Dipartimento di controllo in outsourcing o controllo interno

Al giorno d'oggi, le aziende con più unità unidimensionali sono percepite come organismi elaborati che richiedono il lavoro sincrono di diversi elementi per svilupparsi correttamente. Tuttavia, anche ciascuno di questi elementi dovrebbe essere organizzato in modo esclusivo? Quando vale la pena considerare di delegare la responsabilità all’esterno dell’impresa? Nell'articolo di oggi ci concentreremo sul tema dell'outsourcing relativo al controllo di diversi tipi di attività, esaminando più da vicino le modalità per aumentare l'efficienza delle proprie operazioni in un mercato sempre più esigente.

Controllo in outsourcing

Il controlling è strettamente connesso con la gestione aziendale in generale. Costituendo il sistema di base del funzionamento dell'azienda, è responsabile della pianificazione, della definizione degli obiettivi individuali, dello svolgimento dei compiti correlati, del controllo, della motivazione, del controllo o del coordinamento di attività aziendali, spesso anche apparentemente non collegate.

Svolgere attività di controllo ponderate in un'azienda ha senza dubbio un impatto positivo sul suo sviluppo o sull'organizzazione del lavoro quotidiano. Tuttavia, va ricordato che si tratta di un processo molto complesso, che non può essere ridotto alla mera rendicontazione o alla fornitura momentanea delle informazioni più necessarie in un dato momento. L'aspetto più essenziale diventa l'attenzione all'approfondimento del decentramento organizzativo di una determinata azienda, che alla fine supporterà l'ottimizzazione di un sistema informativo multidimensionale responsabile del controllo dei presupposti inizialmente definiti.

L'esternalizzazione del controllo stesso si basa sulla cooperazione con una società esterna o con esperti specializzati in questo campo per semplificare le attività chiave di controllo. L'adozione di tali misure mira a ridurre significativamente i costi di controllo e garantire il risparmio di tempo che tradizionalmente dovrebbe essere dedicato all'implementazione delle attività in quest'area.

Di conseguenza, con l'aiuto di tale outsourcing, l'azienda ha la possibilità di sfruttare al massimo ed efficacemente i servizi di controllo, che svolgono anche un ruolo estremamente importante nel contesto della pianificazione dello sviluppo dell'azienda e della previsione della sua situazione economica. Il controllo, opportunamente adattato al profilo aziendale, facilita inoltre la rapida risoluzione delle emergenze, aumentando il comfort delle persone che svolgono le proprie mansioni in varie posizioni.

Lo sviluppo di budget periodici razionali e piani finanziari o di investimento sono altre comodità associate al potenziale di outsourcing. Inoltre, in caso di irregolarità, strutture di controllo avanzate consentono ai proprietari di risolvere efficacemente i problemi, riducendo al minimo il rischio di subire perdite significative.

È necessario un dipartimento di controllo?

Per molti imprenditori l’esternalizzazione di un servizio così importante e strategicamente importante come il Controlling suscita ansia. Temendo di perdere il controllo reale sull'azienda, sono scettici sull'idea di cedere a entità esterne la conoscenza dei processi chiave, dei segreti commerciali, delle finanze o delle operazioni generali. Le aziende sono giustificate nell’evitare il controllo esterno ed è sempre meglio sviluppare un dipartimento di controllo interno?

Analizzando il tema dell'organizzazione del lavoro di controllo nelle aziende, alcuni imprenditori si confrontano con il mito secondo cui il controllo non può essere separato da un'organizzazione esterna. Questo tipo di visione distorta è solitamente motivata da idee sbagliate sulla perdita del controllo gestionale, sulla fuga di informazioni riservate o sul fatto che il controllo è troppo adattato a una determinata impresa per essere possibile esternamente.

Pertanto, nel verificare la legittimità di un dipartimento di controllo interno, le aziende dovrebbero essere consapevoli che esternalizzare quest'area non significa separare i processi decisionali. L'outsourcing si concentra sul supporto delle attività principali, facendo affidamento su un'infrastruttura IT esterna, che allo stesso tempo non esclude l'implementazione del controllo interno nel modello SaaS.

Anche con l'aiuto dell'assistenza esterna, tutte le decisioni vengono comunque prese all'interno dell'entità sulla base dei dati forniti. Società di consulenza specializzate prestano servizi su base riservata, il che consente di tenere sotto stretto controllo anche i dati finanziari sensibili. Pertanto, allontanandosi dall'organizzazione del proprio dipartimento di controllo, le aziende non hanno motivo di temere la fuga di informazioni.

Controllo in outsourcing rispetto al dipartimento di controllo interno – riepilogo

Per molti imprenditori, soprattutto quelli responsabili della gestione di piccole e medie imprese in crescita dinamica, optare per consulenti esterni nel processo di pianificazione diventa sempre più un'alternativa allettante. L'adozione di tali misure porta all'esclusione delle persone che operano nelle aree aziendali principali dall'implementazione della pianificazione o del controllo

procedure, che semplificano il lavoro dell'intera organizzazione, consentendo ai dipendenti di concentrarsi sui compiti chiave.

Di conseguenza, le aziende che implementano l'outsourcing del controllo possono vedere una notevole riduzione del fabbisogno di risorse unita ad una minimizzazione dei costi stessi. Non dover ricorrere a specialisti aiuta a espandere l’attività, aumentando i ricavi più rapidamente dei costi associati.

Le aziende non devono più preoccuparsi di organizzare processi di reclutamento, spesso problematici. Invece di assumere nuovi dipendenti, è meglio assumere specialisti esterni già adeguatamente formati, il che allo stesso tempo riduce significativamente il rischio di assumere una persona incompetente. In questo modo gli imprenditori risparmiano inoltre tempo, che non deve più essere speso nell’amministrazione delle risorse umane o nella gestione e nel controllo diretto di processi estesi.

Un altro vantaggio del controllo esterno è che non è necessario sviluppare infrastrutture IT, come server, software o apparecchiature di rete. Una società esterna che si concentra sul controllo rigoroso dei servizi applica un software moderno che le consente di svolgere le attività in questo settore secondo gli ultimi requisiti legali. Ampie strutture informatiche semplificano il flusso di informazioni, supportando il processo decisionale stesso, anche in caso di crisi.

Tuttavia, l'approccio all'esternalizzazione del controllo appare leggermente diverso per le aziende relativamente grandi, che utilizzano i dati contabili più nel contesto del pagamento tempestivo dei crediti che nell'analisi regolare dei loro budget o della situazione finanziaria complessiva. La separazione dell'unità di controllo consente loro di rafforzare la disciplina dei costi, nonché di collegare in modo preciso compiti, risorse e responsabilità, stabilizzando i risultati dell'intera unità.

Nella maggior parte dei casi, le organizzazioni non si preoccupano dei report ciclici, che consentirebbero loro di tenere traccia delle tendenze nei cambiamenti nella propria attività, ottimizzare le operazioni o controllare meglio la liquidità. Allo stesso tempo, spesso motivata da convinzioni stereotipate, la mancanza di fiducia nei controllori esterni diventa il fattore motivante principale che spinge gli imprenditori a continuare a gestire il proprio dipartimento di controllo.

Se ti piacciono i nostri contenuti, unisciti alla nostra impegnata community di api su Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.