Playbook | Una guida del fondatore alla creazione di una task force interna per il Covid-19

In questo tempo di Covid-19, dipendenti e famiglie sono profondamente colpiti. C'è un'enorme carenza e richieste di:

• Letti d'ospedale, letti ad ossigeno e letti di terapia intensiva
• Ossigeno
• Medicinali (Remdesivir e altri)
• Kit RT/PCR
• Inoltre ambulanze dotate di ossigeno ecc

In questo playbook, ho cercato di raccogliere punti d'azione chiave e passaggi che potrebbero essere intrapresi dai fondatori/datori di lavoro per creare una task force interna per il Covid-19 per aiutare i propri dipendenti in questa seconda ondata di Covid-19. I componenti chiave includono:

1. Un gruppo di persone dedite a supportare la squadra, ad esempio A Task Force
2. Un gruppo WhatsApp utilizzato per comunicazioni 24 ore su 24, informazioni, richieste di aiuto ecc.

Perché questo playbook?

• Questo playbook si basa sulla nostra esperienza (Clartax) (organizzazione con 900 dipendenti) e su altre startup e aziende di dimensioni simili
• La task force e il playbook hanno creato un valore significativo aiutando le famiglie in difficoltà nei momenti di bisogno e riducendo i tempi di risposta.
• L'obiettivo della task force e del gruppo WhatsApp è fornire conoscenze tribali, migliori pratiche per la città/regione e le informazioni più recenti ai dipendenti il ​​più rapidamente possibile.

1. Chi dovrebbe far parte della task force Covid-19?

• Capo dell'amministrazione (a tempo pieno)
• Responsabile delle risorse umane (part-time)
• Responsabile Finanze (part-time)
• Tutto il team amministrativo e alcuni volontari a tempo pieno all'interno dell'organizzazione, che non sono stati colpiti direttamente o indirettamente dal covid19
• I leader dell'azienda dovrebbero unirsi alla task force

Abbiamo scoperto che il leader ideale della task force è il capo dell'Admin (il tempo pieno è d'obbligo).

2. Attiva il gruppo WhatsApp

• Il primo passo è creare un gruppo WhatsApp in cui è necessario aggiungere persone che fanno parte della task force Covid-19 oltre ai dipendenti.

  Se la tua organizzazione è molto grande e un gruppo WhatsApp non funziona:

1. 1. Inizialmente, abbiamo pensato di creare un gigantesco gruppo di telegrammi. Tuttavia, abbiamo scoperto che i gruppi molto grandi diventano difficili da gestire.
   2. Il limite di 250 è una buona cosa, crea più gruppi piuttosto che un gigantesco gruppo di telegrammi
   3. I gruppi regionali (Delhi NCR / Bengaluru / ecc.) sono una buona idea poiché le risorse sono specifiche di una città/regione locale.

Il gruppo sarà affiancato da dipendenti affetti da Covid-19 e da buoni samaritani dell'organizzazione

• Invio tempestivo di informazioni e risorse su letti e farmaci

• • L'obiettivo della task force e del gruppo WhatApp è fornire conoscenze tribali, migliori pratiche per la città/regione e le informazioni più recenti ai dipendenti il ​​più rapidamente possibile.
  • Più dipendenti in una regione cercano risorse quando trovano qualcosa che condividono con il gruppo.
  • Se una risorsa obsoleta viene condivisa nel gruppo, un altro dipendente che ha recentemente confermato l'esaurimento delle scorte impedirà rapidamente agli altri dipendenti di perdere tempo. Cosa intendo per best practices per la città?
  • Ogni città ha una dinamica locale nello scenario di carenza. I playbook stanno cambiando giorno dopo giorno, minuto dopo minuto, posizione per posizione. Quando qualcuno può documentare il playbook è stantio.
  • Questo è un gioco di conoscenza tribale e condivisione di informazioni in rapido movimento.
  • Ad esempio: nel caso di Bengaluru, il Comune ha recentemente cambiato la sua politica. Il 50% di tutti i posti letto viene assegnato centralmente tramite il call center comunale. Hanno bisogno di livelli positivi di RT/PCR e SPO2 e di una serie di informazioni specifiche.
    1. Se il dipendente fornisce tutti questi dati, si mette in coda per i letti.
    2. Per il restante 50% dei posti letto devono continuare a chiamare direttamente gli ospedali.
    3. La task force ha una profonda chiarezza su quale playbook sta funzionando, quale playbook ha smesso di funzionare. Farà risparmiare tempo prezioso per tutti i soggetti coinvolti.
    4. La task force ha convalidato i numeri di telefono, dove WhatsApp vs dove chiamare.

Il gruppo è un'entità potente. Si trasformano rapidamente in una forza della natura nel fornire aiuto.

• • • • C'è un profondo dolore tutt'intorno: i volontari del gruppo stanno fornendo consolazione, aiuto, tempo e risorse alle persone colpite.
      • Tutti stanno andando al di sopra della chiamata del dovere per dare una mano, qualunque cosa accada.
      • Il gruppo fa molto jugaad e cerca di raggiungere la propria sfera di influenza, le reti di riferimento.
        • Le persone nel gruppo stanno colpendo le loro reti di riferimento, cercando di influenzare in qualsiasi modo per ottenere aiuto per le persone colpite.
        • Su questo punto ho quasi paura di scrivere (preoccupazioni sui privilegi). Ci sono qui dilemmi morali che non posso affrontare. Ma questa è la realtà di base.

3. Punti di azione chiave

• Sforzi a monte (nelle prime fasi)
  • Guida Covid del Dr. Ravi Malik:
    • inglese | PDF
    • hindi | PDF
    • Kannada | PDF
  • Risparmio di tempo chiave:
    • Collegamenti di laboratorio per test RT/PCR rapidi
    • Dottore Collegamenti Teleconsulti
  • Legami alimentari/ dabba se gli operatori sanitari primari sono malati
• Sforzi a valle
  • Elenchi di contatti convalidati di farmacie
  • Elenchi di contatti convalidati degli ospedali
  • Elenchi di contatti convalidati dei fornitori di O2
  • Elenchi di contatti convalidati di fornitori di ambulanze

4. Modelli per il mantenimento delle informazioni

5. Domande che potresti avere!

D: C'è un'ampia carenza a livello nazionale e un fallimento sistemico. Cosa può fare la task force Covid-19?

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A: La task force farà miracoli. Mi ha sorpreso positivamente. Noi, esseri umani, ci uniamo in modo molto potente in tempi di crisi e in qualche modo troviamo soluzioni. Sarai sorpreso di quanto riuscirà a ottenere la task force. Molte volte non ci saranno risposte, ma tutti continueranno a farlo.

D: Quanto tempo dedicare a questo?

R: Alcuni volontari a tempo pieno sono fondamentali. Assicurati che i volontari e le loro famiglie siano sani. Offrire rotazione a chiunque venga colpito da covid19.

D: I dipendenti raggiungeranno non solo le loro famiglie, ma anche amici, famiglie molto allargate, ecc. Come pensare a questo?

A: Questa non è una preoccupazione. Basta aiutare.

6. Pensieri dall'ecosistema

• La realtà di base è che quando un dipendente è in una situazione di emergenza e in preda al panico, deve parlare con una persona che può fornire una soluzione, non reindirizzarlo a un altro numero, un altro sito, un altro gruppo. Abbiamo istituito una linea di assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, composta da volontari delle risorse umane, che sono dotati di informazioni in tempo reale sulla disponibilità di risorse, letti, ossigeno, anamnesi ecc., aggiornate dal personale amministrativo sul campo. Stiamo anche esaminando realtà come l'assistenza finanziaria e la consapevolezza di vantaggi come l'assicurazione, ecc., quindi è stato creato un sito di risorse. È anche possibile mobilitare iniziative di vaccinazione, permessi per i custodi e cura di sé, accesso all'assistenza finanziaria di emergenza, il che ha funzionato bene per noi. Abbiamo anche introdotto il congedo per le vaccinazioni per incoraggiare i dipendenti a riposarsi / non ignorare alcun effetto collaterale. Anche in questo modo possono ottenere la vaccinazione in un giorno feriale e non rimandare a un fine settimana.
• Un altro aspetto importante è il benessere mentale e il benessere fisico. Quindi abbiamo mobilitato un partner per il benessere, che si occupi delle consultazioni mediche per coloro che soffrono di disturbi e fornisca sessioni di consulenza per coloro che affrontano segni di stress, tensione o semplicemente si sentono sopraffatti dalla situazione. Lo abbiamo esteso anche alla famiglia del dipendente: supporto di consulenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, app di meditazione ecc.
• Consigliamo inoltre di avere una polizza assicurativa COVID dedicata e specifica. Ciò fungerà da buon supplemento per la tua attuale polizza di risarcimento e aiuterà anche con un ampio gruppo di dipendenti + persone care, che sono in quarantena domestica. Cerca una polizza che ti permetta di utilizzare la somma assicurata sia per il ricovero che per la copertura della quarantena domiciliare. Alcuni assicuratori che offrono tali prodotti sono GoDigit e New India.
• L'obiettivo dei volontari che lavorano nella task force dovrebbe essere la risoluzione, non la chiusura della questione.

Grazie a Nishant Gupta (BCG), Khushboo (zest) per aver esaminato le bozze di questo e aver fornito feedback.

Voglio ringraziare il nostro capo amministratore, Jayesh, per essere andato costantemente al di là per aiutare i nostri dipendenti.