, vendite ecc. Adatto a organizzazioni programmatiche piccole o singole che non devono gestire una vasta area geografica.

I vantaggi di questo modello sono;

• Sviluppa competenze approfondite in una particolare funzione o dipartimento (la maggior parte dei lavori sono di natura funzionale)
• Promuove l'innovazione funzionale, la scalabilità e la riduzione dei costi
• È semplice da fare e facile per ogni dipartimento comprendere le proprie responsabilità principali e ritenerle responsabili

2. Struttura Organizzativa Geografica

Questa struttura è organizzata attorno alle principali aree geografiche. Adatto ad aziende di grandi dimensioni con programmi multipli che spesso differiscono tra aree geografiche in cui le differenze locali sono fondamentali per il successo (ad es. regolamentazione, raccolta fondi, economia).

I vantaggi di questo modello sono;

• Rende disponibili le risorse necessarie per avere successo all'interno di un'area geografica
• Consente una maggiore personalizzazione di programmi o servizi per regione
• Consente una chiara messa a fuoco con responsabilità per i risultati in base all'area geografica
• Consente di concentrarsi sulle fonti di finanziamento geografiche

3. Struttura organizzativa del programma

Questa struttura è organizzata attorno a grandi progetti. Adatto per organizzazioni e fondazioni multiservizi, che hanno programmi molto diversi tra loro (es. clienti diversi, economia, ecc.) e dove anche le risorse e le competenze necessarie per avere successo con un programma sono molto diverse. Tuttavia, i fattori per ciascun programma sono simili tra le aree geografiche.

I vantaggi di questo modello sono;

• Promuove una comprensione approfondita all'interno di una particolare area del programma e può promuovere l'innovazione del programma
• Rende disponibili le risorse necessarie per avere successo all'interno di un programma
• Consente una chiara messa a fuoco con responsabilità per i risultati del programma
• Consente di concentrarsi su fonti di finanziamento che sono spesso orientate al programma

4. Struttura Organizzativa Cliente/Mercato

Questa struttura è organizzata attorno ai clienti/clienti serviti dall'organizzazione. È adatto per aziende che hanno clienti molto diversi che hanno esigenze di servizio diverse (con conseguente diversi programmi forniti).

I vantaggi di questo modello sono;

• Fornisce l'attenzione da porre sul cliente, quindi, consentendo lo sviluppo di programmi su misura per le esigenze di una popolazione e la capacità di ottenere "risultati"
• Consente una chiara focalizzazione con la responsabilità dei risultati per gruppo di clienti
• Consente una chiara focalizzazione sui clienti e/o mercati più importanti

5. Struttura organizzativa a matrice

Questa è una struttura organizzata per gestire più dimensioni, ad esempio programma e geografia. A causa della difficoltà di gestione, si sconsiglia l'utilizzo di questo modello.

I vantaggi di questo modello sono;

• Consente all'organizzazione di gestire (almeno teoricamente) più dimensioni organizzative contemporaneamente

Alcuni di questi tipi possono essere trovati nei nostri esempi di organigrammi.

Riferimenti alla struttura: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

Cancella percorso/gerarchia dei rapporti

Quando si traccia un organigramma che indichi la gerarchia organizzativa, è necessario evidenziare percorsi di rendicontazione chiari in modo che il visualizzatore/dipendente abbia una chiara comprensione della struttura di rendicontazione che dovrebbe seguire. Un metodo da utilizzare sarebbe l'utilizzo di una codifica a colori o di code visive per indicare il percorso di segnalazione. Quando si tratta di organigrammi Matrix in cui le relazioni di reporting sono impostate come una griglia, o matrice, piuttosto che nella gerarchia tradizionale, indicare un percorso di reporting chiaro è fondamentale per il successo dell'operazione dell'organizzazione.

Di seguito è riportato un buon esempio di organigramma non convenzionale di un'organizzazione piatta (basata sul team/funzionale).

Quali sono le migliori pratiche per l'organigramma?

Spero che tu abbia trovato utile questo articolo sulle migliori pratiche della struttura organizzativa e che ti abbia aiutato a creare organigrammi molto più efficaci. Queste sono alcune delle migliori pratiche dell'organigramma che seguiamo in Cinergix. Allora quali sono i tuoi? Assicurati di farcelo sapere nei commenti.