Preboarding: definizione, logica e 4 best practice

Gli esperti delle risorse umane sottolineano costantemente l'importanza delle prime settimane di un nuovo dipendente in un'azienda, il cosiddetto periodo di onboarding. Questa volta richiede un'adeguata introduzione, familiarizzazione con il team e i compiti e assicurarsi che la persona si senta a proprio agio nel nuovo posto di lavoro. Di recente, però, possiamo osservare un crescente interesse per il periodo tra la firma del contratto e l'inizio del lavoro in azienda – denominato preboarding – e il suo impatto sul fatto che un dipendente avrà un atteggiamento positivo nei primi giorni di lavoro. Di seguito, spieghiamo cosa comprende esattamente il preboarding e perché è così essenziale. Indicheremo anche quali best practice vale la pena implementare in quest'area all'interno dell'azienda.

Preboarding: in cosa consiste?

Il preboarding è il processo di preparazione di un dipendente per iniziare a lavorare per un'azienda. Di solito inizia dopo la firma del contratto e il suo scopo è ridurre al minimo lo stress del dipendente prima di trasferirsi nella nuova sede e aumentare le possibilità di una collaborazione di successo ea lungo termine. Sia il personale delle risorse umane che i responsabili delle assunzioni, vale a dire i futuri supervisori della nuova persona, possono essere responsabili della sua esecuzione. A seconda della compagnia specifica, il preboarding può includere altri elementi, ma i più comunemente citati includono:

• Mantenere i contatti per assicurarsi che i processi formali stiano andando bene.
• Presentazione di responsabilità specifiche prima dell'inizio del lavoro (e discussione di esse).
• Invia regolamenti di lavoro e altri documenti che ti permetteranno di conoscere al meglio l'azienda.
• Discutere della cultura aziendale.

Preboarding e onboarding: qual è la differenza?

A molti può sembrare che il preboarding e l'onboarding significhino gli stessi processi, ma la differenza tra i due è significativa, soprattutto in termini di ciò che un dipendente si aspetta da entrambi i periodi. In primo luogo, il preboarding si riferisce all'anticipazione dell'inizio del lavoro, mentre l'onboarding comprende tutto ciò che accade dal primo giorno di lavoro fino al periodo di induction (che, a seconda dell'azienda, può durare pochi giorni o settimane). Pertanto, il primo processo è finalizzato a prendersi cura del dipendente appena assunto (assicurandosi che si senta a suo agio), mentre il secondo si concentra sull'assicurare che i nuovi dipendenti raccolgano in modo rapido ed efficiente informazioni sul proprio lavoro, mansioni, procedure e azienda politiche.

Attività di pre-imbarco: best practice

Quindi cosa dovresti fare per prenderti la migliore cura del tuo dipendente prima che venga nella tua azienda? Di seguito elenchiamo alcune pratiche che vale la pena implementare in qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni del team.

1. Invito in ufficio per la firma del contratto

Quando possibile, vale la pena incoraggiare un dipendente a venire in ufficio prima del "primo giorno di lavoro" ufficiale e parlare dal vivo con il personale delle risorse umane o avere la possibilità di conoscere altri dipendenti. Il pretesto per tale visita potrebbe essere, ad esempio, la necessità di firmare un contratto o compilare altri documenti necessari. Questa è un'occasione per incontrarsi in un'atmosfera più rilassata rispetto al caso di un colloquio di reclutamento o di un contatto telefonico.

2. Resta in costante contatto

È molto comune che tra l'accettazione di un'offerta e l'arrivo di una nuova persona trascorrano diverse settimane o addirittura mesi (a seconda del periodo di preavviso applicabile). Restare in costante contatto con il neoassunto in questo periodo è il modo migliore per portare un'esperienza positiva già prima del primo giorno in azienda, e mantenere il livello di entusiasmo emerso quando è stata ricevuta l'offerta di lavoro. Puoi condurre contatti sia via e-mail che telefonici e informarti sia su questioni formali (ad es. Documentazione) sia, ad esempio, sul loro benessere, piani di sviluppo o atteggiamento nei confronti della nuova fase della loro vita professionale.


3. Invia un'e-mail prima del primo giorno di lavoro

Qualche giorno prima del primo giorno di lavoro, è opportuno inviare un'e-mail al dipendente confermando l'ora e il luogo dell'apparizione, nonché delineando altre questioni che potrebbero essere rilevanti (ad esempio, il codice di abbigliamento in vigore, la possibilità di ordinare un pasto, opzioni di parcheggio in ufficio, dettagli su come arrivarci in auto o con i mezzi pubblici, documenti che dovrebbe avere con sé, ecc.). Un'azione del genere sarà sicuramente accolta con favore: darà ai dipendenti la certezza di essere ben preparati per il primo giorno. Tuttavia, ricorda di non inviare questo tipo di email all'ultimo minuto (ad esempio, il giorno prima), perché così li esponi a maggiore stress e incertezza.

4. Tieni una riunione pre-lavoro

Hai firmato un contratto con un dipendente e durante il periodo di attesa hai organizzato un viaggio di team building per tutta l'azienda? O sapevano che il loro futuro team aveva in programma un incontro nella tua azienda? Offri ai nuovi arrivati ​​l'opportunità di partecipare a questo tipo di attività! In questo modo, farai in modo che possano conoscere prima i futuri colleghi, in circostanze meno formali, il che indubbiamente avrà un impatto positivo sul loro senso di appartenenza all'azienda e creerà un buon legame con il nuovo team.

Preimbarco – riepilogo

Se è indubbio che l'onboarding sia un processo estremamente importante sia dal punto di vista del neoassunto che di quello delle risorse umane, non è da sottovalutare l'importanza che caratterizza il periodo di pre-assunzione. Il primo giorno o settimana in un nuovo posto è un grande stress per molte persone, dovuto principalmente alla paura di non entrare in sintonia con la squadra o al timore che i compiti si rivelino troppo difficili. Puoi ridurre al minimo questi sentimenti negativi prendendoti cura di un preimbarco condotto correttamente, come con le pratiche descritte sopra. Assicuratene l'implementazione nella vostra azienda e noterete presto effetti positivi, soprattutto nell'area del benessere mentale.

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Autore: Nicole Mankin

Responsabile delle risorse umane con un'eccellente capacità di creare un'atmosfera positiva e creare un ambiente prezioso per i dipendenti. Ama vedere il potenziale delle persone di talento e mobilitarle per svilupparsi.

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