Priorità dei progetti | #7 Iniziare con la gestione dei progetti

Nell'articolo di oggi parleremo della definizione delle priorità dei progetti. È più importante intraprendere un progetto rischioso che può produrre rapidamente un grande profitto? Oppure è più importante completare lo sviluppo di soluzioni che potenzialmente porteranno profitti inferiori ma a lungo termine e che sono nelle fasi finali di implementazione? Molte organizzazioni hanno numerosi progetti in corso contemporaneamente. Come si arriva a dare loro la priorità con risorse limitate?

Priorità dei progetti – sommario:

1. Prioritizzazione dei progetti – introduzione
2. La matrice di Eisenhower
3. Mosca
4. DADO
5. Priorità dei progetti – sintesi

Prioritizzazione dei progetti – introduzione

Nel testo seguente, esamineremo i metodi più diffusi che facilitano il processo decisionale per l'assegnazione delle priorità ai progetti , sia quelli condotti in modo indipendente sia quelli appartenenti a un programma o portafoglio di progetti. Discuteremo la matrice di Eisenhower, applicata non solo per dare priorità ai progetti, ma anche ai compiti svolti in essi. Daremo anche uno sguardo più da vicino al metodo MoSCoW di uso frequente creato da Dai Clegg, nonché al modello DICE inventato a metà degli anni '90 presso il Boston Consulting Group.

La matrice di Eisenhower

La matrice Eisenhower consente di dare priorità ai progetti collocandoli in uno spazio definito da due assi: ciò che è urgente e ciò che è importante. C'è un grafico comune per caratterizzarli:

Mosca

Oracle è diventato il pioniere dell'applicazione della tecnica MoSCoW. È anche menzionato come un efficace schema di definizione delle priorità nell'ultimo Project Management Body of Knowledge (PMBOK) insieme all'analisi multicriterio. Divide i progetti in quattro categorie:

• Must-have – ovvero progetti da portare a termine in quanto determinanti per il funzionamento stesso dell'azienda; questi appartengono a progetti come stabilire la sicurezza e definire i diritti di accesso nel cloud dell'azienda, preparare rendiconti finanziari e relazioni per un investitore o implementare soluzioni presso un cliente chiave,
• I should-want – cioè quelli che dovrebbero essere implementati, perché trascurarli potrebbe peggiorare le performance dell'azienda; questo potrebbe essere, ad esempio, cambiare la propria sede in una posizione più comoda o entrare in una nuova piattaforma di vendita che sta guadagnando popolarità,
• Could-have – ovvero progetti da realizzare “se il tempo lo permette” perché è più probabile che incidano positivamente sull'azienda; un esempio di progetto in questa categoria potrebbe essere la partecipazione a un evento del settore o la preparazione di un concorso per appaltatori,
• Non avrà , cioè quelli che potrebbero essere implementati in futuro, ma non sono attualmente nella lista delle priorità.

DADO

Il metodo DICE traduce le priorità assegnate ai progetti in valori numerici e caratteristiche in più di 1.000 grandi organizzazioni in tutto il mondo. L'acronimo DICE è costituito dai seguenti componenti:

1. D (Duration) – la durata del progetto, a cui vengono assegnati i seguenti valori:
• 1 – quando il progetto dura meno di 2 mesi
• 2 – quando il progetto dura 2-4 mesi
• 3 – quando il progetto dura 4-8 mesi
• 4 – quando il progetto dura più di 8 mesi
2. I (Team Performance Integrity) – la capacità del team, con particolare enfasi sul Project Manager, di eseguire con successo il progetto, a cui vengono assegnati punti di valore:
• 1 – molto buono
• 2 – buono
• 3 – media
• 4 – basso
3. C (Impegno) – livelli di supporto, costituiti da due componenti
• C1 – sostegno visibile del progetto da parte dello sponsor o del consiglio di amministrazione
• C2 – supporto delle persone interessate dall'attuazione del progetto, dove a ciascuno di essi corrispondono i seguenti valori:
• 1 – supporto chiaramente comunicato
• 2 – supporto abbastanza chiaro
• 3 – postura neutra
• 4 – chiara resistenza
4. E (Sforzo) - lo sforzo richiesto per implementare il progetto, al di là dei doveri quotidiani della gestione dell'azienda, dove i valori si presentano così:
• 1 – meno del 10% di tiratura aggiuntiva
• 2 – 10-20% di tiratura aggiuntiva
• 3 – 20-40% di tiratura aggiuntiva
• 4 – oltre il 40% della circolazione aggiuntiva

Il valore di DICE è calcolato utilizzando la seguente formula: D + (2 x I) + (2 x C1) + C2 + E

A seconda del punteggio, è possibile determinare la probabilità che il progetto pianificato abbia successo e quindi se valga la pena posizionarsi in cima alla lista delle priorità:

• 7 – 14 – win zone – il progetto ha ottime possibilità di realizzazione
• 14 – 17 – zona di pericolo – il progetto ha qualche possibilità di successo
• superiore a 17 – zona di disperazione – l'esito del progetto è difficile da prevedere o è improbabile che il progetto abbia successo.

Priorità dei progetti – sintesi

I metodi di definizione delle priorità dei progetti delineati, ovviamente, non sono sempre disponibili per la selezione e la classificazione dei progetti. Molte organizzazioni non applicano metodi formalizzati di definizione delle priorità come DICE, e in alcune è decisiva l'opinione di un individuo guidato esclusivamente dalle proprie opinioni. Tuttavia, soprattutto quando si considera l'avvio o la continuazione simultanea di diversi progetti critici e ad alto rischio, vale la pena utilizzare gli strumenti di definizione delle priorità.

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Autore: Carolina Becker

In qualità di Project Manager, Caroline è un'esperta nella ricerca di nuovi metodi per progettare i migliori flussi di lavoro e ottimizzare i processi. Le sue capacità organizzative e la capacità di lavorare sotto la pressione del tempo la rendono la persona migliore per trasformare progetti complicati in realtà.

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Iniziare con la gestione del progetto:

1. Cos'è un progetto?
2. Cos'è la gestione del progetto?
3. Come gestire i progetti?
4. Metodi di gestione del progetto
5. Tipi di progetti
6. 4 esempi di progetti
7. Priorità dei progetti