8 pilastri del reporting PR per dimostrare il tuo valore

Nel mondo delle pubbliche relazioni , ottenere risultati per i clienti non ha importanza se non li conoscono.

Il reporting PR è la base per comunicare il tuo impatto ai clienti.

È la parte più importante di una campagna di pubbliche relazioni perché mostra il valore del tuo lavoro.

Per essere uno dei professionisti delle pubbliche relazioni devi andare oltre l'esperienza di comunicazione nell'ambito della gestione della reputazione, creazione di contenuti, relazioni con i media, responsabilità sociale d'impresa e influenza sociale. È inoltre necessario concentrarsi chiaramente su come monitorare e misurare i risultati.

Qui ti forniremo i pilastri del reporting PR, in modo che tu abbia sempre ragione.

4 tipi di report PR

Quando si tratta di reportistica PR , una taglia non va bene per tutti. A seconda del pubblico di destinazione e dello scopo, il rapporto può avere un aspetto completamente diverso.

Il sovraccarico di informazioni è un vero pericolo per la maggior parte dei dirigenti, quindi quando si redige un report è importante rimanere concentrati su ciò che si desidera comunicare alle principali parti interessate .

Stai fornendo un semplice aggiornamento su metriche e KPI ? O stai valutando la direzione strategica di una campagna nel suo insieme?

Con un obiettivo chiaramente definito, puoi concentrarti sulla creazione di un report che fornisca informazioni utili per il processo decisionale basato sui dati e, cosa più importante, metta in primo piano i tuoi risultati.

Rapporti mensili : monitora i tuoi progressi

I report mensili sulle pubbliche relazioni dovrebbero rivelare come sta procedendo la tua campagna fino ad ora. La chiave qui: finora.

Hai notato che non sei sulla buona strada per raggiungere i tuoi KPI ?

Questo è il momento di mostrare cosa funziona, cosa no e come farete perno per ottenere risultati.

I rapporti mensili regolari sono molto probabilmente rivolti al tuo manager e riguardano principalmente il monitoraggio dei tuoi KPI più importanti. Probabilmente includerai metriche come menzioni nel tempo, impressioni totali o un grafico delle posizioni.

Rapporti trimestrali : è tempo di raggiungere un livello elevato

Il trimestre sta per finire? È tempo di una valutazione di alto livello della tua posizione.

L'enfasi per i rapporti PR trimestrali sta dimostrando il valore commerciale che il tuo lavoro porta ai tuoi clienti.

I rapporti trimestrali sono meno frequenti, quindi i dati che stai raccogliendo diventano più strategici. I rapporti trimestrali tendono a essere condivisi più in alto nella struttura di gestione di un cliente, potenzialmente fino a VP, CMO o persino CEO di aziende più piccole, quindi è importante evidenziare i tuoi successi.

Nei rapporti trimestrali , desideri:

• Mostra il valore della tua spesa
• Traccia un collegamento tra le attività di pubbliche relazioni e le entrate dei clienti
• Riassumi le tue grandi vittorie
• Fornire dati di alto livello
• Mostra i passaggi successivi

Rapporti annuali: il gioco lungo

I rapporti annuali di PR vanno più in alto nella catena alimentare del management rispetto a qualsiasi altro tipo di rapporto e molto probabilmente saranno letti dal CMO e dall'amministratore delegato del tuo cliente o da altri membri della c-suite, nonché dal consiglio di amministrazione e da eventuali investitori chiave.

Di solito, il motivo principale per cui lo guardano è decidere il budget del prossimo anno e pianificare le loro strategie future.

La posta in gioco per i rapporti annuali è più alta. I tuoi rapporti annuali devono mostrare i risultati supportati da dati concreti e grafici.

L'enfasi è sul tuo valore a lungo termine nel contesto. Oltre a dimostrare i risultati dell'anno passato, dovresti proiettare le tue aspettative per il futuro dato un certo budget e spesa.

Rapporti di campagna

Un rapporto di campagna è ancora più mirato di uno tempestivo e viene legato a un obiettivo molto specifico oa una serie di KPI . Potresti eseguire il PR per il lancio di un prodotto, un nuovo ingresso sul mercato o intorno a un particolare evento e il tuo rapporto rifletterà direttamente sui tuoi risultati verso tale obiettivo.

È fondamentale tenere traccia delle metriche relative all'esposizione, alla copertura e alle interazioni e dimostrare chiaramente visivamente i tuoi successi.

8 pilastri del reporting PR

Fornire un rapporto di pubbliche relazioni di grande impatto che si attacca alle parti interessate (per il bene) è un'arte. Ecco otto passaggi per raccontare una storia avvincente basata sui dati.

1. Metti gli obiettivi davanti e al centro

Prima di addentrarti nei dettagli e nei dati, il tuo rapporto dovrebbe delineare gli obiettivi pre-concordati della tua campagna, qualunque sia il tipo di rapporto che stai compilando. Questi obiettivi devono essere chiaramente espressi con un linguaggio semplice.

Suggerimento pro: Chiedi a un collega di guardare il tuo rapporto PR e identificare gli obiettivi della campagna. Se non sono in grado di farlo immediatamente, non sono abbastanza chiari.​​

Ad esempio, se il tuo obiettivo è aumentare la fedeltà alla marca , aumentando del 20% i visitatori di ritorno, questo dovrebbe essere chiaramente indicato all'inizio del rapporto.

2. Usa l'analisi giusta

Dopo aver riformulato gli obiettivi della tua campagna e le metriche PR che stai utilizzando per misurarli, è il momento di raccogliere i tuoi dati. Considera le metriche più appropriate per monitorare i tuoi progressi verso tali obiettivi, comprese le metriche predefinite . Devi mostrare la crescita e confrontare queste metriche con i periodi precedenti. Questi potrebbero includere:

• Numero totale di menzioni
• Seguaci dei social media
• Impressioni totali, clic totali
• Menzioni per fonte, consentendo ai clienti di vedere quali canali stanno generando la maggior parte delle conversazioni
• Menzioni nel tempo, ad esempio, per vedere l'impatto di diverse parti di una campagna
• Mappe di posizione, grafici da dove nel mondo proviene la maggior parte delle menzioni

I tuoi dati fanno parte della tua storia più ampia che stai raccontando attraverso il tuo rapporto. L'estrazione di informazioni chiave dai dati e dalle analisi si aggiungerà alla tua storia generale e renderà il tuo rapporto PR ancora più potente.

3. Riassumi

Gli esseri umani creano una prima impressione in appena 1/10 di secondo e giudichiamo le informazioni non familiari quasi altrettanto rapidamente. Ecco perché la capacità del tuo report di riassumere importanti risultati chiave, successi e raccomandazioni utilizzando i dati è importante per avere un impatto sui dirigenti impegnati.

Includi le metriche a cui il tuo cliente è più interessato ed evidenzia i risultati più significativi e le modifiche suggerite per la campagna.

Il tuo riepilogo potrebbe iniziare così:

“L'obiettivo era costruire la consapevolezza del tuo marchio , in particolare su Facebook e Twitter. La campagna ha ottenuto un aumento delle menzioni totali su tali piattaforme del 185%. Questo è quasi il doppio dell'aumento previsto e un tasso di crescita più veloce del 60% rispetto a quello del tuo principale concorrente. Abbiamo raggiunto questo obiettivo grazie a quattro attività una tantum e quindici in corso che descriveremo in dettaglio nel resto di questo rapporto.

Ma per avere un impatto, deve essere scansionabile e visivo:

4. Integrare l'intelligenza competitiva

Come ha concluso Einstein per l'universo nel suo insieme, il progresso è relativo e non è diverso per le agenzie di pubbliche relazioni . I migliori rapporti di pubbliche relazioni vanno oltre i dettagli dei tuoi successi, forniscono il contesto, in modo che il tuo cliente possa vedere come stai costruendo il proprio marchio rispetto ai concorrenti e rispetto alle loro prestazioni passate.

Hai ottenuto una crescita più rapida, una portata più ampia o più impressioni rispetto ai concorrenti del tuo cliente? L'analisi della concorrenza può essere un modo efficace per mostrare il quadro più ampio:

Ecco alcune delle metriche chiave da misurare:

• Condivisione della voce
  Questa misura della portata mostra al tuo cliente quanta attenzione sta ricevendo in proporzione al totale, con una chiara rappresentazione della quota di esposizione confrontata con ogni query pertinente.
• Impressioni
  Includi un grafico delle impressioni totali del marchio, sempre confrontato con la concorrenza.
• Menzioni totali per canale
  Qui puoi fornire un benchmark delle prestazioni del tuo cliente in ogni canale chiave, come i social media e gli organi di stampa, a seconda delle tue relazioni con i media e dei comunicati stampa che stai pubblicando. Questo è un ottimo modo per identificare i canali più forti, così come quelli che potrebbero essere poco performanti, e ti aiuta ad adattare la tua strategia di conseguenza.
• Menzioni nel tempo
  Per un rapporto con una portata più ampia, ti consigliamo di attirare particolare attenzione su come le menzioni del loro marchio sono cambiate nel tempo, soprattutto se c'è un chiaro aumento da quando lavori con loro.

5. Evidenzia i migliori influencer

Gli influencer chiave fanno un'enorme differenza per le campagne di pubbliche relazioni di successo , sia che si tratti di un individuo con un ampio seguito attivo sui social media , un sito Web di riferimento con un volume di traffico elevato o un media con un'autorità significativa.

Includere i migliori influencer può aiutarti a catturare obiettivi adatti per attività o partnership future e anche identificare da dove i concorrenti del tuo cliente potrebbero attrarre una parte significativa del loro coinvolgimento. Per una maggiore profondità di dettaglio, prendi in considerazione l'inclusione di elementi visivi separati per i principali influencer suddivisi per numero di menzioni, fonte e copertura.

6. Includere le metriche delle menzioni

Qualunque sia il tipo di rapporto che stai compilando, l'analisi delle menzioni è un modo efficace per sintonizzarti sulla conversazione relativa al marchio, ai prodotti e ai servizi del tuo cliente e alle aree in cui operano.

Dovresti includere il volume totale delle menzioni, ma anche classificarle tra reazioni positive e negative per ottenere una lettura più specifica su come viene accolto il marchio.

Esiste un legame diretto tra il volume di menzioni e la brand awareness misurabile , che dimostra chiaramente l'impatto delle tue campagne.

7. Aggiungi l'analisi del sentiment

Catturare un senso dei sentimenti del pubblico nei confronti del marchio del tuo cliente li aiuta a creare una strategia che interagisca con il loro pubblico nel modo giusto. Un improvviso sfogo di sentimenti positivi, ad esempio, garantisce un diverso tipo di campagna di coinvolgimento rispetto a un'ondata di negatività.

Gli strumenti di monitoraggio dei social media possono aiutare qui, permettendoti di misurare il sentiment e presentarlo su un grafico rispetto a qualsiasi termine di ricerca scelto. L'esecuzione di questa ricerca per il tuo cliente e per i suoi concorrenti può anche aiutarti a individuare opportunità per trarre vantaggio da qualsiasi discordia nel mercato.

8. Non dimenticare i tuoi consigli

A parte il riepilogo, questo è probabilmente l'elemento più importante del tuo rapporto PR . I tuoi clienti vogliono il valore delle informazioni strategiche che puoi offrire, oltre a vedere miglioramenti nelle metriche chiave che li avvicinano ai loro obiettivi.

I dati che hai raccolto nel resto del tuo rapporto dovrebbero darti molte prove per identificare tendenze, opportunità e aree per modificare il tuo approccio. Individuandoli nei dati e elaborando approfondimenti attuabili, offrirai ancora più valore al tuo cliente, guidando la loro strategia di PR attorno a eventi di lancio, campagne una tantum e iniziative di PR "sempre attive".

Come per il resto del rapporto, la chiave è mantenerlo breve, persuasivo e attuabile.