Supera il tuo servizio clienti con Zoho Desk

Indipendentemente dalle dimensioni e dalle dimensioni di un'azienda, è sempre necessario raggiungere i clienti per distinguersi e ottenere una migliore affidabilità. Uno dei modi più organici per fare lo stesso è tramite e-mail o telefono. Tuttavia, è importante che tutte le chiamate dei clienti siano gestite in modo lineare e controllato. Fare lo stesso senza utilizzare lo strumento corretto può rivelarsi difficile.

All'inizio, avrai bisogno di un posto dove archiviare e gestire tutte le conversazioni perché se il prezioso cliente torna a seguire le chiamate precedenti o fa più domande, allora devi essere consapevole. Con il tempo, sarai in grado di instaurare una relazione con i tuoi clienti e dovrai anche mantenere il contesto di tutte le tue interazioni con loro. Inoltre, sarà necessario utilizzare gli stessi tipi generali di canali in modo che i tuoi clienti possano raggiungere in modo efficace.

Detto questo, tutto questo è solo un assaggio di ciò che può essere fatto esattamente dal software del servizio clienti. In questo blog, daremo uno sguardo dettagliato ai passaggi in cui puoi sopraffare il tuo servizio clienti con Zoho Desk.

Prima di dare un'occhiata al modo in cui il supporto di Zoho Desk ci aiuta in dettaglio, iniziamo prima a capire in dettaglio cos'è Zoho Desk.

Cos'è Zoho Desk?

Zoho Desk è in realtà un software per il servizio clienti creato per aiutare le aziende a fornire un supporto eccezionale ai loro stimati clienti. È integrato con vari strumenti e funzionalità che offrono un'ampia gamma di utili analisi migliorando al contempo la produttività aziendale.

Con l'aiuto di Zoho Desk, le aziende possono consentire ai propri manager di esplorare tutti i problemi fondamentali che potrebbero essere collegati alle prestazioni complessive dei dipendenti. L'obiettivo principale di Zoho Desk è promuovere servizi aziendali avanzati e capacità decisionali. Inoltre, le aziende possono sfruttare al meglio l'assistenza pertinente e puntuale con l'aiuto di questo software.

Collaborando con i partner di Zoho , le aziende possono offrire la loro assistenza esperta con lo strumento affidabile, l'automazione delle attività e diversi tipi di reti che aiutano a ottenere consegne rapide e supporto tempestivo ai clienti stimati. Zoho Desk aiuta a riunire i team di diversi reparti in modo che possano lavorare come un unico team e offrire ai clienti la migliore esperienza possibile.

Il supporto di Zoho Desk aiuta numerosi settori. Per esempio; tutte le organizzazioni di produzione e distribuzione potrebbero incontrare un problema con i loro resi a causa di prodotti difettosi, spedizioni improvvise e simili. Con l'aiuto di Zoho Desk, questi clienti possono essere aiutati ottenendo un modo semplice per inviare richieste. Inoltre, Zoho può anche essere incorporato nelle applicazioni Zoho Finance o nelle applicazioni software Zoho ERP, che forniscono una migliore soluzione personalizzata.

Lavoro di Zoho Desk:

Il funzionamento di Zoho Desk è piuttosto semplice e facile da gestire. Nel momento in cui un cliente incontra un problema che vorrebbe risolvere al più presto, è più che probabile che chiami o invii un'e-mail all'azienda. Anche se può sembrare ovvio, può effettivamente trasformarsi in un problema se il volume delle chiamate del servizio clienti aumenta troppo.

Come supporto in questa situazione, Zoho Desk entra e indirizza le diverse richieste di supporto direttamente a un dipartimento specifico oa un agente di supporto. Con l'aiuto di Zoho Desk, i clienti possono essere incoraggiati a raggiungere un indirizzo telefonico di assistenza impegnato. Questo aiuta ulteriormente a supportare l'amministratore, nel senso che offre la possibilità di instradare e supervisionare qualsiasi prompt quando e quando raggiunge.

Ancora una volta, l'amministratore può vedere esattamente ciò di cui ha bisogno per seguire una mappa che può essere impostata in precedenza. Gli agenti di un'azienda possono anche comunicare internamente quando vogliono discutere dei biglietti in modo che tutta la comunicazione sia collegata. Inoltre, gli amministratori di un'organizzazione possono anche inviare soluzioni a una knowledge base, a cui i clienti possono accedere accedendo a una speciale piattaforma di supporto.

In sintesi, gli amministratori del supporto possono visualizzare tutti i tipi di metriche collegate a un sistema di supporto. Ciò include un tempo di risposta a livello di reparto o specifico dell'agente, valutazione della soddisfazione del cliente, problema specifico del prodotto e molto altro. Con l'aiuto dell'accesso a Zoho Desk, i problemi di supporto prevalenti e imminenti possono essere affrontati e risolti.

I vantaggi di Zoho Desk per il servizio clienti:

Il vantaggio più importante di Zoho Desk è che aiuta nella gestione dei ticket, scopre le tendenze e i modelli che prevalgono nel flusso di lavoro, collabora efficacemente con i team e offre ai clienti vari servizi. Tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, possono beneficiare di una vasta gamma di reti di supporto e opzioni per fornire un servizio clienti puntuale e di alta qualità.

Ciò consente di stabilire una relazione reattiva con il cliente che di solito si traduce in migliori ricavi e funzioni aziendali. Il punto di vista integrato di Zoho Desk opera per aiutare le aziende a offrire ai propri clienti reti di supporto in grado di soddisfare ulteriormente tutte le preferenze. Le aziende sono libere di scegliere se fornire supporto in tempo reale tramite la funzionalità del call center o rispondere a dubbi e domande con l'assistenza di un sistema di ticketing.

Zoho Desk è infatti integrato con il supporto social che consente ai clienti di porre domande, passare richieste e richiedere assistenza attraverso i noti network su piattaforme di social media come Twitter, Facebook, ecc. È risaputo che la qualità di l'assistenza clienti dovrebbe essere al massimo in tutti i casi e quindi, il software assiste i manager aziendali nell'assicurarsi che il supporto completo sia offerto attraverso tutte le reti.

Con il supporto esperto di strumenti di analisi e reporting, i manager e gli operatori aziendali possono capire le preoccupazioni e le problematiche legate alla produttività e alle prestazioni del personale. Tutte le informazioni così acquisite dal software vengono utilizzate per migliorare le prestazioni durante la gestione delle attività di assistenza clienti.

Supera il servizio clienti con Zoho Desk, ecco come:

1. Notifiche automatiche dei biglietti: le organizzazioni possono configurare Zoho Desk in modo tale che quando un cliente invia un'e-mail a un indirizzo e-mail specifico, verrà acquisita organicamente sotto forma di Zoho Desk. Dopo che questa è stata impostata, quasi tutte le e-mail che vanno a quell'indirizzo specifico avviseranno tutti gli utenti di un'organizzazione solo in modo da poter intraprendere un'azione tempestiva.

Inoltre, si può anche ricevere una notifica automatica nel caso in cui un cliente risponda o proceda alla riapertura del ticket. Tutti gli utenti vengono sempre avvisati quando si verificano questi messaggi in modo che quando la traccia viene persa, puoi evitare attivamente il telefono e l'e-mail.

2. Monitoraggio della disponibilità dell'agente: nel caso in cui tu sia a conoscenza del servizio clienti, sapresti che gli accordi sul livello di servizio o gli SLA sono un concetto importante. È possibile impostare il particolare tempo di risposta necessario per rispondere ai ticket di supporto sia per il follow-up che per la chiusura.

Se l'Accordo sul livello di servizio non viene rispettato, verrai avvisato immediatamente e il biglietto avrà un'evidenziazione rossa. Gli agenti possono anche impostare la loro disponibilità nell'angolo in alto a destra di Zoho Desk.

In questo modo, puoi sapere che un agente è disponibile al desk per prendersi cura dei ticket di supporto. Nell'interfaccia di ticketing è presente un'altra funzionalità denominata collisione tra agenti che consente a due o più agenti di aprire e visualizzare i ticket contemporaneamente.

3. Risposta diretta ai clienti: con Zoho Desk , il rappresentante dell'organizzazione può rispondere direttamente ai clienti e visualizzare di conseguenza la loro catena di posta elettronica. In questo modo, non è necessario consentire al personale di supporto di accedere direttamente alla casella di posta in arrivo dell'assistenza.

Il personale di supporto può rispondere a tutti i clienti direttamente dall'ID e-mail di supporto fornito e collegato a Zoho Desk. Inoltre, c'è anche una funzione di commento privato che aiuta a comunicare internamente con lo staff su un ticket specifico. Tutti questi commenti possono essere visti efficacemente dai clienti.

4. Creazione di report personalizzati: è possibile trovare un riepilogo di tutti i ticket insieme a report dettagliati sulle metriche che spiegano i ticket. I report possono essere visualizzati nel riepilogo in forma tabellare o matrice. Sarà necessario configurare o personalizzare il rapporto prima di poterlo visualizzare.

È possibile selezionare un modulo e quindi una colonna diversa dal modulo che si desidera visualizzare nel rapporto. Puoi anche raggruppare le tue colonne come desideri mentre scegli un metodo per visualizzare una somma matematica o una media.

Ad esempio: nel caso in cui desideri vedere quanti ticket sono stati chiusi da un agente, tutto ciò che devi fare è selezionare il nome, l'e-mail e lo stato dell'agente in modo da poter ottenere una somma di tutti i numeri. Si tratta di diversi tipi di personalizzazioni che possono essere ottenute, ma tutti i report si concentrano chiaramente sui tipi di report, sui criteri e sulla colonna del report.

5. Creazione di moduli: Zoho Desk consente la creazione di moduli di servizio clienti distinti. Ad esempio: potresti avere diverse persone che inviano un ticket di supporto o che erano tuoi clienti in un progetto. Queste persone sono spesso inserite nei moduli di contatto.

Questi contatti potrebbero essere affiliati a una società fatturata. Pertanto, i contatti verranno eventualmente associati agli account che in genere sono un modulo.

Conclusione:

Zoho Desk è in realtà una piattaforma piuttosto solida che può elevare considerevolmente le prestazioni del servizio clienti di un'azienda. Come spiegano le informazioni sopra menzionate, l' accesso a Zoho Desk rende semplice per un'organizzazione collaborare e servire i clienti insieme. È possibile discutere tutti i ticket e rispondere ai clienti su un'unica schermata, condividere domande e integrarsi con applicazioni di terze parti.

Disponibile anche su altri dispositivi come cellulari e tablet, Zoho Desk offre molta flessibilità quando si tratta di eseguire le operazioni del servizio clienti. Provare questa piattaforma è una mossa utile perché molto probabilmente si adatta bene alla tua organizzazione.

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