La guida facile alle tecniche di miglioramento dei processi | Lean e Six Sigma a confronto

Il primo passo per ottimizzare i processi di lavoro è identificare cosa li sta rallentando. Esistono molte metodologie di miglioramento dei processi per identificare colli di bottiglia e inefficienze nei processi.

Questa guida fornisce una rapida panoramica di ciascuna delle tecniche di miglioramento del processo. Faremo approfondimenti su ciascuno successivamente in questa serie.

"Una regola pratica è che un processo scadente consumerà dieci volte il numero di ore richieste dal lavoro stesso".

- Bill Gates

Qui elenchiamo quelli più efficaci che puoi utilizzare facilmente. Scorri verso il basso per scoprire,

Strumenti snelli

• 5S
• Mappatura del flusso di valore
• Kaizen (ciclo PDCA)
• Struttura del caffè magro

Strumenti Sei Sigma

• DMAIC
• DMADV
• Analisi di causa ed effetto
• Analisi SIPOC
• Mappe dei processi / Diagrammi di flusso dei processi

Altro

• Mappe di processo BPMN

Strumenti snelli

Gli strumenti lean vengono utilizzati per eliminare fasi di processo dispendiose o attività che non aggiungono alcun valore.

Gli 8 tipi di rifiuti che potrai rimuovere con i seguenti strumenti Lean sono

• Difetti
• Sovrapproduzione
• In attesa
• Talento non utilizzato
• Trasporto
• Inventario
• Movimento
• Extra-elaborazione

Eliminare questi passaggi inutili nei tuoi processi ti aiuterà a migliorare la qualità del prodotto, ridurre i tempi di consegna e ridurre il costo totale.

Ecco 3 strumenti Lean che puoi utilizzare per migliorare i tuoi processi aziendali.

5S

Un ambiente d'ufficio organizzato è essenziale per processi efficienti. Con la metodologia 5S, puoi creare un ambiente pulito, sicuro e produttivo per il tuo team.

Generalmente utilizzato in:

Tutti i tipi di industrie, dalla manifattura alle piccole imprese

Utile per:

• promuovere la sicurezza
• abbassare i costi
• aumentando l'efficienza del processo/team
• eliminando i rifiuti dai processi produttivi

Documentazione:

• Fotografie (di spazi di lavoro prima e dopo l'implementazione delle 5S)
• Documenti di attività del team o liste di controllo
• Moduli di valutazione per verificare lo stato dei primi 3 passaggi
• Elenco di linee guida per mantenere l'ufficio organizzato e pulito

Facilità d'uso:

Poiché non richiede alcuna analisi tecnica, può essere utilizzato da tutti al lavoro

Come usare:

Ecco i passaggi che devi seguire quando implementi 5S

Mappatura del flusso di valore

Una mappa del flusso di valore è una rappresentazione grafica del flusso di materiali e informazioni necessari per portare il tuo prodotto o servizio al tuo cliente.

Generalmente utilizzato in:

Industria manifatturiera

Utile per:

• Identificazione dei rifiuti all'interno e tra i processi
• Ottenere informazioni dettagliate sul processo decisionale e sui flussi di processo
• Individuazione e priorità delle aree di miglioramento
• Stabilire obiettivi misurabili per le attività di miglioramento

Documentazione:

• Mappa dello stato attuale che mostra come servi attualmente i tuoi clienti
• Mappa dello stato futuro che mostra come apparirà il processo una volta apportate le modifiche

Facilità d'uso:

Il completamento del processo di mappatura può richiedere fino a 3 giorni, ma con il team giusto può essere eseguito più velocemente.

Come usare:

Per iniziare, dai un'occhiata a questa guida rapida alla mappatura del flusso di valore.

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Kaizen

Kaizen è una tecnica che richiede il miglioramento continuo di ogni funzione della tua attività. Può essere implementato attraverso il ciclo PDCA.

Generalmente utilizzato in:

Dipartimenti dirigenziali, ma anche da quelli degli ambienti di controllo qualità, analizzatori di smaltimento rifiuti e lavoratori comuni

Utile per:

• Miglioramento dei processi, qualità dei prodotti/servizi e soddisfazione del cliente
• Migliorare la produttività del team e la soddisfazione sul lavoro
• Promuovere una migliore sicurezza e una consegna più rapida

Documentazione:

• Rapporti sulla situazione attuale del luogo di lavoro
• Sondaggi per verificare l'atteggiamento del team nei confronti della soddisfazione sul lavoro
• Piano strategico Kaizen volto a migliorare la produttività del team

Facilità d'uso:

È un processo continuo e richiede il contributo attivo di tutta l'azienda

Come usare:

Segui i passaggi seguenti in ogni fase del ciclo per ottenere risultati ottimali.

Strumenti Sei Sigma

Six Sigma è semplicemente un modo più intelligente di gestire un'azienda. Si tratta di raccogliere dati sui processi per capire cosa sta succedendo. Questi dati vengono quindi analizzati e interpretati per trovare modi efficaci per migliorare il processo. Così facendo si arriva a

• Aumenta la soddisfazione del cliente
• Riduci il tempo di ciclo
• Riduci i difetti

Diamo un'occhiata ad alcuni strumenti six sigma ampiamente utilizzati per migliorare i processi nelle aziende.

DMAIC

DMAIC è un metodo in 5 fasi (un diretto discendente del ciclo Plan-Do-Check-Act) utilizzato per migliorare i processi attuali.

Se i tuoi prodotti/servizi o processi aziendali non soddisfano le aspettative dei clienti o non funzionano bene, DMAIC può aiutarti a capire perché e trovare soluzioni a lungo termine al problema.

Generalmente utilizzato in:

Tutti i tipi di industrie, in particolare da parte di team che lavorano su progetti

Utile per:

• Miglioramento di processi o prodotti
• Trovare soluzioni ai problemi all'interno dei processi
• Tagliando i costi e il tempo in eccesso

Documentazione:

• Carta del progetto
• Mappa di processo con ingressi e uscite di processo
• Dati sull'andamento del progetto
• Documentazione della nuova soluzione

Facilità d'uso:

Può essere lanciato nel giro di un mese o nel corso di un anno

Come usare:

Di seguito sono riportati i passaggi da eseguire per implementare il metodo DMAIC.

DMADV

DMADV, noto anche come Design for Six Sigma (DFSS), viene utilizzato per creare nuovi processi a livello di qualità Six Sigma.

Se i tuoi processi esistenti non soddisfano i livelli di qualità richiesti anche dopo essere stati ottimizzati, è il momento di fare un DMADV per apportare un cambiamento evolutivo. O in altre parole, creare un processo nuovo e migliore.

Generalmente utilizzato in:

Tutti i tipi di industrie, in particolare nel settore manifatturiero

Utile per:

• Sviluppo di un nuovo processo/prodotto
• Ridurre gli errori in una linea di prodotti
• Migliorare la soddisfazione del cliente
• Aumento dei profitti

Documentazione:

• Informazioni sui dati storici di processo/prodotto
• Feedback/recensioni dei clienti

Facilità d'uso:

Questa metodologia può essere implementata nel corso di diversi mesi o addirittura anni

Come usare:

Segui questi passaggi per implementare DMADV

Analisi di causa ed effetto

È anche noto come diagramma a lisca di pesce o diagramma di Ishikawa. È una tecnica che può essere utilizzata per visualizzare visivamente le cause di un determinato problema o effetto.

Generalmente utilizzato in:

Tutti i tipi di industrie

Utile per:

• Identificazione e analisi di tutte le possibili cause di un problema/effetto
• Facilitare sessioni di brainstorming per la risoluzione dei problemi del team

Documentazione:

Documenti sulle informazioni relative alle problematiche oggetto di analisi

Facilità d'uso:

Può aiutare un team a identificare e analizzare le cause di un problema in una singola sessione di brainstorming

Come usare:

Ecco la guida definitiva ai diagrammi a lisca di pesce per aiutarti a iniziare.

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Analisi SIPOC

L'analisi SIPOC è una tecnica che aiuta a organizzare i dati su persone e cose che sono coinvolte nei processi aziendali.

Generalmente utilizzato in:

Industria manifatturiera

Utile per:

• Identificare tutti gli elementi rilevanti necessari per un progetto di miglioramento del processo
• Definire progetti complessi che non hanno un ambito appropriato
• Comprendere il processo durante la fase di definizione di DMAIC

Documentazione:

Nell'analisi SIPOC elencherai i dati in ciascuna delle seguenti categorie e quindi avrai bisogno di informazioni su di essi.

• Fornitore : le persone, i dipartimenti, le organizzazioni, ecc. che forniscono l'input necessario per eseguire un processo
• Input : materie prime, attrezzature, moduli o informazioni e persino persone necessarie per eseguire un processo
• Processo : un grafico delle fasi del processo
• Output : un elenco di cose che il processo fornisce al cliente interno ed esterno
• Cliente : un elenco di clienti interni ed esterni che riceveranno i tuoi output

Facilità d'uso:

Le 5 colonne vengono riempite durante una sessione di brainstorming. Finché le informazioni pertinenti vengono fornite dal team, il diagramma può essere completato e analizzato rapidamente.

Come usare:

Raduna la tua squadra ed elenca le informazioni di cui sopra in un diagramma/tabella come quello qui sotto.

Mappe di processo

Le mappe di processo rappresentano graficamente ogni fase di un processo. E sono una parte essenziale della documentazione del processo.

Generalmente utilizzato in:

Tutti i tipi di industrie, dalla produzione al marketing

Utile per:

• Capire come funzionano i processi
• Identificare le aree di processo che necessitano di modifiche

Documentazione:

• Informazioni disponibili sul processo che viene mappato
• Descrizione del lavoro e responsabilità di coloro che sono coinvolti nel processo

Facilità d'uso:

Per mappare un processo, è necessaria la partecipazione di coloro che sono coinvolti. La loro raccolta in un unico luogo, la mappatura del processo e l'analisi possono durare alcuni giorni, soprattutto se il processo è complicato.

Come usare:

Riunisci il tuo team, fai un brainstorming sui passaggi del processo, identifica i limiti del processo, metti i passaggi in ordine sequenziale, disegna la mappa del processo e verifica che la mappa sia accurata.

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Mappe di processo BPMN

Una mappa di notazione di modellazione dei processi aziendali è il modo standardizzato per creare modelli visivi dei processi aziendali.

Generalmente utilizzato in:

Tutti i tipi di industrie, in particolare da analisti aziendali

Utile per:

• Suddivisione dei processi aziendali per una facile analisi
• Identificazione degli errori all'interno dei processi
• Progettazione di processi completamente nuovi
• Aiutare gli stakeholder a capire come viene gestita l'impresa

Documentazione:

Informazioni sugli input, output, ecc. del processo aziendale

Facilità d'uso:

Se hai familiarità con gli standard di BPMN, il disegno del diagramma può essere eseguito in un giorno, purché tu abbia un'idea chiara di come si estende il processo.

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Vuoi ampliare l'elenco delle metodologie di miglioramento dei processi aziendali?

Abbiamo trattato una serie di pratiche metodologie di miglioramento dei processi aziendali che puoi utilizzare per ottimizzare il flusso di lavoro e aumentare la produttività del tuo team. Usali e condividi con noi come ti hanno aiutato a raggiungere i tuoi obiettivi.

Quali altre metodologie di miglioramento dei processi utilizzate?

Nella nostra prossima guida, esamineremo più in dettaglio la mappatura dei processi, una tecnica essenziale di miglioramento dei processi aziendali che ti aiuterà a migliorare l'efficienza e ridurre i costi.