Che cos'è la documentazione di processo |La guida semplice per elaborare la documentazione con i modelli

Man mano che la tua azienda cresce, cresce anche la sua complessità. Ci sono più passaggi, più persone e più cose coinvolte che potrebbero non essere sempre organizzate nel modo più efficiente.

Ripensare a come funziona la tua attività può sembrare scoraggiante, ma è destinato a farti ottenere grandi efficienze. La documentazione del processo è il primo passo verso questo!

Questa semplice guida per elaborare la documentazione ti aiuterà a farlo nel modo giusto.

Continua a leggere per trovare;

• Che cos'è la documentazione di processo?
• Perché farlo: l'importanza della documentazione di processo
• Come documentare un processo
• Suggerimenti e trucchi: procedure consigliate per la documentazione dei processi
• Cosa c'è in gioco per te: vantaggi della documentazione di processo
• Modelli di diagramma di flusso del processo di avvio semplice

Che cos'è la documentazione di processo?

La documentazione del processo fornisce una descrizione dettagliata di come eseguire un processo aziendale.

Include tutti i tipi di documenti che supportano un processo, come

• politiche
• liste di controllo
• tutorial
• le forme
• schermate
• collegamenti ad altre applicazioni
• mappe di processo

Viene utilizzato come guida per aiutare i dipendenti a tutti i livelli, inclusi i decisori e le parti interessate, a comprendere rapidamente i processi aziendali.

Perché farlo? : L'importanza della documentazione di processo

Documentare un processo ti aiuterà a raggiungere 5 cose chiave:

1) Aiuta a migliorare i processi. Identifica i colli di bottiglia e le inefficienze documentando i processi esatti. Vedrai rapidamente quali processi devi migliorare o eliminare.

2) Aiuta a formare i dipendenti. Puoi utilizzare i documenti di processo per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere i loro ruoli lavorativi e familiarizzare con i processi in cui saranno coinvolti. Anche i dipendenti esperti possono comunque fare riferimento a questi documenti ogni volta che vogliono assicurarsi che stiano eseguendo correttamente il processo.

3) Aiuta a preservare la conoscenza dell'azienda. Tieni un registro dei processi noti solo a poche persone specializzate nell'eseguirli. In questo modo anche quando se ne vanno, i nuovi arrivati ​​possono riprendere facilmente il lavoro.

4) Aiuta a mitigare i rischi e mantenere la coerenza operativa .

5) Anche la documentazione dettagliata del processo è una parte vitale dei brevetti e dei segreti commerciali .

Chi è coinvolto nella documentazione del processo

Ci sono 3 ruoli chiave di proprietà nella documentazione del processo. In alcuni casi, la stessa persona può svolgere tutti e tre i ruoli.

Come documentare i processi

L'utilizzo di un metodo dettagliato per documentare un processo ti aiuterà a farlo rapidamente.

Passaggio 1: identificare e nominare il processo

Scopri quale processo documentare per primo. Determinare il suo scopo (perché e come il processo andrà a beneficio dell'organizzazione) e fornire una breve descrizione del processo.

Passaggio 2: definire l'ambito del processo

Fornire una breve descrizione di cosa è incluso nel processo e cosa è fuori dall'ambito del processo, o cosa non è incluso in esso.

Passaggio 3: spiegare i confini del processo

Dove inizia e dove finisce il processo? Cosa provoca l'avvio? E come fai a sapere quando è fatto? Ottieni questi confini ben definiti.

Passaggio 4: identificare gli output del processo

Stabilire cosa verrà prodotto dal processo o quale risultato otterrà il processo una volta completato.

Passaggio 5: identificare gli input di processo

Elenca quali risorse sono necessarie per eseguire ciascuna delle fasi del processo.

Passaggio 6: riflettere sui passaggi del processo

Raccogli tutte le informazioni sulle fasi del processo dall'inizio alla fine. O iniziare con ciò che attiva il processo o iniziare alla fine del processo e risalire ai passaggi fino al punto di partenza.

La sessione di brainstorming dovrebbe coinvolgere coloro che sono direttamente responsabili delle attività di processo o qualcuno che ne abbia una vasta conoscenza, in quanto possono fornire dati precisi.

Passaggio 7: organizzare i passaggi in sequenza

Prendi l'elenco dei passaggi che hai elaborato e mettili in ordine sequenziale per creare un flusso di processo.

Mantieni il numero di passaggi al minimo e se un passaggio include più di un'attività, elencali sotto il passaggio principale.

Passaggio 8: descrivi chi è coinvolto

Decidere ogni individuo che sarà responsabile delle attività del processo . Definisci i loro ruoli. Ricorda di menzionare il loro titolo di lavoro piuttosto che il loro nome.

Sii anche rispettoso di coloro che farebbero riferimento al documento . Scrivilo in modo che qualsiasi dipendente con una conoscenza ragionevole possa leggerlo e capirlo.

Passaggio 9: visualizza il processo

Ciò serve a migliorare la chiarezza e la leggibilità della documentazione. Utilizzando un diagramma di flusso del processo, visualizzare in modo ordinato i passaggi del processo che hai identificato in precedenza.

Passaggio 10: annotare le eccezioni al flusso di processo normale

Un processo aziendale potrebbe non seguire sempre lo stesso flusso per vari motivi. Menziona queste eccezioni e quali misure saranno prese per affrontarle.

Passaggio 11: aggiungi punti di controllo e misurazioni

Identificare dove potrebbero verificarsi rischi nel processo e aggiungere punti di controllo per aiutare il proprietario del processo durante il monitoraggio del processo.

Stabilire misurazioni per determinare l'efficacia del processo e per aiutarlo a migliorarlo.

Passaggio 12: rivedere e testare il processo

Raccogli tutte le persone coinvolte e rivedi il diagramma di flusso del processo che hai mappato. Ci sono passaggi mancanti? È tutto in ordine? Una volta terminato, testa il processo e vedi se ti sei perso qualcosa.

Visualizza, analizza e documenta i tuoi processi organizzativi. Condividi e collabora con il tuo team per identificare i colli di bottiglia dei processi e le aree di miglioramento.

Crea una mappa di processo

Suggerimenti e trucchi: procedure consigliate per la documentazione dei processi

• Mantieni il documento semplice e conciso . Anche se dovrebbe essere tecnicamente accurato , dovrebbe essere facile da seguire .

• Avere un piano adeguato per aggiornare i documenti quando/se il processo cambia. Assicurati di esaminarli almeno una volta all'anno .

• Oppure assegna un titolare del processo che possa effettuare revisioni periodiche e notificare ad altri le modifiche.

• Conserva una documentazione separata per ogni processo diverso per evitare confusione.

• Quando si documentano i processi per la prima volta, evitare di coprire l'intera organizzazione in una volta. Inizia da un singolo processo all'interno di un dipartimento o da un processo principale comune all'intera organizzazione.

• Archivia i documenti in un luogo facilmente accessibile a chiunque li cerchi.

• Assicurati che sia facile da revisionare quando necessario e che la nuova versione possa essere facilmente distribuita a tutti i soggetti coinvolti.

• Avere i documenti archiviati online in una posizione centrale tramite uno strumento di documentazione del processo. Questo aiuterà automaticamente con le due migliori pratiche sopra menzionate.

• Usa esempi appropriati, grafica, codifica a colori, schermate, piattaforme multiple ecc. se necessario.

• Assicurati che la documentazione del processo sia conforme agli standard esistenti della tua organizzazione.

• Se stai evidenziando il flusso del processo in un formato verbale, bilancialo sempre con la grafica: un diagramma di flusso del processo.

• Aggiungi swimlane ai tuoi diagrammi di flusso dei processi aziendali per distinguere diversi ruoli di processo, sequenze temporali, ecc.

• Crea una guida alla documentazione del processo , a cui chiunque può fare riferimento come modello standard per la documentazione di un processo.

• Utilizzare il materiale documentario esistente , i registri, le interviste, i casi di studio, i diari sul campo del personale di progetto e le conoscenze dei dipendenti per raccogliere informazioni per la documentazione del processo.

Cosa c'è per te: vantaggi della documentazione di processo

• Aiuta a portare tutti sulla stessa pagina fornendo una visione comune delle fasi del processo . Per coerenza è necessaria una visione comune.

• Laddove esiste una chiara documentazione del processo, le modifiche ai processi possono essere apportate in modo tempestivo e diretto.

• Aiuta a identificare le condizioni ideali per una collaborazione e prestazioni efficaci .

• Aiuta a identificare colli di bottiglia e inefficienze nei processi (anche in quelle procedure “ben raffinate”) che altrimenti potrebbero passare inosservate.

• Un processo chiaramente documentato consente di risparmiare tempo e previene gli errori eliminando qualsiasi confusione e fornendo istruzioni chiare.

• Diminuisce i costi e la spesa non necessaria delle risorse .

• Aiuta a migliorare la qualità complessiva dei processi e la qualità del risultato.

• Aiuta ad aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti .

• Poiché è chiaramente registrato come devono essere eseguiti i processi, facilita l'esternalizzazione del lavoro.

• La documentazione dei processi aiuta anche ad automatizzare facilmente i processi quando necessario.

Modelli di documentazione del processo di avvio semplice

Fondamentalmente , la mappatura del processo aiuta a rappresentare le informazioni documentate come le fasi del processo, i ruoli del processo, gli input e gli output in un'immagine semplificata .

Di seguito sono riportati i modelli di diagramma di flusso dei processi/modelli di mappatura dei processi che è possibile modificare rapidamente online con informazioni sui processi organizzativi. Fare clic sul modello per aprirlo nell'editor di Creately.

Modello 1

Fare clic sul modello per modificarlo online

Modello 2

Fare clic sul modello per modificarlo online

Modello 3

Fare clic sul modello per modificarlo online

Modello 4

Fare clic sul modello per modificarlo online

Feedback sulla Guida facile per elaborare la documentazione

Questa guida alla documentazione del processo copre tutto ciò che devi sapere per documentare correttamente un processo. Segui i passaggi della documentazione del processo che abbiamo discusso in precedenza e utilizza i modelli del diagramma di flusso del processo per garantire un processo di documentazione di qualità.

Nella nostra community, puoi trovare più modelli di diagramma di flusso del processo.

Nella nostra prossima guida, discuteremo delle tecniche di miglioramento dei processi che ti aiuteranno a semplificare facilmente i tuoi processi aziendali.