Migliori pratiche per l'automazione dei processi HR in tutti i settori

I tuoi dipendenti si prendono cura della tua organizzazione, mentre il tuo team delle risorse umane si prende cura dei tuoi dipendenti.

Per il buon funzionamento di un'organizzazione, il tuo team delle risorse umane dedica molto impegno, lavoro manuale, tempo e altre risorse. E se potessi toglierti un piccolo peso dalle spalle e automatizzare alcuni processi delle risorse umane per risparmiare tempo e fatica?

Sì, con l'automazione nelle risorse umane, puoi garantire con successo una maggiore produttività e coinvolgimento dei dipendenti.

Cerchiamo di capire cosa succede nell'automazione delle risorse umane, i suoi vantaggi e alcune delle migliori pratiche che dovresti seguire.

Che cos'è l'automazione delle risorse umane?

L'automazione delle risorse umane consiste nell'utilizzo di soluzioni software per semplificare, digitalizzare e automatizzare i processi delle risorse umane che sono ripetitivi e richiedono molto tempo e sforzi manuali. Questi processi HR includono il calcolo delle retribuzioni, l'inserimento dei dipendenti, il cronometraggio e altre attività amministrative.

L'automazione dei processi delle risorse umane aiuterà il tuo team delle risorse umane a concentrarsi sulle strategie anziché sulle attività ripetitive. L'automazione delle risorse umane riduce al minimo gli errori umani e garantisce efficienza e sicurezza.

Tuttavia, per facilitare l'automazione delle risorse umane nella tua organizzazione, i tuoi dipendenti dovrebbero essere pronti ad adattarsi a tecnologie innovative. Inoltre, potrebbero richiedere una certa formazione per apprendere le sfumature del software di automazione delle risorse umane. Ma alla fine ne varrà la pena investire il tuo tempo e i tuoi sforzi.

Cosa è incluso nell'automazione dei processi HR?

Capiamo cosa possono essere automatizzate tutte le attività delle risorse umane.

• Processo di reclutamento

  Puoi automatizzare il tuo processo di reclutamento inviando e-mail automatizzate, programmando i colloqui, aggiungendo domande di rifiuto automatico, ecc. Questo ti aiuterà ad automatizzare lo screening iniziale dei candidati e puoi investire ulteriormente il tuo tempo nella valutazione, selezione e onboarding dei candidati.

• Conservazione del foglio presenze

  Tenere i registri delle presenze è un compito noioso se eseguito manualmente, tuttavia, è possibile utilizzare il software delle risorse umane per monitorare automaticamente gli orari e le presenze di ogni dipendente in modo accurato. Puoi calcolare giorni lavorativi, ferie, richieste di ferie, turni di lavoro, permessi, ecc., con schede attività automatizzate.

• Libro paga

  Quando hai tutte le informazioni relative all'orario di lavoro e alla retribuzione dei dipendenti, puoi elaborare facilmente le buste paga. L'automazione delle buste paga supporta anche l'addebito automatico delle detrazioni, il costo dei vantaggi aggiuntivi, l'accredito automatico dei bonus, ecc.

• Dichiarazione delle tasse

  Utilizzando l'automazione delle risorse umane basata su cloud, puoi garantire il calcolo e l'archiviazione delle tasse tempestivi per evitare problemi di conformità. Puoi persino personalizzarlo in base alle tue specifiche regole fiscali statali. Ciò elimina la pressione dal tuo team delle risorse umane per fare le tasse manualmente.

• Spese di registrazione

  Oltre agli stipendi dei dipendenti, ci sono altre spese d'ufficio che il tuo team delle risorse umane gestisce. Queste spese aggiuntive vengono registrate, inserite e approvate manualmente, il che diventa un processo lungo e noioso per tutti. Tuttavia, l'automazione di questi processi consentirà a ogni dipendente o dipartimento di aggiungere le proprie spese al portale self-service, rendendo così le approvazioni più rapide.

• Gestione dei record

  L'automazione della gestione dei record elimina l'onere di trovare manualmente i dettagli di un dipendente in una pila di documenti. Garantisce trasparenza, responsabilità ed efficienza tra i reparti. L'intera informazione sul ciclo di vita di un dipendente può essere recuperata istantaneamente tramite il software di gestione delle risorse umane.

• Onboarding e fuoribordo dei dipendenti

  Include le attività delle risorse umane dall'inserimento a bordo di un dipendente fino al processo di offboarding finale. Potrebbero esserci possibilità di pregiudizi o inefficienze durante questi processi, ma l'automazione di queste attività garantirà la trasparenza. Inoltre, ti salverà anche da potenziali problemi legali in futuro.

• Notifiche e promemoria

  Con il software HR, puoi inviare promemoria e notifiche automatizzati per giorni o eventi speciali. Questi includono anniversari di lavoro, revisioni delle prestazioni dei dipendenti, ferie e altre date chiave.

  Ciò ti assicurerà di non perdere date importanti e di non dover più inseguire le persone per completare i loro compiti o fornire loro promemoria. Oltre a migliorare la comunicazione, garantirà anche azioni tempestive.

Vantaggi dell'automazione dei processi HR

Ecco alcuni dei vantaggi dell'automazione dei processi HR.

• Conveniente: l'automazione delle risorse umane ti aiuterà a ridurre notevolmente i costi di elaborazione e inventario. Include la riduzione dei costi della carta, dei costi di cancelleria e del tempo e delle risorse spesi per il lavoro manuale.

• Migliore processo decisionale: l'automazione delle risorse umane ti consente di estrarre informazioni dettagliate e prendere decisioni basate sui dati. Questi dati possono essere utilizzati per migliorare i processi, correggere gli errori e identificare le scappatoie.

• Garantire la trasparenza: l'automazione delle risorse umane consente di ottenere trasparenza nei processi definendo chiaramente i ruoli e le responsabilità di tutti. È particolarmente vantaggioso per le organizzazioni che lavorano da più sedi.

• Produttività migliorata: automatizzando le attività manuali noiose, il team delle risorse umane può investire il proprio tempo e le proprie energie in un lavoro più strategico. Allo stesso tempo, i dipendenti si sentiranno più coinvolti con formazione, feedback, premi e riconoscimenti.

• Garantire una sicurezza ottimale: l' automazione dei processi delle risorse umane garantirà che solo i dipendenti idonei abbiano accesso a qualsiasi informazione. Ci saranno meno possibilità di fuga di informazioni o furto.

• Facilita la collaborazione e la comunicazione: l'automazione delle risorse umane definisce chiaramente ruoli e responsabilità per ogni dipendente e garantisce un reporting accurato. Aiuta con una collaborazione e un flusso di lavoro senza interruzioni.

Migliori pratiche per l'automazione delle risorse umane

Abbiamo elencato alcune delle migliori pratiche per l'automazione dei processi HR in diversi settori.

• Motivare i dipendenti: il compito principale di un team delle risorse umane è motivare i dipendenti dell'azienda e preparare strategie per migliorare le loro prestazioni. Ma la maggior parte dei dipendenti delle risorse umane dedica il massimo tempo a attività ripetitive come il monitoraggio delle presenze, il calcolo manuale delle buste paga, ecc. che avrebbero potuto essere automatizzate. Consentire al tuo team delle risorse umane di lavorare su attività strategiche lo incoraggerà a dare il meglio di sé.

• Semplificare i flussi di lavoro: uno dei motivi principali alla base del passaggio all'automazione delle risorse umane è semplificare e definire i flussi di lavoro nell'organizzazione. Con l'aiuto delle tecnologie di automazione, attività come la registrazione dei giorni lavorativi, delle ferie e di altre richieste delle risorse umane vengono semplificate e snelle.

• Focus sulle esigenze dei dipendenti: l' automazione dei processi HR può contribuire a creare una cultura aziendale incentrata sui dipendenti. Gli strumenti di intelligenza artificiale nei software di automazione delle risorse umane possono aiutarti a comprendere le esigenze dei dipendenti individuando i loro modelli comportamentali. Ti aiuterà a identificare i problemi che potrebbero creare problemi alla fine.

• Garantisce coerenza: ogni dipendente ha uno stile di lavoro unico, che deve essere allineato ai tuoi obiettivi organizzativi. Tuttavia, con l'automazione delle risorse umane, puoi definire profili di lavoro, allineare il candidato giusto con ogni ruolo e fornire loro le sessioni di formazione e sviluppo necessarie per crescere.

• Inizia in piccolo: l'adattamento alle moderne tecnologie richiede tempo, non puoi aspettarti che il tuo team delle risorse umane capisca e implementi nuovi processi di automazione in un solo giorno. Quindi, invece, prova a iniziare con piccole modifiche nel processo completo. Inizia provando questo software di automazione delle risorse umane e guarda come va a finire per i tuoi dipendenti e la tua organizzazione.

• Crea un atteggiamento di "auto-aiuto": per comprendere un nuovo software di automazione delle risorse umane, i tuoi dipendenti potrebbero contattare costantemente il dipartimento IT o delle risorse umane per porre diverse domande. In questo caso, fornire un'opzione di auto-aiuto come alcuni tutorial di base o un manuale di alcune domande frequenti sarebbe di grande aiuto.

• Rimuovere le approvazioni non necessarie: un dipendente deve passare attraverso diversi processi di approvazione come richieste di ferie, richieste di viaggio, note spese, ecc. Con l'automazione delle risorse umane, puoi semplificare il processo di approvazione e garantire una risoluzione più rapida.

• Crea un'organizzazione resiliente: il tuo settore è in continua evoluzione e il posto di lavoro diventa più aperto alle avversità, ai continui cambiamenti e alle interruzioni. I team delle risorse umane devono creare un ambiente in cui i dipendenti ottengano supporto ed esposizione sufficienti per svolgere e soddisfare le mutevoli aspettative. Con il software di automazione delle risorse umane, puoi garantire feedback e formazione continui per migliorare le competenze dei tuoi dipendenti.

Come gestire scenari unici di automazione dei processi HR con OpportuneHR?

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Capiamo come OpportuneHR può creare il miglior ambiente di automazione delle risorse umane per la tua organizzazione.

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Domande frequenti

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